Je důležité, aby vedoucí organizací organizovali práci zaměstnanců tak, aby přinášeli největší návratnost a plně odhalili jejich potenciál. Chcete-li to provést, musíte vědět, jak prakticky delegovat pravomoc, která se používá ke zlepšení výkonnosti společnosti bez poškození současného stavu.
Definice
Delegování se projevuje jako jednotné rozdělení práv a povinností mezi subjekty systému. Jeho principy formuloval na začátku dvacátého století P. M. Kerzhentsev.
Delegování je udělení oprávnění vykonávat úkoly odpovědné osobě se současným přidělením odpovědnost za výsledek. Delegace vám umožňuje správně rozdělovat úkoly mezi zaměstnanci a používá se k dosažení konečných cílů organizace.
Odpovědnost spočívá v odhodlání zaměstnance vykonávat práci kvalitním způsobem a dosáhnout uspokojivého závěru. Zaměstnanci jsou v oblasti své činnosti odpovědni vyšším úřadům.
Pravomoci (pravomoci) fungují jako omezená práva k využívání použitých zdrojů k plnění určitých úkolů. Každá pozice v organizaci je doprovázena specifickými pravomocemi. Změna pracovního místa také vede k nahrazení kompetencí zaměstnance.
Aplikace
Delegování je převod určitých pravomocí a povinností na zaměstnance společnosti a rovnoměrné rozdělení různých funkcí mezi nimi. Je vykonán akt, který definuje oficiální úkoly delegování jako vůdce, který je schopen rychle vyřešit všechny aktuální problémy a dovedně využívat zaměstnance, kteří jsou nejlépe schopni zvládnout každý konkrétní typ úkolu.
Cíle
Delegování pravomoci se používá k dosažení určitých cílů organizací, například:
- propojení „lidského faktoru“ - zvyšování aktivity a zájmu zaměstnanců na nižší úrovni;
- zvýšení efektivity (efektivity) zaměstnanců v důsledku zlepšení jejich kvalifikace a získání nových dovedností;
- vyložení vrcholového managementu s uvolněním času pro řešení strategických, provozních a manažerských otázek.
Delegování úkolů
Následující typy úkolů jsou vhodné pro delegování:
- rutina;
- nedůležité záležitosti;
- přípravné práce;
- specializovaná práce.
Ne všechny úkoly však lze převést na běžné zaměstnance. Povinností každého vůdce je vyřešit ty úkoly, které mohou ovlivnit budoucí činnosti organizace.
Jedná se o otázky důvěryhodné povahy a nestandardní strategické problémy a neočekávané situace, které vyžadují rychlé vyřešení.
Není tedy delegováno:
- stanovení cílů;
- řízení podřízených;
- riskantní úkoly;
- neobvyklá práce;
- přijímání strategických a manažerských rozhodnutí;
- Důvěrné úkoly
- rozvoj organizační politiky.
Požadavky na subjekty delegace
V procesu předávání pokynů se mohou nadřízení i zaměstnanci setkat s řadou obtíží.Účinné řízení delegování pravomocí je možné pouze analýzou všech existujících a pravděpodobných překážek ovlivňujících správu a sledování stávajících činností.
Problémy, které někdy vyvstávají u ředitele nebo vedoucího oddělení a brání delegaci:
- strach ze ztráty své současné pozice a přidružené moci;
- pochybnosti o připravenosti ostatních zaměstnanců, nízká charakteristika jejich činnosti;
- nadměrné sebevědomí, nadměrná ambicióznost;
- pochybujte, obávejte se, že jeho činy budou nepochopeny.
Problémy, které zaměstnanci někdy zjistili při plnění přidělených úkolů:
- pochybnosti o správnosti použitých rozhodnutí;
- nedostatek zkušeností;
- zásadní neshody s šéfem;
- neochota vést jiné účinkující, zejména pokud jde o pokuty.
V případě potíží musí příslušný manažer nejprve řešit osobní překážky, které brání účinné regulaci práce, a poté pečlivě prozkoumat problémy podřízeného. Analýza situace odhalí možné chyby v řízení a umožní vám činit informovaná a informovaná rozhodnutí, například pokud jde o nahrazení výkonného umělce, zbavení ho zbytečné zátěže nebo o vyřešení obtíží psychologické povahy, a to jak našeho, tak výkonného.
Proces delegování
Každý vůdce by se měl snažit zajistit, aby při organizaci pracovního procesu rovnoměrně plánoval pracovní povinnosti v celém týmu, využíval sílu a nevzdal se odpovědnosti za proces plnění úkolů.
Delegace v organizaci je rozdělena do několika fází:
Fáze I - předání pokynů vykonavateli;
Fáze II - poskytnutí autority a zdrojů dodavateli;
Etapa III - formulace povinností zaměstnance s uvedením nezbytného výsledku implementace.
