Es fa una auditoria interna en els casos en què s’ha produït un incident que requereixi una investigació, quan no és possible establir i després castigar l’empleat culpable. Molt sovint això es deu a la negligència o al robatori a la feina. Cada gestor ha de saber com i en quin termini es fa una auditoria interna a l'empresa.
Xec d’oficina: què és?
L’auditoria interna és una investigació durant la qual s’estableix quin dels empleats és culpable d’un incident i per quines raons es va produir. Per regla general, es realitza com a part del servei públic, tot i que sovint també cal revisar les empreses comercials. Però, en aquest cas, les actes locals són necessàriament aprovades. Típicament, les comprovacions es duen a terme amb grans preocupacions.
Tot i que la llei no defineix el procediment per dur a terme una investigació en estructures comercials, totes les mesures s’han de dur a terme correctament i l’auditoria interna s’ha de completar exactament a temps. Cada etapa està documentada, és obligatori durant la qual s’han de trobar evidències sòlides de la culpabilitat de l’empleat. Si els inspectors no s’ajusten a les normes bàsiques, la persona amb qui s’inicia el procediment té dret a contactar amb la inspecció de treball.
La legislació de la Federació Russa expressa només el concepte de verificació que es fa en relació amb els serveis públics. Totes les regles estan detallades a la Llei Federal núm. 79 de 2017. I si les comprovacions es duen a terme en relació amb els òrgans del Ministeri de l’Interior, aleshores és vàlida la comanda núm. 161 del 2013.
En quins casos està programada una revisió?
El Codi del Treball de Rússia no té el concepte exacte d '"investigació interna", però les multituds per negligència estan prescrites per un conjunt de normes. Tanmateix, no s’imposa cap sanció disciplinària sense justificació només si hi ha fets i es documenten.
Per a això, les declaracions explicatives de tots els empleats són obligatòries, es calcula la magnitud dels danys causats i és important esbrinar si les accions de l'empleat tenien intenció maliciosa. Una auditoria interna s’hauria de completar puntualment i no un dia més.
Es fa una inspecció oficial en diversos casos:
- si l’empleat no venia a treballar i no ho advertia;
- si s’han causat danys materials;
- si es posa de manifest el fet que l’empleat ha abusat de la seva posició.
Es pot imposar a un empleat una sanció disciplinària per haver comès un delicte; pot ser destituït en virtut de l'article i obligat a pagar tots els danys que li van causar. Per tal que les accions de l'empresari es justifiquin, cal realitzar una auditoria interna i s'ha de completar precisament en el temps establert per la llei.
Les tasques principals de verificació
Durant una investigació interna, és important conèixer les tasques següents:
- Per establir el fet que va ser aquest empleat qui va cometre una mala conducta, i només sobre la base d'aquesta se li imposa una sanció disciplinària.
- Identificar el temps i les circumstàncies del que va passar, analitzar totes les accions, determinar el dany exacte causat a l’empresa o a una persona concreta.
- Busqueu l’empleat que va cometre l’acte.
- Determinar la culpabilitat de la persona.
- Analitzar els motius de l’acte perfecte, circumstàncies addicionals.
El cap de l’empresa ha d’aprovar necessàriament les recomanacions sobre la implementació de mesures preventives, simplement necessàries per eliminar totes les causes d’una violació disciplinària.
Procediment d’investigació
En primer lloc, el cap de l'empresa rep la informació que es va cometre l'acte, després és ell qui aprova la decisió d'iniciar una investigació interna. La durada d’una auditoria oficial no és superior a un mes. Molt sovint triguen almenys 3 setmanes, però en algunes circumstàncies pot trigar més temps, cosa que ha de ser motivada. La investigació la realitza un empleat o comissió especialment designat només sobre la base d’una comanda o documentació administrativa especial, que ha d’incloure aquesta informació:
- raó de retenció;
- membres de la comissió i el seu president;
- període màxim per realitzar una auditoria interna;
- facultats de la comissió;
- termes en què el cap de l'empresa ha de rebre els resultats de la investigació.
Per regla general, la comissió inclou personal del departament de personal, un representant de la seguretat i les finances. El president és el responsable de la seva tasca.
La comissió no ha d'incloure els familiars i familiars de l'empleat culpable (inclòs ell). Això pot donar lloc a una solució esbiaixada.
Tots els membres de la comissió, així com la persona acusada de negligència, han de signar l'ordre de començar la feina de la comissió, que ha d'indicar els termes de l'auditoria oficial d'un funcionari.
