Molt sovint a la televisió, als mitjans de comunicació, als recursos d’Internet i a les converses de la població, es pot trobar una expressió com “comptabilitat negra”. No és fàcil que algunes persones que, per diverses raons, estiguin lluny de les categories legals i econòmiques, entenguin l’essència d’aquest concepte.
Intentem esbrinar quin és el significat d’aquesta frase i quina és la vida real.
Què és la comptabilitat negra?
Les empreses poden tenir diverses formes de propietat. Mil persones treballen per a alguns, i només cinc per a d’altres. Tot i això, realitzen qualsevol activitat, només en diferents àmbits i volums.
La comptabilitat de totes les transaccions comercials il·legals, l'objectiu final de les quals és ocultar ingressos de l'estat i els impostos inferiors, és la comptabilitat negra. No importa si ho és salari "als sobres", l’ús d’actius fixos no registrats, la compra de mercaderies sense documents, la prestació de serveis sense tancar-los amb valors apropiats, d’una manera o altra, els esquemes d’ombra afectaran totes les àrees de comptabilitat de l’empresa. 
Qualsevol d'aquestes accions, almenys parcials, tot i que complexes, es considera que és la comptabilitat negra en l'empresa.
La diferència entre la comptabilitat en blanc i negre
Comprendre la diferència entre la comptabilitat convencional i la il·legal és fàcil. La comptabilitat normal implica una correspondència completa entre transaccions (negociació, arrendament, prestació de serveis, etc.), la seva reflexió en els documents primaris de l'empresa, resumint-les periòdicament i mostrant-les als informes rellevants, així com la presentació de documents i declaracions rellevants al servei tributari. I, per descomptat, el pagament puntual dels imports deguts al pressupost. 
La comptabilitat il·legal pel mètode de les operacions no és gaire diferent del blanc. Tota la diferència és que la comptabilitat blanca i negra es realitza amb objectius completament oposats. El resultat final d’aquest últim és l’ocultació dels ingressos reals de l’empresa i l’abonament dels impostos a l’estat. És a dir, la comptabilitat negra no es reflecteix en cap informe oficial. Així, a l'Estat es poden amagar quantitats de diners força importants, cosa que suposa una greu violació de la llei.
Qui lidera?
En diverses empreses, la comptabilitat il·legal es lliura de diferents maneres. Naturalment, no hi ha documents normatius que regulin la seva conducta, perquè la comptabilitat de llibres negres és legalment il·legal. Com conservar aquests registres a l'empresa, decideix el propietari.
Alguns executius ho fan presencialment escrivint notes en llibretes o en quaderns. Aquesta conducta es practica en empreses on la facturació és molt petita i hi ha poca gent.
En les empreses més grans, aquest treball es delega al comptable principal, que, paral·lelament a la comptabilitat blanca, també s’ocupa del negre. 
En empreses realment grans, això ho fa generalment una persona. Molt sovint es tracta d’un tipus de representant autoritzat d’una administració o parent.
Lloc de referència
Es recopilen i emmagatzemen, de nou, dades sobre transaccions il·legals, depenent de qui les realitzi i quins són els volums de les transaccions.
Si el director fa això, tot pot passar just al seu despatx.
Quan el comptable principal guarda registres en paral·lel i blanc i negre, totes les operacions i les dades que les confirmen són al seu despatx. 
Si el volum d’activitat il·legal és gran i la comptabilitat negra és la diòcesi d’un empleat individual, aleshores, tot sovint, es troba en una oficina separada, de vegades amb molta cura disfressada d’alguna mena de safareig. Altres empleats de l'empresa poden ni tan sols adonar-se que l'empresa té el doble compte.
Característiques de la comptabilitat automatitzada
Bàsicament, la comptabilitat negra en una empresa no es limita només als registres en paper. També s’utilitza un sistema de comptabilitat automatitzat de manera molt eficient.
Per exemple, en un programa especial 1C, la comptabilitat negra està dirigida per moltes empreses amb èxit. Els comptables i programadors ofereixen diverses opcions que pensen que podran enganyar els auditors i ocultar la presència de comptabilitat il·legal a l’empresa. Per a molts, això és de moment amb èxit.
Alguns creen una empresa virtual independent en la configuració i realitzen totes les operacions il·legals. D’altres mantenen una base paral·lela, que s’emmagatzema en suports extraïbles, amb l’esperança que, quan apareguin els inspectors a l’oficina, puguin treure ràpidament el disc extraïble amb el programa i ocultar-lo. Hi ha moltes opcions. Tanmateix, totes elles són tard o d’hora revelades per funcionaris de la llei.
Per què necessita la comptabilitat negra?
Per què necessitem aquests trucs? Per què les persones de manera conscient cometen aquests delictes i encara les enregistren als mitjans? No és més fàcil mantenir la comptabilitat blanca i dormir tranquil? O no emmagatzemar cap informació que es pugui detectar?
Les respostes a aquestes preguntes són senzilles. Per descomptat, és més fàcil i correcte fer tot segons la llei. Tanmateix, per a molts, predomina l’avarícia banal davant la por a un delicte. El propietari del negoci vol retenir els seus ingressos de l'Estat per no pagar impostos al pressupost. Tot i això, no confia en cap dels seus subordinats. Per tant, heu de registrar totes les operacions per no confondre’s.
La situació és encara pitjor si l’empresa compta amb diversos cofundadors. Tots ells poden sospitar-se mutuament del frau i del desig d’efectuar diners a compte d’altres socis, però encara no volen pagar impostos íntegrament. Per tant, han de controlar, inclosos els uns als altres, tenir una persona que realitzi la comptabilitat negra.
Responsabilitat
No obstant això, molt sovint, perseguint els seus interessos mercantils i perseguint cada cop més diners, els empresaris i els líders empresarials obliden: retenir de l’Estat la condició financera real de l’empresa: això és el que és realment la comptabilitat negra. La responsabilitat d’això és molt gran. I no només és administratiu, sinó també penal. Els càstigs poden ser administrats en forma de:
- multes;
- detencions;
- empresonament;
- restriccions per mantenir una determinada posició;
- prohibició de qualsevol activitat.
Si es demostra la col·lusió d’un grup de persones, les conseqüències seran més deplorables, ja que es tracta d’una circumstància agreujant. I no s’ha d’oblidar de la ruïna reputació de l’empresa i del rebuig de molts clients a treballar després amb ella (fins i tot si resulta salvar l’empresa i sortir amb una multa).
La bona notícia és que en els darrers anys hi ha hagut un augment de la tendència a dur a terme una comptabilitat exclusivament transparent a l’empresa i els esquemes d’ombra il·legals esdevenen restes del passat i només rebel·len bons especialistes i possibles socis comercials de la cooperació.
