Quan treballen en qualsevol organització, els empleats poden trobar informació que constitueixi un secret comercial. Inclou informació sobre les activitats internes de l'organització, la divulgació de les quals pot afectar negativament la feina de l'empresa. Per tant, és important que els directius coneguin les regles de l'art. 139 del Codi Civil de la Federació Russa, així com les normes per al seu ús.
L’essència del concepte
Secret comercial: informació que està dotada amb valor comercial o real, per tant, està prohibida la seva transferència a tercers. També hi ha informació classificada que inclou informació que la seva divulgació pot perjudicar l'organització.
Els signes de secret en virtut de l'art. 139 del Codi civil de la Federació Russa:
- es tracta d'informació o fets que descriuen el funcionament d'una empresa comercial;
- es tracta d’informació o béns patentats que pertanyen a una persona física o jurídica específica;
- Es tracta de dades que s’han de mantenir en secret, ja que només estan disponibles per a un cercle limitat de persones;
- es tracta d'informació confidencial de l'empresa;
- aquestes són les característiques dels processos tecnològics per a la fabricació de diversos dispositius o dispositius de gran importància.
Alguns empresaris inclouen informació que està prohibit classificar com a informació classificada. Per exemple, dades sobre la composició de l’organització, el sistema de nòmines, informació sobre els principals processos de producció, etc.
A excepció de la informació anterior, l'empresa té dret a determinar quina informació es classificarà com a secret comercial. En aquest sentit, la seva seguretat recau en el gestor i els empleats que hi tenen accés.
La introducció del misteri
El procés d’introducció d’aquest concepte a l’art. 139 del Codi civil de la Federació Russa consta de set etapes, que junts ajudaran a introduir un règim de secret, sense violar l'estructura de gestió de l'organització.
La primera etapa és la identificació d’informació que es classificarà com a secret. Les dades que s’han de classificar s’han de separar de la resta de la informació i s’han de formular clarament perquè els empleats entenguin per què aquesta informació és secreta.
La segona etapa és la determinació de les persones que tindran accés a secrets comercials. També en aquesta fase, aquests ciutadans estan determinats pel cercle de persones a qui es pot informar aquesta informació.
La tercera etapa és la formació dels empleats ingressats en secrets comercials. Es prepara un document sobre la transferència o subministrament de dades confidencials.
La quarta etapa és la introducció d’esmenes als contractes laborals. Després de determinar la llista de persones ingressades en secrets comercials, es produeixen els canvis rellevants en els contractes laborals d’aquests empleats.
La cinquena etapa és la selecció de les contrapartes que se’ls concedeixen secrets comercials i la recepció de signatures adequades d’elles.
La sisena etapa és l’aplicació de segells de secret. Tots els suports en forma de disquets, discos i carpetes estan marcats amb el segell corresponent.
La setena etapa és la designació d'empleats responsables del control de la no divulgació de secrets comercials.
Registre del càrrec a l’organització
La informació que és secreta (a l’article 139 sobre secrets oficials i comercials) inclou les dades següents:
- Secrets empresarials.
- Desenvolupaments de diversos tipus que no són patentats.
- Dades personals sobre els empleats.
- Informació de caràcter tecnològic.
- L’estructura de la finalitat organitzativa.
Atès que els secrets de caràcter comercial estan protegits per organitzacions que tenen aquests secrets, aquestes empreses tenen avantatges reals respecte a empreses competitives de perfil similar.
El principal document regulador de les relacions en aquest àmbit és el Codi Civil de la Federació Russa (article 139 del Codi civil de la Federació Russa). Segons la normativa de l’acte jurídic regulador especificat, la categoria d’informació confidencial inclou tres grups d’informació:
- secret bancari;
- secret oficial;
- secret fiscal.
Per protegir la informació especificada de la distribució a l'organització, es realitzen les accions següents:
- Accés limitat a informació confidencial. L’empresari, el camp d’activitat del qual està associat a secrets comercials, compila llistes de persones.
- Distribució de la llista de treballs i identificació de tipus de secret. El gestor elabora un document escrit que ha de ser signat pels empleats que tinguin accés a informació que constitueixi un secret comercial.
- La posada en pràctica del seguiment continu de la informació i dels empleats que tinguin accés a informació confidencial.
- El desenvolupament de programes especials de protecció i secret que puguin limitar l’accés a informació confidencial.
El cap de l’organització emet una comanda especial, que indica informació relacionada amb secrets comercials.
Documents emesos per secret
Per protegir la informació confidencial, es preparen determinats documents, que inclouen els documents següents:
- Una disposició en què es defineix el concepte de com secret i la llista d’informació que s’hi inclou.
- Un acord per escrit conclòs amb els empleats sobre la necessitat de respectar la protecció de la informació confidencial.
- Llista d’empleats que tenen accés a la informació dins de l’àmbit dels secrets comercials.
- L'ordre de l'organització, sobre la base del qual s'introdueix un mode de secret més gran.
- Contractes personals amb empleats per obligació de complir el règim secret.
A la llista de documents addicionals s'inclouen els articles següents:
- obligacions per escrit, que indiquen l’obligació de conservar la informació a la qual s’ha rebut la condició d’informació confidencial;
- un diari en què es registren els fets de familiarització de l’empleat amb informació relacionada amb dades classificades;
- un segell on hi ha una empremta amb una inscripció en els secrets comercials, així com una llista de les persones que tenen dret a posar el segell especificat.
Accions realitzades per proporcionar una protecció millorada de la informació confidencial
Per determinar correctament com proporcionar una millor protecció dels secrets comercials, cal dur a terme diverses accions:
- Relacionar-se amb la categoria d’informació confidencial només són necessaris aquells materials que difereixin en valor potencial o real, ja que altres persones desconegudes no en tenen informació.
- Manca d’accés directe a informació que, per llei, no s’ha de classificar com a secrets comercials. Per exemple, informació salarial dels empleats.
- El propietari principal (sovint el responsable) de la informació confidencial introdueix un règim de privadesa augmentat.
Els secrets comercials són part integrant de qualsevol organització, per la qual cosa la seva protecció és una prioritat de qualsevol empresa. En aquest sentit, els gestors han d’elaborar un gran nombre de documents per augmentar el grau de seguretat d’aquesta informació.