Každý úředník má určitá práva a povinnosti související s jeho oficiální činností. Jsou přímo uvedeny v jeho popisu práce, jsou uvedeny v pracovní smlouvě. V článku budeme analyzovat práva a povinnosti správce dokumentů v tomto směru. Zvažte, jaké požadavky jsou pro tohoto zaměstnance stanoveny, aby měl vědět, jaká odpovědnost je mu poskytována.
Kategorie
Co znamená „pracovní odpovědnost správce dokumentů kategorie 1“? Tato pozice je zastoupena několika kategoriemi - z hlediska školení, odborné praxe pracovníka:
- První. Přítomnost odborného vysokého školství v oblasti správy dokumentů, praxe na pozici správce dokumentů 2. kategorie - minimálně 3 roky.
- Druhý. Přítomnost vyššího odborného vzdělání v příslušné oblasti, pracovní praxe jako specialista na dokumenty - nejméně 3 roky.
- Ředitel dokumentů. Tento zaměstnanec musí mít vyšší odborné vzdělání v oblasti správy dokumentů. Zaměstnavatel nemá požadavky na svou pracovní praxi.
Pokud jde o povinnosti správce dokumentů, jejich maximální soubor je stanoven odborníkům první kategorie. Minimum - pro pracovníky, kteří ještě nemají kategorii.
Odborné znalosti
Povinnosti správce dokumentů začínají skutečností, že specialista musí mít určitý soubor znalostí nezbytných pro zapojení do oficiálních činností.
V popisech úkolů je předepsána následující standardní sada:
- Normativní, legislativní, právní akty, příkazy, příkazy, jiná rozhodnutí vyšších struktur vztahující se k dokumentaci činnosti zaměstnavatele.
- Hlavní ustanovení jednotného systému správy záznamů o státní správě.
- Standardy pro jednotnou strukturu organizačních a správních dokumentů.
- Metody plánování, projektování a dalšího rozvoje dokumentačních systémů.
- Techniky navrhování, plánování, provádění podpory dokumentace pomocí výpočetní techniky a počítačového vybavení.
- Postupy pro registraci, klasifikace, skladování, přezkoumání pracovní dokumentace.
- Postup pro provádění kontroly nad prováděním dokumentace.
- Požadavky na zpracování různých dokumentů - příchozí, interní, odchozí.
- Požadavky na dokumentaci plánování a podávání zpráv o vektorech činnosti strukturálních jednotek organizace.
- Organizace archivace.
- Regulační dokumenty a vývoj metodiky týkající se návrhu a použití automatizovaných informačních systémů řízení.
- Základy dokumentování.
- Základy programování.
- Domácí i zahraniční zkušenosti v oblasti podpory dokumentace činností zaměstnavatele.
Obecné znalosti
Odpovědností správce dokumentů bude rovněž držení znalostí, které jsou nezbytné pro každého člena týmu, zaměstnance sektoru služeb, který pracuje v kanceláři:
- Postup obsluhy počítače, jiné kanceláře, výpočetní techniky.
- Základy sociologie, ergonomie, sociální psychologie.
- Základy ekonomiky, personální management, management, organizace práce.
- Ruská pracovní legislativa.
- Pravidla interního pracovního harmonogramu zaměstnávající společnosti.
- Charta, kolektivní smlouva zaměstnávající organizace.
- Ustanovení ruské ústavy.
- Stávající normy a pravidla ochrany práce.
- Kancelářská etika.
- Kultura komunikace.
- Základy správního práva.
- Požární bezpečnostní předpisy.
Vedení v činnostech
Povinností vedoucího dokumentů ve škole, v podniku, v obchodní společnosti je také řízení následujících úkonů při jejich činnosti:
- Ústava Ruské federace.
- Aktuální ruská legislativa.
- Charta zaměstnávající organizace.
- Kolektivní smlouva zaměstnavatele.
- Vnitřní pracovní řád v organizaci zaměstnavatele.
- Příkazy, vyhlášky, přímé příkazy zaměstnance.
- Popis práce.
Funkční odpovědnosti správce dokumentů
Toto je základní prvek všech popisů úkolů. Povinnosti správce dokumentů v organizaci samozřejmě závisí na vektoru jeho činnosti, počtu správců dokumentů a dalších faktorech.
Standardní sada je následující:
- Vývoj a implementace technologických procesů práce s dokumentací (dokumentární data) na základě využití výpočetní a kancelářské techniky. To zahrnuje účetnictví, kontrolu, provádění, vydávání certifikátů, provozní úložiště.
