Služební cesty jsou reprezentovány služebními cestami, během nichž zaměstnanci podniku řeší důležité problémy organizace. Výlety mohou být v Rusku nebo v jiných zemích. Jsou hrazeny zaměstnavatelem, za který zaměstnanec připraví zprávu o výdajích na služební cestě. Tento dokument obsahuje informace o tom, kolik peněz bylo vynaloženo na cestu. Na základě této zprávy musí účetní převést na zaměstnance požadovaný objem prostředků na pokrytí vzniklých nákladů.
Koncept dokumentu
U služebních cest byla předběžná zpráva v roce 2017 sestavena ve formě AO-1. V roce 2018 zůstala forma tohoto dokumentu nezměněna. Tento dokument je schválen statistickými úřady, ale každá společnost má příležitost k doplnění této zprávy.
Můžete nejen přidávat nové sloupce, ale také vyloučit některé řádky, které jsou považovány za nadbytečné. Výkaz výdajů na služební cestě je uveden v primárním účetním dokladu. Slouží jako potvrzení, že peněžní prostředky vydané zaměstnanci na cestu byly zaslány z jednoho nebo druhého důvodu.
Kompilační nuance
Sestavení výkazu výdajů na služební cestě je poměrně jednoduché. Tento proces provádí odpovědná osoba nebo zástupce zaměstnance, který obdržel určitou částku peněz na cestu od vedoucího společnosti. Aby bylo zajištěno, že tyto prostředky byly skutečně použity během služební cesty, je sestavena zpráva a předána účetní společnosti.
Zpráva je zkontrolována hlavním účetním a poté předána řediteli k podpisu. Pokud zaměstnanec utratil více než to, co obdržel před cestou ve formě zálohy, může mu být poskytnuta náhrada. Je vydáván v hotovosti z pokladny organizace. Za tímto účelem obdrží občan nejprve příkaz k výdajům v hotovosti, který uvádí, za jakým účelem byly prostředky použity.
Jaké formuláře mohu použít?
Při přípravě výkazu výdajů mohou zaměstnanci podniků použít následující dokumenty:
- Formulář AO-1 schválený statistiky;
- forma speciálně vyvinutá konkrétní společností na základě formuláře AO-1;
- elektronický dokument, pokud společnost používá správu elektronických dokumentů.
Pokud se společnost rozhodne vyvinout vlastní formu, je důležité do ní zadat některé požadované podrobnosti. Pokud nejsou přítomny, může to způsobit určité problémy s daňovými inspektory.
Jak se to dělá?
Všichni zaměstnanci společnosti, kteří cestují na služební cesty, by měli rozumět tomu, jak vyplnit služební zprávu na služební cestě. S pomocí tohoto dokumentu budou moci potvrdit platnost a legalitu vzniklých nákladů. Pravidla návrhu zahrnují:
- formulář zprávy vydává zaměstnanec odborník v účetním oddělení;
- Dokumentaci můžete vyplnit sami nebo za pomoci účetního;
- data se zadávají ihned po cestě;
- některé informace zapadají do účetnictví společnosti.
K této zprávě musí zaměstnanec přiložit další doklady, které slouží jako potvrzení určitých výdajů. Jsou předkládány prostřednictvím různých šeků, účtenek nebo jiných platebních dokladů.
Ukázku zprávy o cestovních nákladech naleznete níže.
Jaké informace jsou obsaženy?
Vyplňování tohoto dokumentu se provádí na základě úředních dokumentů, které má zaměstnanec společnosti k dispozici, který přijel z služební cesty.Pokud byly výpočty provedeny v hotovosti, jsou ke zprávě přiloženy různé platební doklady. Pokud byly použity bezhotovostní výdaje, bude vyžadován výpis z banky.
V dokumentaci jsou obsaženy následující informace:
- informace o cestovaném občanovi;
- údaje o účetním, který vyplní několik odstavců této zprávy;
- název organizace, ve které občan pracuje;
- osobní číslo;
- účel zálohy, představovaný výdaji na domácnost nebo zábavu;
- informace o překročení nákladů nebo zůstatcích hotovosti;
- uvádí doklady potvrzující náklady občana během služební cesty;
- Celková částka, kterou zaměstnanec společnosti utratí během služební cesty
- občanský podpis.
Po prostudování této zprávy účetní připojí svůj podpis. Dále označují číslo a datum zprávy. Jsou uvedeny náklady, které mají být zaúčtovány, jakož i počet účetních účtů. Správně vypracovaný a ověřený dokument je předán řediteli společnosti ke studiu a podpisu.
Příklad vyplnění výkazu výdajů na služební cestě je uveden níže.
Jaké dokumenty jsou připojeny?
Zaměstnanec společnosti během pracovní cesty musí uložit všechny platební doklady, které potvrzují určité výdaje. Jsou zaznamenávány do zprávy během jejího dokončení. Tato dokumentace může být předložena v různých formách. Proto jsou ke zprávě připojeny následující dokumenty:
- pokladní šeky považovány za nejběžnější dokumentaci;
- přísné formuláře hlášení;
- peněžní záruky;
- účtenky;
- nákladní listy;
- další platební doklady.
Všechny tyto papíry by měly být pečlivě zkontrolovány a skladovány za optimálních podmínek. Pokud jsou ztraceny, zaměstnanec nebude schopen prokázat, že skutečně vynaložil finanční prostředky od zaměstnavatele na nezbytné účely. V tomto případě může účetnictví odmítnout náhradu nákladů.
