El manteniment de la documentació en efectiu quan es treballa amb efectiu és un requisit obligatori per a les persones jurídiques i els empresaris privats. El llibre de caixa és un document de comptabilitat consolidat que registra el moviment de diners a la caixa de l'empresa. Dins d'una petita empresa, s'inicia en una còpia. Considerem amb més detall les funcions de manteniment i emmagatzematge del document. En particular, com enganxar un llibre de caixa en un any.
Per a què serveix un document?
S'emet un llibre de caixa per a totes les persones amb caixa registradora. Aquest requisit s'aplica als empresaris individuals, inclosos els que treballen en el sistema impositiu simplificat. El formulari KO-04 va ser aprovat el 1998 pel Decret del Comitè Estadístic d'Estat de la Federació Russa. Es permet el formulari en paper i la llibreta electrònica; es pot conservar el formulari de versió electrònica en Word i Excel amb la protecció obligatòria contra l'accés no autoritzat. El caixer (l'operador) el porta a terme, però el comptable principal exerceix un control sobre la correcció del farcit. Les autoritats reguladores han verificat de forma sistemàtica la correcció de la conducta.
A les grans empreses, cal mantenir un llibre de caixa en cada unitat, sempre que cadascuna d’elles aparegui en un balanç independent. Una unitat té una còpia del document. Es proporcionen còpies del llibre i els originals dels documents primaris a l’oficina principal (societat gestora). La informació sobre els diners restants es té en compte a l’hora d’elaborar el balanç i informar sobre l’empresa en general. A continuació, penseu com podeu enganxar un llibre de caixa en un any.
El procediment per processar un document escrit
La versió en paper és un fulletó A4 que s’imprimeix en una impressora o en una impremta i es conserva en manuscrit. Els fulls estan numerats i clavats. Ha d’ajustar-se a la forma de KO-04. Cal saber enganxar un llibre de caixa en un any. El procés de numeració i manteniment del format electrònic i en paper es diferencia de la versió clàssica emprada en el treball d’oficina.
Important! Les pàgines estan numerades i es copia el número per duplicat. La primera pàgina és l’original, la segona és una còpia. Una còpia s'emplena amb paper de carboni i es trasllada al departament de comptabilitat per informar-ne. Per tal de separar la segona pàgina, es proporciona una línia de tall.
És més convenient executar el firmware a la part inferior de la pàgina. Les vores del fil es mostren a la part posterior de l’últim full, subjectades amb un nus, segell de paper i segell. El segell es col·loca de manera que captura parcialment la pàgina del llibre i el segell. A prop, indiqueu el nombre de pàgines, poseu la signatura del responsable o comptable principal.
El procediment d’expedició d’una versió electrònica
Quan es registra un format electrònic per a un llibre de caixa, el formulari està dividit condicionalment en dues parts per una línia que separa pàgines parelles i parelles. Un tall d'un full imprès es realitza horitzontalment al llarg d'una línia determinada. La part superior de la pàgina és l'original, la part inferior està separada per a la seva transmissió al departament de comptabilitat per als informes.
Important! El document es manté diàriament, excepte en les situacions en què no es van realitzar assentaments. El caixer al començament i al final del dia fa informació sobre el saldo al taulell de caixa. Aquesta és una entrada obligatòria.
Penseu en com podeu organitzar un llibre de caixa per a l'any. L'operador fa notes sobre la circulació de fons al document a mesura que es realitzen les transaccions financeres. Assegureu-vos d'omplir informació per a cada garantia de efectiu entrant i sortint. Al final del torn, l’import total de la despesa, els ingressos són obligatoris;Els documents primaris s’adjunten a una còpia tallada del llibre i transferits a la comptabilitat. El comptable certifica la pàgina original i la seva còpia amb la seva pròpia signatura.
El disseny de la portada. Nuances
La pàgina de títol del llibre d'efectiu s'omple d'acord amb el formulari unificat KO-4. Conté el nom complet de l'empresa, unitat estructural i OKPO. Els empresaris privats indiquen el nom complet, si no el nom de l’empresa. Cal indicar en quin període (mesos i any) s’inicia el document.
Primer full: característiques de la transferència de la resta de diners
Abans de cosir un llibre de caixa durant un any, heu de conèixer les subtileses del seu farciment. A la part superior de la pàgina escriviu la data, indicant el dia, mes i any actuals. Al començament del dia, assegureu-vos que indiqueu la quantitat de saldo en efectiu. Es revisa del saldo prescrit al final del dia anterior. Si s’obre un llibre nou, la resta es trau del precursor. A la primera pàgina, emplenada el primer dia de l'any natural, registreu els saldos d'efectiu calculats al final de l'últim dia de l'any passat.
