Koncept „auditu personálu“ pevně vstoupil do hovorového fondu domácích firem a podniků. Ale ne každý ví, co to je. Ve všeobecně uznávaném chápání se provádějí personální audity, aby se posoudilo, jak zaměstnanci dodržují své současné pozice. Ale ve skutečnosti má tato koncepce mnohem širší význam.
Co je audit?
Audit zaměstnanců provádí speciálně vyškolení zaměstnanci v podniku. Důvodem je potřeba ověřit výsledky řízení zaměstnanců, jejich vzájemné působení a vyhlídky na jejich pozice pro výkon společnosti.
Personální audit v organizaci lze ze své podstaty připsat doporučovacím operacím, nikoli povinným. Audit pomáhá analyzovat situaci převládající v podniku a dává vedení příležitost rozhodnout o náboru nebo nahrazení zaměstnanců. Právo na konečné rozhodnutí o změně personálu však náleží výhradně šéfům společnosti.
Cíle auditu
Audit má následující úkoly. V první řadě je úkolem kontroly personálu dojít k závěru, že odborníci splňují cíle podniku. Současně stojí za to zajistit: zda zaměstnanci dodržují pokyny, které pro ně stanoví regulační rámec podniku, zda jednají v rámci svých pravomocí, nepřekračují rámec svých povinností, jak rychle mohou zaměstnanci reagovat na situaci a učinit správná rozhodnutí. Hlavním cílem auditu je včasné odstranění problémů a mezer v personální politice podniku.
Předmětem auditu jsou všichni zaměstnanci, protože to je on, kdo je hlavním prostředkem výkonu podniku a profituje z jeho činností.
Audit zaměstnanců je formou řízení, nebo spíše způsobem sledování a řízení pracovní síly.
Stejně jako každý proces je audit prováděn na základě konkrétních pokynů. K jednomu z hlavních zásady auditu lze přičíst profesionalitě jeho provádění.
Výběr a ověřování personálu provádějí speciálně vyškolení odborníci pro dodržování zaměstnanců na jejich pozicích. Odborníci na audit by navíc měli mít nezbytnou nezávislost a personálu, který auditují, by neměli projevovat předpojatost nebo útěchu.
Personální audit je založen na zásadách poctivosti a otevřenosti, nikdo nemá právo ovlivňovat přijímání rozhodnutí auditorů o souladu zaměstnanců s jejich funkcemi.
Kritéria hodnocení personálu
Při výkonu své činnosti se auditoři zaměřují především na dodržování kvalifikace personálu s požadavky na své pozice nebo profesní charakteristiky. Zároveň se auditoři zpravidla odvolávají na vyvinutou sjednocenou referenční příručku profesí. Hodnotitelé navíc hodnotí užitečnost a doplňkovost zaměstnanců. Je také nutné zjistit, jak vyvážení zaměstnanci využívají svůj pracovní čas.
Je třeba poznamenat, že při hodnocení zaměstnanců auditoři zohledňují, jak správně vedení poskytuje personální politiku a jaké jsou ukazatele fluktuace zaměstnanců.
Na základě výsledků auditu rozhodují auditoři o souladu zaměstnanců s pozicemi, které zastávají, a požadavky zákona, jakož i o dalších krocích ke zlepšení náboru zaměstnanců, odstranění nedostatku zaměstnanců, zlepšení jejich řízení a zvýšení úcty k nadřízeným mezi podřízenými.
Informace o auditu
Pro údaje, na jejichž základě se provádí personální audit, jsou rovněž stanoveny určité podmínky. Je nezbytné, aby se informace získané během auditu vztahovaly konkrétně na období, ve kterém jsou prováděny.Musíte se také ujistit, že tato data jsou přijímána v plné výši, a to i přesto, že jsou zcela potřebná nebo ne, a platí pro všechny zaměstnance.
Je obvyklé přijímat potřebné informace ve třech formách. Prvním z nich je získání informací ve formě grafů, tabulek, tabulek, diagramů, obvykle v dokumentární nebo elektronické verzi.
