Un fitxer personal, per regla general, inclou documentació especial que reflecteix informació sobre l’empleat i la seva activitat laboral durant un període de temps concret, o sobre l’estudiant i la seva formació en una institució educativa determinada. Típicament, la formació i la realització de fitxers personals dels empleats es duu a terme durant un llarg període de temps. D’una manera o altra, s’inclouen en el nombre de documents sobre personal. Quin és l’ordre d’aquest esdeveniment avui? Quina informació conté el fitxer de registre de l'empleat? Per què? En el procés de lectura d’aquest article es poden trobar respostes a aquestes i a altres qüestions igualment greus.
Preguntes generals
Per començar, però, cal destacar que la gestió d’expedients personals dels empleats no és un procés obligatori en relació amb absolutament totes les categories d’empresaris. D’acord amb la legislació russa, els afers personals només s’han de dirigir a ciutadans que ocupin llocs de servei públic. Cal complementar que el procediment corresponent està regulat pel Decret presidencial "Respecte a l'Ordre relativa a la gestió dels assumptes de les persones que ocupen les posicions de l'Estat rus en l'Ordre de Cita, així com la posició de l'Estat respecte al Servei Federal" de 01.06.1998.
L’obligació, inclosa la formació i el manteniment d’expedients personals dels empleats, es pot assignar a l’empresari –una empresa estatal (organització) també mitjançant un acte normatiu de la indústria. Per exemple: l’ordre de la supervisió russa del consumidor de 16 de març del 2005, que aprova les regles del servei civil federal, relacionades amb la supervisió en matèria de protecció dels drets del consumidor i el benestar humà (segons la clàusula 7.7 d’aquest article, els assumptes personals tenen la confiança de la gestió dels assumptes), així com la resolució " Pel que fa al servei duaner federal ”de data 21 d’agost de 2004, pel qual s’aprova el Reglament sobre la FCS. A partir d’aquest document, es va constituir el Reglament sobre el GUK (departament principal de personal) i es va posar en circulació. D’acord amb el punt quinze del Reglament, la FCS GUK té l’encàrrec del manteniment d’arxius personals de tots els empleats del servei.
A més, el procediment per gestionar fitxers personals dels empleats pot ser prescrit per l'empresa gestora (és a dir, per una organització superior). En altres empreses i organitzacions, la direcció té el dret de prendre decisions sobre la necessitat de dur a terme el procés objecte de revisió, i també (en el cas d’una decisió en la direcció positiva) - a quines categories d’empleats convé dirigir assumptes personals. El Reglament de gestió de fitxers personals dels empleats prescriu que el procediment analitzat, per regla general, s'aplica a les categories següents de ciutadans:
- Empleats que treballen en càrrecs superiors (cap directe de l'estructura, els seus ajudants (diputats), direcció en relació amb les unitats estructurals, etc.).
- Empleats de l'empresa per als quals s'estableix la responsabilitat segons la legislació actual russa (per exemple, comptable en cap, els seus diputats, caixer, etc.).
Les normes per a la realització d’expedients personals dels empleats, segons va resultar, no impliquen una obligació determinada. Tanmateix, moltes empreses privades preveuen la realització d’assumptes personals respecte a la totalitat dels seus empleats.Això no depèn de l’estat i el rang, així com de les activitats laborals realitzades (per cert, per això fins i tot s’inclou personal tècnic aquí). Per què? El fet és que el manteniment d’arxius personals dels empleats és una font d’informació molt convenient. A més, aquesta disposició s'aplica a absolutament tots els empleats. La carpeta única conté les còpies més importants de les comandes per a l’empleat, la seva documentació personal, així com altres papers necessaris. És important tenir en compte que és la instrucció per a la realització d’arxius personals d’empleats de caràcter personal que serveix d’eina per consolidar la informació.
Creació d’un fitxer personal
Avui, la creació d’assumptes de caràcter personal es porta a terme per a una agrupació organitzada de dades documentades sobre un empleat cedit per l’empresari a l’hora de transferir o acceptar una feina. La instrucció sobre el procediment per al manteniment dels fitxers personals dels empleats suggereix que totes les operacions rellevants, d’una manera o altra, s’assignen a un especialista especialment autoritzat o a un organisme de personal que s’encarregui individualment d’organitzar la gestió de bona fe d’aquesta documentació.