Acció de la comissió si l’empleat no va anar a la feina
A un empleat se li concedeix absentisme només si no ha aparegut al seu lloc de treball durant 4 hores o més. Però és important tenir en compte els motius del seu fracàs, perquè poden ser greus. Fins que no s’aclareixin, es creu que l’empleat no va venir a treballar per un motiu no explicat. Si l’empleat no té una bona raó i la seva falta de presentació ha comportat greus conseqüències, el procés de treball s’ha interromput, llavors l’empleat pot ser reprimit o acomiadat. Però hi ha d’haver raons serioses per això, de manera que no hi ha manera de fer-ho sense verificació.
Inicialment, cal solucionar el fet que l’empleat estigués realment absent del lloc de treball.
Una nota pot ser escrita directament pel gerent o per qualsevol altre empleat. Després d’aparèixer a la feina, es fa una explicació escrita de l’empleat per quina raó no es trobava al lloc de treball. Bons motius a considerar:
- Malaltia de l'empleat o dels seus familiars. Aquest fet ha de ser documentat, un certificat emès per una institució mèdica o una baixa per malaltia.
- Retard a causa del fet que no hi hagués cap transport que li entregués al lloc de treball. Per exemple, si es va produir un accident a la carretera o es van crear llevades de neu, la qual cosa va provocar una aturada del transport públic.
- Circumstàncies imprevistes independents de la voluntat del treballador. Per exemple, durant un viatge a la feina, el seu transport va tenir un accident.
Seguint l’article 81 del Codi del Treball de la Federació Russa, si una persona no ha aparegut al treball durant tot el dia, aquest fet pot ser considerat absentisme. Un acte elaborat el mateix dia ajudarà a solucionar un error que no aparegués.
El document està compilat de forma lliure i, el més important, ha de contenir amb precisió fets sobre l’absència d’un empleat al lloc de treball, així com sobre el temps. Ha d’estar signat per membres de la comissió.
Si l’endemà l’empleat no va aparèixer a la feina, caldrà elaborar un altre acte.
Quines accions es fan quan es fan danys?
Es poden produir danys materials a l’empresa per negligència o per males intencions. Es fa una auditoria interna puntual, i és obligatòria. Durant la seva implementació, és important esbrinar per quins motius i de quina forma es van produir els danys exactament:
- els productes es fabricaven amb defectes;
- els serveis són de qualitat insuficient;
- hi ha una apropiació de la propietat de l'empresa;
- es registra el fet d’incomplir les normes de seguretat;
- S'han detectat danys de maquinari.
En aquesta situació, heu d’establir la quantitat de dany. Si es va produir un robatori, es realitza un inventari i s’elabora un acte. Els danys a la propietat requereixen un examen addicional i també s’han de complir aquestes condicions si s’han incomplert les normes de seguretat. Per exemple, si un treballador va sortir de la feina i va oblidar apagar el dispositiu de calefacció, provocant un incendi. En aquest cas, només la comissió d’experts pot esbrinar la quantitat de dany.
Els funcionaris públics hauran de realitzar una auditoria interna puntual i, en el transcurs d’aquesta, cal esbrinar la motivació de l’empleat. És important comprendre si la mala conducta és negligent o si l’empleat es fa malbé.
Accions d’abús
L’abús de posició significa l’ús de la pròpia posició per obtenir beneficis. En aquest cas, poden patir els interessos de tota l’empresa i dels seus empleats. Un d'aquests exemples és la conclusió d'un contracte de subministrament de béns a un preu inflat quan la contrapart paga "prima".
Identificar aquest tipus de violacions pot ser molt més difícil del que sembla. Sovint, els auditors i auditors professionals no poden fer-se sense ajuda.
Auditoria interna del Ministeri d’Afers Interns: normes i termes
Sovint la inspecció la realitza la policia, on és necessari establir les circumstàncies, els motius i la naturalesa de la infracció disciplinària comesa per un dels empleats. Durant la investigació, s’han establert necessàriament els fets especificats a l’article 29 de la Llei Federal núm 3. El procediment es pot dur a terme a petició d’un dels empleats.
El cap encarrega a la persona autoritzada que realitzi una auditoria interna de l'agent de policia, el termini es fixa, d'acord amb l'Ordre núm. 161, per a la qual es dictarà una resolució corresponent. Es permet elaborar un acte específic o emplenar un formulari especial, que indica la data i el número del document amb què es refereix.
L’ordre 161 també estipula el període de temps per dur a terme una auditoria interna. Ha de completar-se com a màxim 30 dies després de la redacció i signatura del document de l’inici de la reunió.
El període assignat per a l’auditoria interna no inclou la incapacitat de l’empleat per treballar quan està de vacances, de viatge de negocis o de baixa per malaltia, si està absent del servei per altres bons motius. Totes les circumstàncies han de ser confirmades per un certificat emès pel departament de personal.
