És difícil imaginar una gran empresa, un estat o una institució educativa, en la qual no hi hagi tal posició. Planificar reunions, preparar documentació, treballar amb correspondència, rebre trucades només són part de les responsabilitats de la persona que ocupa el càrrec que estudiarem. Des del 2016, el cercle de funcions bàsiques s’exposa a la nova disposició reguladora: l’estàndard professional del secretari. Ara es pot utilitzar com a base per a la formació de les instruccions de servei necessàries.
Característiques de la professió
Malgrat el canvi constant de les llistes de les professions més populars i sol·licitades del món, la posició de secretària continua essent força estesa. Oficialment a Rússia, aquesta professió existeix des de fa tres segles. El 1720, Pere I el va aprovar, els requisits per als empleats eren força elevats: alfabetització, coneixement de les lleis, capacitat per elaborar documents.
Inicialment, només els homes eren secretaris, avui es tracta principalment d’una professió femenina. Això es deu, en part, al fet que l'exercici de les funcions de secretaria requereix perseverança, diligència, la capacitat d'exercir el mateix i monòton.
Quins són els requisits dels directius moderns per als empleats que ocupen aquest lloc? El secretari ha de ser un usuari confiat dels programes bàsics d’ordinador d’oficina, ser capaç de manejar equipament d’oficina, treballar amb documentació, tenir bones habilitats de comunicació (bona parla, habilitats de diàleg, cortesia, etiqueta). A més, estigueu atents, organitzats, disciplinats, estables emocionalment.
Pel que fa a l’educació necessària, no hi ha requisits estrictes al respecte en la norma professional del secretari. Si teniu una educació general, n’hi ha prou amb experiència professional o cursos especials. Tanmateix, la presència d’un diploma d’educació superior, per regla general, dóna avantatge a la contractació.
Estàndard professional
Els requisits d’obra de secretaria van adquirir la forma d’acte regulador el 2016. Es va adoptar una norma professional generalitzada per a un especialista en suport documental i organitzatiu per a la gestió de l'organització. L’objectiu principal de la norma és optimitzar la política de personal. El cap pot centrar-se en ell a l’hora de valorar les qualitats professionals de l’empleat. El document també s’utilitza en la preparació de programes de formació per a la formació de secretaris.
La norma professional conté:
- llista de funcions laborals bàsiques;
- llista d’habilitats, coneixements, coneixements necessaris per a la seva implementació;
- requisits de nivell educatiu i experiència laboral.
El document també enumera possibles títols de treball i requisits per a aquests. Inclou, per exemple, estàndards professionals "secretari del cap", secretari i altres.
L'estructura conté diversos blocs semàntics:
- informació general (designació de l'objectiu de l'activitat, codificador);
- mapa funcional (llista de funcions laborals i categories de qualificació);
- descripció de les funcions laborals (especificació de la llista de deures, habilitats prescrites per l’empleat);
- informació sobre desenvolupadors d’estàndards.
La tercera secció comença amb l’estàndard professional del secretari-administrador, per a la qualificació, nivell educatiu i experiència amb què es fan els requisits més exigents.
Les funcions principals de l'empleat que ocupa el càrrec estudiat es formulen de la següent manera:
- col·lecció organitzada d’informació professional;
- suport informatiu sobre temes d’actualitat;
- sistematització, documentació i emmagatzematge de la informació entrant;
- acompanyament d’esdeveniments empresarials;
- creant les condicions necessàries per al treball del cap de l’organització i el suport administratiu.
Descripció del treball
En el seu treball, el secretari es guia per la legislació vigent, la carta de l'organització, les ordres i les ordres del cap, la seva pròpia descripció del lloc de treball. A l’últim document s’assignen tasques professionals que s’assignen al funcionari. Començant a exercir les funcions oficials, l’empleat hauria d’estar familiaritzat amb les principals disposicions de les instruccions. Les seves disposicions poden servir d’evidència en cas de conflicte de situacions laborals. Per tant, el contingut de les instruccions hauria de ser específic. I exclou la possibilitat d’una doble interpretació.
La descripció del lloc de treball del secretari per als estàndards professionals està compilada tenint en compte les particularitats d’una determinada organització i inclou les seccions següents:
- disposicions generals;
- funcions dels empleats
- responsabilitat laboral;
- drets dels empleats;
- altres condicions i requisits.
Les disposicions generals indiquen a quina categoria pertany l’empleat i a qui està subordinat, el procediment de nomenament i acomiadament, els requisits de qualificació, coneixements i habilitats. A continuació es descriu en detall què és exactament la funció de l’empleat i quins drets té. L’apartat de responsabilitat oficial indica aquelles infraccions en el treball per les quals es pot castigar l’empleat.
