Регистрацията на документите на организацията е важна част от трудоемката работа на хартия. Основната цел на този процес е да се даде на документите юридическа сила. Също така, благодарение на това, те се вземат под внимание, наблюдават и бързо се търсят, ако възникне спешна нужда. Получаването на необходимата информация за документи, независимо от етапа на работа с тях, може лесно да се извърши за кратък период от време, ако се спазват всички установени правила за обращение на документи.
Концепцията
Регистрацията на документи на организация е фиксиране на тяхното формиране или доходи чрез прилагане на индекс и посочване на определени данни в специални форми. Индексът включва номер по ред, допълнен от други номенклатурни индекси, класификатори и други компоненти. Частите от индекса, които следват една за друга, са разделени с наклонена черта.
Регистрацията на документи на организацията се създава за получаване на сертификати от планов, счетоводен, административен, отчетен, финансов и друг характер. Те се използват вътрешно, а също така се изпращат до други структури или идват от тях. И двете ръкописни хартии и отпечатани с помощта на съвременни технически устройства подлежат на регистрация.
цели
В организацията на работа на хартия основното място принадлежи на процеса на регистрация. Само при добре установени операции, следвайки една след друга, задачите на оперативното управление се решават лесно. За това служителите трябва да предоставят всички документи в кратък срок, както вътрешни, така и тези, получени от други компании.
При регистриране на документи на организацията в специални форми се посочват най-важните факти, включително периодът на създаване, изпращане или получаване. Така документът става легален. До този момент се счита, че не съществува. Тоест организацията не носи отговорност за нейното запазване, както и за получаването.
стойност
Регистрацията е един от първите етапи на работа след първоначалната обработка при получаване на документа, или предпоследният, ако е изпратен до друга структура. След този етап изходящите документи се запечатват в пликове и се изпращат по пощата или други комуникационни канали.
Регистрацията се счита за една от най-трудоемките и отговорни операции в документите. Следователно, ако възникне въпросът за рационализиране на работния процес, тогава те започват с този процес.
Задачите
Основните задачи на регистрацията включват:
- Счетоводството.
- Контрол върху изпълнението.
- Справочна работа.
При счетоводството се получава количествена информация за обема на работата, анализа както на документи като цяло, така и на отделни видове, по структура и други елементи. В бъдеще се формира база данни под формата на специална търсачка.
Правилата
Само ако е необходимо, по-нататъшното използване е организацията на работа с документи. Регистрацията на документи не е необходима, ако те се приемат само за информация. Всяка компания трябва да е одобрила списък с документи, които не трябва да бъдат регистрирани. По правило той се съдържа в приложението към инструкциите за чиновниците, но може да бъде съставен и под формата на самостоятелна хартия. Трябва да се актуализира, ако ситуацията го изисква.
Обикновено нерегистрираните ценни книжа включват:
- Промоционални материали.
- Поздравления.
- Покани за семинари и конференции.
- Книги и други печатни издания.
- "Лични" пакети, получени по пощата.
- Копия от държавни документи.
- Информационни писма.
По време на регистрацията на всеки документ се присвоява съответен номер. Входящите книжа имат своя собствена система с номера, която се подпечатва върху разписката.
Процедурата се извършва само веднъж. Това е едно от основните правила за организиране на работа с документи. Регистрацията на документи в голяма компания се извършва в отдела на чиновниците. Ако е малка компания, тогава секретарят се занимава с този въпрос. В компания с подразделения и други структурни групи този процес може да се извърши децентрализирано. Това обаче се отнася само за вътрешни документи. Регистрацията им трябва да се извърши в деня на получаване, одобрение или изпращане.
Методи на производство
Документите могат да бъдат получени по следните начини:
- По пощата.
- Чрез куриерски услуги.
- По факс.
- По имейл.
Различни форми на организация на регистрация на документи се извършват във връзка със следната кореспонденция:
- Входящи.
- Изх.
- Вътрешността.
Информация за регистрация
За входящ документ, данни като:
- Дата на получаване.
- Входящ номер.
- Дата на съставяне на документа.
- Index.
- Регистрационен номер.
- Авторът на документа.
- Името.
- Резолюция.
- Период на изпълнение.
- Изпълнител.
- Напредъкът на работата.
- Номер на случая, в който той отива след необходимите манипулации.
Въвеждане на информация
Първо се осъществява организацията на регистрация на първични документи, които не са напълно попълнени, тъй като те все още не са представени на ръководителя и нямат подходяща резолюция, както и определен срок за изпълнение и изпълнител. Останалите данни се посочват след запознаване с упълномощени лица. Ако с водещия са установени добри отношения и той преглежда кореспонденцията всяка сутрин, първо можете да му покажете документа и след като вземете подходящо решение, веднага въведете всички необходими данни.
Ако говорим за организацията на регистрация и контрол върху изпълнението на вътрешни документи, данните могат да бъдат посочени в подходяща форма с възможност за последващи промени и допълнения. Датата на получаване в тях, разбира се, отсъства. Следователно, за разлика от входящия документ, вътрешният документ има единен регистрационен номер.
Всяка компания има право да променя и допълва данните във входящия документ, като взема предвид спецификата на дейността. Например, често посочвайте броя на листовете и приложенията.
