S cennými papíry je třeba zacházet opatrně, protože znehodnocení způsobuje mnoho nepříznivých důsledků. Obnovení bude nějakou dobu trvat. Abyste tomu zabránili, je nutné zajistit správné uložení dokumentů doma. K tomu můžete použít různé metody.
Funkce úložiště
Organizace ukládání dokumentů doma má své vlastní vlastnosti. Musí být zohledněna bezpečnost. Papíry by měly být před pohledem skryty a chráněny před poškozením. Pokud děti žijí v domě, musí být dokumenty umístěny tak, aby pro ně nebyly přístupné. Můžete si vybrat trezory pro dům i mezipatro, horní police skříně.
Upozorňujeme, že plocha není bezpečným místem. Káva zkazila náhodně rozlitou kávu nebo průvan. Ale pokud jsou umístěny v krabicích s klíčem nebo tajným dnem, bude to chránit před poškozením.
Kam uchovávat dokumenty doma? Existuje mnoho možností, ale mějte na paměti, že místo musí být přístupné majiteli. Často existují situace, kdy musíte naléhavě získat nějaké papíry. V případě nouze se počítá každá sekunda. Nyní existují funkční prvky interiéru, včetně zvláštních úkrytů. Jsou to police se zásuvkami, knihy, trezory, zásuvky, imitace.
Třídění dokumentů
Příspěvky lze rozdělit podle následujících kritérií:
- Do bytu. Budou uloženy příjmy za vodu, plyn, elektřinu.
- Komunikace Tato část bude obsahovat smlouvy a příjmy prostřednictvím telefonu, televize a internetu.
- Půjčky To zahrnuje smlouvy a kontroly.
- Sociální služby. Pokud jsou využívány služby těchto organizací, měly by být dokumenty od nich umístěny zvlášť.
- Kopie. Doporučuje se pořizovat kopie dokumentů v množství 5 ks. je ještě lepší je naskenovat.
- Osobní dokumenty. To zahrnuje pasy, certifikáty.
- Medicína. Je nutné samostatně skládat dokumenty týkající se zdraví.
- Fotografie Musí být umístěny v obálce.
- Pokyny a záruky. V případě potřeby vždy najdete ten správný papír;
- Zřídka používané dokumenty.
Dokumenty malého formátu jsou obvykle vázané. Pokud se často používají, například pasy, certifikáty, měli byste je uložit do malé složky s oddělovači.
Možnosti uložení dokumentace
Pokud existuje mnoho cenných papírů, vyvstává otázka, jak ukládat dokumenty doma? Nápady se mohou lišit, hlavní věc je, že vše je udržováno v pořádku. Jinak bude hodně času věnováno hledání.
Pro skladování se používají trezory, složky, skříňky. Doklady by se do nich měly vkládat podle nezbytných kritérií: účel, datum nebo typ. Bude tedy mnohem snazší najít potřebný papír.
Složky
Složka pro ukládání dokumentů doma je považována za vynikající volbu. Hodí se k mnoha souborům s papíry. Většina těchto produktů je ve formátu A4, takže jsou skvělé pro ukládání certifikátů, certifikátů, smluv.
Pro větší pohodlí můžete dokumenty označit nápisy, například „práce“, „banka“, „bydlení“. Bude tedy mnohem snazší najít potřebný dokument. K prvnímu souboru můžete připojit seznam veškerého obsahu. Je vhodné nalepit šeky a příjmy na listy A4. Je lepší opravit roh tak, aby nedošlo k zkazení dokumentu.
Aktovka
Dokumenty lze ukládat doma pomocí speciálního portfolia. Obvykle má mnoho poboček. Výrobek lze zakoupit v obchodě s papírnickým zbožím.Tato zařízení přicházejí v různých provedeních, včetně klasických i originálních. Výběr toho správného bude snadný.
Portfolio pro ukládání dokumentů doma může obsahovat různé papíry. Nevýhodou je nemožnost otáčení stránek a bezplatné prohlížení. Z tohoto důvodu je proto žádoucí vytvářet nápisy a poznámky.
Fotoalba
V těchto zařízeních je možné ukládat dokumenty doma. Musí mít magnetické listy. V nich mohou být například umístěny účtenky k platbě, pro stanovení toho, které lepidlo není potřeba. Na každém listu bude místo pro poznámky, což je velmi výhodné.
Obálky
Papírové kapsy jsou skvělé pro ukládání dokumentace, která by měla být archivována. Takové papíry jsou zřídka potřebné, ale je příliš brzy nebo je nevyhodit. Po označení můžete dát do krabičky nebo na polici.
Můžete si vytvořit obálky sami. K tomu se používá silný papír, lepidlo a příslušenství. Ukázalo by se, že praktická věc je, pokud používáte svou fantazii a děláte práci efektivně. S touto obálkou si nedělejte starosti s integritou papíru.
