Aby se zabránilo krádeži a ztrátám, podniky používají kontrolní metody. Mezi hlavní patří soupis zásob. Jaká je?
Obecné informace
K posouzení bezpečnosti a správného provádění operací pohybu zásob se používá soupis zásob. Je také nezbytné v případech:
- Transformace obecního nebo státního celku, prodej, výkup, pronájem nemovitostí.
- Při změně finančně odpovědné osoby.
- Před přípravou roční účetní závěrky.
- V případě nepředvídaných okolností (povodeň, požár atd.).
- Při reorganizaci nebo likvidaci organizace.
- V případě zjištění skutečnosti (ů) zneužití, krádeže, poškození zásob.
- V případě jiné potřeby, která je stanovena příslušným zákonem (například na pokyn donucovacích orgánů).
Zde jsou případy, kdy je soupis zásob povinný. Základem pro jeho začátek je příkaz vedoucího organizace (nebo jiného relevantního dokumentu, například usnesení, příkaz).
Inventární provize
Obvykle ve velkých organizacích taková jednotka neustále funguje. Zahrnuje vedoucího (nebo jeho zástupce) v roli předsedy, hlavní specialisty (hlavní účetní, vedoucí oddělení, právní poradce, vedoucí bezpečnosti). Je-li nutné provést inventarizaci, vytvoří se přímo pracovní komise, do které jsou zapsáni všichni potřební lidé, jejichž jurisdikcí je oblast práce. Často také zahrnuje zástupce útvaru interního auditu nebo odborníky z nezávislých firem.
Pokud existuje malé množství práce a existuje provize za audit, je jí často přiřazen inventář. V případě, že při kontrole nebyl přítomen alespoň jeden člen skupiny, je důvod domnívat se, že výsledky jsou neplatné.
Konkrétní okamžik
Je-li prováděn soupis zásob, musí se na něm podílet odpovědná osoba. I když je třeba poznamenat, že pokud se vyhne plnění své povinnosti, pak je předvedení spravedlnosti docela problematické, protože to není definováno použitelným právem. V tomto případě (není-li k tomu dobrý důvod), musí manažer jmenovat novou finančně odpovědnou osobu. Po dokončení auditu musí za přítomnosti zbývajících členů komise přijmout skutečně potvrzené soupisy k úschově, což je potvrzeno jeho podpisem v soupisu.
Co se stane v tomto procesu?
Během inventury je nutné vyřešit celou řadu problémů:
- Identifikujte aktuálně aktuální zásoby a porovnejte skutečné údaje s ukazateli účetního (finančního, manažerského) účetnictví.
- Zkontrolujte podmínky, které přispívají k bezpečnosti zásob, správnosti registrace jejich dovolené a přijetí.
- Ověřte, že je inventář správný.
- Zkontrolujte měřicí zařízení.
Během inventury musí věcně odpovědná osoba poskytnout členům komise nejnovější dokumenty ke dni ověření příjmů a výdajů nebo zprávu o pohybu materiálu.Za účelem stanovení správnosti zůstatků a zabránění manipulacím označí předseda tyto papíry slovy „Před zahájením inventarizace [datum]“. I když se jedná o jednoduchý, ale zároveň velmi důležitý krok. Z toho začíná inventář MPZ.
Co dál?
Poté se provede inventarizace dostupných položek inventáře. To znamená, že je skutečně stanovena v příslušných jednotkách množství a množství hodnoty. Pro srovnání jsou převzaty informace z účetních dat. Na každé stránce je nutné uvést sériová čísla majetku a celkový počet jednotek materiálů a jejich peněžní hodnotu. Tento přístup vylučuje možnost dalšího vkládání dalších informací od finančně odpovědné osoby, která zkresluje výsledek auditu. Koneckonců bychom neměli zapomenout, že zásoby jsou cennými zdroji. A odpovědná osoba je může použít pro své vlastní obohacení a snaží se své zločiny skrýt na maximum (pokud byly spáchány).
Jak vypadá inventář?
Ve skutečnosti se zbývající zůstatky zaznamenávají po výpočtu, vážení, měření. Akty jsou připojeny k soupisu. Existují-li materiály, které jsou skladovány volně ložené, stanoví se jejich fyzická hmotnost nebo objem pomocí měření a technického výpočtu. V případě neporušeného balení je obsah zahrnut na základě těchto dokumentů. Zároveň je však povinná selektivní kontrola jednotlivých položek.
Při provádění těchto operací jsou vyžadovány materiálně odpovědné osoby. Tato situace nám umožňuje vyloučit v budoucnu možné kontroverzní otázky. Na poslední stránce inventáře by měl předseda a členové komise provést následující zápis: „Všechny ceny a výpočet výsledků za termíny, stránky a obecně pro seznam inventárních položek jsou kontrolovány“. Podpisy se používají pro certifikaci. Pokud tomu tak není, soupis a přeceňování zásob se považuje za neplatný. Není-li věcně odpovědné osobě námitka, podá také svůj podpis.
