В нашата статия искаме да говорим за писма. В крайна сметка те са най-разпространеният начин за обмен на информация. В ежедневието и на работното място просто не можете без тях.
Какво е служебно писмо
Писмото е общото наименование за документи, които са много различни по съдържание, които служат като средство за комуникация между напълно различни структури и организации в процеса на тяхната дейност.
Писмата са документи, обединени в една голяма група по метода на предаване - по пощата. Огромен брой от тях се натрупват във всяка организация. Те се делят на изходящи и входящи.
В писма може да се посочи много голямо количество информация: пожелание, поздрав, каквото и да било. Издава се на специализирани формуляри А4. В случаите, когато буквата е малка и не съдържа повече от седем реда, е допустимо да се използва формат A5.
Всеки документ трябва да е с дата и следователно и писмо. Датата му е денят на подписване.
Изготвяне на служебно писмо
Писмото се изгражда по определена схема:
- Въведение. В него са посочени мотивите и причините за написването на документа, фактите, връзките към минали събития, решения на висши организации.
- Доказателство. В него се обосновава всичко, което е изложено в документа.
- Заключение. Той прави заключения, предлага предложения, искания, изисквания.
Тази опция е възможна и когато писмото за обслужване съдържа само последната част без никакво обяснение.
По правило буквите нямат големи обеми, обикновено става въпрос за една страница.
Цел на съставянето
Целта на всяко писмо е мотивация. Така че съдържанието трябва да е ясно, разбираемо, сбито, без излишна и ненужна информация. Има няколко правила, които трябва да се спазват при обработка на документ.
Официално бизнес писмо е посветено на един единствен брой. Това опростява по-нататъшната им обработка, което ви позволява да ускорите изпълнението в организацията.
Текстът е представен в трето лице и единствено число. Например: "В близко бъдеще училището планира ...".
Ръководителят на организацията има право да подпише всеки официален документ и следователно писма и по време на неговото отсъствие правомощията се прехвърлят на временно изпълняващия длъжността директор.
В момента служебно писмо може да бъде изпратено не само по пощата, има и телеграф, факс и, разбира се, интернет поща, което е най-удобната и популярна опция.
Изисквания към подготовката и изпълнението на документа
Независимо от начина, по който е изпратен документът, подготовката на сервизното писмо е предмет на унифицираните изисквания за дизайн. Те са неусложнени и познаването на някои нюанси може понякога да е полезно.
Нека да разгледаме как да напиша служебно писмо. Пример е даден по-долу.
Ето как се съставя подобно писмо.
Банкови данни
Официално писмо е общото наименование на голяма група бизнес документи, които са необходими за комуникация между институциите помежду си и с обикновените граждани. Те съдържат необходимите елементи в дизайна.
Данни за банково писмо:
- Дата.
- Номер на писмото.
- Връзки към регистрационни номера и дати на тези документи, на които е написан отговорът.
- Заглавието на текста в една фраза.
Освен това отделните компоненти на детайлите трябва да бъдат правилно посочени:
- Име на компанията
- Структурна единица.
- Позицията на изпълнителя.
- Фамилия и инициали.
- Адрес на получателя
В случай, че писмото е адресирано до няколко души или организации, първо посочете основния получател (неговия адрес), а след това и останалите.
Класификации на писмото за обслужване
Служебните писма могат да бъдат класифицирани според напълно различни основания, които могат да бъдат свързани с целта, съдържанието, значението, спешността, състоянието на адресата.
По принцип всички бизнес писма могат да бъдат разделени на следните видове:
- Подкрепа.
- Искане на писмо.
- Информация.
- Реклама.
- Гаранция.
- За амбициозен.
- Арбитраж.
- Напомнящи писма.
- Писма за потвърждение.
- Писма за запитване
- Известителни писма.
Такава класификация е най-универсалната. Нека разгледаме по-подробно някои от разновидностите на бизнес писането.
Мотивационно писмо
Мотивационно писмо - документ, с който информират получателя, че са му изпратени някакви документи, може би нещо се обяснява или изяснява. Такова писмо не съдържа адресната част.
По правило такъв документ започва с думите: "Изпращаме ви ...", "Ние ви информираме ..."
