Què és això: activitat administrativa? Per què es necessita? En què consisteix aquest tipus d’activitats? És possible trobar aquí "trampes"? Aquestes i diverses altres preguntes es responen en el marc de l’article d’avui.
Informació general
Sobre qualsevol empresa, podem dir que hi ha diverses funcions impossibles de prescindir. Això és independent del que fa l’estructura. S'inclouen treballs administratius. Es tracta d’un axioma sense el qual ara no és possible l’activitat amb èxit. Per tant, considerant-ho, cal parlar de les funcions més significatives realitzades, sobre les posicions, sobre el lloc i el paper en l’estructura de l’empresa. En general, l’activitat administrativa és un negoci molt típic. Tot i que el contingut específic difereix en funció dels objectius que s’enfrontin actualment a l’empresa, de la seva mida i dels recursos disponibles. Però haureu de començar per la definició. El negoci administratiu és el treball associat a l’organització del treball dels empleats, departaments i serveis d’una empresa per tal d’aconseguir un alt rendiment organitzatiu. Cobreix tots els nivells.
Classificació
Les activitats de suport administratiu i econòmic es poden dividir en:
- Prestació d’activitats en curs. Es tracta de la compra de papereria, subministraments, equipament d’oficina, electrodomèstics i mobles en estat de treball, reparació i manteniment preventiu si cal, proporcionar comunicacions i fer compres puntuals.
- Flux de documents. Amb això s'entén el desenvolupament d'un sistema d'intercanvi de paper, el manteniment d'arxius, biblioteques i bases de dades.
- Funcionament de l’edifici, locals i territori. Per això es refereix a neteja, subministrament elèctric, lampisteria, reparacions domèstiques menors, disseny d’aspectes, arranjament dels voltants, paisatgisme.
- Treball organitzatiu. Inclou esdeveniments, arranjament de llocs de treball, sales de reunions, càtering per a empleats, serveis de transport, assegurança d'empleats i empreses, trasllat.
- Proporcionar relacions amb tercers. Un exemple és la interacció amb agències governamentals, propietaris i proveïdors.
- Personal d'informació interna. Això inclou l’organització de notificacions de nous documents, el seguiment de l’execució de comandes, l’organització i el manteniment de taulers d’anuncis actualitzats, l’edició de publicacions corporatives internes (fulletons, butlletins informatius, diaris), l’enviament de missatges, l’organització d’exposicions i museus interns.
Com veieu, l'activitat administrativa i econòmica no està asseguda i batega a la porta del darrere.
Els matisos d’acabar les tasques
El lector ha de parar atenció al fet que algunes de les funcions són permanents, mentre que d'altres es presenten com a tasques pròpies. Però malgrat això, tot això s’ha de recordar i, si cal, discutir amb els empleats. Al cap i a la fi, pot ser que caldrà dur a terme, tot i que una tasca única, però global, com ara organitzar una mudança. I en aquest cas no hi hauria d’haver-se preguntar amb la pregunta “qui portarà a terme tot això”. L’especialista en activitats administratives i econòmiques ha d’entendre bé que la seva finalitat principal és assegurar un funcionament còmode i ininterromput de tots els serveis de l’empresa.La tasca principal és ajudar la resta de les unitats a complir el pla de producció, sense importar-ho. Per tant, la llista de funcions es pot reduir i ampliar. Tot depèn de la situació concreta.
Sobre la influència de diversos factors
Els següents factors influeixen en la llista específica de funcions desenvolupades:
- Mida de l'empresa.
- Les particularitats de l’activitat.
- Objectius de l’empresa.
- Ús de fons i recursos propis / prestats.
El que és bo per a una petita empresa pot ser extremadament ineficient per a una estructura de mida mitjana. És bo si la direcció pot reconèixer que hi ha problemes i és necessària una certa reorganització de l’empresa.
Com definir funcions i tasques?
Així, a poc a poc, vam arribar a la conclusió que el suport administratiu de l’organització s’hauria de dur a terme d’acord amb les necessitats. Però, com determinar aquelles funcions i tasques específiques que caldrà realitzar? Aquí teniu una petita guia d’acció:
- Es fa l’anàlisi de la posició actual de l’empresa i es determinen les funcions que falten.
- La direcció del moviment es forma en funció dels objectius acceptats de l’empresa.
- S’indiquen les particularitats de l’empresa i com afecta la implementació de les tasques.
- Es calcula la viabilitat d’executar determinats treballs pel seu compte o atraient contractistes de tercers.
- S’estan abordant qüestions de subordinació.
- Es determina el millor format per implementar la funció necessària (assignació d’un empleat, departament o servei complet).
El format de l’article, per descomptat, no permetrà considerar plenament tot i tot. Per tant, l'organització de llocs de treball per als empleats es considerarà un objecte d'estudi. Al cap i a la fi, sovint han de realitzar tasques transversals i es plantegen diversos problemes per la inconsistència de les accions de diverses unitats.
