Častá otázka: „Musím vést pokladnu?“ Od roku 2012 do roku 2014 byli všichni jednotliví podnikatelé, kteří provádějí vypořádání hotovosti, povinni mít pokladnu.
Podnikatelům bylo umožněno přejít na zjednodušený systém registračních pokladen. To výrazně usnadnilo pracovní tok pro jednotlivé podnikatele, jejichž podnikání je omezeno a je prováděno bez zaměstnanců nebo se neliší v pravidelnosti peněžního obratu. Pokud je výpočet pomocí hotovosti proveden dostatečně často a je prováděn zaměstnancem, nezanedbávejte hotovostní kázeň, protože dobře zavedené účetnictví transakcí vám umožní ušetřit finanční prostředky.
V tomto článku si ukážeme, jak vést pokladnu pro jednotlivého podnikatele.
Hotovostní disciplína
Nejprve se pokusíme zabývat terminologií. Co se rozumí pod pojmem „Cash Book“? Jaký je rozdíl mezi „Pokladní“ a „Pokladna“. Zvláštní deník obsahující informace o všech hotovostních transakcích se nazývá pokladní kniha. Zákon zavazuje vést knihu všech jednotlivých podnikatelů, a to i těch, kteří používají zjednodušený daňový systém (USN). Jmenuje se KO-4. „Registrační pokladna“ (KKM, KKT) je zařízení nainstalované, takže můžete přijímat hotovost od svých zákazníků. Tato zařízení lze nainstalovat tolik, kolik potřebujete, ale pro každé z nich musíte sestavit individuální hlášení. Daň se může zeptat, zda IP vede pokladnu?
„Pokladna“ organizace je souhrnnou komunitou všech peněžních transakcí (emise, skladování, příjem). Zahrnuje celou částku přijatých příjmů, včetně registračních pokladen. Z toho provádějí veškeré hotovostní výdaje, které jsou nezbytné pro implementaci organizace. Předejte peníze sběratelům k následnému převodu do banky. Pokladna může být samostatná místnost, trezor v místnosti nebo dokonce zásuvka na pracovní plochu. Celý seznam operací s pokladnou je doprovázen prováděním pokladních dokladů, což je přesně to, co znamenají, když mluví o dodržování hotovosti. To se týká souboru pravidel nezbytných pro provádění operací, které doprovázejí příjem, vydávání a uchovávání hotovosti. Jak tedy vést pokladnu pro podnikatele?
Co je hotovostní disciplína?
Zaprvé se jedná o provedení dokumentů na pokladně, které odrážejí pohyb peněz. Samozřejmě je také důležité dodržovat limit pokladny (maximální možné množství peněz, které je možné uložit na konci dne). Postupujte podle pravidel pro vydávání peněz podle zprávy. Kromě toho omezení vypořádání provedeného v hotovosti mezi účastníky podnikatelské činnosti na základě jedné dohody, a to ve výši nepřesahující 100 tisíc rublů.
Pokladna
Je důležité pochopit, jak udržovat pokladnu.
Povinnost dodržovat hotovostní kázeň nezávisí na dostupnosti pokladny nebo na tom, jaký daňový systém jste si vybrali. Pokladnu nemůžete použít při výpočtech, vypisování prodejních dokladů, ale je nutné přísně dodržovat pravidla kázně. Ve skutečnosti se jedná o tento řád - jedná se o pohyb peněz, což znamená, že hotovostní disciplína by měla být na vrcholu. Od poloviny roku 2014 do současnosti existuje postup, kdy se řízení pokladen nazývá zjednodušené. Tyto změny v největší míře ovlivnily jednotlivé podnikatele a jejich zaměstnance.Nyní nemůže individuální podnikatel vést pokladnu na stejné úrovni jako LLC a navíc nesmí vystavovat dokumenty na pokladně (PKO, RKO, pokladní kniha).
Podnikatelé pouze musí potvrdit výplatu mezd pomocí mezd a mezd. Rovněž podle zjednodušení není pro jednotlivé podnikatele a malé podniky (počet zaměstnanců nepřesahující sto lidí a příjem nižší než 800 milionů rublů ročně) není nutné stanovovat limit peněžních peněz. Všechna pravidla řízení hotovosti jsou stanovena pokyny Banky Ruské federace (vyhláška č. 3210-U ze dne 11. března 2014 a č. 3073-U ze dne 7. října 2013).
Jak na tom mít pokladnu a dokumenty?
Dokumenty pokladny
Celá sada operací pokladny je prováděna oprávněným zaměstnancem (obvykle pokladníkem), v jeho nepřítomnosti tyto funkce vykonává vedoucí. Je-li více pokladních, je jmenován vedoucí pokladní. Dokumenty u pokladny tvoří hlavní účetní nebo jiný určený úředník, s nímž byla uzavřena účetní dohoda. Hotovostní operace se provádějí s následujícími dokumenty: příkazem k přijetí hotovosti, který je vyplněn v případě každého přijetí peněz. Pokud jsou peníze vybírány v pokladně nebo pomocí BSO, není zakázáno vystavovat účtenku na celkovou částku přijaté za směnu. Když jsou peníze vydávány z pokladny, sestaví tento postup vypsáním výdajového příkazu. Když pokladník obdrží rozkaz (například od zaměstnance, který jde na nákup papíru), musí se ujistit, že rozkazový účet má víza pro hlavního účetního nebo vedoucího, a také ověřit totožnost zaměstnance.
