En qualsevol organització, la documentació s’emmagatzema durant un temps determinat, després s’ha de transferir a l’arxiu municipal o estatal. El procés de transferència de papers oficials per a emmagatzematge té determinades característiques, que poden variar en diferents parts del país.
La paperassa és l’àrea de treball que s’encarrega del procés de documentació, així com de l’execució dels papers oficials.
El treball clerical d’arxivística és una activitat especial d’estructures, organitzacions i ciutadans estatals en comptabilitat, emmagatzematge i ús de documents d’arxiu.
Tipus de document
Arxivística i paperassa inclou molts termes per designar papers de diversos tipus. Els documents són:
- Molt bé (conté dades en forma de quadres de qualsevol tipus).
- Document fotogràfic (creat mitjançant fotografia o iconografia. Aquest document sol contenir imatges de diversos objectes d’art).
- Gràfics (utilitzen línies, clarobscurs i traços).
- Un document fonogràfic (un portador amb dades de so instal·lades per qualsevol sistema de gravació de so).
- Audiovisuals (contenen imatges i sons).
- Document de pel·lícula (més sovint és un document audiovisual o pictòric; el mètode cinematogràfic s’utilitza per a compilar-lo).
- Un document escrit (es tracta de dades que es poden identificar mitjançant qualsevol tipus de carta).
- Text (conté dades de veu mitjançant la gravació de so).
- Text de màquina (l’enregistrament participa en el desenvolupament d’una de les maneres possibles, a causa de la qual la informació es processa mitjançant un ordinador electrònic).
- Belova (el formulari final del document copiat a mà o amb l'ajut de mitjans tècnics sense correccions i errors).
- Escrit a mà (els signes d’un document així s’apliquen només a mà).
- Videograma (imatge que mostra informació a la pantalla).
- Document escrit a màquina: implica signes de la carta, aplicats amb qualsevol mitjà tècnic.
- Projecte de document: reflecteix les activitats de l’autor amb totes les taques i correccions.
Normes
D’acord amb la legislació russa, el procediment per transferir papers oficials a l’arxiu està regulat per GOST R 7.0.8-2013. 12 mesos després de la finalització dels tràmits, els documents són transferits obligatòriament a l'arxiu complint totes les normes i requisits. La preparació per a la transferència la pot fer el propi personal de producció o una empresa de tercers.
Arxiu i tràmits GOST 2013 contenen definicions dels termes bàsics més habituals que s’utilitzen en aquest àmbit. Al document podeu veure tant els termes més generals: un formulari o inventari, com altres molt especialitzats, per exemple, la barra de restriccions d’accés.
A més, la gestió i l’arxiu de registres de GOST conté una definició (interpretació) de termes relacionats amb l’àmbit d’organització del treball amb documents, documentació i altres tràmits.
Fases de preparació
Preparació pas a pas dels materials per a la transferència a l’arxiu:
- assegureu-vos que els tràmits compleixin tots els requisits establerts per aquest arxiu;
- dur a terme la documentació de fulletons;
- numerar tots els fulls;
- desenvolupar un certificador de casos;
- especifiqueu els detalls de portada;
- desenvolupar un fitxer de cas intern;
- crear un inventari.
Si s’espera que la transferència de papers es conservi durant menys de deu anys, és possible l’absència de fullets, sistematització, numeració i elements de certificació.Aquí, primer de tot, cal centrar-nos en els requisits d’un determinat arxiu, ja que els estàndards de diferents institucions poden contenir un o tots els problemes anteriors.
La Llei d’Afers d’Arxivística i Conservació de Registres enumera els termes principals i les definicions d’aquest àmbit. A continuació, es plantegen algunes d’elles.
Conservació i arxiu de registres: Termes i definicions
- Documentació: correcció d'informació en qualsevol forma, d'acord amb les regles indicades.
- Sistema de documentació unificat (DCL): un sistema que conté informació necessària per a la gestió en un àmbit de treball específic.
- Normes de documentació: llista de normes i regulacions sobre el procés de treball amb documents.
- El formulari de document unificat (UFD): un munt de detalls que s’estableixen en un ordre específic en diversos operadors de dades per resoldre qualsevol problema en el camp d’activitat.
- Sistema de documentació: un munt de papers uniformes per tipus, tipus i finalitat, així com els requisits per a la seva preparació.
- Nom del document: el nom específic del document de la lletra.
- Document organitzatiu i administratiu: té la solució de diverses tasques organitzatives i administratives, qüestions de gestió, regulació del treball de departaments de producció, organitzacions, així com estructures i autoritats estatals.
- Atrezzo: qualsevol dels elements obligatoris del document oficial. Els avantatges generalment consisteixen en parts constants i variables.
- Formulari: una mostra de paper. Denota l'abast d'ús, les preguntes per a la construcció i els detalls principals.
- El formulari és un conjunt de detalls que ajuden a identificar l’autor d’un document oficial.
- El full d’informe normalitzat és una llista de UVD homologats.