Els terminis de l’auditoria interna al Ministeri de l’Interior no han de superar un mes des de la data de l’emissió de la comanda sobre la seva realització. Si l’últim dia de la inspecció cau en vacances o dia lliure, el dia de finalització s’ha de considerar el dia feiner anterior.
Com consultar?
El cap només té dret a castigar el seu empleat si s’observen tots els passos del procediment de sancions, que es descriuen amb precisió a l’article 193 del Codi del Treball de la Federació Russa. Si es viola com a mínim un dels paràgrafs del protocol, l’empleat acusat té dret a recórrer la decisió en judici i a portar l’administració a responsabilitat penal.
Totes les persones incloses a la comissió han de seguir les regles del procediment i complir aquests principis:
- tots els fets descoberts han de ser objectivament avaluats, en cap cas s'haurien de permetre que els gustos i disgustos personals influeixin en el transcurs de la investigació;
- fins que es demostri culpable, que els fets confirmen, es considera que l’empleat és innocent;
- Totes les accions de la comissió s'han de dur a terme amb el rigor de les instruccions i les ordres.
El gerent ha de seguir estrictament les lleis i utilitzar instruccions especials:
- emetre una ordre per iniciar una investigació;
- rebre una declaració per escrit d’un empleat acusat de negligència;
- nota del cap;
- queixes de l’afectat o clients;
- memòries d’altres empleats;
- un acte d'inventari que confirma l'escassetat;
- un acte de l’auditor;
- nomenament de membres de la comissió;
- s’estipula el termini, l’auditoria interna s’ha de completar com a molt tard a la data especificada.
És molt important obtenir una nota explicativa de l’empleat infractor. En ell, necessàriament ha d'explicar per què ho va fer, cosa que el va impulsar a no venir a la feina o a abusar de la seva posició. Si es nega a explicar res, s'elabora un acte.
Altres activitats depenen de si el delinqüent dóna una explicació o no.
Dates per realitzar una auditoria interna
La llei de la Federació Russa permet tenir un termini de no més d’un mes per a la inspecció oficial per part de la policia, i en altres organitzacions no hauria de superar aquest nombre de dies. Es calcula el període comprès des de la data de signatura de la comanda. Així ho estableix l’article 192 del Codi del Treball de la Federació Russa.
Però el temps per al judici es pot augmentar si l’empleat, acusat de negligència, en aquell moment no es trobava al lloc de treball a causa d’un tractament hospitalari o d’altres circumstàncies vàlides.
Segons la Llei Federal núm. 133, l’auditoria interna s’ha de completar com a màxim 6 mesos després de la data de la signatura de la comanda.
Si la comissió per al període assignat no ha pres cap decisió, l'empleat no pot ser considerat culpable, encara que en el futur la conclusió no sigui a favor seu. Si la comissió va aconseguir trobar proves de la culpabilitat de l'empleat, haurà de ser condemnada com a màxim 6 mesos a partir de la data de l'acte final.
Com es validen els resultats de verificació
Després que totes les dades han estat recollides i processades, hi ha prevista una reunió. En aquest sentit, tots els membres de la comissió haurien de discutir diversos temes importants:
- En què s’expressa una violació de l’activitat laboral?
- Què va provocar aquest acte?
- Quina és la naturalesa de les accions de l’empleat culpable?
- Quines són les conseqüències d’aquest incident, quines són?
- Hi ha alguna circumstància especial que ajudi a suprimir els càrrecs?
Només la discussió pot ajudar a aclarir tots aquests punts. Tots els arguments s’han de registrar al protocol. Un cop finalitzat el debat, es redacta un acte final que consta necessàriament de tres parts:
- La part introductòria consisteix en una descripció de la naturalesa de les accions de l'empleat. Descriu què va passar exactament i a quina hora. S'introdueixen les dades sobre els membres de la comissió i les seves posicions. Funcionaris públics o representants del servei públic han de completar una auditoria interna.
- A la segona part es descriuen totes les accions que es van dur a terme per establir la culpabilitat de l’empleat i com es van recollir exactament les proves.
- La conclusió, on es faran les conclusions de la comissió.
En aquest acte cal adjuntar un paquet de documents:
- memòries i memòries;
- comandes;
- Conclusió de la Comissió;
- i altres documents amb fets que confirmin la culpabilitat de l’empleat.
L’acte i tots els seus annexos estan signats per cada membre de la comissió.
Conclusió
Només una auditoria interna, que s’ha de completar exactament puntualment, pot acusar l’empleat d’un delicte. És impossible culpar en cap cas a una persona sense proves. És impossible culpar una persona sense fonament, perquè té tot el dret d’anar al jutjat amb una demanda contra un líder que l’ha calumniat.