Kdo jsou administrativní zaměstnanci společnosti?

Dnes je pracovní činnost ve správní službě struktury často vnímána jako počáteční fáze kariéry nebo jako práce pro studenty prvního ročníku, což zpravidla nevyžaduje seriózní přípravu. Co se myslí tímto pojmem administrativní pracovníci? Kdo je ve spojení do příslušné kategorie? Proč? Odpovědi na tyto a další stejně důležité otázky lze najít v procesu čtení tohoto článku.

Společné funkce

Navzdory tomu administrativní pracovníci často znamená pouze začátek růstu, mnoho lidí si buduje úspěšnou kariéru a získává profesionální uznání v této oblasti. Tito zaměstnanci nebudou tuto práci nazvat tak, aby nevyžadovali odpovídající kvalifikaci a extrémně snadné. Jaké jsou povinnosti, které služba obvykle vykonává? Administrativní pracovníci plní řadu úkolů souvisejících s organizací základních obchodních procesů. Mezi nimi jsou následující položky:

• Vedení záznamů.
• Kontrola z hlediska provádění příkazů a příkazů vedoucího pro různá oddělení a divize.
• Administrativní pracovníci zabývající se poskytováním sociálních, domácích, ekonomických, materiálních a technických služeb struktuře.
• Organizace a následná oprava v kanceláři, pokud je to nutné.
• Organizace přemístění.
• Administrativní personál je zaměstnanci, kteří jsou povinni komunikovat s provozními službami.
• Interakce s pronajímateli.
• Organizace a následné pořádání firemních akcí. Je důležité dodat, že v tomto případě administrativní pracovníci poskytuje pouze další pomoc.

Je důležité si uvědomit, že tento seznam může být konkretizován a doplňován v závislosti na potřebách a úkolech společnosti.

Praktický aspekt problému

Jak se ukázalo, administrativní personál je zaměstnanci, jejichž oblast činnosti zahrnuje provádění manažerských funkcí nebo výkon práce související s organizačními otázkami řízení z technického hlediska.

Ve vládních organizacích je tedy personální oddělení, které řídí a vybírá personál, často zahrnuto do správního oddělení, odboru podnikové správy atd. Taková praxe ve vztahu k rozsáhlým organizacím soukromého vlastnictví však není rozšířená - zde je oddělení správy samozřejmě nezávislou strukturou vedenou vedoucím. Je důležité si uvědomit, že v roce 2007 administrativní pracovníci často nejsou zahrnuti manažeři osobních asistentů a asistenti oddělení. Vztahuje se tedy zpravidla na zaměstnance dané konstrukční jednotky a jsou podřízeni odpovídající hlavě. Jejich úkoly jsou přímo omezeny na řešení problémů této jednotky. Charakterizuje to samé skupina administrativních zaměstnanců kolegové řeší problémy celé organizace.

Je třeba poznamenat, že počet administrativních zaměstnanců společnosti závisí hlavně na její vnitřní struktuře, velikosti a oblasti činnosti. Například mnoho státních sdružení, správcovských společností velkých podniků nebo velkých podniků odděluje administrativní pracovníky na nezávislé oddělení. Zpravidla se nazývá správní oddělení nebo obecné oddělení.Oddělení je komplexní organizace, jejíž vedoucí organizuje personální management a podává zprávy vedoucímu společnosti.

Státní instituce

Správní orgán státní instituce může zahrnovat následující útvary nezávislého způsobu činnosti:

• Podpora dokumentace.
• Protokol-organizační.
• Kontrolní oddělení.
• Podpora domácnosti.
• Veřejná služba a tak dále.

Je důležité si uvědomit, že ve velkých komerčních strukturách práce. Administrativní pracovníci v tomto případě představuje obchodní oddělení. Zahrnuje administrativní pracovníky, sekretářky, personál údržby (řidiče, čističe, kurýry). Za práci katedry je plně odpovědný vedoucí příslušné kategorie.

Ve společnostech, které mají komplexní strukturu zahrnující několik kanceláří, administrativní a technický personál, je zpravidla vytvořeno podle jediného schématu. Na jeho práci dohlíží činnost správního ředitele. Mezi jeho úkoly patří řízení a koordinace činností správní struktury jako celku. Administrativní ředitel je podřízen vedoucím správních útvarů, jakož i vedoucím kanceláří strukturálních jednotek a nezávislých kanceláří.

