Hi ha diferents períodes d’emmagatzematge en paperassa de documents d’un determinat tipus. Alguns d’ells es relacionen amb un valor informatiu il·limitat, mentre que d’altres perden rellevància prou ràpidament. Llavors, quins documents i quant de temps heu de conservar? Com s’han d’eliminar? Tot això consta molt clarament a la legislació.
Tres tipus de períodes de retenció
Llista de períodes d’emmagatzematge de documents en tràmits: temporal (fins a 10 anys), a llarg termini (més de 10 anys) i permanent. Si parlem de casos d’emmagatzematge permanent i de llarga durada, després de la seva finalització es transfereixen a departaments especials durant un període de 2 anys, i s’arxiven.
L’aparició dels suports afecta el temps d’emmagatzematge?
El tipus de portador d'informació (en paper o electrònic) no afecta el període d'emmagatzematge. El que és important és la informació que conté. L'exploració d'un cas particular es determina mitjançant un examen especial. Classifica tots els documents, indica si es poden utilitzar en interès (o en contra) de la ciència, l’estat, la societat, els individus, etc.
Per què es fa un examen per determinar el valor dels documents?
És impossible prescindir d’aquest procediment en el camp del treball d’oficina, ja sigui un arxiu, organització o empresa estatal.
Objectius de l’examen: determinar o canviar la vida útil del document; fer una selecció d’aquells casos objecte d’eliminació ja que ja no tenen valor o han perdut rellevància; indiqueu el període de conservació de documents que no tinguin valor històric o científic, però tinguin valor pràctic. Així mateix, l'examen hauria de determinar a quin tipus de valor es relaciona una altra documentació: política, científica, econòmica, cultural, industrial, etc.
Per obtenir informació sobre la plantilla, la comptabilitat, l’emmagatzematge i la designació posterior dels casos, haureu de consultar la Llei d’Arxivística.
El resultat de l'examen hauria de ser una llista que inclogui 12 seccions de documents resultants del funcionament de les estructures, organitzacions, institucions i altres empreses estatals. Estarem especial atenció en matèria de comptabilitat i personal, tenint en compte les condicions i els termes d’emmagatzematge de documents a les empreses. Toqueu lleugerament els documents mèdics.
Registres mèdics
Els papers mèdics, així com altres informatius importants, tenen els seus propis períodes d’emmagatzematge específic de documents en el treball clerical d’una organització mèdica. Aquest període està regulat per actes legals reguladors de la Federació Russa i oscil·la entre 1 any i 50 anys per a diverses categories de documents.
Registres comptables
Per a la documentació produïda pels departaments de comptabilitat, s'apliquen condicions i terminis d'emmagatzematge separats dels documents en paperassa. Després del processament, la documentació principal, els saldos, les dades dels registres de comptabilitat, els informes han de ser emmagatzemats en una sala especial o en un armari tancat, fins que es transferisquen a l'arxiu de l'organització. S'han de guardar formularis rigorosos en gabinets o caixes de seguretat metàl·liques. El comptable principal nomena una persona autoritzada per supervisar aquests problemes.
Si aquest tipus de document es perd, es fa malbé, es transfereix il·legalment a tercers, la direcció de l'organització ha d'informar les autoritats policials sobre aquest fet. La destrucció o incautació de la documentació s’hauria de produir únicament segons els requisits prescrits per la llei.
Període d'emmagatzematge dels documents comptables
Normes de vida útil de la comptabilitat existents:
- documentació primària, formularis - 3 anys;
- documents en efectiu, informació relacionada amb transaccions financeres - 5 anys;
- fulls de pagament i liquidació (si no hi ha cap compte personal) - 75 anys.
Està prohibit apoderar-se de casos al final del període d’emmagatzematge sense verificació per part de les autoritats fiscals, i una comissió especialment designada ha de prendre una decisió sobre la destrucció de documents en els treballs d’oficina amb un termini d’emmagatzematge caducat.
Administració de recursos humans
La documentació de personal té una gran importància social (en primer lloc, es refereix a la disponibilitat de dades personals), per tant, el seu emmagatzematge està determinat per normes especials. Una part significativa d’ells serveix com a confirmació real dels drets dels treballadors a la seguretat social (a la vellesa, discapacitat, etc.), conté informació sobre la seva antiguitat, etc. En aquest sentit, la majoria de documents de personal es relacionen amb aquells amb un període d’emmagatzematge llarg o permanent i s’utilitzen en arxius. on els ciutadans contacten per obtenir informació de fons. També tenen un valor arqueogràfic i biogràfic, serveixen de fonts per a enquestes estadístiques o estudis històrics i socials.
La principal condició per emmagatzemar documentació del departament de personal és la restricció d’accés il·legal a informació personal sobre els empleats, així com la capacitat de trobar ràpidament les coses adequades.
Es poden distingir dos tipus d’emmagatzematge en l’organització del treball d’oficina i els períodes d’emmagatzematge dels documents de personal: actual i posterior. El primer tipus es divideix en dos subtipus: emmagatzematge de documentació durant l'execució i emmagatzematge de la documentació executada.
Els casos durant la seva execució es troben a la persona que els ocupa en carpetes especials amb noms (per exemple, "Urgent", "Per a signatura"). Aquí també s’ha d’indicar el número de telèfon, cognoms, les inicials del contractista. Després que s’arxiven i s’emmagatzemen d’acord amb la nomenclatura.
Comandes
Totes les comandes s’han de guardar en els originals, i les seves còpies (per incentius, sancions, contractació, acomiadament, etc.) s’inscriuen al fitxer personal de l’empleat. Es col·loca en una carpeta numerada i les seves pàgines han de parpellejar. La portada del fitxer personal té el seu propi número de sèrie. El període actual d’emmagatzematge dels registres de recursos humans s’aplica només als empleats actualment ocupats. Després de la destitució, el cas ha de ser eliminat de la carpeta i executat per a la seva transferència a l'arxiu.