Údaje o všech účtech a výdajích se zaznamenávají v pokladní knize (ve formě KO-4). Na konci pracovního dne jsou údaje v pokladně porovnány s údaji o vydaných příkazech a je stanovena výše hotovostního zůstatku v pokladně. To je povinnost pokladníka. Musí vědět, jak správně vést pokladnu.
Pokud během pracovního dne nedošlo k žádným hotovostním transakcím, nejsou v pokladní knize žádné položky. Účetní kniha (ve formě KO-5) je vyplněna pouze v případech, kdy v organizaci nepracuje jeden pokladník, ale několik. Zápisy do knihy se provádějí během práce v okamžiku, kdy je hotovost převedena z hlavního pokladníka na pokladníka, což je potvrzeno podpisem. Pro vydávání platů, stipendií a jiných plateb se zpracovávají výkazy mezd a výplat. Vyplňování hotovostních dokladů je možné v listinné nebo elektronické podobě. Dokumenty v tištěné podobě jsou vyhotoveny ručně nebo na počítači a podepsány osobními podpisy. Dokument v elektronické podobě vyhotovený pomocí počítače musí poskytovat ochranu před neoprávněným přístupem, navíc musí být podepsán elektronickými podpisy. Je třeba připomenout, že takové typy účetních dokladů, jako jsou: KUDIR, účetní kniha BSO, zprávy a časopisy pokladníků-operativů, nejsou klasifikovány jako hotovostní disciplína.
Má pokladna IP? Tato otázka zajímá mnoho.
Pokladní kniha
Začátek pokladní knihy odpovídá začátku kalendářního roku. Je veden ve formě časopisu skládajícího se z padesáti (nebo sto) stránek s uvedením data exspirace v názvu. V situaci, kdy kniha končí před koncem kalendářního roku, se otevře další kniha, ve které se záznamy nadále uchovávají v chronologickém pořadí. V tomto případě je také uvedeno datum začátku jeho údržby a datum ukončení. Tato organizace referencí umožňuje stanovit pořadí pokladních knih. Podle předchozích pokynů bylo nutné očíslovat, rozložit všechny listy a opatřit podpisem odpovědné osoby a pečetí. Jednotliví podnikatelé jsou povinni držet hotovost, pokud mají pokladnu.
Podle nových platných pokynů centrální banky jsou tyto požadavky zrušeny. Individuální podnikatel má právo neurčit hotovostní limit.Pokud podnikatel sestaví peněžní knížku, pak při vydávání účtenek a výdajů vystaví výtěžek do pokladny s použitím jednoho dokladu o vydání vydaného za celkový počet dokladů vystavených na pracovní den. V organizaci je vedení knihy povinností pokladníka, rovněž přijímá peníze a provádí zápisy do deníku. Na konci pracovního dne převede pokladní zůstatek v hotovosti a všechny primární dokumenty účetnímu, který tento list podepíše v deníku (vedoucí to může provést v nepřítomnosti účetního). Individuální podnikatel obvykle provádí tento postup osobně.
Způsob vytváření pokladní knihy v elektronické podobě je rovněž povolen. Existují dvě možnosti: hotovostní kniha je vypracována elektronicky a poté převedena na papír. Pokud použijete druhou možnost, bude pokladní kniha vedena zcela v elektronické podobě, s využitím elektronického digitálního podpisu. V prvním případě tento postup nemá významné rozdíly od klasické metody. Jak udržovat hotovostní účetnictví? O tom dále.
Druhá možnost registrace pokladní knihy zahrnuje následující akce:
- Pro ochranu informací o pokladně před přístupem třetích stran je nastaveno heslo.
- Nezapomeňte použít záložní jednotku nebo servisní informace uložené na serveru.
- Elektronický podpis do pokladny je vydáván v souladu se zákonem č. 63-FZ ze dne 6. dubna 2011.
Po podepsání knihy odpovědnou osobou nelze provést žádné opravy. Jsou-li výše uvedené podmínky splněny, elektronická pokladní kniha odpovídá papírové verzi a nevyžaduje tisk.
Jak udržet hotovost v 1C 8,3?
Pokladnu lze vést i v počítačovém programu. V „1C Accounting 8.3“ byla pokladní kniha implementována jako zpráva. Účetní nebo pokladní by pro ni neměli provádět samostatné zápisy, zejména dvojité. Stačí zadat primární doklady pro příjem a vydávání hotovosti. Na základě nich bude automaticky vygenerována pokladní kniha.