Při kontrole nad činností podřízených je důležité střední prostředí. Přílišná vazba může vést ke stagnaci a nedostatku iniciativy zaměstnance. Pokud tento proces nekontrolujete, výsledek bude kriticky daleko od požadovaného kvůli nekoordinovanému toku práce. Je třeba předem stanovit zpětnou vazbu a dosáhnout úcty a vysoké autority mezi zaměstnanci.
Správci často hřích přesouvají nechtěnou a nezajímavou práci na svých podřízených, zejména pokud jsou sami o tomto tématu povrchně obeznámeni. Ale to není vždy správné, protože šéf je stále zodpovědný za pracovní tok. Pokud hlava sám nemá ponětí, jaké výsledky by se měly očekávat při východu, jak bude schopen kontrolovat činnost podřízeného? Odpověď je zřejmá.
Zkušení nadřízení upřednostňují zaměstnance svěřit úkoly, které jsou o něco složitější než dříve. Takové úkoly pomáhají nejlépe odhalit potenciál podřízených. V tomto případě je však lepší vydávat příkazy na papíře, aby se zvýšila motivace zaměstnanců.
Při distribuci kompetencí v organizačním systému je nesmírně důležité vzít v úvahu následující aspekty:
- pravomoci by měly být plně v souladu se stanoveným plánem úkolu, je to cíl, který určuje rozsah pravomocí, a nikoli naopak;
- pravomoci všech zaměstnanců by měly být kompetentně spojeny do jediného komplexu bez nesrovnalostí a měly by zajistit rovnováhu celé struktury;
- veškerá autorita by měla být jasná a konkrétní, aby zaměstnanci mohli vždy zjistit, co od nich je požadováno a jaké zdroje jim mají k dispozici.
Správné zacházení s autoritou zvyšuje efektivitu celé organizace. Zaměstnanci získají jasnou představu o práci, která jim je přisuzována, ao cílech, které jsou pro ně stanoveny, a tím dosahují nejlepších výsledků.
Výhody
Proces delegování je obecně charakterizován přítomností dvou pozitivních aspektů:
- Čas hlavy je uvolněn pro řešení problémů vyžadujících osobní účast. Je zde možnost soustředit se na plánování růstových vyhlídek společnosti a administrativní strategii.
- Delegace je jedním z nejlepších způsobů motivace kreativně rozvinutých a aktivních zaměstnanců, kteří chtějí růst a učit se. Může být použit k tréninku před získáním vyšší pozice. Pomáhá rozvíjet u zaměstnanců nové znalosti, dovednosti a schopnosti používané pro úspěšnější činnosti.
Zásady delegování
Pro strukturovaný přístup k delegujícímu orgánu je vhodné dodržovat níže uvedené zásady. Jinak může jejich selhání vést k obtížím v řízení a následně k neuspokojivému fungování systému jako celku.
Princip funkční definice
Je založeno na úplném a jasném povědomí každého manažera o strukturální integritě organizace: jaká práva a povinnosti má každá entita systému, jaká jsou mezi nimi navázána informační a servisní spojení, směr a výsledky jejich práce. Jinými slovy, zkušený správce vždy ví, co lze očekávat a od koho přesně.
Skalární princip
Je založena na jasném oddělení povinností. Každý dodavatel by měl vědět, komu by měl přímo podat zprávu o výsledcích své práce a o tom, jaké činnosti by měl nezávisle regulovat. Tento princip naznačuje řetězec oficiálních vztahů mezi podřízenými a vedoucími celého organizačního systému. Čím výraznější je tato linie, tím efektivnější řízení a komunikace mezi zaměstnanci. Každý podřízený potřebuje přesné pochopení toho, kdo na něj deleguje pravomoc a komu předávat záležitosti, které nespadají do jeho působnosti.
Princip úrovně autority
Kombinuje dva výše uvedené principy. Každý zaměstnanec by si měl jasně uvědomovat množství pravomocí, které mu byly svěřeny, a řešit své vlastní problémy s problémy, které odpovídají jeho úrovni moci, a neměly by tyto záležitosti postoupit vyššímu vedení.
Jinak může dojít k patu, když budou manažeři znovu nuceni čelit problémům, které již byly pověřeny podřízenými. Při používání tohoto pravidla by mělo dojít nejen k přenesení pravomocí, ale také k přenesení odpovědnosti.
Princip založený na očekávaných výsledcích
Ukazuje, že všechny činnosti organizace vyžadují pečlivé plánování. Všechny úkoly by měly mít jasně definované cíle a konkrétní očekávané výsledky. Jinak manažer jednoduše nebude schopen kompetentně rozdělovat úkoly mezi zaměstnanci, nebude mít úplnou představu o tom, zda podřízení mají dostatečnou pravomoc pro práci, která jim byla svěřena.