форма
Формулярите за регистрация са под формата на:
- Списания.
- Карти.
- Автоматизирани електронни системи.
Нека разгледаме всеки формуляр поотделно.
списания
Системата от журнали е полезна, когато една организация се занимава с малък брой документи. Ако компанията има голям обем работен поток, той вече не се използва, тъй като в много отношения е по-нисък от други, по-модерни системи.
Информацията е посочена в дневниците за регистрация на документи на организацията в реда, в който са получени. В този процес участват един човек. Така, когато пристигнат много документи, регистрацията отнема много време. Естествено, това значително забавя работния процес.
Освен това операцията трябва да бъде дублирана, тъй като е необходима информация както в офиса, така и в отделни структурни звена, където документът ще бъде изпълнен в бъдеще. В резултат на това в една и съща компания едни и същи ценни книжа трябва да бъдат регистрирани 3-5 пъти в отделни списания.
В същото време става невъзможно да се получи референтна информация за кратко време, тъй като записите в журнала се съхраняват в хронологичен ред. За да получите информация, трябва да знаете поне приблизително кога документът е регистриран.
Няма да е възможно да се контролират сроковете, тъй като всички те имат свои собствени и не могат да бъдат класифицирани отделно.Ето защо, когато функцията за контрол има приоритет, използвайте системата за карти.
карти
Системата за регистрация на карти решава недостатъците, които съществуват при извършване на документи за списания. Появи се в началото на миналия век и е много разпространен в европейските страни. В Русия той получи широко разпространение по време на разработването на Единната държавна система за водене на записи. Тази система за регистрация на документи в организацията е необходима, за да се справи без проблем с голям обем ценни книжа. Той има следните предимства:
- Процесът на регистрация може да се управлява от няколко служители наведнъж.
- Документите могат да бъдат произведени в количеството, необходимо за безпроблемното функциониране на организацията.
- Картите могат да бъдат систематизирани, както и да правят картови файлове. Това прави помощната функция достъпна.
- За упражняване на контрол върху изпълнението на документите може да бъде прехвърлен конкретен случай.
- Формата и посочването на детайлите се определят директно в организацията и се предписват в инструкциите за документи.
- Избраният формуляр за карта може да бъде разпространен с помощта на фотокопирна машина. За да поддържате записи, трябва да имате тираж, достатъчен за поне 1 година.
Една организация може да има толкова копия на карти, колкото е необходимо. Обикновено трябва да попълните поне две. След това едното копие се съхранява във временен файлов шкаф, а другото - в отдела за информация и справка. Самият документ се изпраща на изпълнителя за работа. Но често използват три карти, за да прехвърлят последната и на изпълнителя.
Такава система е подходяща както за документи за регистриране на обществена организация, така и за извършване на офис работа в държавна институция. Файловете с референтни карти се създават по различни въпроси, например по региони. Тогава техният брой автоматично се увеличава. Разбира се, тази система е трудоемка и може ефективно да се формира само в организации, където службата за управление на офиси изпълнява функциите си безупречно. По-модерна система помогна да се освободим от необходимостта от попълване на огромен брой карти. Това стана възможно благодарение на въвеждането на компютърни технологии.
Автоматизирани електронни системи
Тази форма на документация се осъществява чрез софтуер (или софтуер). Инсталира се на компютър, сървър или няколко интегрирани компютъра. При използване на автоматизирана система информацията се въвежда в електронна карта, която се съхранява в съответната база данни. За да се гарантира безопасността, паралелно информацията се съхранява в допълнителна (резервна) база данни.
Именно тази форма е получила най-голямо приложение в момента, тъй като има значителни предимства в сравнение с предходните два варианта. По-специално това са:
- Бързо търсене на всяка база, например дата.
- Генериране на доклади и аналитична информация в автоматичен режим.
- Възможността едновременно да се регистрирате от различни места на работа.
- Възможността за управление на документи по децентрализиран начин в отделни единици с интегриране на информация в една база данни.
- Други функции.
Програма за регистриране на документи може да бъде разработена от самата организация. Въпреки това в огромното мнозинство от случаите се използват готови решения, които улесняват работата с голям обем документи, като се започне от етапа на създаване и завърши с неговото изпълнение или изпращане до друга фирма.
В автоматизирана система може да се събира и съхранява най-пълната информация за всички документи. Благодарение на това се осъществява ефективен контрол и се извършва справочна работа и, ако е необходимо, вътрешна инвентаризация.
заключение
В момента във всяко предприятие и институция се генерира голям обем документи. Офисната работа, правилно създадена в съответствие със закона и отговаряща на всички поставени задачи, увеличава многократно ефективността на управлението. Личните компютри, програми и новите технологии направиха този процес по-организиран. Автоматизирана система ускорява и улеснява работата като цяло, както и регистрацията и отчитането на документи в организацията, в частност.
Този процес е важен през целия клиричен цикъл. Благодарение на организираната работа можете лесно да намерите необходимата информация и конкретен документ за кратко време. А това от своя страна осигурява оперативно решение на въпросите.
Картите, които доскоро се разпространяваха навсякъде, постепенно се заменят с автоматизирана система, дори за регистрация в нестопанска организация на документи. Целият процес се осъществява в ускорен режим, включително ефективен контрол върху документооборота.