Com organitzar les coses en carpetes? Per què es necessita la nomenclatura i què s'accepta generalment amb aquest terme? Com emmagatzemar fitxers, carpetes i com pot organitzar la documentació a l'empresa? Actualment, el treball d’oficina és un complex de tasques que requereix un enfocament sistemàtic i la màxima precisió. Sobre què és la nomenclatura d’afers i per a què va destinada, heu de conèixer no només els empleats responsables del flux de documents dins l’empresa, sinó també tot el personal directiu interessat a mantenir el control sobre els processos de treball de l’organització.
Terminologia general
Tenint en compte quina és la nomenclatura dels casos, primer cal tenir en compte que aquest terme s'utilitza per a denominar un mètode de sistematització que implica la formació d'una llista de casos instituïts dins de l'empresa i institució. Per a cadascun d’ells, els períodes d’emmagatzematge es prescriuen clarament, alhora que se centren en les normes entrades en vigor per les lleis vigents del nostre país.
Teoria i vida quotidiana
Quina és la nomenclatura dels casos en aplicació pràctica? Aquest és un esquema de distribució que ajuda a agrupar la documentació executada, creant així casos. Per fer-ho, l’empresa va aprovar l’esquema, la classificació, després es va aplicar a la pràctica. També s’introdueix un índex d’index per a casos, documents. Heu d’especificar la durada de l’emmagatzematge i determinar el disseny de l’índex de la targeta, que s’utilitza com a material de referència i que s’utilitza per cercar documentació a partir del nombre de no complits. Quan es respon a la pregunta de quina és la nomenclatura dels casos, cal assenyalar que el terme s’utilitza per designar un document comptable, que regula el treball dels departaments responsables dels treballs clericals. La nomenclatura explica clarament tots aquests casos, la durada de l’emmagatzematge és de deu anys, és a dir, els que pertanyen al nombre de documentació d’emmagatzematge temporal.
Per què cal això?
Qui necessita saber quina és la nomenclatura dels casos, com posar-la en pràctica? En primer lloc, són les persones responsables d’organitzar el flux de treball a l’empresa, així com el responsable de la institució, persona jurídica. La nomenclatura ajuda a trobar ràpidament el document necessari si es coneix l’espècie o el contingut. La qualitat de la formació, l’execució de la nomenclatura de casos determina la rapidesa amb què es podrà treballar amb la documentació dins dels murs de la institució. Actualment, el fet de la disponibilitat de la nomenclatura s'estableix com a obligatori per a qualsevol persona jurídica, ja sigui una institució o organització, empresa.
En l'àmbit estatal, s'ha adoptat el servei duaner unificat de l'Estat, que és un sistema que descriu les regles per mantenir la documentació. Als annexos d'aquest document, podeu trobar la mostra actualment rellevant de la nomenclatura de casos. A més, una font d’informació sistemàtica d’un estat únic ha reunit totes les disposicions que s’han de guiar pel desenvolupament i la implementació de la nomenclatura de casos durant un any en una institució o empresa.
Funcions de la pregunta
Actualment, en el treball d’oficina, la nomenclatura és un concepte complex que inclou diversos tipus i grups de documentació. És habitual parlar d’una nomenclatura típica, aproximada i específica.Els individus s’introdueixen generalment al nivell de la institució en conjunt i d’una unitat estructural separat.
Es demana una nomenclatura típica i exemplar que combini documentació similar a la naturalesa i la composició. El model també regula el sistema d’indexació específic, que s’utilitza dins d’una determinada agència. Cal aplicar una llista de casos com aquesta. Però l’aproximació és de caràcter consultiu, tot i que en el cas general és raonable i convenient adherir-s’hi, ja que ajuda a agilitzar tot el volum de papers oficials que s’acumulen a l’empresa.