- Účast na plánování, organizaci, zdokonalení oddělení správy dokumentů zaměstnávající organizace. Sledování celkového stavu kancelářské práce.
- Příprava návrhů k zajištění souboru opatření pro ergonomické pracovní podmínky, racionalizace pracovních míst pracovníků na podporu dokumentace organizace.
- Vývoj sjednocených dokumentačních systémů, listů obchodních dokumentů pro různé účely, úrovně řízení, klasifikátory dat dokumentů.
- Organizace a implementace systému správy dokumentů.
- Opatření ke zefektivnění složení dokumentace, různých informačních ukazatelů, snížení jejich počtu, organizování vyhledávání obchodních dokladů.
- Účast na výběru dokumentů předkládaných ke státnímu skladování, při zkoumání hodnoty obchodních dokladů.
- Podílet se na stanovování cílů, plánování, navrhování, provozu a zlepšování informačních automatických systémů, systémů správy informací.
- Podílet se na vývoji inovativních informačních technologií založených na využití mikroprocesorové a počítačové technologie, návrhu a další aktualizaci databází.
- Studium a syntéza pokročilých ruských a zahraničních zkušeností v oblasti podpůrných činností dokumentace.
- Vypracování normativní a metodické dokumentace v oblasti jejich působnosti.
- Účast na výběru, umísťování, školení a pokročilém školení pracovníků z oddělení dokumentace.
Odpovědnosti správce dokumentů ve školkách se samozřejmě mohou poněkud lišit. Směr činnosti organizace přímo ovlivňuje vyplnění této části popisu práce.
Druhá varianta
Pokud mluvíme o pracovních povinnostech správce dokumentů ve škole, můžeme zde představit následující sadu:
- Vedení záznamů v souladu s administrativní dokumentací.
- Zajištění plného, kvalitního a moderního výkonu oficiálních úkolů.
- Racionální využití materiálních, technických zdrojů v rámci plnění pracovních úkolů.
- Zachování svěřené dokumentace před zveřejněním obchodních, úředních tajemství.
- Registrace příchozí korespondence.
- Sledování včasného provádění dokumentace.
- Příprava a doručení do archivu provedených dokumentů.
- Bezpečnostní sledování důvěryhodných obchodních dokumentů.
- Příprava reportingu, plánovací dokumentace.
- Tisk a kopírování kancelářských dokumentů.
- Příprava návrhů objednávek na vzdělávací aktivity.
- Vydávání osvědčení zaměstnancům a studentům.
- Údržba a poskytování účetních (měsíčních) výkazů času.
- Provedení dalších pokynů jejich přímého vedení.
Práva specialistů
Stanovili jsme pracovní povinnosti správce dokumentů v instituci. Nyní zmiňujeme práva tohoto pracovníka:
- Navrhování zlepšení organizace podpory dokumentace, její racionalizace v rámci stávajících standardů.
- Požadavek útvarů, oddělení, jednotlivých zaměstnanců, kteří připravují dokumentaci v organizaci, dodržovat určité standardy a normy.
- Vývoj a implementace sjednocených, sjednocených dokumentačních systémů, výkazů obchodních listin, dodržování požadavků a pokynů v oblasti správy dokumentů.
Rozšířená práva
Zaměstnavatel může doplnit seznam práv správce dokumentů těmito ustanoveními:
- Právo požadovat od vedoucích pracovníků, zaměstnanců podniku dokumentaci nezbytnou k zajištění výkonu.
- Právo používat společnou knihovnu, informační fondy, služby sociálních, zdravotnických a bytových jednotek zaměstnávající společnosti.
- Právo předepsaným způsobem odvolat se proti příkazům vedoucího oddělení i vedení společnosti.
Odpovědnost
Odpovědnosti vedoucího správce dokumentů budou samozřejmě širší než funkční povinnosti běžného specialisty. Oba jsou však zodpovědní za své činnosti. Ve výchozím nastavení je to následující:
- Za nesplnění funkčních povinností (uvedeno v popisu práce).
- Pro nekonzistentní údaje o stavu provádění pokynů a úkolů.
- Za porušení pravidel vnitřního pracovního harmonogramu v organizaci zaměstnavatele.
- Pro porušení bezpečnostních předpisů v podniku, požární bezpečnostní standardy.
Zkoumali jsme základní práva a povinnosti správce dokumentů. Jak je patrné z článku, zaměstnanec musí mít také určité znalosti, když se uchází o tuto práci. Za nesprávné plnění povinností odpovídá.