Els fulls directius són presentats per la documentació comptable principal, que ha de ser compilada per cada empresari o gestor de l'empresa, si les activitats de la companyia estan relacionades amb l'ús de cotxes. Si l'empresa és la propietària del cotxe, són els indicadors que confirmen la possibilitat d'utilitzar el vehicle en el procés de fer negocis. Si el cotxe pertany al empleat, els fulls us permeten determinar la quantitat òptima de compensació per utilitzar el cotxe amb finalitats oficials. L'ompliment de la tramesa és un procés important, ja que no es poden cometre errors greus durant el procediment. El procés el duen a terme els funcionaris de la companyia.
El concepte i la necessitat de correus
Són els documents principals que confirmen l’ús de la màquina per a l’empresa. Contenen informació important sobre el vehicle directe, el conductor i l'empresa. Aquests documents poden ser consultats per la inspecció de treball, inspectors d’impostos o policia de trànsit, per la qual cosa els funcionaris de l’empresa han de tenir en compte les normes d’emplenament de fulls de viatge. Ajudaran a evitar diverses violacions i errors.
Si els inspectors troben alguna informació i errors inexactes, aquesta serà la base per a la imposició de grans multes.
Per què s’utilitza?
L’ompliment de la tramesa és realitzat per cada organització, que d’una manera o altra s’associa a la necessitat d’utilitzar vehicles. Mitjançant aquest document, podeu assolir diversos objectius alhora, que inclouen:
- es controla el moviment del cotxe durant la jornada laboral;
- a partir d’aquest document, es calcula el sou del conductor;
- quantitat fixa de diners gastats en combustible i lubricants;
- la depreciació es calcula correctament sobre la propietat utilitzada;
- es tenen en compte les despeses totals del cotxe.
A més, el conductor necessita el full de ruta per presentar-lo al policia de trànsit, ja que és ell qui confirma la legalitat del transport de mercaderies o passatgers. Actua com a prova que el vehicle es troba en condicions òptimes i que un ciutadà en particular és el conductor oficial. Si durant la comprovació es troben errors al document o no es revela en absolut l’absència d’una factura, el conductor es farà responsable d’acord amb l’art. 12.13 Codi administratiu.
Funcions del document
L'emplenament de la fitxa de ruta es considera un procés bastant simple. Cada empresa tria de forma independent si utilitza un únic formulari o si es desenvoluparà un formulari únic d’aquest document, que s’inclou en la documentació reguladora interna de l’organització.
Si l’empresa s’especialitza en el transport de persones o mercaderies, el procediment de comptabilitat de vehicles només s’ha de dur a terme només en un formulari especialment aprovat. Qui ha d’emetre indicacions als conductors? El procés el realitza exclusivament l’empresari que prepara i emplena aquest document. Normalment, el director de l'empresa emet una comanda per la qual nomena el responsable. És aquest empleat de l’empresa qui es dedica a la creació, ompliment i transferència de fulletons als conductors.
Les característiques d’emplenar un document inclouen:
- un full s’escriu exclusivament quan s’utilitza el cotxe amb finalitats comercials;
- no importa per quines raons el propietari de l’empresa utilitza un vehicle en particular, de manera que el cotxe pot ser propietat de l’empresa en funció de la propietat o arrendat;
- el període de validesa màxim d’un document és de 30 dies;
- està permès escriure-ho durant un dia o fins i tot per a un viatge.
Segons les noves regles vigents el 2018, es permet ampliar la validesa del full.
Tipus de document
Les regles per emplenar les fitxes poden variar lleugerament segons la varietat d’aquest document. Cada tipus de vehicle utilitza el seu propi fulletó. Per tant, hi ha factures per als vehicles següents:
- Camions
- cotxes;
- transport especial;
- taxi, que pot ser un cotxe o un camió;
- autobusos destinats a trànsit públic de passatgers o altres finalitats.
Per a cada vehicle s’utilitza el formulari corresponent. Si l’organització es dedica independentment a l’elaboració de la documentació, el formulari seleccionat es fixa en un diari especial.
Els matisos d’omplir
El procediment per omplir el full de ruta es determina individualment a cada empresa. Molt sovint s’utilitzen les regles i funcions següents per a això:
- un despatxador és designat per ordre del cap de l'empresa, que elabora fulls de viatge per a cada cotxe utilitzat pels empleats en el procés de compliment de les tasques laborals;
- si l’empresa és petita, la documentació sovint l’omple el conductor directe del cotxe, però només introdueixen informació en una part del formulari, que fa referència al quilometratge del cotxe, per a la qual es tenen en compte els indicadors de l’onòmetre;
- es pot introduir informació per utilitzar un programa especial amb el qual s’amaguen les parts addicionals del document;
- Abans d’enviar el cotxe en un vol, l’empleat responsable de l’empresa s’ha d’assegurar que el vehicle estigui en condicions òptimes;
- abans del vol, fins i tot els conductors han de sotmetre’s a un examen mèdic que confirmi que els ciutadans poden conduir.
Després del vol, el full es torna a enviar al despatxador. Tan aviat com caduca el document, es transferirà a l’arxiu de l’empresa durant 5 anys. Els líders de l'organització són per error i violació de responsabilitat.
A continuació, es pot trobar un exemple d'omplir una fitxa en línia.
Quina informació s’inclou?