El sistema com a base de l’ordre
Qualsevol empresa moderna ha de sistematitzar la documentació actual i és la nomenclatura que representa una guia de classificació que pot resoldre els problemes de l'organització. Aquest és un document on s’indiquen línia per línia els noms de tots els assumptes de l’empresa que es poden iniciar. Al mateix temps, s’indica clarament el temps que triga a emmagatzemar el paper. La nomenclatura de comptabilitat, serveis de personal, l'empresa en general ha de ser aprovada pel seu responsable.
Els objectius principals de la introducció de la nomenclatura
Aquest document oficial simplifica la sistematització del flux de treball intern. De fet, es tracta d’un pla, que explica clarament quins algorismes s’han d’utilitzar per distribuir documents executats i en quines qüestions s’han de situar. Això forma el sistema d’arxiu de l’empresa i facilita l’orientació entre els recursos de paper acumulats.
Al mateix temps, la nomenclatura d’assumptes de personal, la comptabilitat, així com la general per a l’empresa, contenen una definició clara d’intervals de temps en relació a diferents categories de documentació. El sistema estructurat explica exactament el temps per emmagatzemar els documents ordenats en un cas concret. Quan creeu un cas amb documents executats, heu d’assumir immediatament la durada de la vida útil. Aquesta etapa s’anomena examen primari, que permet identificar el valor de la documentació.
Índex, sistema i informació bàsica
La nomenclatura de casos declara oficialment per quin sistema cal indexar casos. Aquesta informació és rellevant per al registre, ja que l'índex establert per la nomenclatura és un element del número de registre assignat a cada document individual de l'empresa. La nomenclatura és una referència informativa que permet analitzar ràpidament les característiques estructurals d’una determinada entitat jurídica.
La documentació s'utilitza quan és necessari crear una llista de casos. Això és rellevant per a l’emmagatzematge de valors, que, per llei, tenen un termini superior a una dècada, inclòs l’emmagatzematge permanent. Això fa que la nomenclatura dels casos sigui el principal document comptable utilitzat als departaments responsables del treball clerical a l'empresa.
Comptabilitat i desenvolupament
Sovint, la nomenclatura de casos és el document més convenient mitjançant el qual s’implementa el sistema comptable a l’empresa, que permet controlar els assumptes temporals, és a dir, destinats a l’emmagatzematge durant una dècada.
Un altre objectiu important de la nomenclatura de casos és la seva aplicabilitat en la formació d’un fitxer de targeta de referència, necessari per mantenir informació rellevant sobre la documentació executada. El sistema de classificació utilitzat en la formació de la nomenclatura es converteix en la base per crear un gabinet de fitxers que proporciona informació de referència sobre el flux de documents dins de l'organització.
Què sembla?
Un exemple de nomenclatura de casos pot semblar el següent.
A l’hora de preparar la documentació, heu d’indicar els vostres noms de l’empresa, els departaments per als quals s’introdueix la nomenclatura, així com les dates actuals.
Això és important!
De vegades sembla a l’emprenedor que amb un flux de treball relativament reduït, la introducció de la nomenclatura només és un desastre, “tràmits” excessius que no aportarà beneficis reals. Aquest plantejament de la pregunta és categòricament incorrecte. És necessari introduir el correcte, adequat, tenint en compte la nomenclatura de l'organització particular en qualsevol empresa moderna. Quan elaboreu un document, cal assegurar-se que cobreixi tot el volum del flux de treball de l’empresa, incloses les etapes de creació. És necessari que tots els sectors de les activitats, processos i activitats de l'empresa es reflecteixin a la nomenclatura.
Podeu llegir els requisits generalment acceptats per a l’elaboració d’un document normatiu en actes legals adoptats a nivell estatal. A això s'hi dediquen les regles de treball introduïdes per als arxius de les empreses i les instruccions estàndard que regulen la circulació documental de les empreses. El 1988 es va desenvolupar un sistema estatal de suport a la documentació, que encara avui és rellevant. Els documents que s’adopten regularment a nivell estatal s’estan finalitzant tenint en compte la realitat actual, incloent l’ús d’ordinadors electrònics, mentre que les teories bàsiques de sistematització i classificació continuen sent les mateixes.
