L’organització de registres de personal a l’empresa no és una tasca difícil però complicada. Es resol mitjançant el llançament seqüencial de processos de personal, regulats per la legislació aplicable.
En general, el correcte manteniment de la documentació de personal no només salva l'empresa de les inspeccions per part de les autoritats reguladores, sinó que permet que els empleats evitin problemes, per exemple, amb l'obtenció de pensions o la possibilitat de sol·licitar altres garanties socials. Sovint passa que a causa d’un registre indegut al lloc de treball, les persones han de passar una gran quantitat de temps, finances i nervis per demostrar a qualsevol autoritat el seu dret a rebre beneficis, bonificacions i altres pagaments. Per tant, cada directiu ha de recordar que el manteniment de registres de personal i l’organització adequada del treball d’oficina és una de les tasques principals per a les quals és responsable del seu personal i de l’estat.
Aquest article parlarà sobre la correcció de l'establiment d'aquest procés, així com sobre tots els seus matisos. Aleshores, serà possible obtenir una resposta a la pregunta de com organitzar els registres de personal des de zero, pas a pas i no equivocar-se.
Conceptes i definicions
Abans d’entendre la configuració d’aquest procés, hauríeu de definir els conceptes bàsics. Així doncs, registres de personal: aquest és el procés d’organització de la comptabilitat dels empleats, que s’associa amb el registre oficial de la contractació, passant d’una posició a l’altra i l’alliberament de personal, a més de comptabilitzar les relacions laborals de l’empresa i el seu personal.
La gestió de registres de recursos humans és una activitat que proporciona documentació i organització del treball amb documents de recursos humans.
Així, queda clar que la gestió de recursos humans i els registres de personal són dos fenòmens interrelacionats destinats a implementar la política de personal de l'empresa.
Objectius i objectius
L’objectiu dels registres de personal és establir un sistema eficaç i eficaç de gestió de registres de personal i un registre adequat de les relacions laborals entre l’empresari (empresa) i l’empleat (personal) directament.
Les tasques que els registres de personal estan dissenyats per resoldre són les següents: regular la relació entre l'empresari i els empleats de l'empresa i crear el marc legal per a les relacions laborals.
Després d’haver entès què és la comptabilitat de recursos humans, podeu començar a plantejar-vos com organitzar els registres de personal des de zero.
Etapes d’organització dels registres de personal
Per tant, abans de començar a organitzar els registres de personal pas a pas des de zero, cal un pla d’acció clar, dividit en etapes. Això ajudarà a no perdre's punts importants en aquest procés.
Per tant, l'organització de registres de personal en general implica passar els passos següents:
- Creació d’un servei de personal (departament) en el cas que l’empresa tingui previst contractar un gran nombre d’empleats o assignar deures comptables a un especialista específic si l’empresa preveu tenir un nombre reduït de personal.
- Elaboració de documentació reguladora bàsica (en l’àmbit de la gestió de personal d’una empresa).
- Organització del treball d’oficina (determinació de qui i com elaborarà la documentació, elaboració de formularis de comandes sobre qüestions de personal, manteniment de revistes d’informació, etc.).
- Automatització de registres de personal (si cal).
- Identificació de maneres de controlar la precisió de la comptabilitat (regulació i cessió d'autoritat als funcionaris responsables de la comptabilitat adequada).
Cadascuna d’aquestes etapes té determinades tasques i subtascs. Cal tenir en compte tots.
Qui ha de guardar registres?
Com s'ha apuntat anteriorment, hi ha dues maneres de determinar qui participarà en el manteniment de registres de personal en una empresa. En general, depèn de quantes persones es preveu emprar per assolir els seus objectius (per regla general, l'objectiu d'una empresa és organitzar activitats comercials amb ànim de lucre).
Per a les grans empreses, es recomana la creació d’un servei de personal o d’un departament de personal complet. Per a les petites empreses, l’assignació de tasques de personal a un comptador o secretari és permesa. Tanmateix, hi ha una tercera opció: la transferència de registres de comptabilitat a subcontractacions a organitzacions especialitzades.
Quan creeu un servei o departament, haureu de crear determinats documents normatius, és a dir, la prestació del servei (departament) i les descripcions de treball dels empleats. En cas d'assignar funcions a un comptador o secretari, caldrà registrar les funcions de personal a la descripció del lloc de treballador seleccionat. Si hi ha tal necessitat, es recomana enviar un comptable o secretari als cursos de recursos humans. Això ajudarà a millorar les habilitats dels empleats als quals se’ls encomanarà les funcions en matèria de personal. Però si es va decidir cooperar amb organitzacions de tercers en el tema de la transferència dels seus deures comptables, cal un contracte.
Elaboració de documentació de personal obligatori
Hi ha diversos documents que guien obligatòriament els que mantenen els registres i la gestió de registres de personal. En primer lloc, aquest document és la llista de personal. És un document que mostra la composició, el nombre de personal i els sous dels empleats, així com els títols de treball. A la taula de personal, els llocs de treballadors es divideixen en unitats, cosa que permet fer una anàlisi quantitativa i qualitativa de tota l'empresa.
El següent pas és el desenvolupament d'un formulari estàndard de comandes de personal, que mostrarà informació sobre l'admissió, la transferència a una altra posició, l'enviament i l'acomiadament dels empleats de l'empresa.
El següent document obligatori és la normativa laboral interna. Es mostren els principals punts que regulen l’activitat laboral de tots els empleats de l’empresa. Segons aquest document, si un empleat incompleix les normes descrites en el document, pot ser castigat disciplinant-lo.