La descripció del lloc de treball l’aprova el cap de l’organització i es posa en coneixement de l’empleat (sota signatura).
Estàndard professional "Secretari del cap"
D’acord amb les seves disposicions, és desitjable acceptar empleats amb formació superior (a nivell de grau) o formació professional secundària per a aquest càrrec. A més, s’agraeix l’experiència laboral (almenys dos anys).
La norma professional enumera les principals accions laborals d’un empleat:
- coordinació de plans temporals amb el cap;
- selecció de la forma de planificació i gestió de l’organitzador del cap;
- coordinació de reunions, negociacions amb socis, clients, empleats;
- informant el líder sobre l'hora i l'horari dels pròxims esdeveniments.
El secretari d'un líder ha de tenir diverses habilitats per realitzar les accions anteriors. Estableix objectius, determina l’ordre i la prioritat de la seva implementació, ajuda el gestor en la distribució del temps de treball, assegura la seguretat de la informació i tria les maneres més convenients per notificar-los sobre els propers esdeveniments. Mitjançant aquestes tesis, normalment s’elabora la descripció del lloc de treball del secretari del cap de la norma professional.
També hauria d’estar familiaritzat amb les particularitats del negoci principal de l’organització, les disposicions del dret laboral i les regles per dur a terme negociacions empresarials.
Les activitats laborals de la secretaria del cap es relacionen amb diferents responsabilitats:
- planificació de la jornada laboral;
- organització de converses telefòniques i viatges de negocis;
- treballar amb els visitants a la recepció;
- organització d’esdeveniments i reunions laborals;
- mantenir l’ordre de treball necessari a l’oficina del cap;
- control de l’execució d’ordres i instruccions;
- preparació de la documentació de treball;
- desenvolupament d’actes locals si cal;
- emmagatzematge de documentació;
- organització d'interacció d'informació dels empleats i direcció de l'organització.
Principals responsabilitats del secretari del cap
El càrrec de secretari del cap de l’organització implica una interacció constant amb les persones i la voluntat d’assessorar els clients i visitants sobre qüestions bàsiques. Per descomptat, molt depèn de les particularitats de l’activitat principal de la institució i del lloc de direcció.Tenen un impacte significatiu en la redacció de la descripció del lloc de treball del secretari per als estàndards professionals.
Les disposicions generals indiquen que el càrrec pertany a la categoria de tècnics, defineix els requisits per a l'educació i la durada del servei d'un empleat. La cita es fa directament pel cap. Per formular els coneixements i habilitats necessaris, es pot utilitzar un estàndard professional del secretari. Aquests inclouen: coneixements bàsics del treball d’oficina; coneixement dels mètodes de registre i tractament de dades d'informació; Propietat del PC familiaritat amb les regles de correspondència i comunicació empresarials; coneixement de normes internes i procediments de seguretat i molt més.
El segon apartat de les instruccions descriu els deures de l’empleat. A la tercera secció: els seus drets. Per exemple, el secretari del gerent té el dret de familiaritzar-se amb els projectes de decisions relacionats amb les seves activitats, fer suggeriments sobre l’optimització de la seva feina, sol·licitar informació i documents necessaris per a la realització de tasques, etc.
L’apartat final de la instrucció explica les mesures de responsabilitat dels empleats en cas d’execució indeguda de les funcions oficials que causin danys materials.
Secretari
La tasca principal del secretari és controlar el flux de treball de la unitat o de tota l'organització (sovint hi ha diversos empleats en el personal que desenvolupa aquesta funció). La llista de responsabilitats clau s'indica a la norma professional del secretari:
- arxiu i emmagatzematge adequat de documents;
- organització del treball amb documents;
- la formació de casos d’acord amb els requisits de nomenclatura de l’organització.
Per sol·licitar aquesta posició, el sol·licitant necessita formació professional secundària.
Durant l’organització del treball amb documents, el secretari secretari pot rebre i processar materials entrants, ordenar-los i registrar-los si cal, preparar-los per considerar-lo el cap, dirigir-los als executors directes i mantenir una base de dades.
Per assegurar l’emmagatzematge adequat dels documents, el secretari ha de ser capaç de desenvolupar una nomenclatura de casos, verificar la correcció de les paperetes, formular casos i determinar el moment del seu emmagatzematge, distribuir i arxivar documents.
Abans que els documents siguin enviats als arxius per a la seva emmagatzematge, el secretari comprova els termes del seu emmagatzematge (permanent o a llarg termini), elabora un inventari intern, elabora les cobertes.