Formulari de l'element
A la versió clàssica, aquest document es compila com a taula. Els índexs i classificacions es converteixen en la base dels processos de registre de la documentació generada a l'empresa, passant d'ella a destinataris externs i acceptats per al seu processament des de fonts externes. Una nomenclatura ben compilada és una eina convenient per a la formació d’altres classificadors que necessàriament acompanyen el procés de treball d’oficina de qualsevol empresa moderna. Per tant, una revisió preliminar de la documentació requereix sovint una classificació dels problemes, les àrees de discussió. A més, calen classificadors especials per a la documentació executada. A l’hora d’introduir un sistema electrònic, és necessari desenvolupar navegadors, representacions que reflecteixin diferents unitats estructurals i executants. A més, a partir de la nomenclatura de casos, podeu desenvolupar un sistema que permeti organitzar la documentació sotmesa a control especial, així com altres tipus.
La nomenclatura pertany a la categoria de documentació de planificació. En ella podeu trobar els encapçalaments dels casos proposats per a la planificació, comptabilitat en diferents direccions d’activitat, activitat econòmica de l’empresa. Les funcions assignades a l'empresa són visibles des de la nomenclatura. El document està preparat per al proper any, per la qual cosa és necessari incloure-hi no només les capacitats i necessitats disponibles del flux de treball, sinó també les previstes en un futur proper. És desitjable que, en la compilació de la nomenclatura, es pugui predir amb exactitud les necessitats del sistema de gestió de documents a l’empresa durant els propers cinc anys, tot i que això no sempre és factible en les difícils condicions econòmiques actuals que obliguen a ajustar-se a les empreses.
Realitat i pla
En aplicació pràctica, la nomenclatura dels casos es considera més sovint com a documentació comptable, la qual cosa es deu a la presència d’un número, un índex per a cada encapçalament llistat. El registre final de nomenclatura que resumeix els resultats de l'any ens permet concloure sobre el nombre i les categories de casos instituïts durant el període passat. També podeu calcular, sense fer esforços especials i sense perdre el temps en va, el nombre de casos, volums, instituïts durant el temps passat. Això dóna una descripció quantitativa del fons documental, el sistema de flux de treball. La necessitat d'aquesta anàlisi sorgeix tant en el marc d'una unitat estructural separada com de l'organització en conjunt.
La nomenclatura que actua com a registre de comptabilitat es pot utilitzar quan es transfereixen fitxers a l'arxiu.Això és cert sobretot per als destinats a l’emmagatzematge temporal, no més d’una dècada. La nomenclatura també proporciona una base còmoda per a la formació d’un inventari, que inclou casos destinats a l’emmagatzematge de forma continuada o temporal, si el període supera la dècada. La nomenclatura és convenient quan es forma un inventari de casos que conté documentació sobre el personal de l'empresa, així com actes que arreglin la destrucció de documents, l'assignació de papers que no necessiten o no es poden emmagatzemar.
Les particularitats de determinats tipus d’organitzacions
Una mesura obligatòria serà la compilació d’una nomenclatura per a qualsevol institució estatal. Aquest document ha d’estar present a les persones jurídiques municipals, territorials subordinades. Aquest procediment obligatori es deu al fet de transferir la documentació generada a organitzacions, institucions per a l'emmagatzematge als arxius del municipi o a nivell federal.
Si parlem d’una organització privada, també és necessària la formació de la nomenclatura, però els requisits que s’hi apliquen són molt menys estrictes. D'una banda, el document també és multifuncional, no depèn de la participació de l'estat a l'empresa. Es recomana desenvolupar una nomenclatura en un moment en què s’acaba de crear una persona jurídica. Durant l’adopció, la fusió, és necessari tornar a formar aquest sistema per a la classificació del flux de documents, si al mateix temps es forma una nova entitat jurídica. Segons les regles, el desenvolupament de la nomenclatura és una tasca extremadament prioritària, i cal treballar-hi fins i tot abans de la formació de la instrucció que descriu les regles del flux de treball.