Всеки от нас пише официални писма и бележки поне няколко пъти в живота си. Където и да сме и каквото и да правим, нашата бизнес кореспонденция се провежда във всяка област, която трябва да се води, за да се открият някои точки, да се изясни информация, да се зададе въпрос и т.н. Ако по-рано този феномен е бил по-често срещан в хартиени приложения и при изпращане на писма до началници (както и бизнес партньори), днес тази категория се е разпространила по-широко в нашата среда.
Трябва да знаете как правилно да водите бизнес кореспонденция, дори ако просто правите поръчка в някой онлайн магазин и искате да общувате с нейния представител.
В тази статия ние описваме някои от основните моменти, които съставляват бизнес комуникацията. Ще обърнем внимание какви нюанси трябва да се вземат предвид при обмен на писма с нашите партньори; какво не може да се пренебрегне, ако не искате да изглеждате пред събеседника некомпетентен и неучтен, а също така помнете правилата, които трябва да се спазват във всяка ситуация.
Където е приложимо
Очевидно, бизнес кореспонденцията най-често се използва в процеса на работа. Ако работите в компания, тогава определено ще срещнете необходимостта от съставяне на този тип кореспонденция. Тъй като говорим за бизнес въпроси, е лесно да разберем, че стилът на писане трябва да бъде подходящ - колкото е възможно по-официален и официален.
По-нататъшното впечатление на служителите на компанията, където е изпратено писмото, за вас и вашата компания зависи от това колко добре успявате да установите бизнес кореспонденция. Следователно към процеса на писане на текста и неговия дизайн трябва да се подхожда максимално отговорно.
На първо място, ако търсите бизнес кореспонденция, препоръчваме ви да се запознаете с нашите инструкции. В него, както вече беше отбелязано по-горе, ще представим някои теоретични точки, както и практически въпроси. В края на статията ще се опитаме да дадем няколко примера на завои, които са характерни за формалния стил на писане. В крайна сметка, използвайки основата от тази статия, можете самостоятелно да създадете висококачествени текстове за по-нататъшна комуникация с изпълнителите.
Видове кореспонденция
Веднага, обсъждайки какво представлява бизнес кореспонденцията, бих искал да обърна внимание на нейните видове. Така че можете да изберете писмо за заявка и съответно, писмо за отговор; писмо информационен характер (най-често се изпраща на клиента); благодарствена бележка (в знак на благодарност за предоставената услуга), уведомително писмо, напомняне, предупреждение; препоръчително писмо; гаранция и мотивационно писмо. Всъщност това са само най-често използваните видове, които съставят както реална, така и електронна бизнес кореспонденция. Затова с тях ще се срещаме на практика по-често.
структура
Логично е, че за по-удобната организация при писането на всяко писмо би било полезно да работим с неговата определена структура или план. Това ще ви позволи да разбиете задачата на по-малки етапи, които са много по-лесни за изпълнение. Например, помислете върху реда на писмото си по такъв начин, че да обхване темите, които трябва да изложите възможно най-точно. Например, ако пишете въпрос на каква цена има този или онзи продукт, опитайте се накратко да посочите мотива: защо пишете на компанията (защото искате да закупите или поръчате този или онзи продукт); изяснете основната цел (да разберете колко ще ви струва да поръчате 10 единици стоки с определени опции).И накрая, посочете под каква форма искате да получите изчислението и попитайте дали се прави отстъпка при такъв обем продукция.
Разбира се, тази информация вече е очевидна - просто трябва логично да анализирате това, което искате да напишете. Освен това не трябва да забравяме за дизайна и изискванията. Ще ви разкажем повече за това по-късно.
Изисквания за писане
Така че, правилата на бизнес кореспонденцията казват, че всички писма трябва да бъдат, първо, кратки. Това е основното правило, което ще бъде прочетено. Съгласете се, всички не харесваме, когато сме заредени с голямо количество информация. Ако това писмо е от бизнес характер, то не трябва да бъде огромно - в този случай може просто да се игнорира. Ако не можете да намалите информацията веднага, направете го, след като напишете първата чернова на писмото си.
Второ, вашият партньор (участник в кореспонденцията) трябва да разбере какво е заложено. Тоест писмото трябва да бъде направено информативно и разбираемо. Необходимо е да поставите в него информацията, която искате да предадете по такъв начин, че да избегнете допълнителни въпроси и да не губите време за изясняване на подробности.
