Quan entra en un lloc de treball, un nou empleat proporciona a l’empresari una enorme quantitat d’informació personal. Això es deu en part a les necessitats de producció. Independentment de la naturalesa de les dades facilitades, s’han d’emmagatzemar i protegir adequadament. Si això no succeeix i es divulga la informació personal dels empleats, se’ls infligirà danys importants als empleats (tant a la seva dignitat com a la seguretat personal). Per tant, és important considerar el concepte de "dades personals" amb més detall. Què s’aplica a ells? Com s’han d’emmagatzemar? Quins són els mètodes per protegir les dades personals? Qui regula el procés d’emmagatzematge i processament? Les respostes a aquestes i algunes altres preguntes es proporcionaran directament en aquest article. Tingueu la precaució possible.
Llei de dades personals
Una varietat de normes proporcionen definicions diferents del concepte de "dades personals d'un empleat". Per entendre què s’entén exactament, és necessari correlacionar les seves diverses posicions. La seva base legislativa és la llei "sobre dades personals" i una sèrie de normes contingudes a la Constitució de la Federació Russa.
I doncs, què passa amb la informació que es recull als empleats de l'empresa? Aquests empleats esdevenen subjectes de dades personals. Aquest tipus d’informació inclou les dades següents: nom complet, dades de naixement, estat civil, lloc de residència, estat social, informació sobre els ingressos actuals, dades d’educació, etc.
Aquestes dades fan referència al tipus d’informació d’accés limitat, ja que està legalment confirmat que ningú no es pot interferir en la seva vida personal. Això també s'aplica a les dades personals.
Aquesta informació és necessària per tal d’identificar eficaçment el ciutadà. I si parlem d’un empleat, les dades personals ens proporcionen informació sobre ell com a professional en un determinat camp d’activitat. Per tant, és lògic que només la informació personal correspongui a la informació personal de l’empleat, que estigui relacionada amb el seu potencial professional i les particularitats per complir les seves funcions laborals.
La Constitució de la Federació Russa garanteix als ciutadans la confidencialitat de la seva vida personal. I la informació personal està directament relacionada amb aquesta. Això ho determina el corresponent Decret del president de la Federació Russa, que confirma el caràcter confidencial d’aquest tipus d’informació i reforça la manca d’accés a la ciutadania.
Al mateix temps, el Codi del Treball de la Federació Russa proporciona una definició bastant estreta del concepte a considerar. Afirma que les dades personals de l'empleat són informació necessària per al seu gestor en relació amb l'exercici de les seves funcions professionals directes i que es relaciona exclusivament amb un determinat empleat.
Processament de dades personals
Per què necessito processar i emmagatzemar dades personals? Són necessaris per implementar adequadament l’activitat laboral de l’empresa.
Els objectius del seu processament són els següents:
- el fet de l’ocupació;
- base per a l’avanç professional;
- fer pagaments salarials;
- seguiment de la implementació del treball.
Hi ha diversos mètodes per protegir la informació personal. Els treballadors tenen tot el dret de saber com s’emmagatzemen i s’utilitzen les seves dades personals. És responsabilitat dels directius familiaritzar els empleats amb aquesta informació. Els empleats confirmen el fet de la notificació amb una signatura personal.
Tipus de dades personals
El tipus de informació personal sobre els empleats s'ha de recopilar està determinat pel Codi del Treball, la Constitució de la Federació Russa i una sèrie de lleis federals. Per tant, dos tipus de documents són necessaris. El primer és treballs relacionats amb la presentació d’un contracte de treball. El segon és la documentació sol·licitada o recopilada directament per l'empresari.
Així doncs, les dades personals es classifiquen segons els criteris següents:
Grau d'accés
- Disponible públicament. Disponible per a un ampli ventall de persones.
- Confidencial. Disponible només per a aquells que l'empleat va permetre.
Direcció
- Especial. Vida personal, antecedents penals, creences religioses, creences polítiques.
- Ordinària. Tot allò que no s’aplica a dades especials.
Contingut
- Biometria. Caracteritzar la fisiologia.