Jedním ze způsobů, jak vnímat informace o personálu, je také sledování toho, jak zaměstnanci nebo podřízení spolu navzájem komunikují.
Dalším způsobem je komunikovat se zaměstnanci a získávat od nich přímé dojmy o klimatu v týmu, politice společnosti atd.
Metody auditu
Odborníci provádějí audit řízení lidských zdrojů ve třech oblastech. První z nich má organizační přístup a je určen k ověřování souladu dokumentů se zákonem. Kromě kontroly zákonnosti tyto akce pomáhají zjistit, jak efektivní je řízení personálu.
Druhým přístupem je hodnocení motivace a psychosociální situace v týmu, přístup k výsledkům jejich činnosti, zaměření na celkový úspěch společnosti.
Třetí oblast je hospodářské povahy a spočívá v ověření úspěchu podniku.
Klasifikace auditu
Odborníci doporučují provádět audit personálu a dokumentace pravidelně. Většina odborníků souhlasí s tím, že optimální období auditu je jednou za dva až tři roky v závislosti na velikosti společnosti, jejím obratu, a tedy fluktuace zaměstnanců.
Na základě četnosti auditu můžeme provést následující klasifikaci.
V první řadě lze audit rozdělit na současný, který se provádí v určitých intervalech, a na provozní, který se provádí, když taková potřeba prudce vznikne.
V závislosti na úplnosti objemu kontrolovaných údajů je audit personální politiky rozdělen na plný, místní a tematický.
Metodami ověřování mohou být selektivní a komplexní.
V souvislosti s úrovní auditu mohou kontrolu provádět vrcholové vedení, vedoucí oddělení nebo samotná náborová služba.
Provádění auditu personálního potenciálu mohou být odborníci zvenčí a jejich vlastní specialisté. Hlavní věc je, že jsou v této věci kompetentní.
Algoritmus auditu
Každá kontrola má své vlastní vlastnosti. Audit personální organizace se zpravidla provádí v několika krocích.
První z nich je příprava. V této fázi se odborníci potýkají s úkolem formulovat ověřovací úkoly, vybírat nezbytné odborníky pro své chování a vydávat dokumenty.
Dále dochází k přímému ověření informací, během kterých auditoři shromažďují potřebné dokumenty, organizují schůzky a rozhovory se zaměstnanci, provádějí průzkumy atd.
Ve třetí fázi jsou shromážděná data zkontrolována a získané výsledky jsou porovnány s regulačními akty. V poslední fázi auditoři připraví výsledky auditu a vyvodí z nich závěry, které jsou zaslány vedení organizace.
Audit trvá dva až tři týdny, méně často měsíc. Doba trvání auditu se může lišit v závislosti na velikosti personálu. Po shromáždění a prostudování dokumentů nezbytných pro dosažení souladu s právním rámcem se tyto výsledky zobrazí v závěrečné zprávě. Je jim věnována samostatná kapitola.
Po opakovaném ověření si auditoři vyhotoví kopii konečného shrnutí. Tato metoda dokumentace výsledků monitorování vylučuje možnost jakýchkoli chyb. Výsledky jsou zpravidla uvedeny na listech formátu A-4. Pro průměrný podnik bude objem asi 50 listů.
Zpráva potvrzuje audit a obsahuje jeho výsledky.Tento dokument obsahuje informace o stavu personální politiky ve společnosti a také způsoby, jak napravit mezery a tipy pro zlepšení situace v podniku.
Zpráva se zpravidla sestavuje na základě obecně přijímaného schématu a obsahuje následující položky:
- které dokumenty nebo útvary byly zkontrolovány;
- jaké mezery byly nalezeny;
- znalecký posudek o tom, jak opravit mezery v dokumentaci;
- údaje o zjištěných nesrovnalostech s příslušným právem;
- jak reálná je hrozba právní odpovědnosti s další nečinností;
- Informace o možnosti zpětného získání ztracených dat nebo dokumentů.
To vše pomůže optimalizovat práci jakéhokoli podniku, a proto zvýší jeho ziskovost.