Byrokratické okamžiky
Soupis zásob musí být vyhotoven ve dvou vyhotoveních. Jeden z nich je převeden do účetního oddělení, kde sestaví prohlášení o kompletaci. Druhý zůstává u finančně odpovědné osoby. Pokud účetní nemá po kontrole výpočtů a dat žádné námitky, podepíše se do inventáře. Obzvláště důležité jsou hodnoty, které jsou na cestě. Je-li v podniku prováděn soupis závodu, musí vypracovat samostatný akt.
Co dělat, když účetní zjistil nesrovnalosti?
To nelze ignorovat. Proto je vypracováno prohlášení o řazení (formulář č. INV-19). Na její druhé stránce jsou zobrazeny stávající údaje a také přebytek / nedostatek, informace o řešení nesrovnalostí. Všechny tyto informace musí být ověřeny podpisem účetního. Třetí stránka uvádí další informace o přebytcích, jejich utrácení, nedostatku a pokrytí.
Podívejme se na několik příkladů toho, jak může soupis zásob vypadat.
Byl zjištěn přebytek / nedostatek
Co dělat v tomto případě? Jak na to? V případě, že byl proveden soupis zásob a byly identifikovány přebytky, měly by být považovány za ostatní příjmy. Jak zařídit kabeláž? V tomto případě nás zajímá debet 10, stejně jako kredit 91 (podúčet 91-1). První nám umožňuje ukázat, že jednáme s materiály. K prokázání toho, že se jedná o jiný příjem, je nutná půjčka. A pokud je zjištěn nedostatek? V tomto případě, bez ohledu na jeho povahu, musíme použít účet 94. Veškeré nedostatky a ztráty z majetkových škod jsou odepsány.
Nevýhody
Uvažujeme ještě jeden příklad. Probíhá inventarizace zásob. Bylo zjištěno, že existuje nedostatek materiálu, který byl zaznamenán ve skutečných nákladech na pořízení. V takovém případě je nutné použít debetní účet 94, zatímco kredit - 10. Kromě toho druhý zahrnuje nejen skutečné pořizovací náklady, ale také částku nákladů na dopravu a pořízení. Musíte však mít na paměti, že se týkají smluvní hodnoty chybějících zásob.
Pokud vezmete v úvahu pouze účetní (smluvní) cenu akcií, pak v tomto případě pomůže debet 94, pomůže vám kredit 16. Pokud není poslední účet použit kvůli určitým organizačním problémům, pak místo 16 můžete použít 10. V tomto případě byste měli částku připsat náklady na dopravu a pořízení. Takto je udržován snadný inventář. Samozřejmě, zpočátku pro nezkušené se to může zdát komplikované, ale trochu praxe - a všechny příspěvky budou provedeny bez problémů.
Případné vzniklé nedostatky nebo škody musí být odepsány v závislosti na důvodech jejich vzniku. To je velmi důležité. Je nezbytné poskytnout vedoucímu organizace veškeré informace, které potvrdí, jaká opatření byla přijata k náhradě materiální škody. Jako příklad lze uvést arbitrážní soudy, donucovací orgány a odpovědi těchto struktur. V tomto případě bude debet zajímavý pro účty 20, 23, 25, 26 (možná některé další, v závislosti na situaci) a úvěr - 94.
Závěr
Zásoby jsou samozřejmě důležité pro fungování podniků. A aby nedošlo k odcizení, ztrátě a poškození, musíte situaci pečlivě sledovat. Neměli byste však být příliš horliví a neustále provádět kontroly. Je možné předpokládat jeden plánovaný soupis MPZ na rok a několik dalších povrchových zkoušek za čtvrtletí. I když to samozřejmě záleží na podniku, situaci v něm a řadě dalších bodů.
A konečně chci zvážit další důležitou nuanci. Když se provádí inventarizace zásob ve skladu a zjistí se problémy, sestaví se srovnávací list. Při analýze jeho dat je možné identifikovat přepočet podle jednotlivých jmen. Proč k tomu dochází? Změna klasifikace je výsledkem skutečnosti, že stejné názvy materiálů přicházejí za různé ceny. Důvodem této situace může být to, že když byly materiály vyrobeny z různých surovin, došlo k určitým zpožděním.
Pro pochopení zvažte malý příklad. Přírodní sušicí olej stojí více než to, vyrobené z umělého materiálu. Další příklad. Podobná situace je pozorována u stejných materiálů, které mají stejný výrobní účel. Proč se liší? A mají odlišné vlastnosti. Například vznikla potřeba výroby a místo 100 mm hřebíků bylo použito spotřebního materiálu 90 mm. Ale jsou levnější! V tomto případě vznikne kladný rozdíl.