Un empleat autoritzat de l'empresa ha de realitzar la tramesa d'un carro o d'un camió. Primer ha d’entendre les regles d’aquest procés. Els detalls obligatoris en el moment d'omplir el full de ruta es presenten amb la informació següent:
- nom del document;
- el seu número;
- període de validesa;
- informació sobre el propietari del cotxe;
- tipus i marca de la màquina;
- números de registre del cotxe;
- indicadors de comptador i s’eliminen quan el cotxe abandona l’empresa, així com quan envia el vehicle al garatge;
- hora exacta de sortida i arribada;
- informació sobre l’empleat responsable de l’empresa, que posa el cotxe en línia i recopila una fitxa de ruta;
- informació del conductor;
- hora i data de superació de l'examen mèdic del conductor;
- informació sobre l’oficial mèdic que realitza l’examen;
- una marca en l’hora i la data de la inspecció tècnica del cotxe i el procediment es pot realitzar directament a l’organització, si hi ha l’equip necessari i els especialistes pertinents;
- informació sobre els mecànics que van realitzar la inspecció.
Està permès introduir una altra informació al document. Això és possible si l'organització utilitza el seu propi full de ruta.
Quina informació és opcional?
El procediment per emplenar la fitxa pot variar lleugerament d'una empresa a una altra. Es tenen en compte els punts següents:
- No requereix la presència al full d’impressió de l’empresa amb els detalls;
- sobretot s’ha de prestar molta atenció a l’estudi de l’estat tècnic del cotxe;
- la forma única d’aquest document ha estat abolida en dret;
- no cal indicar la ruta en el text, ja que només calen les dades presentades per l’odòmetre.
A la pràctica, la policia de trànsit o els empleats d’altres òrgans d’inspecció creuen sovint que la manca d’informació sobre la ruta és una violació greu, de manera que els conductors i propietaris de les empreses es fan responsables. En aquest cas, heu d’anar al jutjat per impugnar multes grans. Per evitar situacions tan desagradables, es recomana anotar directament al text del document quin és el punt final de la ruta.
Els matisos de l’ús del document
L’ompliment de la tramesa d’un camió o d’un altre transport és un procés obligatori per a qualsevol empresa que utilitzi diferents màquines per a activitats de treball. L'ús d'aquest document té les següents característiques:
- El formulari 4-C s'aplica si s'utilitzen indicadors de treballs per calcular els sous del conductor;
- si s’utilitzen salaris basats en el temps, es crea una fitxa en forma 4-P;
- A més d’aquest document, els conductors han de disposar de la documentació que l’acompanya la factura d’import de la mercaderia transportada;
- un document està escrit exclusivament per una persona responsable que treballa en un torn específic;
- el document ha d’anar marcat per un mecànic que comprovi l’estat tècnic de la màquina, un treballador mèdic que realitza un examen mèdic, un despatxador que envia el cotxe en un vol i també el conductor directe.
Totes les factures han d'estar disponibles a cada empresa en la quantitat òptima.
Període de retenció de documents
Les empreses han de conservar els fulls de viatge almenys durant 5 anys, que es recull a l’Ordre del Ministeri de Transports núm. 152 i a la Llei Federal núm. 402.
Si es produeixen errors o violacions greus durant l’emplenament de la fitxa, el document queda invalidat, per tant no es pot utilitzar amb cap propòsit. La responsabilitat d’aquests errors recau en funcionaris que omplen la documentació, així com en el gestor directe de l’empresa.
Com desenvolupar el teu propi formulari?
No totes les empreses prefereixen utilitzar formularis uniformes, de manera que prefereixen desenvolupar les seves pròpies formes del document. Per a això, es permet utilitzar qualsevol estructura, així com incloure diferents punts del document.
Però a l’hora de formar un nou formulari, es té en compte que s’han d’incloure detalls obligatoris al text. Sense ells, es reconeix fàcilment que el full de ruta no és vàlid, per tant, no serà possible utilitzar-lo amb cap propòsit.
Després d’elaborar el formulari, cal transferir la seva mostra al Servei Tributari Federal al lloc del registre. En aquest cas, és possible evitar en el futur problemes amb l'assignació de despeses en enviaments a despeses de l'empresa.
Responsabilitat per l’absència d’un document
Si el conductor es desplaça per les carreteres sense el conjunt de documents necessari, que inclouen la factura, és una infracció important. La policia de trànsit és portada per responsabilitat administrativa, de manera que haurà de pagar una multa de 500 rubles.
Les persones jurídiques amb aquestes infraccions pagaran una multa per un import de 100 mil rubles. Les mateixes sancions s'apliquen a les empreses que transporten persones o mercaderies mitjançant transport elèctric.
Altres funcions
A l'hora d'omplir la tramesa d'un autobús o un altre transport, es tenen en compte altres matisos:
- no cal elaborar una fitxa de ruta si s’utilitza un cotxe llogat, però amb la seva ajuda és possible tenir en compte els costos de combustible i lubricants en despeses de l’empresa;
- s’elabora un fulletó per a un viatge, però el seu període de validesa pot variar d’1 a 30 dies;
- no es permet omplir parcialment la documentació, en cas contrari, aquest document es declararà invàlid.
La persona responsable designada com a distribuïdor ha de passar prèviament cursos especials que li permetin comprendre les regles per recopilar la documentació bàsica que ha de tenir tots els conductors de l’empresa. A més, el conductor ha de tenir un certificat d'examen mèdic abans del vol.
Conclusió
Els efectius són documents importants en qualsevol empresa especialitzada en el transport de mercaderies o persones. Són compilats per empleats especials de l'empresa designats al càrrec mitjançant l'emissió d'una comanda per part de la direcció de l'organització.
Cada empresa pot desenvolupar la seva pròpia forma de documentació, però cal presentar alguns detalls obligatoris en el formulari. Si es detecten errors o infraccions, el full es considerarà nul o nul.