Pokud jsou prostředky utraceny v organizacích a obchodech, ve kterých není vystaven šek pro pokladnu, budete muset požádat o kontrolu zboží.
Jaké jsou potíže?
Při vyplňování zprávy o výdajích na služební cestě mohou vzniknout různé obtíže. Mezi ně patří:
- je-li osoba poslána do jiné země, musí potvrdit výdaje s platebními doklady přijatými od cizinců, ale pokud nemá znalost cizího jazyka, nemusí mít odlišné příjmy a šeky;
- často, bezprostředně po takové cestě, občan jede na dovolenou, takže nemá čas na vypracování zprávy ihned po příjezdu, ale můžete také zpracovat dokumentaci okamžitě po době odpočinku;
- všechny dokumenty přijaté od cizinců budou muset být přeloženy do ruštiny.
Záleží na správnosti vyplnění zprávy a přípravě dalších dokumentů, zda budou výdaje občanům správně uhrazeny.
Funkce při cestování do zahraničí
Služební cesty lze uskutečnit nejen v Rusku, protože je často nutné navštívit zahraniční partnery, proto je nutná pracovní cesta do zahraničí. Jak v tomto případě vydat zprávu o výdajích? Za tímto účelem se berou v úvahu tyto funkce:
- při návratu z cesty musí zaměstnanec do tří pracovních dnů vypracovat zprávu;
- pokud byly peníze vydány v cizí měně, je to určitě uvedeno v dokumentaci;
- informace o utrácení v cizí měně musí být zadávány bez převodu směnným kurzem rublů;
- pokud jsou dokumenty potvrzující určité výdaje vyhotoveny v cizím jazyce, budete muset řešit jejich překlad z jednoho řádku do ruštiny;
- překladatelský proces může provádět přímý zaměstnanec společnosti nebo zaměstnanci specializovaných společností;
- pokud jsou jízdenky pro různá vozidla vytvořeny v cizím jazyce, pak je bezpodmínečně nutný přenos podrobností, na které se vztahuje celé jméno.cestující, místo příjezdu, let, datum odletu a příletu a cena letenky;
- není nutné překládat informace, které nemají žádný význam, například to zahrnuje pravidla letu nebo funkce přepravy zavazadel;
- převod není nutný, pokud má občan elektronickou jízdenku, protože všechny informace jsou vyplňovány na základě požadavků jednotného mezinárodního kodexu;
- převod je vyžadován pro všechny ostatní podpůrné doklady, které zahrnují hotelový účet nebo šek na pronájem auta.
Pouze při zohlednění všech výše uvedených požadavků bude zaměstnanec společnosti schopen potvrdit cílové utrácení peněz obdržených od zaměstnavatele. Pokud se na převodu podílejí zaměstnanci specializovaných společností, jsou náklady na tyto služby zahrnuty do ostatních nákladů společnosti.
Může zaměstnanec jít na dovolenou po cestě?
Služební cesty často trvají dostatečně dlouho, takže ihned po takové cestě potřebuje zaměstnanec odpočinek. Po takovém výletu je dovoleno si ihned vzít dovolenou. Za tímto účelem není nutné chodit do práce a okamžitě předávat předběžnou zprávu na služební cestě.
Je dovoleno vypracovat dokumentaci ihned po opuštění dovolené, a ne do tří dnů po návratu z cesty.
Dodací lhůty
Dokument je k pronájmu do tří dnů. Odpočítávání začíná následujícími body:
- návrat z pracovní cesty;
- výstup z dovolené;
- návrat z pracovní neschopnosti.
Odpočítávání do tří dnů tedy začíná okamžikem, kdy se občan vrátí do práce, aby pokračoval ve své kariéře. Pokud dojde k porušení lhůt pro předběžné hlášení na služební cestě, vede to ke skutečnosti, že zaměstnanec nedostává od společnosti peníze na pokrytí nákladů, které mu vznikly. Kromě toho se tato situace může stát základem pro odpovědnost společnosti, pokud porušení zjistí daňoví inspektoři.
Jaké zapojení se používá?
Pro schválení správně vyplněného formuláře předběžné zprávy na služební cestě je nutné zadat příslušné údaje do účetnictví. Za tímto účelem účetní používá účtování, aby odrážel transakce výnosů nebo nákladů. Výdaje jsou zaúčtovány na účet 71.
Pokud občan utratil za cestu více, než obdržel od zaměstnavatele, může na tyto výdaje počítat. K tomu je musí potvrdit oficiálními dokumenty. Pouze v tomto případě účetní zadává potřebné informace do účetnictví společnosti.
Závěr
Jakákoli společnost může vyžadovat služební cesty z různých důvodů. Mohou být prováděny v Rusku nebo v jiných zemích. Pracovníci na služebních cestách mohou očekávat, že dostanou náhradu za své výdaje. Za tímto účelem musí uložit platební doklady potvrzující vzniklé výdaje.
Po pracovní cestě zaměstnanec společnosti připraví předběžnou zprávu. Obsahuje informace o všech výdajích během cesty. Další dokumenty k ní připojené jsou studovány účetním a ředitelem společnosti. Na základě této zprávy jsou potřebné údaje zaúčtovány do účetnictví společnosti.