Referent o secretari-administrador?
De vegades pot ser difícil resoldre la jerarquia dels llocs de secretaria i les seves responsabilitats. Quina és, per exemple, la diferència fonamental entre el secretari adjunt i l’administrador? Al cap i a la fi, les funcions que realitzen són força similars.
La descripció del lloc de treball del secretari-administrador segons la norma professional preveu:
- recepció i distribució de trucades de telèfon entrants;
- organització del treball amb els visitants;
- implementació de funcions de coordinació.
Hauria de familiaritzar-se amb les regles de l’etiqueta empresarial, les converses telefòniques (amb clients, socis, representants de mitjans de comunicació i altres), per poder mantenir una conversa i suavitzar una situació de conflicte. Les funcions de coordinació de l'administrador solen ser un registre dels moviments dels empleats, les passejades de missatgeria i les rutes del conductor.
Encara no hi ha cap estàndard professional separat per al secretari-referent, però els seus deures són, en molts aspectes, similars a l'assistent de direcció. Igual que l'administrador, treballa amb correspondència, respon a trucades, reuneix i acompanya els visitants, elabora horaris de viatges. Tot i això, tot això està directament relacionat amb la figura del cap de l’organització. En alguns casos, les seves responsabilitats es poden ampliar, la qual cosa es reflecteix en el calendari laboral (pot ser irregular).
Normes professionals del secretari del departament acadèmic
Aquests empleats es troben en el personal d'una escola, universitat o universitat. El càrrec pertany a la categoria de personal docent. Per determinar la funcionalitat bàsica, l'empresari pot utilitzar l'estàndard general d'un especialista en suport de documentació. El Ministeri de Treball encara no ha aprovat una norma professional per al secretari de la unitat educativa de la institució educativa. Per a la feina, és necessària l’educació professional (secundària) en el camp del treball d’oficina o la formació professional a partir de l’ensenyament general. No hi ha requisits estrictes per a la disponibilitat d'experiència laboral.
Mentre estigui en aquesta posició, l’empleat:
- accepta correspondència, la trasllada al cap de l’organització educativa i als intèrprets;
- realitza tràmits (inclòs electrònic);
- prepara esborranys d’ordres per al contingent d’estudiants;
- elabora arxius personals d’estudiants;
- fa un seguiment de les hores lectives dels professors;
- fa sol·licituds, cartes;
- exerceix el control sobre l’execució d’ordres i instruccions del cap.
Secretari científic i les seves funcions
Aquest post pertany al camp de la ciència. Les secretaries científiques demanen universitats, instituts de recerca, acadèmies i organitzacions científiques. Per regla general, proporcionen la tasca a investigadors i consells de dissertació. La norma professional del secretari científic implica la planificació d’esdeveniments científics (reunions, conferències, taules rodones), la seva organització i conducta, l’elaboració de la documentació pertinent i el seguiment de la implementació de les decisions preses.
Es poden nomenar empleats amb un títol científic, experiència en treballs organitzatius i científics (almenys 5 anys) i publicacions en publicacions revisades per iguals.
Secretaria científica:
- recopila les propostes del pla anual de desenvolupament i recerca científica;
- controla la implementació puntual dels plans temàtics establerts de treballs científics i l'elaboració d'informes rellevants;
- prepara els projectes de plans de treball per al consell científic (científic i tècnic), fa el seguiment de la implementació de les seves decisions;
- considera els materials necessaris per a la concessió del títol acadèmic i la defensa d’una dissertació;
- prepara propostes per a un pla per a la publicació de treballs científics;
- desenvolupa criteris per avaluar el rendiment dels empleats en la certificació;
- formula propostes de formació avançada i pràctiques per a científics.
Funcionalitat de portaveu
Prou professió "jove". A Rússia, va començar a guanyar popularitat cap a mitjans dels anys 90 del segle passat. A la norma professional del secretari, el nom d’aquest lloc no s’assigna per separat. Però per a moltes organitzacions, tenir un empleat és una necessitat urgent. És ell qui forma l'opinió pública sobre l'empresa. Les principals responsabilitats són: organitzar conferències de premsa; el contingut del lloc web de l’organització; preparació de comunicats de premsa; planificació de campanyes d’informació (a la premsa, xarxes, a la televisió) destinades a crear una imatge positiva de l’empresa.
La norma professional del secretari de premsa estipula que el sol·licitant ha de tenir un títol universitari en periodisme, publicitat, filologia o PR. També és desitjable experiència de treball (a partir de 3 anys) en l’àmbit rellevant, discurs oral i escrit competent, coneixement d’una llengua estrangera.