Organització del treball
Aquest esdeveniment no es produeix cada dia. Per tant, normalment no hi ha cap regulació en aquest cas. Les tasques es resolen segons la situació, molt sovint en mode d’emergència. En aquest cas, es requereixen comandes especials per a activitats administratives. Per exemple, la introducció de les regles d’organització d’un nou lloc de treball ens permetrà planificar tot el procés en paper, per entendre com es pot optimitzar, quina i en quina seqüència s’hauria de dur a terme. Això és especialment cert per a aquelles empreses que s’han fixat l’objectiu d’aconseguir un desenvolupament actiu. Molt sovint s’associa a l’expansió del personal i és necessari tenir una contractació ben desenvolupada per a aquest cas.
Primers passos
Inicialment, s’hauria de fer una descripció del lloc de treball. Hauria d’incloure una llista d’equips i mobles necessaris. Però no només una cosa a l’atzar i que primer es va presentar pel braç, sinó una cosa que s’utilitza en un lloc de treball típic. És possible dur a terme la gradació en funció del nivell de la posició i assignar el més alt enllaç de gestió, directius de nivell mitjà i executants. O podeu aprofitar les especificitats de l'activitat. Es tracta de la presència de visitants, l’ús d’equips addicionals, inventari, requisits especials per a temperatura ambient, il·luminació actual i similars. L’ideal seria que s’hagi d’escriure una descripció per a cada publicació. Però també és una feina molt laboriosa. Per tant, a la primera etapa, ens podem limitar a la preparació d’una descripció estàndard. Per exemple, per als treballadors de laboratori és necessari proporcionar una il·luminació suficient i un règim de temperatura determinat. Els empleats d’atenció al client han de tenir zones d’espera. Per als comptables, cal proporcionar una caixa forta.
Quines consideracions cal tenir en compte?
El pla administratiu hauria de treballar amb diversos problemes.Per exemple, què és millor tenir constantment en estoc o haver de ser adquirit després de rebre informació sobre una nova persona que treballarà. Per exemple, en el cas de l’inventari, és convenient tenir una petita reserva. Al cap i a la fi, fins i tot els treballadors que ho necessiten poden necessitar. També podeu assistir a taules amb cadires. Mentre que un ordinador de recanvi ja és massa. És car i ràpidament obsolet, i no és eficaç per emmagatzemar-lo sense feina. En general, una molt bona solució seria compilar una matriu de tot el procés empresarial, indicant en ella tots els departaments que participen en el procés. En aquest cas, podeu notar de manera senzilla i clara on i en quin termini de temps heu de fer alguna cosa. Això és important, no en el més mínim, pel fet que les omissions sovint es produeixen per fallades de transmissió de dades. Al cap i a la fi, si no hi ha informació inicial adequada, ni tan sols les millors comandes d’activitats administratives i econòmiques no podran satisfer plenament les sol·licituds existents.
Altres enfocaments
Però no us heu de limitar només a això. Per exemple, quan interactueu amb els empleats, podeu crear un diari de sol·licituds. A continuació, es registren les explicacions entrants i es transfereixen a un intèrpret específic per a l'execució. En aquest cas, és necessari revisar periòdicament i supervisar l'estat de la implementació. També pot ser rellevant estimular els empleats per a la qualitat i la rapidesa de processament de sol·licituds. Si hi ha una denúncia justificada que un dels empleats està mal exercint les seves funcions, aquesta hauria d’acabar amb el càstig de l’intèrpret. Per garantir l’equitat, és molt recomanable establir normes. En aquest cas, és necessari compilar una llista completa de possibles aplicacions amb reposició en cas de precedents. I aleshores per a cada tema es desenvolupa la seva pròpia norma. Tot i que sovint no es proporcionen estàndards de model. Per tant, les empreses estableixen els seus propis valors en funció de les particularitats de les seves activitats i tasques actuals. Per exemple, si es rep un missatge que una bombeta s’ha encès, s’assigna un dia laborable per resoldre aquest problema.
Resumint l’anterior
Com veieu, l’organització d’activitats administratives i econòmiques té les seves “traves”, que a primera vista no són visibles. A l’hora d’elaborar regulacions i publicacions, s’ha de tenir en compte un conjunt d’informació força gran. Això està relacionat amb els objectius de l’empresa, les seves especificitats i mida. La planificació detallada i la prescripció clara dels processos empresarials ens permetran resoldre problemes amb èxit gràcies a l'establiment d'un procediment adequat per realitzar treballs. La gestió d’activitats administratives i empresarials preveu que tots els implicats en l’execució i el control del procés s’hagin de familiaritzar amb la justificació teòrica de la seva implementació. Sempre s’ha de recordar que el lideratge competent pot millorar notablement l’eficiència del procés. No importa el que sigui, sobre les activitats administratives i econòmiques de les institucions estatals, una estructura sense ànim de lucre o una empresa privada, el bon govern té una enorme reserva de desenvolupament. I s’ha d’utilitzar.
Conclusió
Per tant es va considerar el que constitueix activitats administratives. Per descomptat, la informació proporcionada només en aquest article no és suficient per convertir-se immediatament en un bon gestor. Ni tan sols una simple introducció als llibres intel·ligents no serà suficient. De fet, en aquesta qüestió, també s’ha d’entendre l’aspecte pràctic de la implementació de les activitats. Els llibres no parlaran de l’existència de totes les “trampes”, és necessari omplir cops de porra i obtenir experiència pel vostre compte.