Krabice
Používají se k ukládání mnoha věcí a dokumenty nejsou výjimkou. Můžete do nich vložit spoustu papírů, stačí je správně rozložit, abyste mohli kdykoli najít něco, co potřebujete. Doporučujeme je nejprve roztřídit do složek.
Chcete-li uložit pevné pasy, diplomy a jiné nestandardní dokumenty, je lepší použít silnou obálku. Nyní je v prodeji mnoho dalších doplňků, z nichž mnohé jsou dokonce zamčené. Za pohodlnou věc se považuje také schránka pro ukládání dokumentů doma, protože chrání papíry před volným přístupem.
Trezory
Domácí trezory jsou považovány za nejspolehlivější spotřebiče. Tam můžete umístit pracovní knihy, peníze, známky. Některé návrhy mají několik buněk, což vám umožní umístit mnoho hodnot.
Při nákupu tohoto zařízení je třeba vzít v úvahu následující skutečnosti:
- Objem, přítomnost polic, pokladna.
- Velikosti, hmotnost.
- Pohled na hrad.
Existují trezory s elektronickým nebo klíčovým zámkem, takže uchovávání dokumentů doma bude v bezpečí. Kód musí být zadán samostatně. Náklady na trezory, které se otevírají klíčem, jsou o něco nižší. Pokud k zařízení bude mít přístup mnoho lidí, měli byste si vybrat pomocí kláves.
Trezory mají několik polic, které lze upevnit v různých výškách pro snadné ukládání složek. Některé doplňky mají vnitřní přihrádky pro těsnění. Měli byste si vybrat zařízení s certifikáty, protože to potvrzuje jejich soulad s kvalitou.
K dispozici jsou následující typy trezorů:
- Nositelné. Lze použít jak pro domov, tak i pro různé organizace.
- Kompaktní. Používá se k ukládání formulářů, pečetí, razítek, klíčů, cenností.
- Ohnivzdorná. Používají se pro tajné dokumenty, považují se za nejbezpečnější, protože chrání veškerý obsah.
- Prostorný. Používají se ve velkých společnostech, kde pracuje mnoho lidí.
Před uvolněním jsou trezory testovány na pevnost. Obvykle jsou vyrobeny z jejich materiálů, které papír ochrání před mechanickým namáháním. Cena zařízení závisí na technických vlastnostech a stupni ochrany.
Doba skladování
Existují dokumenty, které musí být uloženy po celý život. A některé mohou být za několik měsíců vyhozeny. Doklady o nemovitostech, dopravě a jiných nákupech musí být skladovány po celou dobu vlastnictví. Potvrzení o nákupu musí zůstat po dobu 1 roku. Záruky jsou uchovávány po celou dobu jejich platnosti.
Kontroly plateb za služby právníků, lékařů, učitelů by se měly uchovávat po dobu 3 let. Pak je můžete zkopírovat a odstranit originály. V případě soudního sporu se může papír hodit. Je nutné udržovat smlouvy na veřejné služby, na internetu a televizi.Příjmy za účty za elektřinu jsou uchovávány po dobu 3-5 let.
Zdravotní záznamy vhodné pro rodinu musí být přístupné. Kontroly ze soukromých klinik musí být uchovávány po dobu nejméně 2 let. Mohou být požadováni při soudních sporech a pojistných událostech. Všechny dokumenty musí být umístěny na bezpečných místech, pravidelně tříděny a zbytečně odstraněny. Teprve potom bude vše v pořádku s cennými papíry.
Doporučení
Každé umístění úložiště dokumentů má své výhody a nevýhody. Aby bylo zajištěno, že všechny dokumenty jsou v pořádku, je třeba zvážit následující pravidla:
- Aby nedošlo k zkazení dokumentů, měly by být uloženy mimo vodu a slunce.
- Je vhodné vytvořit složku s fotokopiemi cenných papírů a převést ji na příbuzné nebo jiné spolehlivé osoby. Je také nutné ponechat dokumenty v elektronické podobě na flash disku. To vám umožní rychle obnovit originály v případě poškození.
- Ambulantní kartu není třeba ukládat doma, protože se to považuje za porušení zákona Ruské federace. Je uznána jako právní dokument, je ponechána v nemocničním registru.
- Vzhledem k tomu, že šeky časem mizí, je vhodné je pro velké nákupy kopírovat.
- Je nežádoucí uchovávat zbytečné reklamy, noviny, vizitky doma. Papíry musí být okamžitě tříděny a umístěny na bezpečných místech.
- Aby byla dokumentace v pořádku, musí být každoročně kontrolovány. Všechen zbytečný by měl být zlikvidován a zbytek by měl být umístěn pro další skladování.
Dokumenty můžete ukládat doma mnoha způsoby. Ze všech dostupných, bude určitě možné vybrat nejvhodnější. Je důležité mít na paměti nejen bezpečnost, ale také dostupnost cenných papírů. Pokud je umístíte správně, budete mít vždy po ruce správný dokument.