Un altre document de registre de personal és un acord model sobre la conclusió de les relacions laborals entre l'empresa i l'empleat. Els contractes de treball poden ser del mateix tipus o elaborar-se per a cada lloc per separat. A més, l’empresa ha d’haver elaborat un full de temps, que mostrarà les hores reals per a les quals l’empleat rebrà salari.
També heu de recordar la programació de vacances a l'empresa. Aquest document es desenvolupa com a molt tard dues setmanes abans d’acabar l’any. El calendari de vacances mostra un pla de calendari per enviar persones en vacances obligatòries. A l’hora d’elaborar aquest pla, cal recordar que el personal s’hauria d’enviar de vacances de manera que l’absència simultània de determinats treballadors no comporti una ruptura en el procés laboral de l’empresa.
No ens hem d’oblidar del desenvolupament de normatives sobre retribucions.Aquest document reflecteix el procés de nòmines del personal de l'organització i també regula el càlcul de pagaments addicionals, per exemple, bonificacions, incentius o bonificacions. L’última etapa és l’elaboració de normatives sobre les unitats de l’empresa i la descripció de llocs d’especialistes i treballadors. A més, es recomana elaborar una regulació sobre dades personals. Un cop els documents normatius estiguin preparats, podeu començar a organitzar tràmits.
Treball clerical
La documentació inclou el manteniment adequat de la documentació relacionada amb la recepció, el moviment i l’alliberament del personal.
L'obligatorietat és la realització de fitxers personals que s'estableixen per a cada empleat de l'empresa. Inclou una targeta de registre de personal, una sol·licitud d'admissió, una còpia d'un passaport, còpies dels documents educatius, un certificat d'examen mèdic, una còpia d'un DNI militar (si n'hi ha) i altres documents que es generen en el treball de l'empleat. . I també una altra tasca molt important és omplir els llibres de treball.
A més de tot allò anterior, també es poden elaborar altres documents relacionats directament amb les particularitats de l'empresa, assegurant el correcte funcionament en el camp dels registres de personal.
Quines revistes han de ser de gestió de recursos humans?
En primer lloc, heu de començar les revistes següents:
- familiarització amb les normes del calendari laboral intern;
- registre de comandes de personal;
- registre d’ordres d’ocupació;
- registre de comandes de vacances regulars;
- registre de baixa per malaltia;
- registre de contractes laborals;
- comptabilitat de treballadors secundats;
- seguiment del temps;
- comptabilitat del moviment de llibres de treball;
- comptabilitat de targetes personals;
- xecs comptables.
A més de les revistes pròpies, com a suplement d’elles, es poden elaborar instruccions per emplenar-les. I també tota la documentació que s’enregistra en aquestes revistes s’emmagatzema en carpetes separades segons la nomenclatura aprovada.
Automatització comptable
Com es desprèn de la informació anterior, els registres de personal són un procés molt acurador que requereix una atenció especial dels empleats responsables de mantenir aquest problema. Per tant, avui es pot simplificar mitjançant automatització.
Hi ha molts programes que simplifiquen la feina dels funcionaris i redueixen la possibilitat d’equivocar-se. Per regla general, una empresa ha d’instal·lar versions amb llicència d’aquests programes. Tot i això, val la pena assenyalar que la compra d’un programa així es pagarà per si mateixa en poc temps i no permetrà greus errors en l’obra. En general, aquests programes solucionen els problemes següents:
- el manteniment de registres de personal d’acord amb la legislació laboral;
- recopilació i informació sobre el tema del personal;
- aprovació puntual de tots els processos de personal amb el departament de facturació o comptabilitat.
Un dels programes més populars i buscats actualment és el 1C amb la configuració de “Human Resource Management”.
Què fer si és impossible organitzar de forma independent els registres de personal pas a pas des de zero?
Si una empresa havia de fer front a un problema quan no és possible establir processos de personal de manera independent, no serà difícil resoldre aquesta situació. A aquests efectes, hi ha empreses que puguin prestar aquest servei.
Els especialistes de les empreses de consultoria faran una auditoria i desenvoluparan el paquet de documents necessari. En general, aquestes organitzacions estan cridades a resoldre aquests problemes:
- Trieu el sistema òptim de gestió de personal a l'empresa.
- Elaborar documents normatius interns.
- Elaborar instruccions i normes necessàries.
A més, aquests especialistes poden, si és necessari, liderar la creació d’un servei de gestió de personal i d’un departament de gestió de documents. En general, la implicació d’especialistes de tercers ajuda a la direcció a establir treballs en aquesta direcció. Això és molt útil per a l’empresa en general, especialment quan es crea.
Conclusió
Resumint aquest article, convé remarcar que la comptabilitat de personal i la gestió del personal són processos interrelacionats on la política de personal de l'empresa dependrà completament de la qualitat de l'organització del primer.
En cap cas s’ha de passar per alt els problemes de personal, perquè no només les activitats de l’organització depenen d’elles, sinó més sovint la sort dels empleats. Només hem d’imaginar quina indignació són aquelles persones que no poden rebre la seva merescuda jubilació ni cap altre pagament a causa d’una mala qualitat de l’exercici de les seves funcions per part d’un funcionari de personal.
Després d’haver plantejat la qüestió de com organitzar els registres de personal des de zero, es pot començar a implementar un programa per establir aquest procés a l’empresa. El més important és no descuidar les recomanacions del Codi del Treball, les decisions del Ministeri de Treball, Goskomstat, Rosarkhiv i altres departaments governamentals.
Un cop ajustats tots els processos de personal al seu interior, no els perdeu de vista. És important recordar que els treballadors que es dediquen als registres de personal han de ser enviats, almenys ocasionalment, a cursos d’administració de recursos humans, per millorar les seves competències. I també hauria de realitzar una auditoria rutinària dels processos comptables en l'àmbit del personal. Això ajudarà a mantenir el treball en aquesta direcció.