- No biomètric. Dades que no són biomètriques.
Tipus de dades personals
En quins tipus de dades personals es divideixen? Què s’aplica a ells?
És important comprendre que tota la informació que s'emmagatzema a l'empresa sobre un determinat empleat es pot veure des de dos punts de vista diferents.
- Dades sobre l’estat civil i la família de l’empleat (els seus membres individuals), a saber: la presència de persones en situació de dependència, la presència de fills, la seva edat i nombre, l’estat de salut.
- Informació sobre un empleat concret, a saber: nom complet (passaport), professió, estat de salut, així com qualsevol circumstància especial.
El cap de l'empresa està obligat a formular un acte regulador d'importància local, que consideri el procediment que determina l'emmagatzematge de dades personals. Es pot presentar de diferents formes. Per exemple, pot ser el Reglament de dades personals.
Per tant, tractarem un dels matisos amb més detall. Dades personals: què s’aplica a ells? Informació continguda en fitxers personals. Es tracta dels següents:
- detalls del passaport (lloc i any de naixement, etc.);
- còpia del diploma;
- còpia de documents que confirmin la presència d’habilitats i coneixements especials;
- còpia dels documents de l’assegurança de pensions estatals;
- altres documents.
Per tant, per resumir, què significa el concepte de dades personals? Què s’aplica a ells? Es tracta d’informació personal sobre l’empleat que necessita l’empresari per tal d’utilitzar de manera més efectiva el potencial i les habilitats de l’empleat. Aquest últim, per descomptat, ha de donar el seu consentiment per al tractament de dades personals. Si es compleixen tots els tràmits, la informació es mantindrà el més segura possible.
Responsabilitat de divulgació
És important tenir en compte que la 152 Llei federal "sobre protecció de dades personals" només preveu la responsabilitat administrativa de l'empresa per a la divulgació de dades personals d'un empleat. Això significa que si una organització no és capaç de garantir als empleats la protecció absoluta de la seva informació personal, només hi espera una multa. A més, la quantitat de càstigs monetaris per emmagatzematge indegut de dades personals és absolutament ridícula. En general, oscil·len entre cinc i deu mil rubles. Per descomptat, aquest és el cas només dels pagaments únics. Per regla general, a les empreses on hi ha aquests problemes, les infraccions són múltiples, cosa que significa que la quantitat de la multa augmenta significativament.
Tanmateix, els costos en efectiu estan lluny de la conseqüència més important del fet que l’ús de dades personals es produeixi d’una manera equivocada. Això afecta molt la reputació de l'empresa. Al cap i a la fi, quan els empleats donen el seu consentiment per al tractament de dades personals, esperen que es garanteixi la seva seguretat. Si resulta contrari, aquest personal es nega a tractar-se amb una empresa d’aquest tipus.L’empresa perd la capacitat de contractar professionals.
Com Roskomnadzor comprova la protecció de dades personals
En aquest cas, ens interessa 152 Llei Federal "Sobre la protecció de dades de caràcter personal". És ell qui és la base legislativa per a l'aplicació d'aquesta funció.
Normalment, Roskomnadzor comprova tres àrees principals de l'esfera en consideració:
- Els mitjans de comunicació.
- Comunicació
- Protecció de dades personals
El Reglament de dades personals recomana que Roskomnadzor realitzi aquests controls almenys tres vegades a l'any. Aquesta regla s'aplica a les inspeccions programades. Es produeixen no programats segons sigui necessari. Quina podria ser la raó d’això? Per exemple, si s’ha fet una auditoria prevista des de fa temps. O si us heu d’assegurar que s’han tingut en compte els comentaris anteriors i s’han fet els canvis necessaris.
Normes per a l’emmagatzematge de dades personals
Cada empresa ha d’haver desenvolupat regles especials que regulen com s’emmagatzemen i s’utilitzen les dades personals dels empleats. Hi ha diverses opcions per executar exactament el document descrit. Es pot tractar d'una disposició separada o d'una secció inclosa en les Normes internes locals. Cada empleat té dret a participar en el desenvolupament i implementació de mesures de protecció de dades personals. És per això que tots els empleats han de conèixer amb deteniment el document descrit.
