Co je to - administrativní činnost? K čemu to je? Jak tento typ aktivity vypadá? Je možné se zde setkat „úskalí“? Na tyto a řadu dalších otázek odpovíme v rámci dnešního článku.
Obecné informace
O jakékoli společnosti můžeme říci, že existuje několik funkcí, bez nichž není možné se obejít. To je nezávislé na tom, co struktura dělá. Patří sem administrativní práce. Toto je axiom, bez kterého je nyní úspěšná činnost nemožná. S ohledem na to je tedy třeba hovořit o nejdůležitějších vykonávaných funkcích, o pozicích, o místě a roli ve struktuře společnosti. Obecně je administrativní činnost velmi typickou záležitostí. Přestože se konkrétní obsah liší v závislosti na cílech, kterým společnost v současné době čelí, na její velikosti a dostupných zdrojích. Ale měli byste začít s definicí. Administrativní podnikání je práce spojená s organizací práce zaměstnanců, oddělení a služeb podniku za účelem dosažení vysokého organizačního výkonu. Pokrývá všechny úrovně.
Klasifikace
Administrativní a ekonomické podpůrné činnosti lze rozdělit na:
- Průběžné poskytování činností. Jedná se o nákup kancelářských potřeb, spotřebního materiálu, kancelářské techniky, spotřebičů a nábytku v provozuschopném stavu, v případě potřeby opravy a preventivní údržbu, poskytování komunikací a velké jednorázové nákupy.
- Tok dokumentů. Tím se rozumí vývoj systému výměny papíru, údržba archivů, knihoven a databází.
- Provoz budovy, prostor a území. Tím myslíme úklid, napájení, instalatérské práce, drobné opravy v domácnosti, vzhledový design, uspořádání okolí, terénní úpravy.
- Organizační práce. Zahrnuje akce, uspořádání pracovišť, zasedací místnosti, stravování zaměstnanců, dopravní služby, pojištění zaměstnanců a společností, přemístění.
- Poskytování vztahů s třetími stranami. Příkladem je interakce s vládními agenturami, pronajímateli a dodavateli.
- Interní informační personál. Patří sem organizování oznámení o nových dokumentech, sledování provádění pokynů, organizování a údržba aktuálních vývěsek, vydávání interních podnikových publikací (letáky, informační bulletiny, noviny), rozesílání zpráv, organizování domácích výstav a muzeí.
Jak vidíte, administrativní a ekonomická činnost nesedí a bije v zadních dveřích.
Nuance dokončení úkolů
Čtenář by měl věnovat pozornost skutečnosti, že některé funkce jsou trvalé, zatímco jiné jsou prezentovány jako jednorázové úkoly. Ale přesto by se toto všechno mělo zapamatovat a v případě potřeby projednat se zaměstnanci. Koneckonců, může to být takové, že bude třeba provést, i když jednorázový, ale globální úkol, jako je organizace pohybu. A v tomto případě by neměly být otázky s otázkou „kdo to všechno provede“. Specialista na administrativní a ekonomické činnosti by měl dobře chápat, že jeho hlavním účelem je zajistit pohodlný a nepřetržitý provoz všech služeb společnosti.Hlavním úkolem je pomoci ostatním jednotkám splnit plán výroby, bez ohledu na to, co. Výše uvedený seznam funkcí lze proto zmenšit a rozšířit. Vše záleží na konkrétní situaci.
Na vliv různých faktorů
Konkrétní seznam prováděných funkcí ovlivňují následující faktory:
- Velikost společnosti.
- Specifika činnosti.
- Cíle společnosti.
- Využití vlastních / vypůjčených prostředků a zdrojů.
To, co je dobré pro malý podnik, může být extrémně neefektivní pro středně velkou strukturu. Je dobré, když vedení dokáže uznat, že existují problémy a je nutná určitá reorganizace společnosti.
Jak definovat funkce a úkoly?
Postupně jsme tedy dospěli k závěru, že administrativní podpora organizace by měla být prováděna v souladu s potřebami. Jak ale určit ty konkrétní funkce a úkoly, které bude třeba provést? Zde je krátký průvodce k akci:
- Je provedena analýza současné pozice společnosti a jsou stanoveny chybějící funkce.
- Směr pohybu je tvořen na základě přijatých cílů společnosti.
- Jsou uvedena specifika podniku a jeho vliv na provádění úkolů.
- Vypočítává se proveditelnost určitých prací samostatně nebo přilákáním třetích stran.
- Řeší se otázky podřízenosti.
- Je stanoven nejlepší formát pro implementaci potřebné funkce (přidělení jednoho zaměstnance, oddělení nebo celé služby).
Formát článku, bohužel, neumožňuje plně zvážit všechno a všechno. Proto bude organizace pracovních míst pro zaměstnance považována za jeden předmět studie. Ve skutečnosti často musí plnit mezifunkční úkoly a kvůli nekonzistentnosti akcí různých jednotek vznikají různé problémy.