Malé společnosti

Administrativní pracovníci v malých společnostech s obchodními cíli se zpravidla skládá z jednoho zaměstnance. Jeho pozice se označuje jako vedoucí kanceláře nebo tajemník. Pokud to chybí, jsou určité administrativní funkce (například organizace papírování, správa dokumentů nebo objednání kanceláře) přiřazeny určitému juniorskému zaměstnanci jako další břemeno.

Tradičně administrativní pracovníci zahrnuje sekretáře, oddělení asistenta, osobního asistenta vedoucího, vedoucího správního oddělení. Tento seznam navíc zahrnuje vedoucí kanceláře a administrativní ředitele. Je důležité si uvědomit, že sem patří řada zaměstnanců údržby (například, administrativní a technický personál pro elektrickou bezpečnost) V následujících kapitolách bude vhodné zvážit nejběžnější administrativní místa.

Vedoucí kanceláře

Jak se ukázalo, charakterizující administrativní pracovníci rozdělené do administrativních a technických oblastí. Vedoucí kanceláře patří do první skupiny. Jinak se nazývá administrativní manažer nebo vyšší správce. Vedoucí kanceláře odpovídá vedoucímu náboru nebo výkonnému řediteli. V kruhu jeho podřízených jsou pouze zaměstnanci podporující fungování struktury. Hlavním cílem vyššího administrátora je zajistit odpovídající fungování kanceláře a její hladký chod. Vedoucí kanceláře jak administrativní podpůrný personál vykonává následující funkce:

• Zajištění kontroly nad dostupností a provozem kancelářského vybavení.
• Rozpočtové náklady na kancelářskou podporu.
• Zajištění včasného zpracování příchozí i odeslané korespondence, její doručení v souladu s účelem.
• Účast na soupisu komplexů kancelářských nemovitostí.
• Výkon kontroly lhůt pro provedení cenných papírů a jejich příslušné provedení.
• Organizace a kontrola práce podřízených pracovníků, mezi nimiž jsou zpravidla telefonní operátoři, tajemníci, řidiči, úklidové služby a ostraha.
• Řízení a podpora podnikového systému souborů.
• Rezervace vstupenek, poskytování vízové ​​podpory a rezervace místností pro zaměstnance společnosti.

Pro manažera kanceláře jsou relevantní následující požadavky týkající se zkušeností a kvalifikace:

• Vhodné vzdělání (sekundární speciální nebo vyšší).
• Požadovaná znalost jednoho nebo více cizích jazyků.
• Vynikající znalost výpočetní techniky.
• Znalost kancelářské techniky.
• Pracovní zkušenosti v oblasti administrativy po dobu nejméně jednoho roku.
• Společenská schopnost, odolnost vůči stresu, schopnosti v organizačních záležitostech.

Vedoucí právního oddělení

Vedoucí tohoto oddělení odpovídá výhradně generálnímu řediteli. Mezi jeho podřízené patří všichni zaměstnanci právního oddělení. Účelem činnosti vedoucího je vytvoření a další řízení právní služby společnosti. Dotyčný zaměstnanec plní následující funkce:

• Výběr a další vzdělávání právníků.
• Legalizace organizační struktury podniku.
• Formování interních standardů korporace.
• Vytvoření pracovního postupu podle vyvinutých právních norem společnosti
• Organizace právního vzdělávání pro zaměstnance společnosti.
• Právní expertíza projektů různých právních dokumentů, jejichž příprava se provádí v podniku.
• Organizace přípravy závěrů v souladu s právními otázkami vznikajícími v průběhu struktury.
• Zastupování zájmů podniku v soudních orgánech, jakož i veřejných a státních sdruženích při studiu právních otázek.
• Sledování a přijímání opatření k vymáhání pohledávek v souladu s dříve uzavřenými dohodami.

Požadavky na odborníka z hlediska kvalifikace a praxe:

• Právnické vzdělání (nejlépe vyšší).
• Zkušenosti s příslušnou specializací déle než pět let.
• Znalost angličtiny na průměrné úrovni.
• Zkušenosti s vyjednáváním otázek a jejich řešení před soudem.
• Připravenost na výlety a služební cesty.
• Znalosti v následujících právních oblastech: občanské, daňové, správní, korporátní, rozhodčí a jiné právní oblasti.

