Un viatge de negocis és un viatge d’un subordinat per ordre del cap. En aquest viatge, l’empleat s’envia durant un període determinat per complir les ordres de treball en una altra instal·lació. Un viatge de negocis forma part de les tasques de l’empleat. Durant un viatge a la feina, totes les despeses són a càrrec de l'empresari. En arribar d’un viatge de negocis, el treballador es queda amb el seu lloc de treball i els seus beneficis anteriors.
La data d'inici d'un viatge de treball és la data del bitllet de sortida. La data de finalització del viatge és la data d’arribada indicada al bitllet. Des del 2015 s’han cancel·lat els certificats de viatge. Ara, en lloc dels certificats de viatge, podeu presentar bitllets de transport.
Assignació de viatges de negocis
Una tasca s'utilitza per dissenyar, registrar i informar sobre el rendiment d'una tasca. Aquesta tasca és designada pel cap de la unitat i aprovada i signada pel cap de l'empresa.
El subordinat, que va tornar d’un viatge de negocis, elabora un informe sobre la feina realitzada durant el període d’absència de l’empresa. L’informe s’acorda amb el cap del departament i es transfereix al departament de comptabilitat amb un informe anticipat i bitllets de transport.
Normativa sobre viatges de negocis
El Reglament sobre viatges de negocis és un document que inclou una descripció del procés de reemborsament dels empleats per despeses de viatge, habitatge i diari. Cada empresa ha de disposar d’una provisió per escrit sobre viatges de negocis, que indiqui clarament tots els matisos. Per regla general, en aquest document s’expressen les condicions següents:
- durada de l'estada en un viatge de negocis;
- el fet que un viatge de negocis un dia de descans s’ha de pagar a un preu especial;
- gastar fons de l'empresa;
- sortida i tornada un cap de setmana (segons l’article 153 del Codi del Treball, aquesta sortida i arribada s’han de pagar a la doble mida);
- viatge de negocis un dia (en aquesta situació, el dia no es paga, però el cost d’un taxi i equipatge està totalment cobert).
Tanmateix, la llei no obliga l’empresari a elaborar aquest document. Però, per descomptat, el document s'hauria d'elaborar en cas de comprovacions i malentesos entre la direcció i l'empleat.
Com es cobren les despeses de viatge?
Per determinar la quantitat de pagament, es té en compte el temps dedicat per l'empleat en un viatge de negocis. El dia del començament del càlcul és el dia de la sortida i el dia del final és el dia de l'arribada. Es calcula el nombre de dies que el viatger de negocis va tenir per treballar durant la feina permanent. El càlcul del viatge es realitza segons el salari mitjà. Un empleat pot rebre diverses bonificacions a criteri de la direcció per a determinats èxits o treballs realitzats de manera de gran qualitat.
El pagament de vacances i caps de setmana de doble mida només s'aplica a aquells empleats que, sota el contracte, no treballin aquests dies. Les actuacions del líder que no pagui vacances o caps de setmana quan el subordinat només vagi a la feina temporal seran il·lícites. Cal pagar el temps de viatge.
Per retornar diners a despeses, el viatger ha de presentar tots els xecs. Si no hi ha proves documentades de despeses, es procedirà a la meritació al cost mínim. La compensació de costos no suposa ingressos dels empleats, per tant no es tributa.
Puc rebutjar un viatge de negocis?
No tots els empleats tenen el desig d’anar a viatges de negocis.Com rebutjar un viatge de negocis? Aquesta pregunta és d’interès per a la majoria de la població russa que treballa.
Segons el contracte laboral, l’empleat està obligat a complir les seves funcions, ordres del cap i complir les normes de l’empresa. L’article cent seixanta-sis del Codi del Treball de la Federació Russa estableix que un viatge al treball és un viatge a un altre objecte de treball per ordre del cap. En conseqüència, l'empleat passa temporalment a un lloc de treball nou per ordre del cap. Per tant, un viatge de negocis no suposa un canvi de treball per un de nou, no canvia els termes d’un contracte de treball. Per llei, no es requereix el consentiment de l’empleat per viatjar per treballar a l’empresari.