Zásada jednoty velení
Je založen na úzkém vztahu mezi dodavatelem a vedoucím. Čím vyšší je úroveň spolupráce, tím silnější je pocit osobní odpovědnosti podřízeného a tím menší je pravděpodobnost, že obdrží protichůdné příkazy. Je důležité, aby byl úkol delegován na zaměstnance pouze jedním šéfem, aby nedošlo k záměně a situaci, kdy „levá ruka neví, co pravá ruka dělá“.
Zásada bezpodmínečné odpovědnosti
Přestože při přenesení pokynů na podřízeného, pravomoci a odpovědnosti za výsledky provedené práce jsou současně přeneseny, není to důvod k odstranění povinností, které mu byly uloženy, z hlavy. Je to šéf, kdo se rozhodne delegovat úkol, takže je stále zodpovědný za práci podřízených a plnění úkolu. Za vykonanou práci jsou zodpovědní umělci a za jednání podřízených odpovídají manažeři.Tato zásada má zvláštní význam při delegování státní moci a dalších osob s vysokou úrovní moci.
Zásada korelace autority a odpovědnosti
Označuje, že pověřený orgán musí dodržovat povinnosti uložené podřízenému. Pokud je rozsah pravomoci menší než odpovědnost, nebude dodavatel schopen plně vykonávat práci, která mu byla přenesena;
Každý správce musí kompetentně zorganizovat přenesení pravomoci a odpovědnosti. Výše uvedené zásady mu v tom pomohou.
Druhy oprávnění
V systému organizace lze v souladu se současnými cíli a požadavky rozlišovat různé typy oprávnění. Jsou určovány činností oddělení a jejich obecnou funkčností.
Lineární
Tyto pravomoci jsou přímo přeneseny z vedoucího na dodavatele a dále podle schématu. Šéf s lineární autoritou je schopen činit rozhodnutí v mezích své kompetence bez předchozí koordinace s ostatními šéfy. Sekvenční schéma těchto pravomocí tvoří hierarchii úrovní správy.
K přenesení pravomoci a odpovědnosti navíc dochází pouze při zohlednění zásady jednoty velení a současně standardů spravovatelnosti. Pokud jde o zásadu jednoty velení, bylo to posouzeno výše.
Tento princip ukazuje, že každému zaměstnanci dominuje pouze jeden vůdce a zaměstnanec se hlásí pouze svému bezprostřednímu nadřízenému. Míra ovladatelnosti je počet zaměstnanců, kteří se hlásí konkrétnímu vůdci.
Při výrazném nárůstu počtu okruhů ve schématu vedení však dochází k výraznému zpomalení funkční výměny informací. Z tohoto důvodu je třeba do organizační struktury zavést další pravomoci.
Ředitelství
Chcete-li zjistit, jaké kategorie pravomocí zaměstnanců existují, musíte nejprve analyzovat typy přístrojů pro zaměstnance, od nichž se rozlišují následující:
- Poradenský aparát se používá k řešení specializovaných úkolů. Může pracovat dočasně i nepřetržitě.
- Obsluha - slouží k provádění specifikovaných služeb (například oddělení lidských zdrojů).
- Osobní - podkategorie obslužného zařízení. Vznikl, když byl najat hlavou asistenta nebo tajemníka. Všichni členové zde mají vysokou formální autoritu.
V souladu s tím jsou pravomoci, které lze přenést na kterékoli zařízení, rozděleny:
- Poradenství - používá poradní velitelství, jehož práva jsou omezena odbornými doporučeními.
- Povinná schválení - vztahují se na posouzení jejich rozhodnutí ve spojení s přístrojem správci.
- Paralelní - používají se v případech, kdy zařízení může převrátit rozhodnutí vedení, používají se k prevenci hrubého porušení. Například použití paralelních pravomocí je odůvodněné při nákupu velkých množství, pokud jsou vyžadovány dva podpisy.
- Funkční - jsou na nejvyšší úrovni, mohou povolit určité akce a zrušit. Jejich použití je rozšířené, zejména v oblastech, jako je kontrola zaměstnání a účetní metody.
Použití dalších zařízení pomáhá výrazně zjednodušit strukturu řízení ve společnostech s velkým počtem zaměstnanců. Díky úzké a správně strukturované interakci všech subjektů společnosti se zvyšuje efektivita organizace jako celku. Pro účinné vedení je třeba vzít v úvahu další aspekty: zásady delegování pravomoci, požadavky, vlastnosti, typy atd.
Použití delegování je důležité pro každého manažera.Pomáhá organizovat pracovní proces kompetentně, jasně rozděluje práva a povinnosti všech zaměstnanců. Výkonní umělci jsou mnohem snazší pracovat, když vědí, co se od nich vyžaduje a jaké výsledky by měli dosáhnout. Delegování je navíc důležitým faktorem, který se používá ke zvýšení efektivity každého zaměstnance a uvolnění dodatečného času pro manažera k řešení strategicky důležitých úkolů, což vede ke zvýšení produktivity a produktivity celého systému.