Podle ruských zákonů patří pracovní knihy k přísným formám hlášení. Tyto dokumenty jsou vedeny zaměstnancem, který je jmenován příkazem vedoucího. Jednoduše si nemůžete vzít a dát práci. Existuje zvláštní akt přijetí a převodu pracovních knih, jejichž vzorek bude zohledněn.
Legislativní rámec
Postup registrace práce a jejich skladování je stanoven legislativními normami, zejména vyhláškou vlády Ruské federace 225. Tady je schválena forma pracovní knihy, jakož i pokyny k jejímu vyplnění.
Dokument dále obsahuje pravidla pro kontrolu pohybu práce. Zaměstnanec je povinen vést časopisy jako:
- Kniha účtu práce a volných listů jim.
- Příjmová a výdajová kniha formulářů.
Poslední časopis je otevřen k účtování nových formulářů zakoupených na základě hotovostního rozkazu. A účetní kniha sleduje pohyb dokumentace o přijímání a propouštění zaměstnanců.
Proč je to nutné
Jak již bylo uvedeno, za protokolování odpovídá pověřený zaměstnanec jmenovaný zvláštní objednávkou organizace. Může se však stát, že tento zaměstnanec onemocní, že jde na dovolenou nebo že společnost je reorganizována prostřednictvím příslušnosti. V důsledku toho bude výkon práce svěřen třetí straně. A v tomto případě nestačí pouze vypracovat příkaz k dočasnému plnění povinností v oblasti správy lidských zdrojů. Bude nutné formulovat akt přijetí a převodu pracovních sešitů a příloh k nim.
Za těchto okolností mají všechny strany zájem o spolehlivost přenášených údajů. Podle rozkazu organizace jsou osoby, které odesílají a přijímají, odpovědné za bezpečnost dokumentů a administrativní odpovědnost je uložena na nesprávném skladování a údržbě.
Z tohoto důvodu by strany měly pečlivě zkontrolovat počet pracovníků a jejich přílohy s údaji v deníku.
Výprodej
Protože zákon neupravuje konkrétní formu převodu práce z jednoho zaměstnance na druhého, lze akt o přijetí a převodu pracovních knih (vzorek bude předložen později) vydat v jakékoli formě, ale s podrobným uvedením všech údajů.
V případě potřeby předá personální dokumenty organizaci prostřednictvím objednávky, vytvoří se zvláštní provize, která případ převezme a zkontroluje všechna data uvedená v časopisech.
Komise se skládá z následujících zaměstnanců:
- Vedoucí lidských zdrojů.
- Právník.
- Zástupce ředitele
- Personální referent pro přenos případů.
- Referent pro lidské zdroje, hostitel.
Dále je na základě dalšího řádu vypracován dokument o práci komise, který se jím bude řídit při předávání forem pracovních knih a při tvorbě zákona.
Kompilace
Akt přijetí práce, i když nemá zavedené formy, musí brát v úvahu řadu závazných podmínek. Podívejme se podrobněji na obsah a formu dokumentu. V aktu musí být uvedeny následující informace:
- podrobnosti o organizaci a názvu dokumentu;
- datum vytvoření dokumentu a umístění organizace;
- pořadové číslo záznamu;
- údaje o každém zaměstnanci, jehož pracovní kniha je vedena v personálním oddělení, musí být rovněž uvedena pozice každého zaměstnance;
- série a číslo sešitu a příloha v případě její existence;
- datum přijetí zaměstnance při práci nebo registrace sešitu;
- poznámky týkající se informací o dokumentu (například nedostatek poptávky po ukončení pracovní smlouvy).
Toto je obecná data: kolik pevných pracovních knih, příloh pro ně je opraveno. Poté se sestaví další tabulka, která zobrazuje informace o nevyužitých formách práce, jakož i přílohy, které se získají v případě ztráty nebo poškození dokumentů.
Závěrem je zaznamenána skutečnost převodu pracovních sešitů a příloh a samotných časopisů: pohyb uvedených dokumentů a jejich účtování.
Následuje akt přijetí a převodu pracovních sešitů - vzorový dokument.
Podpisy
Po dokončení zákona o převáděných dokumentech musí být podepsán všemi zástupci komise přítomnými při inventarizaci dokumentů. Členové komise tedy potvrzují svůj souhlas s dostupností veškeré práce v podniku.
Kromě toho musí zaměstnanci, kteří předávají a přijímají dokumenty, podepisovat akt přijetí a převodu pracovních knih (vzorek je uveden dříve). Jejich podpisy jsou ve sloupci „vyslané-přijaté“, což znamená odstranění a přenos příslušných pravomocí.
Zaměstnanci, jejichž dokumenty jsou inventarizovány, nepodepisují.
Forma aktu je samozřejmě pouze písemná. Pomůže vyhnout se případným dalším otázkám a dvojím situacím. Nejdůležitější je, že tento zákon zbaví zaměstnance možné odpovědnosti za nesprávné vedení osobních dokumentů.