- Registre: introduint en un document tots els elements necessaris que s’estableixen pels requisits del treball d’oficina.
- El camp de servei d'un formulari uniforme - la zona UVD, està fixat en els components tècnics d'emmagatzematge i s'utilitza per aplicar imatges especialitzades.
Aquests són els termes bàsics i les definicions de l'estàndard estatal existent per a l'arxivatge i la paperassa.
Tipus de detalls
Per separat, convé aprofitar els detalls que s’utilitzen en la preparació dels documents oficials:
- Signatura: un signe escrit d’una persona autoritzada.
- Segell d'aprovació: expressa una valoració positiva de l'organització o d'una persona que no és l'autor de documents oficials.
- Data: indica el dia en què es va elaborar el document, així com quan va ser acceptat, acordat o publicat.
- Segell de límit: un signe que indica que la informació està disponible per a un determinat nombre limitat de persones.
- Títol: resumeix l’essència del document.
- El segell d’aprovació: parla sobre la normativitat i la legalitat de la informació continguda en el document.
- Visa: expressa el consentiment o el desacord de la persona autoritzada amb la informació a què es refereix el document.
- Text: dades enregistrades per qualsevol tipus de lletra o sistema de gravació de so. Inclou la part principal de la informació de parla del document.
Manual d’instruccions
Les regles, les llistes, les instruccions sobre treballs clericals d’arxiu i altres documents normatius ajuden a implementar la llei bàsica. Hi ha requisits bàsics per al funcionament de les estructures d’arxiu que es van crear el 2002.
Val la pena assenyalar que aquestes normes no es van registrar al Ministeri de Justícia de la Federació Russa. En aquest sentit, encara són vigents les "Normes bàsiques dels arxius departamentals" de 1986.
La presència d’aquests requisits en l’àmbit de la documentació i l’arxivatge es deu a la necessitat de coherència en la comptabilitat, l’ús, la realització i l’emmagatzematge de documents en arxius, en l’organització de tots aquests processos. El principal objectiu dels requisits és la nomenclatura.
Per tant, l'algorisme de les accions és el següent:
- organitzar un examen del valor dels valors;
- preparar documents per enviar a l’arxiu;
- per formar un negoci;
- elaborar un procediment per a l'assignació de documents per a la destrucció;
- envieu el cas a l’arxiu.
Val la pena assenyalar que aquests requisits no s'apliquen a la documentació, l'obra que no està regulada per la llei de la Federació Russa del 21 de juliol de 1993 "Sobre secret d'Estat".
Organització
L’emmagatzematge arxivístic de documents i tràmits ajuda a controlar clarament el treball amb documents, alhora que garanteixen la seva seguretat i accessibilitat. Hi ha certs tipus de documents que tenen un terme específic i fins i tot un mètode d’emmagatzematge.
A l’hora d’organitzar treballs clericals d’arxiu, els departaments i organismes estatals no transfereixen documents oficials als fons arxivístics de la Federació Russa (AF RF). Les estructures comercials, al seu torn, tenen una selecció més àmplia de mètodes per emmagatzemar documentació.
Cada grup de documents oficials té el seu propi període d’emmagatzematge específic, que està regulat d’acord amb el marc regulatori de la Federació Russa. També es crea un inventari en què es fa constar la data de confiscació de documents a l'arxiu amb la data de caducitat de l'emmagatzematge i una referència a la disposició pertinent de la llei.
Requisits per al lloc d'emmagatzematge de documents
Dins l’empresa, l’emmagatzematge arxivístic de documents s’organitza en edificis especialitzats o en estances aïllades separades. Al mateix temps, es prohibeix la calefacció excessiva i l’humitat elevada a l’habitació. Aquests són els criteris més importants per emmagatzemar documents d’arxiu. Al mateix temps, diferents operadors de dades necessiten el seu propi mode. És a dir:
- Paper: 18-20 ° С, humitat de l'aire - 52-57%.
- Pel·lícules: blanc i negre - 16 ° С, color - 3-6 ° С. La humitat és del 41–44%.
- Cintes i discos magnètics: 16-19 ° С, humitat de l'aire - 52-64%.
És impossible organitzar documents a prop de magatzems amb aliments i productes químics, així com llocs de menjar ràpid, menjadores. A més, hi hauria d’haver una sala separada per rebre papers, en què es faci l’aclimatació de la documentació. De vegades, aquestes sales s’utilitzen per a l’emmagatzematge a curt termini de diversos suports d’emmagatzematge.
La sala ha de contenir les prestatgeries del catàleg, els bastidors i les carpetes d’arxiu, caixes especials. Els documents especialment necessaris i econòmicament valuosos es col·loquen en armaris metàl·lics amb panys segurs. A més dels requisits bàsics, hi ha altres condicions no menys importants:
- Seguretat Les sales d’arxiu han de ser resistents al foc, protegides de les inundacions, hi ha una sortida d’emergència. La distància dels documents de la font de calor (incloses les finestres) és d’almenys 0,6 m. Està totalment prohibit posar paper a prop d’ells.