Трето, писмото трябва да бъде направено възможно най-уважително към вашия партньор или служител на компанията, който ще го прочете. Вярно е - колкото повече уважение проявявате към събеседника си, толкова по-големи са шансовете той да отговори правилно на вашата молба и в крайна сметка ще постигнете желания ефект.
Кореспонденция на английски език
В някои случаи преговорите трябва да бъдат на английски (или на друг, различен от руски) език. Това е нормално, особено ако има връзка с чужди контрагенти. Прави впечатление, че правилата за бизнес кореспонденция важат за всеки език: само стилистичните обороти могат да се различават. Вашата задача е да изберете най-подходящото за ситуацията, в която се намирате вие и вашият партньор (събеседник).
Бизнес кореспонденцията на английски език, разбира се, изисква знания за него на достатъчно високо ниво, така че ако това не е за вас, препоръчваме ви да се свържете с професионални преводачи. Важно е преводът да се извършва от лице, което притежава специализирана реч, която е включена в езика на бизнес кореспонденцията.
Пример. влизане
Във всеки разговор е много важно как да започнете. В тази връзка бизнес етикет Кореспонденцията не се различава от комуникацията на живо: първото нещо е да поздравите събеседника и по някакъв начин да го въведете в разговора. Приветствието може да е стандартното „Здравей“, но въвеждането трябва да е по-индивидуално. Например, можете да посочите кратката цел на писмото си („Свързваме се с вас, за да изясним малко информация за вашия продукт. На първо място, ние се интересуваме от цената на модела А1). Друга опция: „Като продължение на нашия телефонен разговор за модела А1, пиша ви до въпрос относно цената на този продукт“). Можете също така просто да опишете ситуацията си: „Пиша ви до момента, че през 2010 г. вашият партньор се свърза с нашата компания, предлагайки ви да започнете сътрудничество в тази област от ваше име“.
Изявление на материал
Освен това, след като напишете някакво въведение в писмото си, трябва да направите пояснение защо пишете. Например, след като зададете въпрос относно цената на даден продукт, посочете какво ви интересува. Можете да напишете това: „Бихме искали да поръчаме N-тия брой единици продукти, подлежащи на доставка до адрес X.“ В случай на продължаване на телефонния разговор, можете да заявите своето искане - защо сте написали на лицето, след като сте разговаряли с него по телефона (да речем, за да потвърдите намерението си да завършите транзакцията): „А именно: ние се интересуваме от продукт N, при условие че той ще бъде доставен с опция X ". Ако вземете предвид третата версия, можете също да започнете да развивате темата за вашето желание да си сътрудничите с компанията.Опишете, че това е във ваш интерес и че партньорът ще получи някаква конкретна полза от взаимодействие с вас, ако се съгласи с него: „Ще ви е интересно да знаете, че курсът на нашата компания се е променил, след което тя става още по-близка до интересите на вашия бизнес.“
оферта
Всяка бизнес кореспонденция (примерите, които цитираме също задължително има това свойство) изисква логическа последователност. Ако в началото сте писали за това, защо пишете, тогава трябва да доразвиете и разширите тази идея. Посочете какво бихте искали от събеседника по-широко - може би му нарисувайте перспектива за ползите от съгласието да работи с вас. Тази част, по всяка логика, трябва да бъде "връх" на вашето писмо, кулминация на един вид. Ако първоначално сте се подходили главно към това, което ви интересува преди всичко, тогава в тази част трябва да „разкриете картите“. Цялата бизнес кореспонденция (примери за писма по-горе не е изключение) трябва да се гради върху такава гладка крива, която се издига. Тогава читателят на вашите редове ще разбере настроението ви и по този начин ще му бъде по-удобно да общува с вас. Не правете никакви стръмни скокове, не превключвайте от една тема в друга.
Както показват примерите, ако трябва да обсъдите например два несвързани въпроса, можете да направите разделение на части от статията, разбивайки го на параграфи. Това е удобно за читателя, който визуално ще види момента, в който преминавате от един въпрос към друг; така е и за вас, защото в този случай пишете, сякаш говорим за две различни букви.
Ако говорим за нашите примери, трябва да напишете: "В допълнение, бихме искали да пренареждаме продукти N, с които взаимодействахме месец по-рано." Или: "На цена, подходяща за нашите условия, бихме искали да установим постоянно сътрудничество с вас в тази област, увеличавайки канала за продажби до X-Y хиляди единици." И накрая, можете да: „Ако вашият интерес към работата с нас все още е валиден, моля, уведомете ни.“
Всяка втора извадка от бизнес кореспонденция е изградена на този принцип, така че няма нищо лошо в това. Напротив, честото подчертаване на заглавия помага да се ориентирате по-добре, тъй като премахва „плътен текст“, прави вид „котва“ в него, към което можете да прикачите визуално.