La creació de casos de caràcter personal es duu a terme immediatament després de la recepció o trasllat d’un empleat a un lloc o càrrec de lideratge, segons el que la legislació estableix la responsabilitat. El procediment per al manteniment dels fitxers personals dels empleats no exclou una altra posició quan es prescriu mitjançant instruccions sobre el procediment per realitzar determinades operacions sobre els fitxers personals dels empleats.
Segons les recomanacions metodològiques de l’Arxiu de la Ciutat de Moscou, així com VNIIDAD FAS de la Federació Russa, els fitxers personals, d’una manera o altra, inclouen la documentació proporcionada pels empleats durant l’ocupació, així com formada en el procés de la seva posterior activitat professional en una empresa o organització determinada. Per tant, inclou els articles següents:
- Full personal d’acord amb el personal o el perfil corresponent.
- Addició al formulari de sol·licitud o full personal.
- Autobiografia dels empleats.
- Còpies de documentació educativa.
- La segona còpia del contracte de treball.
- Contracte de responsabilitat civil.
- Cartes de recomanació de llocs de treball anteriors (característiques).
- Sol·licitud d’ocupació (trasllat al lloc adequat).
- Còpies de comandes o extrets d'ells corresponents a la contractació o trasllat a un altre lloc.
- Extrets de la documentació (o còpies de papers) sobre l'adjudicació o l'acció disciplinària de l'empleat.
- Còpies (extractes) de documentació de certificació (fulls de certificació, ressenyes, etc.).
Seguretat dels fitxers personals
La disposició sobre la gestió de fitxers personals dels empleats suggereix que, per organitzar la seva absoluta seguretat i facilitat de maneig, es col·loquen (és a dir, cosides amb un fil i una agulla per a quatre punxades) en una carpeta separada en el procés de conformació del paper.
És important tenir en compte que, a més de la documentació enumerada anteriorment, es poden incloure altres documents en fitxers personals (per exemple, documents sobre l’empleat que haja superat una competència relacionada amb l’ocupació d’un lloc vacant; còpies dels papers sobre la recompensa dels empleats, la cessió de títols honoraris, etc.). A més, es posen fotografies certificades del certificat de l’empleat en fitxers personals, però no s’arxiven.
L’ordre de realitzar fitxers personals dels empleats també implica el seu registre inicial. D’aquesta manera:
- A cada fitxer personal se li assigna un número de compte individual.
- Les posicions rellevants s'omplen a la columna vertebral del fitxer personal i a la portada.
- Cal incloure necessàriament un inventari intern en un fitxer personal.
Mantenir els llibres de treball i els fitxers personals dels empleats
Cal assenyalar que la realització de negocis de caràcter personal no s’atura al llarg de tot el període de treball de cadascun dels empleats d’una determinada estructura quan les seves regles no ho contradiuen. Així, en qualsevol cas, el desenvolupament d'assumptes personals preveu els següents punts:
- Conservar registres en els apartats necessaris del cas.
- Els locals de la documentació a emmagatzemar com a part del fitxer personal.
- Captació de documentació, la necessitat de la qual ha estat passada.
- Comprovació periòdica de l’estat de l’arxiu personal d’acord amb el tema de conservació dels papers inclosos en ell.
El manteniment d’un registre personal d’un empleat en una organització suposa que les inscripcions es facin a la documentació d’un registre personal a partir de determinats documents o de les seves còpies certificades. És important afegir que el funcionari autoritzat pot aclarir els matisos necessaris per a l'execució del procediment abans de realitzar entrades específiques durant una conversa personal amb l'empleat. Tots els registres que són rellevants en relació amb la documentació en la realització d’arxius personals es realitzen a mà amb un bolígraf o un bolígraf en blau, negre o morat. La regulació sobre la realització d’expedients personals dels empleats implica l’exclusió de correccions a la documentació, així com l’adequació d’una escriptura llegible llegible. Aleshores, quan sorgeix una necessitat real, aquests registres es certifiquen amb la signatura d’un funcionari autoritzat del servei de gestió de personal. A més, l’empresa està segellada.