Les condicions d’emmagatzematge dels llibres de treball dels empleats, així com segells, segells, caps de carta, claus dels gabinets amb documentació, suposen mantenir-los a la caixa forta del cap del departament de personal. A més, es recomana que l’oficial de personal, deixant el seu despatx, neteixi totes les notes i documents en un armari i apagueu l’ordinador. Al final de la jornada laboral, cal posar tota la documentació en un armari metàl·lic i segellar-la. La clau es lliura al cap del departament amb una llista al diari corresponent. Es destrueixen tots els esborranys i les formes rebutjades, els equips estan desconnectats de la xarxa. Si l’empleat ha rebut una còpia o un extracte del document, haurà de deixar una signatura a la revista.
Només entren en el fons de l’arxiu els documents amb un termini d’emmagatzematge superior a 10 anys. Tenen valor social, econòmic, polític, històric i d’altres valors. El calendari amb què s’envien els documents a l’arxiu l’aprova el gestor o l’empresari. Els documents han de presentar-se en forma d'originals. Si això no és possible, es certificarà i es lliurarà una còpia.
Regula el termini i el procediment per emmagatzemar la documentació de personal "Llista de documents de gestió típics", aprovada per l'Arxiu Federal. Els períodes d’emmagatzematge de documents en paperassa i el procediment per emmagatzemar llibres de treballs s’aproven en un acte reglamentari especial - Decret del Govern de la Federació Russa "Sobre llibres de treball".
Condicions d’emmagatzematge de la documentació de personal
Així, durant 5 anys es guarden:
- Documents (certificats, informació, declaracions, etc.) sobre la disponibilitat, adquisició o moviment de treballadors.
- Documents (llistes, informació, certificats) relatius a l’alliberament o la necessitat de personal laboral, creació de llocs de treball, sexe, edat i qualificacions professionals dels empleats.
- Correspondència en matèria d’ocupació.
- Documents sobre el trasllat d'empleats a una jornada o a una setmana laborable més curta.
- Documents sobre conflictes laborals.
- Els informes sobre l'estat i la verificació del treball amb els empleats es guarden de forma continuada i també es mantenen les sol·licituds (certificats) per a l'alliberament i les necessitats dels empleats durant cinc anys.
Durant 3 anys s’emmagatzemen:
- Documents (informació, saldos de temps de treball, informació, memòries) relacionats amb la gravació del temps de treball.
- Actes (informació, característiques, missatges, certificats, etc.), que contenen informació sobre disciplina laboral.
- Actes (informes i altra informació) relacionats amb la comptabilitat d’inseriments laborals i llibres.
L’emmagatzematge d’un any s’aplica a fulls d’horari i llibres de seguiment de temps, així com a programes de vacances.
El fitxer personal i la targeta personal de l’empleat s’emmagatzemen durant 75 anys, i si parlem d’aquesta documentació per a gestors, empleats amb premis o files estatals, membres de l’executiu, governant o controlant estructures de l’organització, aleshores de forma permanent.
El personal de l’organització i els canvis a ells s’emmagatzemen de forma continuada, i les modalitats de personal: durant 75 anys.
Una descripció del treball típica al lloc de l’aprovació i el desenvolupament s’emmagatzema de forma permanent, personal (com a part dels fitxers personals) durant 75 anys.
La còpia restant de l’empresari del contracte de treball, presentada al fitxer personal de l’empleat, s’ha de conservar durant 75 anys i després arxivar-la. Si no es guarden fitxers personals, aquests contractes haurien de constituir-se en un negoci independent amb les mateixes condicions d’emmagatzematge.
Les targetes comptables, els llibres, les revistes també tenen els seus propis termes per emmagatzemar documents en tràmits:
- Acollida, trasllat, acomiadament de treballadors - 75 anys.
- Comptabilitat de viatgers de negocis: 5 anys des de la data de l'acomiadament.
- Comptabilitat del servei militar - 3 anys.
- Informació de vacances - 3 anys.
- Arxius personals, targetes, contractes i contractes laborals - 75 anys.
- Emissió d’insercions laborals i llibres - 50 anys.
- Emissió de certificats de sou (lloc o experiència laboral) - 3 anys.
- emissió de certificats de viatge - 5 anys.
Resumint tot això, per a la comoditat dels que necessiten informació de forma assemblada, podeu enviar de manera independent els períodes d’emmagatzematge dels documents en paperassa en una taula.
Què cal fer si el document està danyat?
Aquests documents estan subjectes a restauració. Per exemple, si el full de temps es troba corromput (la seva vida útil és de setanta-cinc anys), es pot trobar informació a l’ordinador del departament de comptabilitat. És impossible tirar una targeta d’informe deteriorada, ja que es tractarà d’una disminució no autoritzada dels períodes d’emmagatzematge prescrits per les normes, que poden comportar un càstig de la direcció de l’organització. Per tant, qualsevol document que hagi estat inutilitzat abans de la data límit s’ha de restaurar. Ara totes les organitzacions utilitzen el programari, que conté la informació necessària per a això.
En conclusió
Per tant, els períodes d’emmagatzematge en tràmits depenen del tipus i del valor dels documents. Una part significativa de la documentació de personal té una vida útil més gran. Per part de la legislació de la Federació Russa, hi ha normes estrictes prescrites per a això. La llei també regula el procediment i els termes d’emmagatzematge de determinats tipus de documents, així com la disposició de documents: hauria de produir-se només després del examen i en conseqüència.