Osobní doklady jsou doklady vydané státními úřady obsahující biografické informace k identifikaci vlastníka. Jsou vyžadovány při transakcích s nemovitostmi, získávání půjček, nákupu vstupenek. Stejně jako registrace pracovních vztahů.
Klasifikace dokumentů
Pro klasifikaci dokumentů pomocí zásady původu a podobnosti.
Podle původu existují typy dokumentů:
- soukromé
- oficiální.
Dokument soukromého původu je papírové médium vytvořené jednotlivcem v jeho osobním životě, které nesouvisí s jeho pracovní sférou nebo veřejnými povinnostmi. Tyto dokumenty zahrnují dopisy, monografie soukromé povahy, deníky, fotoalba.
Úřední dokument je zdrojem informací vytvořených právnickou osobou, individuálním podnikatelem za účelem plnění jeho zákonných úkolů a ovlivňujících sociální a pracovní oblast.
Druhy dokumentů
Mezi úředníky rozlišovat tyto typy osobních dokumentů:
- identifikační karty;
- potvrzení specializace, vzdělání, kvalifikace;
- potvrzení věku;
- osobní.
Není možné najít práci, pokud výše uvedené dokumenty nejsou poskytovány personální službě. Tato povinnost zaměstnance je upravena v článku 65 zákoníku práce Ruské federace. Hlavním dokladem prokazujícím totožnost osoby je cestovní pas.
Ale kromě pasu existuje mnoho dokumentů, které jej v případě potřeby mohou nahradit, identifikace. Jedná se o osvědčení námořníka, vojenského opraváře, vojenského průkazu, povolení k pobytu, rodného listu, cizího pasu atd.
Doklady o zaměstnání
Zaměstnání bude odmítnuto, pokud pozice poskytuje odborné dovednosti a uchazeč nemá doklad o vzdělání. Pro zdravotnické pracovníky to je, kromě diplomu zdravotnického ústavu a stáže, osvědčení o dalším vzdělávání a osvědčení o právu poskytovat zdravotnické služby v určité specializaci.
Mezi dokumenty osobní povahy patří stížnosti, stížnosti, písemné nároky, vysvětlení.
Osobní soubor
Seznam otázek nomenklatury schvaluje vedoucí organizace. Osobní soubor není pro společnosti povinný. Výjimka pro vládní organizace, kde jsou vydávány všem. Zaměstnavatel nezávisle rozhodne, zda vytvořit nebo ne. Hmatatelné výhody: osobní soubory poskytují rychlé, aktuální a úplné informace o každém zaměstnanci. V případě inspekcí provádějících inspekční orgány, kdy může být naléhavě zapotřebí četných dokumentů zaměstnanců, provádění těchto případů tento postup velmi zjednodušuje. Všechny potřebné dokumenty pro vytváření složek poskytuje samotný zaměstnanec, ale někdy zaměstnavatel nezávisle shromažďuje informace, aby ověřil nově najatého zaměstnance, například charakteristiky a doporučení.
Během pracovní doby je zaměstnanec zapojen do pracovního procesu: je možné se přesunout na jiné oddělení nebo na jiné pozice, ukládat disciplinární sankce nebo odměny. To vše je doprovázeno zveřejněním osobních dokumentů, které doplňují osobní spis zaměstnance. Uzavírá se po ukončení pracovních vztahů se zaměstnancem. Doba uchování osobních údajů zaměstnanců propuštěných před 1. 1. 2003 je 75 let a 50 let u osob propuštěných po 1. 1. 2003. Případy vůdců organizace, zástupců všech úrovní, zaměstnanců s cenami a tituly jsou uloženy na neurčito.
Regulační struktura dokumentů
Složení osobních spisů neupravuje žádný akt. Zaměstnavatelé stanoví seznam dokumentů nezávisle na základě specifik organizace. Příchozí dokumenty jsou rozděleny do několika kategorií.
Při uzavírání pracovní smlouvy byly potřebné osobní doklady. Na jejich základě se vyplňuje pracovní smlouva, informace se zadávají do programu 1C. Neexistuje způsob, jak se obejít bez pracovní smlouvy, cestovního pasu, záznamu o zaměstnání, DIČ, SNILŮ.
Pokud se uchazeč uchází o místo vyžadující odborné vzdělání, pak diplom. Pokud je kandidát odpovědný za vojenskou službu, pak vojenská karta. Pro některé kategorie zaměstnanců je povinná lékařská zpráva založená na výsledcích lékařského vyšetření.
Další kategorií jsou dokumenty, které byly vytvořeny během pracovní doby v organizaci. To zahrnuje kopie příkazů k převodům, uzavření trhu.
A poslední kategorií jsou dokumenty, které byly vytvořeny při ukončení pracovní smlouvy. V závislosti na důvodech propuštění se jedná o rezignaci, oznámení o propuštění, kopii úmrtního listu a kopii příkazu k propuštění.
Pracovní postup
Zaměstnanci jmenovaní příkazem generálního ředitele odpovědného za udržování pracovního postupu personálu jsou osobně odpovědní za bezpečnost dokumentů. Pokud se informace o zaměstnanci změní, bude osobní soubor doplněn, ale starý dokument nelze odstranit. Složky s pouzdry by měly být ve speciální kovové skříni nebo v bezpečí. Po dosažení cílů zpracování je zakázáno ukládat osobní dokumenty zaměstnanců. Jakmile bude dosaženo cíle, pro který byly dokumenty vyžádány, měly by být z případu vyloučeny a vráceny vlastníkovi pod podpisem. Pokud není možné se vrátit, jsou předmětem zničení speciálně jmenovanou komisí.