Administrativní personál pro elektrickou bezpečnost

Elektrický personál, který provádí práce na elektrických instalacích, je zařazen do následujících kategorií:

• Administrativní a techničtí pracovníci jsou manažeři a specialisté, kteří plní úkoly spojené s organizací provozu a údržby, instalací, oprav a uvedení do provozu v souvislosti s elektrickými instalacemi.
• Provozní zaměstnanci - pracovníci, kteří zajišťují údržbu a provozní správu elektrických zařízení. To zahrnuje kontrolu, přípravu pracoviště, přepínání provozů, přijímání a následný dohled nad zaměstnanci, výkon práce v souladu se současným provozem.
• Opravy - pracovníci, kteří provádějí opravy a údržbu, uvedení do provozu, instalaci a testování zařízení.
• Provozní a opravní pracovníci - opraváři, kteří jsou speciálně vyškoleni a vyškoleni pro obsluhu provozního zaměření v určitém množství elektrických instalací, které jsou mu přiřazeny.

Právník

Advokát se často nazývá právním poradcem jiným způsobem. Podává zprávu generálnímu řediteli nebo vedoucímu příslušného oddělení. Podřízenými právníka jsou úředníci tohoto oddělení. Hlavním cílem jeho činnosti je poskytovat podporu práci právního oddělení. Klíčovými úkoly odborníka jsou následující body:

• Vypracování právní dokumentace.
• Poskytování metodického vedení pro právní činnost společnosti.
• Provádění opatření k posílení finanční, smluvní a pracovní kázně.
• Konzultace se zaměstnanci struktury z hlediska odborných otázek, pomoc při přípravě dokumentace a regulačních aktů majetkové orientace.

Právní poradce vykonává následující funkce:

• Účast na vývoji právní dokumentace a smluv.
• Účast na soudních sporech.
• Poskytování poradenství zaměstnancům a vedení společnosti v souladu s právními aspekty.
• Účast na ověřování gramotnosti dokumentace a smluv z právního hlediska.
• Udržování souborového systému smluv.
• Poskytování pomoci zaměstnancům příslušného oddělení při vývoji různých druhů projektů.

Dispečer

Dispečer se hlásí přímo vedoucímu výroby, ale nemá podřízené. Hlavním cílem jeho práce je provozní regulace výrobního procesu a dalších činností stavby. Dispečer vykonává následující funkce:

• Sledování dostupnosti zásob, které jsou nezbytné pro nepřetržitý proces výroby divizí společnosti (komponenty, materiály, doprava, zařízení).
• Organizace provozní kontroly výrobního procesu, dodání hotového výrobku, provedení práce nebo služeb podle harmonogramu výrobního procesu.
• Provádění expedičního deníku, vytváření reportů a další technické dokumentace z hlediska výrobního procesu.

V případě dispečera jsou relevantní následující požadavky týkající se kvalifikace a praxe:

• Přítomnost středního odborného vzdělávání.
• Znalosti v oblasti plánování výroby v podniku.
• Odolnost proti stresu, společenská schopnost.

Generální tajemník

Jiným způsobem může být pozice označována jako osobní asistent nebo referentka. Zaměstnanec odpovídá řediteli lidských zdrojů nebo generálnímu řediteli. Generální tajemník nemá podřízené. Hlavním cílem práce tajemníka-referenta je poskytovat vysoce kvalitní administrativní podporu ředitelské struktuře. Osobní asistent vykonává následující úkoly:

• Zajištění správného pracovního postupu.
• Organizace dne režiséra v pracovním plánu.

Asistent tajemníka vykonává zejména následující funkce:

• Plánování pro generálního ředitele, organizace obchodních jednání a služebních cest.
• Úpravy, překlady a provádění obchodních dopisů a dokumentace.
• Zajištění kontroly příchozí korespondence a telefonních hovorů.
• Příprava a provedení obchodních dopisů, zpráv, jiné dokumentace.
• Organizace interakce mezi ředitelem a ostatními zaměstnanci struktury.
• Kontrola kvality přípravy, správného sestavení, následné koordinace a schválení dokumentace předložené k podpisu přímo řediteli organizace.
• Organizace práce na recepci generálního ředitele.
• Splnění jednotlivých pokynů hlavy.
• Doprovod hlavy na služebních cestách.

Skutečné požadavky na zkušenosti a kvalifikace jsou v tomto případě:

• Přítomnost vysokoškolského vzdělávání.
• Znalost cizího (nejlépe anglického) jazyka.
• Vynikající použití PC.
• Vysoký standard týkající se obchodní etikety.
• Nejméně dva roky praxe.
• Prezentovatelný vzhled, společenskost.