В същото време всяка допълнителна информация относно производствената или управленската ситуация също може да се съдържа. Например: „В съответствие със споразуменията ...“
Текстът на такъв документ може да съдържа обяснения или искания относно тези материали, които са приложени към мотивационното писмо. Тя е съставена на формуляр. В допълнение към всички горепосочени подробности, тя трябва да има бележка за наличието на приложения.
Писмо-покана
В такъв документ адресатът е поканен да участва в събитието. Такова писмо може да бъде изпратено до конкретно лице или организация. Те започват с фразите: "Молим ви да посетите ...", "Каним ви на ...". Документът разкрива същността на предстоящото събитие със задължителното посочване на датата и часа на събитието, както и условията за участие в него.
Информационно писмо
Този тип писане е много често срещан. Той информира изпращача за официална информация. По правило подобни писма са доста типични и се изпращат от управленските структури на подчинени организации. Те могат да посочват конкретни законодателни разпоредби, предложения и препоръки.
Между другото, бюлетините може да имат прикачени файлове. Обемът на документ по правило не надвишава няколко страници. Те се подписват от ръководителя на предприятието.
Промоционално писмо
Това също е един вид информационно писмо, но то е адресирано до конкретно лице или организация, съдържа подробно описание на стоки и услуги. Текстът на писмото съдържа подробна информация. Крайната му цел е да насърчи придобиването на нещо от адресата.
Гаранционно писмо
Това е документ, който съдържа задължения или тяхното потвърждение. Те са адресирани до конкретни лица и организации. За какви гаранции говорим? Например гаранции за заплащане на стоки, наем, услуги, условия на работа. Такова писмо се подписва по правило от две лица - директора и главния счетоводител, а също така се удостоверява с печат.
Исково писмо (оплакване)
Това е бизнес писмо, което съдържа информация за откриването на несъответствие например на продукта с онези стандарти, които са посочени в договора. Целта на такъв документ е да компенсира загубите, възникнали в нарушение на договорните разпоредби. Искане трябва да бъде направено писмено. На практика няма единна форма на такова писмо, но има задължителни елементи, които трябва да се спазват.
Искането трябва да съдържа следната информация:
- Пълният адрес на организацията, където се изпраща документът.
- Основанията са посочени (позоваване на гаранцията, договор).
- Специфични изисквания (връщане на стоки, пари, маркиране).
Искането се изпраща с препоръчано писмо или с писмо с получаване на доставката.Тя включва фотокопия на всички документи, които потвърждават, че изпращачът е правилен. Пощенска разписка е най-добре запазена.
Писмото винаги започва с фразата: „Изпращаме ви жалба ...“
разследване
Писмо за заявка - бизнес документ, изпратен за официална информация. Текстът му има ясна обосновка за необходимостта от информация. Това може да са връзки към закони, наредби. Писмата се подписват от официално упълномощено длъжностно лице.
Писмо с молба предполага писмо за отговор. Специален статус се дава на исканията, изпратени от властите.
Напомнящо писмо
Това е документ, който се използва в случаите, когато организацията не изпълнява своите функционални задължения, а просто действа като посредническа роля. По правило писмото се състои от няколко части. Първият от тях се отнася до документ, в който са фиксирани задължения. И във втория - молба за извършване на всяко действие.
Уведомително писмо
Такъв документ информира за събитията (публично). Писма се изпращат на голям брой организации или хора за тяхното участие, участие. Те могат да информират не само за събитията, мястото и часа, но и в същото време да се обадят за участие. Писмото може да съдържа прикачени файлове, например въпросник на участника, програма на събитието. По правило той се изпраща до цял списък от получатели, което означава, че адресатът не е посочен. Писмото се подписва от лицето, което е отговорно за събитието.
Вместо следсловие
В нашата статия разгледахме най-използваните видове бизнес писма, както и нюансите на тяхното писане. Като изучихте малко темата, вече можете свободно да я навигирате и да не се обърквате, ако се обърнете с предложение: „Съставете писмо за връчване“. Както можете да видите, това не е трудно, особено ако помните всички основни изисквания и подробности за писане на документ. Пример за това как да съставим служебно писмо (проба), ние дадохме в статията. Успех