Informació addicional
L’ordre presumptiva, la realització de l’expedient personal de l’empleat s’assegura d’acord amb la següent regla: quan s’acumuli la documentació, està subjecta a la distribució obligatòria al fitxer personal d’acord amb els apartats. A més, dins de les seccions del paper s’ordenen per ordre cronològic. És important tenir en compte que els documents individuals presentats en un fitxer personal, d’una manera o d’una altra, estan subjectes a la numeració. La informació sobre aquests títols (tenint en compte la numeració de pàgines), en els límits dels quals es troba en un fitxer personal, en tot cas, reflecteix l'inventari intern.
La instrucció estàndard sobre la realització d’expedients personals dels empleats de la República de Bielorússia diu que els empleats es comprometen a proporcionar informació al servei de personal de manera puntual. Aquesta informació, per regla general, interpreta canvis en les dades individuals, que s’inclouen en la composició del fitxer personal. Normalment s’escriu per escrit com a enunciat. A més, la documentació que confirma els canvis serveix d'aplicació. Una mica més tard, quan s’introdueixen totes les entrades al fitxer personal, la documentació, d’una manera o altra, es retorna a l’empleat. Per cert, si cal, es realitzen i es certifiquen còpies d’aquests documents, que posteriorment s’adjunten al fitxer personal.
Emmagatzematge i comptabilitat d’arxius personals
Després d’haver estudiat la gestió dels fitxers personals dels empleats, és convenient tenir en compte la qüestió de l’emmagatzematge i la comptabilitat. Així doncs, aquests procediments s’organitzen per a una cerca ràpida inconfusible i d’assumptes personals, garantint la seva absoluta seguretat, així com la confidencialitat de la informació continguda en la documentació d’accés no autoritzat.
És important tenir en compte que els fitxers personals dels empleats d'una empresa s'inclouen a la nomenclatura de la unitat de personal d'acord amb el nom general "Fitxes personals". A més, s’indiquen els seus períodes d’emmagatzematge. Per regla general, el període d’emmagatzematge de valors arriba als setanta-cinc anys.
El decret sobre la realització d’expedients personals dels empleats prescriu que la documentació s’emmagatzemi al departament de personal (normalment és per a tals finalitats que s’hi organitzen els locals) per separat d’altres papers. Cal afegir que el servei de personal emmagatzema només els fitxers personals dels empleats rellevants. Els casos de treballadors acomiadats són transferits segons el procediment establert per la llei per a l'emmagatzematge a l'arxiu de l'estructura o a l'arxiu territorial.
Cal destacar que les condicions d’emmagatzematge, d’una manera o altra, haurien d’assegurar la seguretat absoluta dels fitxers directament personals, així com de la documentació (informació) que s’hi inclouen de la divulgació o del robatori. És per això que avui es recomana assegurar l’emmagatzematge d’arxius personals a través de caixes fortes (armaris), col·locant-los en posició vertical als prestatges (amb les arrels a fora).
Què més?
Per cert, a l’interior de l’armari o a la caixa forta de la porta es poden posar descripcions resumides en relació amb els arxius personals emmagatzemats. És important que l’accés a la informació sigui exclusivament dels funcionaris autoritzats, així com dels seus líders. A continuació, quan el nombre d’arxius personals supera el permès, s’enregistren en un registre o diari especialitzat. La sistematització de casos es realitza mitjançant un dels mètodes següents:
- D’acord amb l’ordre dels números.
- D’acord amb l’ordre alfabètic directe.
- D’acord amb les seccions segons els noms de les unitats estructurals segons la taula de personal, dins de les seccions, en l’ordre alfabètic del compte directe o en l’ordre dels números.
Per tal de reduir el nombre total de unitats de comptabilitat, es poden emmagatzemar fitxers personals com a part dels anomenats equipaments: grups alfabètics per a emmagatzematge. Per tant, absolutament tots els fitxers personals inclosos en la comanda van precedits d’un full de paper amb el nom de l’empleat. Cal afegir que els afers personals, consistents en l’ordre, també s’agrupen d’acord amb l’ordre alfabètic. Al principi del vestit hi ha una llista resumida d’arxius personals inclosos.