Organizace práce
Tato událost se nevyskytuje každý den. Proto v tomto případě obvykle neexistují žádná nařízení. Úkoly jsou řešeny podle situace, velmi často v nouzovém režimu. V tomto případě jsou pro správní činnosti vyžadovány zvláštní příkazy. Například zavedení pravidel pro organizaci nového pracoviště nám umožní naplánovat celý proces na papíře, pochopit, jak může být optimalizováno, co a v jakém pořadí by mělo být provedeno. To platí zejména pro společnosti, které si stanovily cíl dosáhnout aktivního rozvoje. To je velmi často spojeno s rozšiřováním zaměstnanců a v tomto případě je nutné mít dobře rozvinuté zakázky.
První kroky
Zpočátku by měl být proveden popis pracoviště. Měl by obsahovat seznam potřebného vybavení a nábytku. Ale nejde jen o něco náhodného a nejprve se zvedlo paží, ale něco, co se používá na typickém pracovišti. Je možné provádět odstupňování v závislosti na úrovni pozice a přidělit nejvyšší odkaz na správu, manažery na střední úrovni a výkonné umělce. Nebo můžete stavět na specifikách aktivity. Jedná se o přítomnost návštěvníků, použití dalšího vybavení, inventář, zvláštní požadavky na pokojovou teplotu, aktuální osvětlení a podobně. V ideálním případě by měl být pro každý příspěvek napsán popis. Ale je to také velmi pracná práce. Proto se v první fázi můžeme omezit na přípravu standardního popisu. Například pro laboratorní pracovníky je nutné zajistit dostatečné osvětlení a určitý teplotní režim. Zaměstnanci zákaznického servisu musí mít čekací prostory. Pro účetní je nutné zajistit trezor.
Na jaké úvahy je třeba mít na paměti?
Administrativní plán by měl pracovat na řadě otázek.Například, co je lepší mít neustále na skladě nebo by mělo být získáno po obdržení informací o nové osobě, která bude pracovat. Například v případě inventury je žádoucí mít malou rezervu. Koneckonců to mohou potřebovat i pracující zaměstnanci. Můžete také navštívit stolky se židlemi. Zatímco náhradní počítač je již nadměrný. Je to drahé a rychle zastaralé a není efektivní jej skladovat bez práce. Obecně by velmi dobrým řešením bylo sestavení matice celého obchodního procesu, přičemž by v něm byly uvedeny všechna oddělení, která jsou do procesu zapojena. V tomto případě si můžete jednoduše a jasně poznamenat, kde a v jakém časovém rámci musíte něco udělat. To je důležité, v neposlední řadě kvůli skutečnosti, že k opomenutím často dochází v důsledku selhání přenosu dat. Koneckonců, pokud nebudou k dispozici dostatečné počáteční informace, nebudou ani ty nejlepší příkazy v oblasti administrativních a ekonomických činností plně uspokojit stávající požadavky.
Jiné přístupy
Neměli byste se však omezovat pouze na toto. Například při interakci se zaměstnanci můžete vytvořit deník žádostí. Poté jsou v něm zaregistrována příchozí vysvětlení a poté převedena na konkrétní umělce k provedení. V tomto případě je nutné pravidelně kontrolovat a sledovat stav implementace. Může být také důležité stimulovat zaměstnance ke kvalitě a rychlosti zpracování aplikací. Pokud existuje oprávněná stížnost, že jeden ze zaměstnanců své povinnosti špatně plní, mělo by to skončit potrestáním výkonného umělce. Pro zajištění spravedlivosti je velmi vhodné stanovit normy. V tomto případě je nutné sestavit úplný seznam možných aplikací s doplněním v případě precedentů. A pak pro každou položku je vyvinuta její vlastní norma. Ačkoli velmi často nejsou poskytovány modelové standardy. Společnosti proto stanovují své vlastní hodnoty na základě specifik svých činností a současných úkolů. Pokud je například přijata zpráva, že žárovka vyhořela, je k vyřešení tohoto problému přidělen jeden pracovní den.
Shrnutí výše uvedeného
Jak vidíte, organizace administrativních a ekonomických činností má své „úskalí“, které na první pohled nejsou vidět. Při vývoji předpisů a příspěvků je třeba vzít v úvahu poměrně velké množství informací. To se týká cílů společnosti, jejích specifik a velikosti. Podrobné plánování a jasné předepisování obchodních procesů nám umožní úspěšně vyřešit problémy díky zavedení přiměřeného postupu pro vykonávání práce. Řízení administrativních a obchodních činností stanoví, že všichni, kdo se podílejí na provádění a kontrole procesu, by měli být obeznámeni s teoretickým zdůvodněním jeho provádění. Mělo by se vždy pamatovat na to, že kompetentní vedení může výrazně zlepšit účinnost procesu. Nezáleží na tom, co to je - o správních a ekonomických činnostech zřízení státních orgánů, neziskové struktury nebo soukromého podniku - dobrá správa věcí veřejných má obrovskou rozvojovou rezervu. A musí být použit.
Závěr
Bylo tedy zvažováno, co představuje administrativní činnost. Informace uvedené v tomto článku samozřejmě nestačí k tomu, aby se okamžitě stal dobrým manažerem. Ani jednoduchý úvod do chytrých knih nebude stačit. V této věci musí člověk pochopit i praktický aspekt provádění činností. Knihy neprozradí existenci absolutně všech „nástrah“, je nutné vyplnit hrboly a získat zkušenosti sami.