водя бизнес кореспонденция понякога изобщо не е лесно Понякога трябва да правите документи, които имат много специфичен фокус. Сред тях специално място е писмо с покана.
Основни понятия
Служебната кореспонденция има свои закони и разпоредби. Всеки документ, съставен по конкретна тема, има специфичен облик. Така е и с поканото писмо - същността му вече се отразява в самото заглавие.
Тази пощенска пратка е предназначена да покани лице или група хора да участват в предстоящо планирано събитие. Изглежда, че тук няма нищо сложно. Всъщност правилно да изразите мислите си с думи не е лесно. Има различни варианти за такова лечение. Писмото с поканата е предназначено да подтикне конкретно лице (или група) да действа. Той съдържа призив и в същото време изяснява някои от неговите обстоятелства. Такъв документ може да бъде покана за изложба или интервю, бизнес среща или конференция, семинар или друго събитие. Във всеки от тези случаи настоящото писмо действа като посредник. Не насилва, не посочва, но прехвърля на адресата искането на подателя.
Предимства на документа
Много организации по навик продължават да използват устния начин на комуникация. Те смятат, че поканяването на хора чрез разговори и разговори лице в лице е много по-ефективно, отколкото да им изпращате имейли. Разбира се, при директен контакт е по-лесно да се предаде всяка мисъл на събеседника. Но ако погледнете внимателно, можете да видите, че писмото с поканата все още има няколко значителни предимства:
- С този документ подателят показва уважение към всеки получател.
- Такава хартия може да бъде проектирана по такъв начин, че вече чрез външния си вид да посочи посоката на предстоящото събитие.
- Наличието на такова писмо дава възможност да се използва, ако е необходимо, като покана. Това гарантира, че този, към когото е отправено обжалването, ще дойде на събитието.
- Документът постоянно се намира при адресата и не му позволява да забрави за мястото, часа и темата на бъдещата среща. Всъщност в условията на съвременния живот понякога е трудно да си припомним нещо важно във времето. Хартия, която винаги ще бъде пред очите, няма да позволи на човек да забрави за това.
- Тази опция е удобна, ако в момента е невъзможно да се свържете с конкретни хора по други начини.
Всички тези причини за пореден път подчертават положителните страни на писмено обжалване от този вид.
Правила за писане на писмо
Поканата, изразена в писмена форма, е вид уведомително писмо. Това личи от заглавието на самия документ. Всъщност той уведомява адресата, че определено събитие ще се проведе в уречения час. Подателят иска да бъде сигурен, че всички поканени хора със сигурност ще се отзоват и ще дойдат на срещата.
И за това трябва да знаете как да напишете писмо-покана. Тук е необходимо да се разгледат няколко важни точки:
- Ако събитието има официален характер или впоследствие предвижда лична комуникация, то трябва да бъде издадено на бланка. Това допълнително ще подчертае неговата сериозност и императивността на предстоящата среща.
- Писмото трябва да бъде изпратено предварително, така че човекът да има достатъчно време да мисли и да вземе решение. Може би ще иска да откаже.В този случай той ще има възможност да се свърже с организаторите и да ги информира за това.
- Тъй като такъв документ все още принадлежи към категорията на официалната кореспонденция, е необходимо да се придържа към него при съставянето му. бизнес стил.
- По-добре е да го направите в два екземпляра, така че човек да остане в организацията за потвърждение.
Всяка покана трябва да се състои от следните части:
- Стандартен „хедър“, който показва координатите на получателя.
- Обжалване от типа „Радвам се да уведомя“ или „Уважаеми партньори“, ако е необходимо, можете да се свържете с конкретен адресат. Например „Уважаеми Дмитрий Сергеевич!“.
- Основната част от поканата, очертаваща всички подробности за събитието.
- Подпис на отговорното лице, посочващ длъжността, подписа и пълното декодиране
Ако всички горепосочени правила се спазват, можете да очаквате, че изпратеното писмо ще даде желания резултат.
