Segons les lleis russes, els llibres de treballs pertanyen a formularis d’informació estrictes. Aquests documents són conservats per un empleat designat per ordre del cap. Simplement no podeu agafar i donar feina. Hi ha un acte especial d’acceptació i transferència de llibres de treballs, una mostra dels quals es considerarà.
Marc legislatiu
El procediment de registre del treball i el seu emmagatzematge està determinat per normes legislatives, en particular, pel decret del govern de la Federació Russa 225. Aquí s’aprova el formulari del llibre de treball, així com instruccions per emplenar-lo.
A més, el document conté regles per controlar la circulació de treballs. Un empleat ha de guardar revistes com ara:
- El llibre del compte de treballs i fulles soltes els deixa.
- Llibre d’impreses i ingressos.
L’última revista està oberta per donar compte de nous formularis adquirits en funció d’una garantia d’efectiu. I el llibre de comptabilitat fa un seguiment del moviment de la documentació sobre l’ingrés i l’acomiadament dels empleats.
Per què és necessari
Com ja s'ha comentat, el registre és responsabilitat d'un empleat autoritzat designat per una comanda especial per a l'organització. Però pot passar que aquest empleat emmalalteixi, vagi de vacances o que l’empresa es reorganitzi mitjançant l’afiliació. En conseqüència, la conducta del treball serà confiada a un tercer. I, en aquest cas, només serà suficient elaborar una ordre sobre l'exercici temporal de les funcions d'administració de recursos humans. Caldrà formular un acte d’acceptació i transferència de llibres de treballs i insercions als mateixos.
En aquestes circumstàncies, totes les parts estan interessades en la fiabilitat de les dades transmeses. Segons l’ordre de l’organització, les persones que envien i reben són responsables de la seguretat dels documents, i la responsabilitat administrativa s’imposa en un emmagatzematge i manteniment indeguts.
És per aquest motiu que les parts han de revisar detingudament el nombre de treballadors i les seves insercions amb les entrades a la revista.
Liquidació
Com que la llei no regula la forma específica de transferència de treball d’un empleat a un altre, l’acte d’acceptació i transferència de llibres laborals (es presentarà una mostra més endavant) de qualsevol forma, però amb una indicació detallada de totes les dades.
Si cal, transferiu els documents de personal a l’organització mitjançant una comanda, es crea una comissió especial que es farà càrrec del cas i comprovarà totes les dades especificades a les revistes.
La comissió està formada pels següents empleats:
- Cap de Recursos Humans.
- Advocat.
- Sotsdirector
- Transferència de casos de responsable de recursos humans.
- Oficial de recursos humans, amfitrió.
A més, a partir de la propera comanda, es desenvolupa un document sobre el treball de la comissió, que es guiarà en el moment de transmetre formes de llibres de treball i en la formació de l’acte.
Recopilació
L’acte d’acceptació del treball, tot i que no té formes establertes, ha de tenir en compte una sèrie de condicions obligatòries. Considerem amb més detall el contingut i la forma del document. En l'acte s'ha de mostrar la informació següent:
- detalls de l'organització i nom del document;
- data de formació del document i localització de l’organització;
- número de sèrie del registre;
- detalls de cada empleat el registre de treball del qual es conserva al departament de personal, també s’ha d’indicar la posició de cada empleat;
- la sèrie i el número del llibre de treball, així com la inserció en el cas de la seva existència;
- la data de recepció de l’empleat a la feina o el registre del llibre de treball;
- notes sobre informació sobre el document (per exemple, falta de demanda després de la rescissió del contracte de treball).
A continuació, es presenta una generalitat de dades: el nombre total de llibres de treballs fixats per a la fixació. Després d’això, es recopila una altra taula, que mostra informació sobre formes de treball no utilitzades, així com les insercions, que s’adquireixen en cas de pèrdua o dany als documents.
En conclusió, es registra el fet de la transferència tant de llibres de treball com d’inserits, i de les revistes mateixes: el moviment dels documents llistats i la seva comptabilitat.
A continuació es mostra un acte d’acceptació i transferència de llibres de treball: un document de mostra.
Subtítols
Un cop finalitzat l’acte sobre els documents transferits, ha de ser signat per tots els representants de la comissió presents durant l’inventari dels documents. Així doncs, els membres de la comissió confirmen el seu acord sobre la disponibilitat de tota la mà d’obra a l’empresa.
A més, l’acte d’acceptació i transferència de llibres de treball (la mostra es presenta anteriorment) ha de ser signat pels empleats que transmetin i reben documents. Les seves signatures es troben a la columna "transmès-rebut", cosa que indica la supressió i transferència de poders rellevants.
Els empleats que tinguin els documents inventariats no signen.
La forma de l’acte, per descomptat, només està escrita. Ajudarà a evitar possibles més preguntes i situacions dobles. El més important, aquest acte eximirà els empleats de la possible responsabilitat per un manteniment incorrecte dels documents de personal.