Emissió de fitxers personals puntuals
L’emissió d’assumptes personals als empleats d’una determinada estructura d’ús temporal perquè puguin familiaritzar-se amb la informació que s’hi introdueix, normalment es fa només amb el permís del departament de personal. Un conegut d’un empleat amb el seu propi fitxer personal a la recepció s’acostuma a realitzar directament en presència d’un oficial oficial que s’encarrega de manejar la documentació d’aquest pla.
Cal assenyalar que els empleats es familiaritzen amb els assumptes personals almenys una vegada durant l’any, així com d’acord amb la sol·licitud d’aquestes persones en altres casos establerts per la legislació russa. Quan es familiaritza amb els afers personals dels empleats d'una organització, queda totalment prohibit:
- Realitzeu totes les correccions dels registres de fitxers personals ja realitzats.
- Creeu entrades noves als vostres fitxers personals.
- Extreu dels fitxers personals la documentació que hi ha o en posa’n de nous.
- Conserveu fitxers personals fora del termini que proporcionin les persones autoritzades.
Nuances importants
En cas que es trobin inexactituds en els registres o si hi ha documentació obsoleta en un assumpte personal, l’empleat té dret a sol·licitar al servei de personal de l’estructura al respecte. Cal afegir que s’han d’adjuntar papers a la sol·licitud, segons els quals convindria fer determinats canvis als registres realitzats prèviament, o bé còpies de determinades unitats de documentació per tal de realitzar una substitució.
És important saber que l’emissió d’un assumpte personal d’ús temporal es realitza precisament durant el període de temps que sigui necessari per realitzar les operacions necessàries, segons la llista de persones amb dret a rebre fitxers personals, que està aprovada per la direcció de l’estructura. Per cert, el fet d'emetre un cas de caràcter personal, d'una manera o altra, es registra en una targeta de control (diari).
És important saber que la familiarització (treball) amb els fitxers personals es realitza en una habitació especialment dissenyada per a aquests propòsits. A més, el temps de familiarització (treball), d’una manera o d’una altra, està limitat a la jornada laboral.Així doncs, al final de la jornada laboral, l’empleat responsable de gestionar els assumptes personals ha d’assegurar-se que tots els fitxers personals emesos per a ús temporal van ser retornats al lloc d’emmagatzematge. Si cal, el funcionari es compromet a prendre les mesures oportunes per retornar o cercar documentació.
La transferència d’arxius personals o papers individuals de la seva composició per a ús temporal a altres institucions (organitzacions, empreses) es realitza exclusivament en cas de permís de la gestió de l’estructura sobre la base d’una sol·licitud correctament executada.
És important saber que s'està formant un acte sobre l'emissió d'un fitxer personal, una còpia del qual, d'una manera o altra, es transmet juntament amb l'arxiu personal o un document separat a la persona autoritzada de la part sol·licitant. La segona còpia s'emmagatzema en els assumptes de l'estructura immediatament abans de la devolució del fitxer personal o d'un document separat al seu lloc original d'emmagatzematge.
Eliminació dels papers d’un fitxer personal
És important tenir en compte que l’eliminació de determinades unitats de documentació d’un fitxer personal es realitza exclusivament després del permís de la direcció, sempre que el registre corresponent estigui situat a la columna “Nota” de l’inventari intern. En cas de confiscació temporal del paper al seu lloc (és a dir, entre fulls de papers veïns), segons les normes, s’insereix una targeta de substitució (és a dir, un certificat de suplent), que indica la data i el motiu de la confiscació amb la signatura de la persona que va emetre el document, així com la signatura d’aquest l'empleat que el va rebre d'acord amb les normes d'ús temporal rellevants per a l'estructura.
Amb l'objectiu de garantir un control absolut sobre la seguretat dels fitxers personals d'una determinada institució (organització, empresa) anualment (és a dir, com a molt tard el primer trimestre que segueix el següent), es comprova el seu estat i la seva disponibilitat. Heu de saber que les deficiències i deficiències identificades durant el procés de control es registren en qualsevol cas de l’acte, que immediatament després de l’aprovació del president de la comissió se sotmet al lideratge de l’organització per a la seva consideració i posterior presa de decisions sobre documentació perduda o inexacta.