- Ús de canonades aïllades només amb equips de protecció.
- Preses de tancament tancades i cablejat elèctric.
- Estricta prohibició del funcionament de tots els aparells de calefacció. Així mateix, no es permet menjar ni altres articles relacionats amb l’emmagatzematge de la documentació.
- En presència de portaeus de metall mòbils o estacionaris. Els papers sobre ells es col·loquen millor en caixes o en paquets. Al mateix temps, la distància en el passadís principal serà d’almenys 1,3 m, i entre els bastidors - 0,7 m. La distància des del calaix inferior –almenys 0,1 m, i del cremallera fins a la paret– no superior a 0,5 m.
També un requisit d'emmagatzematge obligatori: la ubicació dels armaris és perpendicular a les parets, finestres i bateries.
A l’edifici d’emmagatzematge de paper arxivístic, la llum artificial i natural són acceptables. Al mateix temps, és important evitar que la insolació directa entri a la documentació. Si s’utilitzen làmpades incandescents, cal instal·lar una coberta de protecció a sobre. Els dispositius fluorescents han de seleccionar-se amb un petit espectre UV.
Temps d’emmagatzematge
Per a l’emmagatzematge arxivístic de papers oficials s’utilitza un mètode específic de sistematització de la documentació en producció. Ajuda a complir les lleis i regulacions aplicables. L’objectiu d’aquest és eliminar la pèrdua d’informació important.
Un cop transcorregut el temps establert per emmagatzemar valors a l’arxiu, la persona responsable destruirà papers oficials i crearà després un acte de liquidació.
A més, hi ha documents amb un període d’emmagatzematge il·limitat. S’està duent a terme un procediment de finançament per a ells. Es tracta d'una divisió de treballs en treballs clericals d'arxiu per a fons i col·leccions diverses.
Documents normatius
La legislació en l’àmbit del treball clerical d’arxiu conté moltes recomanacions metodològiques i actes legals reguladors. Es tracta d’un mecanisme regulatori complex, però lògicament correcte.
El principal pilar en la regulació de les relacions és la llei del 22 d'octubre de 2004, núm. 125-“З "Sobre les qüestions arxivístiques a la Federació Russa". Sobre la seva base, es van adoptar lleis a nivell d’entitats constituents de la Federació Russa sobre les normes de treball amb documentació, llistes de papers amb períodes d’emmagatzematge. També inclou altres documents normatius sobre la gestió de registres d’arxiu, acordats amb les unitats d’arxiu.
Aquestes lleis i regulacions ajuden a implementar la regulació legal. Obligatori per a totes les organitzacions i institucions de totes les formes de propietat.
El GOST sobre arxiu i tràmits s’aplica a la documentació de propietat estatal, municipal i privada. Va identificar els principals tipus de documentació que es transfereix a l’emmagatzematge estatal i que s’inclou al Fons Arxivístic de la Federació Russa. La inclusió de documents de propietat privada es produeix d’acord amb la llei.
També es defineix el temps per a la transferència de documents oficials als arxius municipals i estatals. Això és aplicable a les empreses municipals i estatals, així com a les empreses no estatals que concloguin un acord sobre emmagatzematge permanent.
Els arxius estatals i municipals creen llistes d’organitzacions i els transfereixen papers (llistes de recollida) per a emmagatzematge i posterior transferència al Fons Arxivístic de la Federació Russa. La inclusió d’empreses no estatals en aquestes llistes és a petició i d’acord amb l’acord existent. A més, l'arxiu pot mantenir llistes de personal per a organitzacions amb les quals només està prevista la col·laboració.
Què passa amb els documents d’arxiu quan una organització es tanca?
Després de la liquidació, reorganització o fallida d’una empresa, tota la documentació arxivística es traslladarà als successors que tinguin el dret legal de fer-ho, al fundador, a l’estat o a l’arxiu municipal.
La privatització d’organitzacions municipals o estatals permet deixar al seu arxiu tots els papers que es van emetre arran de les seves activitats (per exemple, comandes al personal).
Ordre d’accés i restriccions
També estan regulades per llei. Les restriccions afecten el torn d’accés a la documentació que conté secrets d’estat (o protegits per l’estat) o informació sobre secrets personals o familiars (en aquest cas, el període d’emmagatzematge serà de 75 anys des del moment en què es va compilar el document).
Cal assenyalar que els arxius han de lliurar documents jurídics (còpies o certificats de documents d’arxiu) a persones jurídiques i persones físiques de forma gratuïta en els terminis establerts per aquesta llei. Aquests documents són necessaris per a la protecció social, les pensions, les prestacions i les indemnitzacions.
S’han de retornar els documents arxivats capturats com a proves (d’acord amb les lleis de la Federació Russa).
L’incompliment de les normes, la infracció de la legislació de la Federació Russa en matèria d’arxiu comporta responsabilitats administratives, penals i legals.