Serà necessari recopilar una llista de dades personals i una llista d’empleats, així com crear una plantilla de documents. Ha de ser signat per tothom que treballi a l'empresa.
Emmagatzematge físic
Hi ha diverses maneres d’emmagatzemar dades. Alguns no estan disposats a canviar a arxius electrònics, cosa que significa que prefereixen fer negocis de la manera tradicional (és a dir, en paper). L’essència del mètode és emmagatzemar totes les dades sobre els empleats, els seus documents personals i còpies en una carpeta literal anomenada arxiu personal.
Quins avantatges té aquest tipus de registre de registres personals? Entre elles es troben les següents:
- tota la informació és fàcil de trobar, ja que es troba en un sol lloc;
- les dades es poden sistematitzar fàcilment;
- la cerca d'informació requereix el menor temps possible.
Tot i això, aquest mètode presenta alguns desavantatges. Per exemple, el següent:
- la disponibilitat de recursos addicionals per a emmagatzematge, com ara habitacions especials, equipament, caixa forta, etc.
- la complexitat del procés;
- Competències especials necessàries per a la documentació en paper.
De vegades, els departaments de recursos humans prefereixen emmagatzemar informació sobre un empleat per separat (en diferents carpetes temàtiques). Així, tots els contractes laborals, qüestionaris i altres documents per a tots els empleats s’emmagatzemen per separat. Estan numerades per obtenir una cerca més còmoda. Aquest mètode és menys intensiu en treball que el descrit anteriorment i no requereix cap habilitat especial per part d’un empleat del departament de personal.
No obstant això, no està exempta de defectes. Entre elles es troben les següents:
- es necessita una gran quantitat de temps per trobar les dades necessàries sobre un determinat empleat;
- el risc de fuites d’informació confidencial s’incrementa significativament.
Emmagatzematge electrònic
En aquest cas, els departaments de recursos humans prefereixen utilitzar bases de dades electròniques i diversos sistemes d’informació. Sovint això garanteix la seguretat de les dades personals.
Quins avantatges té aquest tipus d’emmagatzematge d’informació? A continuació s’enumeren les principals:
- no cal tenir un gran arxiu;
- estalvi d'espai significatiu;
- no hi ha restriccions a la vida útil;
- És convenient processar dades personals i no es triga gaire temps;
- l’accés no autoritzat a les dades està pràcticament exclòs;
- no calen recursos addicionals.
Hi ha, per descomptat, alguns menys. Per exemple, el següent:
- la necessitat de fer una còpia de seguretat de tota la base de dades;
- necessita un especialista que administri el sistema d’informació;
- seran necessàries despeses per a equips i programes especialment dissenyats;
- Un empleat que processi dades personals ha de ser extremadament competent.
Quins mètodes s’utilitzen per protegir de manera eficaç la informació personal dels empleats?
- Fes que els locals en què es processin les dades personals estiguin completament tancats a altres empleats.
- Els empleats han d'obtenir un permís especial per rebre qualsevol informació.
- L’emmagatzematge de dades s’ha d’organitzar clarament.
Tenint en compte la presència de desavantatges i avantatges de cadascun dels mètodes, per regla general, els empresaris els combinen. No importa quin mètode d’emmagatzemar informació s’utilitzi, l’empresari, d’una manera o altra, ha d’obtenir el consentiment de l’empleat per processar la seva informació personal.
Conclusió
Dades personals: informació confidencial que pot recopilar l’empresari per tal d’identificar la identitat de l’empleat, així com per determinar el nivell de qualificació de l’empleat i el seu potencial professional. Hi ha diverses maneres d’emmagatzemar i processar informació personal (es pot gravar en suport paper o electrònic, segons les preferències del departament de personal i les capacitats de l’empresa). La protecció de dades personals hauria de ser la primera prioritat del departament pertinent, ja que aquest és el dret de l’empleat, que li està garantit per la Constitució de la Federació Russa. És important conèixer bé els vostres drets per tal de poder protegir-vos en una situació controvertida.