Emplenament del formulari de full de llibre
Les columnes 1-5 s'omplen dels formularis RKO i PKO. A la cel·la "Número de document" prescriu el número actual de la comanda registrada. La columna 3 ha d’indicar el nom complet el destinatari o la persona que ha lliurat els diners. El número de compte corresponent només es requereix per a persones jurídiques, els empresaris individuals posen un guió a la casella o el deixen en blanc. Les quantitats de consum / ingressos s’indiquen en números, prescrivint un cèntim. A la línia de transferència, els imports d’ingressos i despeses es torcen per separat. Les columnes i línies que no s’omplen s’han de marcar amb un guionet en forma de la lletra Z.
Com calcular l’import residual a taquilla?
Els saldos al final del dia es calculen mitjançant la fórmula: a la balança de diners al principi del dia, s’afegeix la quantitat d’ingressos i se’n resta la despesa. A la sala de comptes, tingueu en compte tots els fons rebuts a la caixa. Si el saldo al final del canvi va deixar els diners destinats a l’emissió de sous, beques i altres beneficis socials, s’indica a continuació sota la quantitat forfetària. El càlcul permet identificar excessos i mancances. Com enganxar un llibre en efectiu en un any, considereu a continuació.
Els matisos de manteniment d’un document
El responsable de l'emissió i la recepció de diners pot ser qualsevol empleat designat pel cap de l'empresa mitjançant l'emissió d'una comanda adequada. En empreses amb un nombre reduït d'empleats, un directiu pot realitzar un llibre de caixa amb les seves pròpies mans. La base per fer entrades al document són les transaccions comercials, que es reflecteixen en les ordres de crèdit i dèbit. La comptabilitat es realitza el dia de la liquidació. Si durant el dia no hi va haver cap moviment de diners, aquest dia no es reflecteix al llibre.
Podeu fer ajustos al document. Els canvis es registren amb un desglossament i la data de correcció. La informació està certificada per la persona que ha fet l’ajust. Després de conciliar les entrades al final del dia amb la quantitat d’efectiu, la informació es verifica mitjançant les signatures de l’operador i el comptable principal. Molts estan interessats en quants anys conserveu un llibre de caixa. La resposta és senzilla. Es conserva a l'empresa durant un mínim de 5 anys. L’absència d’un llibre d’efectiu i el seu manteniment en violació de la llei és punible amb multes de 40 a 50 mil rubles per a les empreses i de 4-5 mil rubles per al responsable responsable del manteniment del document.
Com llampar un document al final de l'any?
El llibre estàndard té 50-100 fulls. En les grans empreses, on es realitzen activitats operatives, pot ser que les pàgines no siguin prou En una situació així, inicien un nou document que continua l'antic. Indica el període de temps durant el qual es realitza. La versió de paper, que s'emplena manualment, s'encén abans del primer farcit.
Les còpies dels documents per a la comptabilitat són un conjunt de caixes registradores i caixa registradora emeses en un dia, fulls del llibre, emplenats en una còpia de carboni amb la signatura original dels funcionaris.El comptable principal verifica els registres amb els formularis de comanda i l’import de la documentació primària transferida s’indica a la llibreta de caixa. Aquest registre és un rebut de la recepció de la documentació principal del caixer. Totes les operacions del llibre es registren en forma de publicacions als comptes de comptabilitat corresponents.
Important! A més de les comandes, tota la documentació principal s’arxiva amb una còpia. Inclou els rebuts, apoderament, pagaments anticipats, extrets de comandes i altres documents relacionats amb el moviment de diners a la caixa.
La versió electrònica es manté en un ordinador de manera diferent. Per fer-ho, utilitzeu programari especial. Quan formeu publicacions a la caixa, es crea automàticament un formulari. Però és important esbrinar alguna cosa més. Com es lliga el llibre de caixa al final de l'any? Es pot imprimir al final del dia i executar-se per duplicat de la mateixa manera que la versió en paper. Guardeu la versió impresa a la caixa de l'empresa.
Al final de l'any, els fulls originals s'inclouen en un sol llibre i les còpies es transfereixen diàriament a la contractació de llibres. Si teniu una gestió electrònica de documents, una impressió és opcional. Les pàgines electròniques estan signades mitjançant la signatura digital del caixer i el comptable principal. Cal proporcionar protecció contra canvis després de signar el llibre i accés no autoritzat. Cal recordar que si hi ha inexactituds als comptes, el llibre de caixa és un document que mostra la imatge general del flux de caixa i que confirma la legitimitat de les operacions.