Com rebutjar un viatge de negocis sense conseqüències negatives per a un treball posterior a l'empresa? La secció 166 de la llei del treball dóna a l'empresari tot el dret a enviar empleats en un viatge de negocis, tant a nivell nacional com a l'estranger. Però també hi ha excepcions a la llei. Aquestes excepcions s'apliquen a les categories d'empleats a qui s'apliqui el màxim nivell de garanties socials. En denegar un viatge de negocis poden escriure menors o persones amb responsabilitats familiars. Aquesta categoria de persones té el dret legal de rebutjar un viatge per qüestions laborals.
Però qualsevol empleat de l'empresa que tingui raons de justificació bones i justificades pot denegar-se. El cap té dret a cancel·lar el viatge, però per llei no està obligat a fer-ho.
Definició d’un viatge laboral sota el Codi del treball
Una denegació raonable de viatge de negocis és un incompliment directe de les tasques i de les comandes de treball. Segons els articles del Codi del Treball (TC) 192, 193, la violació de la disciplina laboral pot comportar l'acomiadament del lloc de treball.
És possible rebutjar un viatge de negocis a un subordinat que no hagi conclòs un contracte laboral? Les lleis del Codi del Treball s’apliquen als empleats que han contractat un contracte laboral amb l’empresari. Els treballadors que realitzen la seva tasca en virtut d’un contracte no estan obligats a viatjar de viatge de negocis. El motiu per denegar un viatge de negocis és un contracte laboral, que estableix clarament que un subordinat no hauria d’anar a viatges de negocis. Si no hi ha aquest registre, l’empleat ha de complir les condicions.
Com pot un empleat rebutjar un viatge de negocis?
Segons el Codi del treball, l’empresari ha d’obtenir el consentiment per escrit de l’empleat per a un viatge de treball. Això és necessari si parlem de la categoria d’empleats que tenen dret a negar-se o en els casos en què un viatge de negocis cau el cap de setmana. El Codi del Treball no preveu un viatge de negocis en un dia lliure, per tant, un subordinat té tot el dret de rebutjar-lo. Els documents separats que s’hagin d’emetre per obtenir el consentiment de l’empleat o rebutjar un viatge de negocis han de contenir la informació següent:
- explicació per escrit de la necessitat de viatjar;
- condicions laborals en una altra instal·lació;
- notificació a l’empleat sobre la possibilitat de rebutjar, per quines raons es pot realitzar;
- indemnització de treball de cap de setmana, pagament d’indemnització de viatge
Sobre la base del consentiment per escrit de l'empleat per viatjar, l'empresari pot elaborar una comanda de viatge de negocis, cessió oficial per a un viatge de negocis i altres documents. Si el subordinat no pot anar de viatge, haurà d’escriure una denegació escrita dirigida al cap de l’empresa. A aquesta declaració s’han d’adjuntar una declaració o documents que expliquin la negativa a complir la comanda.
Possibles motius per rebutjar un viatge de treball
Com rebutjar un viatge de negocis, quin ha de ser el motiu? Hi pot haver dos motius per rebutjar legalment un viatge:
- Segons la legislació establerta. La llei estableix qui i sobre quina base no es pot enviar en viatges de negocis.
- Per una bona raó.
Els motius legals inclouen:
- treball de cap de setmana;
- minoria d’un subordinat;
- embaràs
- assessorament mèdic;
- la presència de nens petits;
- la presència de familiars que necessiten una atenció constant.
Bona raó inclou:
- denegació d’un viatge de negocis per motius de salut;
- situacions d’emergència;
- necessitat de recepció urgent dels documents;
- denegació d’un viatge de negocis per motius familiars.
La falta de motius legítims no comporta conseqüències negatives. La resta de motius són directament considerats pel cap, després de la qual cosa es decideix si es considera respectuosa o no la situació.
Viatge de negocis a una altra ciutat: qui es pot negar?