Заключителна част
Накрая трябва да завършите писмото по същия начин, по който сте го започнали. Ако пишете благодарности, напишете, че сте доволни да си сътрудничите с компанията, която описвате; ако това е търговска оферта, трябва да изразите благодарност за вниманието към вашето писмо и да се надявате на по-нататъшно взаимодействие с този човек. Трябва да разберете, че как завършите писмото си до голяма степен определя окончателното мнение за вас и вашата компания. Цялата бизнес кореспонденция (примери на писма непрекъснато доказват това) се основава на любезност - затова винаги не забравяйте да благодарите на събеседника си, да изразите надежда, да го похвалите или да оставите препоръката си. Трябва да изберете окончанието на вашия текст по такъв начин, че да съответства напълно на проблема, описан в писмото.
Примери: "Надяваме се да ви запазим като наш постоянен партньор с надеждата за стабилно сътрудничество в бъдещите ни дейности." Или "Искрено сме благодарни за вниманието ви и се надяваме, че можем да развием сътрудничество с вас в бъдеще." Или "Благодаря за вниманието. Надявам се, че можем да продължим да гарантираме вашите интереси на N пазара в бъдеще."
Етикет и грамотност
В никакъв случай не забравяйте за любезността. Както вече споменахме по-горе, важно е, ако се интересувате от бизнес кореспонденция. Фрази като „радвам се да съдействаме“, „благодаря ви за вниманието“, „извинявам се за вашата загриженост“, „ще се радваме да ви видим“, „няма ли да ни правите компания“ и други. Последните две, между другото, се отнасят повече до покани за корпоративни тържества, отколкото за писане по бизнес.
Винаги, в знак на уважение, добавете към изразите „моля“, „благодаря“, „любезно“ и така нататък, когато е подходящо.
Също толкова важно в процеса на писане на бизнес писма е човешката грамотност. По-точно, ако допуснете поне една елементарна грешка в процеса на създаване на писмо, можем да кажем, че събеседникът ще формира съвсем различно мнение за вас от това, което очаквате. Затова се опитайте да пишете възможно най-компетентно и проверете всичко няколко пъти. Ако не знаете как да намерите грешки и да ги поправите сами, използвайте услугите на коректор или специализирани услуги. Много е просто, но ви позволява да сте уверени в своя текст.
Практика и обучение
В мрежата, както бе отбелязано по-горе, има много примери за готови бизнес писма по всякакви теми. Ние не ги вмъкнахме тук като цяло, защото всъщност тази статия просто няма достатъчно място, за да побере толкова голямо количество информация. В замяна решихме просто да посочим някои основни правила и принципи, с които имате възможност да се запознаете по-горе. Това, разбира се, е далеч от всички стъпки, които трябва да се предприемат по пътя към изучаване на бизнес писането. Всъщност практическата роля играе най-важната роля в тази област.
Ако изучавате, да речем, 5-10 примера на готови писма, а също така четете нашата статия и извличате някои правила от тук, много скоро ще можете да пишете писма по начина, по който се нуждаете. Всъщност това е достатъчно, за да се създаде всяко писмо в рамките на бизнес кореспонденцията.
Готови примери
Тъй като, както вече беше отбелязано по-горе, има огромен брой готови примери, за учениците и начинаещите специалисти е изкушаващо да използват чужди, готови ноу-хау, за да направят свой проект на своя основа. Искам да кажа, че това не се препоръчва на практика, докато в тренировките - моля.
В процеса на изучаване на написаното с други писма можете по-лесно да се ориентирате какво трябва да поясните в кореспонденцията си. Това е нормално, тъй като е човешката природа да се учи директно от опита.
Вярно е, че ако имате задачата да съставите пълноценно бизнес писмо, опитайте първо да прегледате примерите и да изберете най-подходящата за вашата задача. След това трябва да го адаптирате възможно най-много към ситуацията, която се е развила според общата ви концепция, но в същото време да я напишете отново, за да установите свой собствен стил на представяне и писане. В крайна сметка, може би ще успеете да предадете по-добре информацията и да направите комуникацията по-продуктивна и ефективна.
Учете и практикувайте! И можете да създадете свои собствени бизнес писма за доста кратък период от време!
