Při provádění jakékoli transakce by měla být věnována velká pozornost tomu, zda jsou závěrečné dokumenty dostupné a správně provedeny. A nejde o platby, příjmy, bankovní výpisy, které jsou také povinné a velmi důležité.
Závěrečné dokumenty jsou cenné papíry, v nichž obě strany potvrzují skutečnost, že transakce byla dokončena, pokud jde o plnění předmětu smlouvy partnery.
Aby protistrany nedocházelo k nedorozuměním a nedorozuměním ohledně jakýchkoli podrobností o operacích, doporučujeme vám vždy pečlivě zapsat všechny nuance ve smlouvě. Nebude zbytečné specifikovat na stejném místě, jaké dokumenty jsou nezbytné k tomu, aby byla dohoda považována za provedenou. 
K čemu jsou závěrečné dokumenty?
Aby byla transakce právně považována za dokončenou a ne jen zaplacenou, musí být tato skutečnost písemně potvrzena. K tomu existují různé závěrečné dokumenty.
Účetnictví každého podniku vyžaduje přísné účetnictví operací a dostupnost všech dokumentů o nich. Pokud jsou peníze převedeny na produkt nebo službu, musí účetní mít doklad, že společnost je přijala. A naopak společnost protistrany uzavírá operaci stejnými doklady o přijetí prostředků a potvrzuje, za co byla zaplacena. 
Pro různé typy transakcí existují různé dohody a cenné papíry, které potvrzují jejich provedení. Jaké jsou závěrečné dokumenty, u každého z nich se budeme dále zabývat.
Potvrzení o provedení dodavatelské smlouvy
Hlavní dokument pokrývá smlouva o dodávce zboží, materiál, suroviny nebo jakýkoli jiný majetek je faktura. 
Pouze originální dokumenty jsou právně závazné. I když tedy v určitém mezitímním období byla z určitých okolností přijata kopie faktury, originál by měl být stále připojen k účetním registrům. Ani rezervace ve smlouvě to nemohou změnit.
Povinné údaje na faktuře
Při prodeji zboží je dodavatel povinen vystavit fakturu ve dvou vyhotoveních: pro sebe a kupujícího. Měl by mít takové podrobnosti jako:
- název a datum dokumentu;
- jméno dodavatele;
- popis přenesených hodnot;
- množství a měrná jednotka (ve fyzických a peněžních ekvivalentech);
- podpis odpovědné osoby s uvedením jejího postavení a iniciál.
Zákon nezavádí povinný formulář faktury. Každá společnost si může vytvořit vlastní formu. Výše uvedené podrobnosti v souladu s federálním zákonem o účetnictví však musí mít všechny uzavírací dokumenty na základě smlouvy o dodávce bezpochyby.
Pokud máte pochybnosti o správnosti vlastního kompilace formuláře, můžete úspěšně použít číslo formuláře TORG-12, které bylo do roku 2013 považováno za povinné.
Příklad
U vzorku můžete zvážit následující fakturu:
FAKTURA č. 12 z 19. března 2015
Odesílatel: Chip LLC.
Příjemce: LLC Astra.
Základ pro propuštění zboží: smlouva č. 7 ze dne 13. ledna 2015
Plná moc č. 25 ze dne 28. února 2015, prostřednictvím vedoucího zakázky E. G. Viktorov.
| Ne. P / p | Jméno | Jednotky rev. | Množství | Cena
třít policajt. |
Částka
třít policajt. |
| 1 | Kazeta | ks | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| CELKEM | 3000,00 | ||||
Právě vydal jedno jméno
Ve výši: Tři tisíce rublů. 00 kopecks
Odeslal režiséra _____________________ A. A. Sergeeva
Položka přijata _______________________
M.P.
Potvrzení provádění smlouvy o poskytování služeb
Pokud jsou předmětem smlouvy služby nebo práce, bude hlavním dokumentem, kterým se smlouva uzavírá, akt. Stejně jako u faktury musí být transakce potvrzena originálem. 
Existují však některé výjimky. Pokud závěrečné doklady o službách nejsou podmínkou smlouvy a jejich nepřítomnost je ze zákona povolena, mohou být kopie účetních dokladů přiloženy do účetních rejstříků (je-li to nutné). Tyto papíry však mohou být použity pouze pro snadné účetnictví. K těmto případům dochází při uzavření nájemních a nabídkových smluv.
Akt provedené práce (poskytnuté služby) - doklad prokazující nejen dokončení transakce, ale také nedostatek stížností zákazníků. Působí jako hlavní potvrzení, které vám umožňuje zohlednit náklady na operaci a zahrnout je do daňových přiznání. Akt je vytištěn ve dvou kopiích, které uloží každý z účastníků transakce.
Povinné údaje
Zákon nezavádí jednotnou formu aktu dokončeného díla. V každém podniku se uzavírací dokumenty na základě servisní smlouvy vypracovávají nezávisle, ale jejich návrh by měl jasně odpovídat zavedeným normám.
Hlavní podrobnosti, které musí být, jsou:
- název a číslování dokumentu;
- jaké datum se tvoří;
- jméno dodavatele a zákazníka;
- popis operace;
- měrná jednotka a množství (přirozené a hodnotové ukazatele);
- podpisy osob odpovědných za operaci s uvedením jejich pozic a iniciál.
Ukázka
Zákon č. 98 ze dne 12. prosince 2014, přijetí provedené práce (poskytované služby).
Dodavatel Chip LLC, zastoupený ředitelem A. A. Sergeyev, na jedné straně, a zákazník Astra LLC, zastoupený manažerem pro zadávání zakázek I. V. Kulebyakin, na druhé straně vypracoval akt, v němž uvedl, že zákazník provedenou práci přijal a nebyly vzneseny žádné stížnosti má.
| Ne. P / p | Jméno | Jednotky rev. | Množství | Cena, rub. policajt. | Částka
třít policajt. |
| 1 | Náplň kazety | ks | 1 | 500,00 | 500,00 |
| CELKEM | 500,00 | ||||
Celková částka: Pět set rublů 00 kopeck.
Umělec:
Ředitel společnosti Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Zákazník:
Supply Manager společnosti Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Nedostatek závěrečných dokumentů
Faktury a úkony musí transakci nutně dokončit. Teprve poté je považováno za plné a uzavřené všemi pravidly.
Někdy však existují případy, kdy dojde ke ztrátě závěrečných dokumentů z důvodu různých okolností. Nebo se vedoucí společnosti musí vypořádat s nedbalostí podřízených a v důsledku kontrol je odhalena absence takových dokladů. 
Jedním z negativních důsledků takových nepříjemných incidentů je dodatečný poplatek za daně. Účetní podniku nakonec neměl právo zahrnout do prohlášení náklady, které nejsou zdokumentovány. V tomto případě je daň z příjmu podceňována a musíte ji nejen zaplatit, ale také uvést všechny pokuty a penále. Kromě toho budou také sami potrestáni za nedostatek dokumentů. 
Aby se předešlo těmto důsledkům a nezkazilo dobré jméno společnosti a vztahy s daňovými úřady, je nutné pečlivě sledovat stav správy dokumentů a účetnictví v podniku. Je důležité vyplnit všechny dokumenty včas a ve vhodné formě.
Pokud manažer pochybuje o způsobilosti nebo odpovědnosti svého účetního, je lepší zaplatit auditorské firmě a provést audit, než pak desítky nebo dokonce stokrát více, zaplatit za nedostatek dokumentů.