No s’ha d’enviar a un empresari un viatge de negocis a aquelles categories d’empleats que estan exempts de viatges laborals segons la legislació vigent. Pel que fa a les persones que tenen tot el dret a no anar a una altra ciutat, cal discutir la possibilitat d’un viatge de negocis directament amb un empleat. El cap ha d’aconseguir un acord per escrit per al viatge de les següents categories de treballadors:
- monoparental amb un fill menor de cinc anys;
- dones amb fills menors de tres anys;
- pares d’un fill amb discapacitat;
- tutors dels menors d’edat;
- persones que cuiden familiars que necessiten una atenció constant;
- empleats inscrits com a candidats a les eleccions.
Si les categories anteriors de persones no coneixen els seus drets, la direcció està obligada a notificar-los la possibilitat de rebutjar un viatge de treball.
Rebuig de viatges de negocis a l'estranger
El procediment per processar un viatge de treball a un altre estat és bastant complicat. Un viatge de negocis a l'estranger inclou una compensació per:
- despeses de desplaçament (l’empresa ha de cobrir totalment el cost del transport);
- allotjament (inclou el pagament d’un hotel o el lloguer d’un apartament per allotjar-se);
- pagament de diems (compensació monetària de despeses);
- despeses per sol·licitar un visat (la direcció de la empresa fa que el pagament de la taxa estatal i la sol·licitud de visat);
- registre d’un passaport estranger (si cal).
Per diems per a un viatge de treball a l'estranger
El dia són els diners que s’emet a un empleat per despeses corrents. Els viatges i els allotjaments es paguen per separat. La mida del dia per al viatge la defineix la pròpia empresa, que envia el funcionari. Normalment, per dia a l'estranger es cobra per 2.500 rubles, ja que no estan subjectes a l'IRPF. Si l’import del viatge de negocis supera els 2.500 rubles, es retindrà l’impost sobre la renda. Una vegada que un empleat hagi passat la frontera, la direcció hauria de començar a pagar un subsidi.
Documents de tramitació d’un viatge de treball a l’estranger
La preparació dels documents comença per l'ordre de l'empresari. La comanda indica clarament la durada de l'estada, la destinació a l'estranger i els detalls de la persona que realitza la comanda. A la comanda s’adjunta un informe anticipat i una tasca de missió. Després, una informació de la pàgina del passaport amb segells de pas de frontera s’adjunta a l’informe de despeses.
Si a un empleat se li donava diners en rubles en despeses, a l'arribada a un altre país està obligat a canviar-los per dòlars. En tornar, també ha d’elaborar un informe anticipat, adjuntar-li tots els documents que confirmen els costos i elaborar un informe sobre la feina feta. La quantitat restant s’ha de retornar al departament de comptabilitat de l’empresa. Això s'aplica a monedes nacionals i estrangeres.
Es poden acomiadar si rebutgen un viatge de treball?
El líder no té motius per acomiadar el seu subordinat, ja que rebutjar un viatge de negocis només és una violació de la disciplina. El motiu de l’acomiadament i la rescissió del contracte pot ser l’acció disciplinària (article del Codi del treball 192). El rebuig per part d'un empresari pot ser considerat com un absentisme i, després, pot ser acomiadat segons el paràgraf sis, primera part de l'article 81.
Per acomiadar un empleat basat en accions disciplinàries, l'empresari haurà d'aportar proves.Al mateix temps, cal demostrar no només que l’empleat violava la disciplina a l’empresa, sinó també la gravetat d’aquest acte i circumstàncies. També caldrà demostrar l’actitud negligent del subordinat a treballar.
Novetats en la normativa de viatges de negocis del 2017 a la Federació Russa
A partir del 2017, cal pagar una prima d’assegurança per excés de quota diària. En aquest cas, la llei de la Federació Russa preveu els estàndards anteriors per dia. Per tant, dos mil i mig rubles es destinen diàriament a viatges a l'estranger, set-cents rubles per a viatges de negocis al país.