Zbytkový hotovostní limit
Limit zůstatku v pokladně je maximální přípustná částka peněz, jejichž uložení je povoleno na pokladně organizace na konci dne. Veškerá hotovost převyšující určitý limit musí být převedena do banky. Toto pravidlo může být porušeno ve dnech, kdy jsou vydávány platy a stipendia, jakož i o víkendech (pokud byly provedeny hotovostní transakce). Postup pro stanovení hotovostního limitu by měl být prováděn velmi pečlivě. Pokud není limit stanoven, bude se považovat za rovný nule, což znamená, že jakákoli částka v pokladně na konci pracovního dne se považuje za překročení hotovostního limitu. Jak vést pokladnu SP, můžete uvést v dani.
Existence hotovosti v pokladně nad stanovenou částkou je hrubým porušením disciplíny v hotovosti, za kterou je uložena pokuta. Limit hotovosti je stanoven vedoucím na základě jeho podpisu. Příkaz může určit dobu, po kterou je tento limit platný nebo ne, v druhém případě bude výše limitu platná až do vydání nové objednávky. Připomínáme, že od 01. 06. 2014 nemusejí jednotliví podnikatelé a malé podniky stanovovat hotovostní limit. K jeho zrušení stačí vytisknout odpovídající objednávku. Příkaz je založen na pokynech Banky Ruské federace ze dne 11.03. 2014 č. 3210-U a musí nutně obsahovat následující definici: „U pokladny udržujte hotovost, aniž byste nastavili limit zůstatku u pokladny“.
Musím mít pokladnu SP?
Výběr hotovosti za oznámení
Vykazování peněz se týká částek, které jsou poskytovány odpovědným zaměstnancům za cestovní nebo pohostinské výdaje a huzhudy. Vydávat peníze na zprávu pouze na základě žádosti zaměstnance. Žádost by měla odrážet následující údaje: velikost částky, účel vydání a období, po kterém musí zaměstnanec podat zprávu.Žádost je psána v jakékoli formě a musí být podepsána vedoucím. Pokud zaměstnanec utratil osobní prostředky, bude mu za to odškodněn, a to i na základě žádosti. Zaměstnanci, kteří neinformovali o předešlých zálohách, se zpravidla peníze na zprávu nevydají. Zaměstnanec předloží předběžnou zprávu s přílohou pokladní nebo prodejní potvrzení nejpozději do tří dnů později. Pokud tak neučiníte, nebudou peněžní prostředky vydané zaměstnancům připsány na vrub nákladů.
Jak udržet hotovost v 1C málokdo ví.
Omezení hotovosti
Dalším důležitým pravidlem peněžní disciplíny je dodržování limitu objemu peněžních transakcí mezi účastníky podnikatelské činnosti (IP a LLC) na základě jedné dohody ve výši méně než 100 tisíc rublů. U osídlení s jednotlivci toto omezení neplatí. Toto ustanovení rovněž nemusí být dodržováno při výplatě platů, sociálních dávek a odpovědných částek zaměstnancům (výjimkou je případ, kdy odpovědný zaměstnanec provádí transakci jménem plné moci). Při provádění vypořádání v hotovosti je třeba věnovat pozornost následujícímu bodu: výnosy z hotovosti nelze použít k splácení půjček, výplatě dividend a výplaty nájemného.
Osobní potřeby
Vše, co organizace vydělala, patří jí. V souvislosti s tímto ustanovením, i když je ve společnosti LLC pouze jediný zakladatel, stále nemůže podle vlastního uvážení disponovat s prostředky LLC. Zakladatelům je zakázáno brát peníze z pokladny v souladu s jejich osobními potřebami. Jednotliví podnikatelé však na rozdíl od LLC nejsou tímto způsobem omezeni. Své peníze mohou kdykoli spravovat. Částky, které má jednotlivý podnikatel právo utratit v souladu se svými osobními potřebami, nejsou zákonem omezeny (jediným požadavkem je, aby podnikatel musel včas zaplatit daně a pojistné). V tomto ohledu je třeba poznamenat, že pokud jednotlivý podnikatel nevydal příkaz ke zrušení údržby dokumentace pokladny, musí při přijímání hotovosti z pokladny vydat příkaz k úhradě s poznámkou, že prostředky byly vydány pro vlastní potřebu.
Daňové kontroly
Do roku 2012 byly banky sledovány z hlediska dodržování pravidel pokladny (jak vést záznamy, snadno zjistit). Nyní je tato funkce přiřazena zaměstnancům Federální daňové služby. Provádějí kontroly v terénu a mohou například kontrolovat způsob zaznamenávání hotovosti. Nebo k řízení procesu tisku zpráv, které obsahují fiskální paměť CCP a fiskální paměťové jednotky. Kromě toho si mohou vyžádat všechny dokumenty, které se používají ke zpracování hotovostních transakcí (PKO a RKO, pokladní kniha, účetnictví v pokladně atd.).
Daňoví úředníci také pečlivě sledují vydávání peněžních příjmů (přísné formuláře hlášení). Za to, že společnost nebo individuální podnikatel nedodržuje pravidla pokladny a porušuje postup práce s hotovostí, je v článku 15.1 správního řádu Ruské federace stanovena pokuta: pro jednotlivé podnikatele a odpovědné zaměstnance organizace - od 4 000 do 5 000 rublů; pro právnické osoby - od 40 000 do 50 000 rublů.
Přišli jsme na to, zda by IP mělo vést pokladnu.