La tramesa d’un cotxe de viatgers (formulari núm. 3) és necessària a l’hora de planificar, organitzar, comptabilitzar i gestionar el transport. Els tràmits es realitzen d’acord amb les instruccions que regulen el càlcul del transport. Altres títols primaris inclouen un diari, que registra el moviment de correus, així com enviament.
Documents obligatoris
Quan es treballa en un cotxe de passatgers, un conductor que formi part del personal de l'organització ha de tenir:
- Un certificat per al dret de gestionar el producte amb la categoria adequada o un permís temporal.
- Documents de registre del transport i del remolc (si es disposa).
- Venda d'un cotxe.
- Nota d’enviament de càrrega.
- Permís especial per al transport de mercaderies perilloses o voluminoses.
Venda d'un cotxe. Omple de mostra
La responsabilitat de la correcta execució del document recau en el cap de l’organització, així com en les persones implicades en el procés d’entrada de dades en paper i responsables de l’operació del transport. El conductor no omple la fitxa del cotxe. Al rebre (abans de la sortida) i al lliurament (a la tornada), posa la seva firma. Abans de lliurar el paper al conductor, una persona autoritzada o despatxador introdueix la informació necessària a la passarel·la del passatger. El formulari conté línies que indiquen:
- una data (any, mes, dia) corresponent a la que figura al registre;
- horaris laborals (viatge comercial, dies laborables, horari diari o acumulatiu, vacances o cap de setmana, hores extraordinàries, etc.);
- marca i tipus de producte, el seu estat i número de garatge.
Si hi ha un semiremolc o un remolc, la informació s'introdueix a la secció corresponent. La línia "Escorta" indica informació sobre les persones que participen en el transport. La secció "Funcionament del vehicle i del conductor" conté informació sobre l'hora (hores i minuts) de sortida i retorn del vehicle. A la secció "Tasca" de la columna "A disposició del qual" d'acord amb l'aplicació, s'introdueix el nom del client. La línia "Hora d'arribada" reflecteix l'hora (hores i minuts) en què el transport va arribar a la destinació.
La fitxa d’un cotxe de passatgers també conté informació sobre el combustible. Aquesta informació està indicada a la part frontal del document. Aquí, per escrit, la persona autoritzada introdueix informació sobre la quantitat de combustible necessària per completar la tasca en virtut del contracte. En aquest cas, es té en compte el combustible restant del dia feiner anterior. Si el traçat del transport del carro es redacta correctament, la persona autoritzada posa la seva signatura a la línia corresponent. De manera que el despatxador confirma la correcció del document.
Sortida del garatge
Immediatament abans d’enviar el transport, un mecànic (tècnic de combustible i lubricant) omple les deixalles del cotxe de passatgers a les columnes adequades. Aquesta persona autoritzada introduirà informació a les línies de la secció Moviment de combustible. Aquí introdueix informació sobre la quantitat de combustible emès, els números i la sèrie de cupons. La corresponsabilitat de la informació a la realitat està certificada pel mecànic amb signatura pròpia.
Informació d'inspecció prèvia al vol
La fitxa d’un cotxe de passatgers conté informació sobre l’estat de salut del conductor. El personal sanitari de l'organització s'inscriu al document. A partir de la inspecció prèvia al viatge, es conclou sobre l'accés del conductor a la gestió del transport i la tasca.En cas d’estat de salut insatisfactori, el cotxe queda cancel·lat.
Sortida del punt de control
Tot just abans de sortir del territori de l’organització, el mecànic del punt de control entra al velocímetre a la passarel·la del cotxe de viatgers. Estan indicats a la columna 4 de la secció "Funcionament del vehicle i del conductor". Aquesta informació també la pot introduir el mecànic del departament de control de qualitat.
A més del velocímetre, la persona autoritzada anota el temps real en què el vehicle va sortir del territori a la passera del cotxe. A la secció "Moviment del combustible", a la columna "Resta al moment de l'enviament", s'introdueix informació sobre la quantitat de combustible al dipòsit.
La transferència del vehicle al conductor en bon estat, així com el compliment de la informació amb la realitat, s’ha d’acreditar amb la signatura del mecànic. El conductor, respectivament, també marca signes a totes les línies emplenades. Així doncs, confirma l’acceptació del cotxe en bon estat, així com la recepció d’una tasca de treball.
Informació sobre el trànsit a la línia
La introducció d’aquesta informació es realitza en una seqüència determinada. La línia "Hora d'arribada" reflecteix les hores i els minuts en què el conductor va lliurar la factura al client. Aquesta última firma en el document, que certifica l'arribada del transport. Les columnes "A la sortida" i "A l'arribada" contenen el velocímetre en el moment en què el conductor va entrar al territori del client i el va deixar. La columna "Marques especials" conté informació que no es proporciona al formulari del document. S'inclouen, en particular, notes dels clients sobre falles, empleats del servei de carretera, etc.
Devolució del transport al garatge
Després de completar l’assignació, el full de ruta s’emet en la seqüència de sortida inversa. La primera marca es realitza al punt de control. El mecànic o una altra persona autoritzada de la columna "Treball del cotxe i conductor" fa informació sobre l'hora real de devolució de fons al territori de l'organització.
Juntament amb això, s’omple una línia que conté el velocímetre i les dades sobre el combustible restant. El tècnic de combustible omple la línia "Lliurat", introduint la resta al dipòsit allà després del fet. La correcció de la informació es confirma amb la signatura de la persona autoritzada.
El mecànic de la caixa de canvis agafa el cotxe del conductor. A la línia "Acceptada", la persona autoritzada signa l'acceptació dels fons en bon estat (o defectuós). A la columna "Passat", el conductor indica, que confirma la devolució del transport. La tramesa del cotxe es lliura al despatxador. Al seu torn, posa una signatura a la línia corresponent del document i realitza el seu registre al diari comptable.
Informació addicional
Com a regla general, es lliura al conductor un rebut de sortida durant 1 dia laborable. En aquest cas, s’ha de lliurar un document del dia anterior. En el cas del transport interurbà, la tramitació es realitza durant un període més llarg. En alguns casos, una organització pot utilitzar la passarel·la d'un cotxe de passatgers durant un mes. Aquest document s'ha d'aprovar d'acord amb les polítiques de comptabilitat de l'empresa.
Descarregueu el formulari 3 del cotxe de viatgers Waybill
