Vedoucí kanceláře je jedním z nezbytných pracovníků v práci jakékoli moderní společnosti. Široká škála povinností zahrnuje funkce organizačního a dozorového specialisty. Současně kombinuje až tři zplnomocněné zástupce: tajemník, vedoucí, správce. Povinnosti vedoucího kanceláře znamenají zejména velkou odpovědnost a vysokou pečlivost.
Požadavky specialisty
Pokyny pro vedoucího úřadu práce zahrnují nezbytné požadavky na najímání a implementaci v budoucnu. První věcí, kterou by měl mít kandidát na tuto pozici, by měly být odpovídající vzdělání a odborné dovednosti. Zaměstnanec musí mít diplom o ukončení středního odborného, neúplného vysokoškolského nebo vysokoškolského vzdělání.
Dovednosti by měly mít znalosti o struktuře kanceláře a vlastnostech její práce. Územní prostor je důležitým faktorem funkčnosti. Pokud je vedoucí kanceláře obeznámen s principy organizování činnosti, bude pro něj snadné řídit jednotlivé pracovní pozice. Personál by měl být přidělen podle povinností, aby nebyla narušena jiná práce. Vedoucí kanceláře musí znát rozsah práce a míru odpovědnosti každého specialisty.
Odpovědnosti správce kanceláře
Manažer je povinen zorganizovat optimálně pohodlnou výrobu v administrativní budově. Kromě územního plánování musí manažer řídit zaměstnance tak, aby všechny funkce každého rámce byly prováděny stabilně. Základy kanceláře jsou stanoveny správcem pro položky:
- Výběr a umístění odborníků.
- Plánovací strategie a taktika v práci.
- Budování organizační struktury úřadu.
Pro stabilní pracovní podmínky v kanceláři je nutné zajistit, aby každý výstřel uspěl ve své činnosti. Pozitivní výsledky práce jsou realizovány metodami motivace a řízení její strategie. Vývoj a implementace inovativních přístupů ke zvyšování kvality a zvyšování produktivity jsou povinností vedoucího kanceláře.
Obchodní komunikace v pracovním týmu je založena na morálce a profesní etice. Správce kanceláře je příkladem zdvořilého tónu a úcty k zaměstnancům.
Vnitřní kontrola
Všechna učiněná rozhodnutí musí být kontrolována administrátorem. Kontrola se provádí v následujících profesních oblastech:
- Zavedení a údržba interního harmonogramu práce.
- Dodržování specifických standardů firemní komunikace.
- Ovládejte kulturu řeči při komunikaci se zákazníky a obchodními partnery.
- Dress code je důležitým bodem v práci společnosti. Zaměstnanci musí nosit vhodné uniformy stanovené normami. podnikatelské prostředí a stanovy společnosti.
Vedoucí kanceláře, jehož pracovní náplní je personální řízení a kontrola činnosti, by měl vyvinout vlastní organizační metodiku a strukturu pro hodnocení kvality práce. Každý zaměstnanec podléhá disciplinární odpovědnosti v případě porušení pracovního plánu a pracovní etiky. Tuto odpovědnost nese sám manažer. Systém opatření k předcházení porušování, metody řešení konfliktů s vedením a dalšími zaměstnanci a metody morálních pobídek jsou vyvíjeny správcem.
Povinnosti vedoucího
Funkce vedoucího může také vykonávat vedoucí kanceláře. V takovém případě musí poskytnout personálu a prostorům potřebné zásoby. Každý zaměstnanec musí mít odznak a vizitky, aby bylo vždy možné zjistit a správně zacházet s jeho osobností, jménem, pozicí, kontaktními údaji. Tvář specialisty je tváří kanceláře a společnosti.
Kancelářské potřeby jsou poskytovány pravidelně a za ně odpovídá vedoucí kanceláře. Pro dodávky zboží se vypracovávají ekonomické plány, přičemž se bere v úvahu množství produktů dodávaných do společnosti, náklady na hromadné nákupy a diskontní systémy. Neustálé dodávky kancelářských materiálů, včetně papíru a spotřebního materiálu pro zařízení, se provádějí s uzavřením transakcí s dodavateli a servisními společnostmi s přímou účastí vedoucího kanceláře. Příjem zboží je kontrolován platebními a účetními záznamy. Otázka tiskovin a zásobování zaměstnanců se provádí jmenováním odpovědných osob a dostupností programů a postupů pro rozdělování ekonomických hodnot.
Veškeré vybavení je řízeno vedoucím dodávky, v tomto případě vedoucím kanceláře. Mezi povinnosti patří sledování stavu technického vybavení, komunikace. V případě poruchy přístrojů a strojů je svolána servisní společnost nebo opravář a jsou zkontrolovány výsledky jeho práce. K takové kontrole dochází také při dodání nového vybavení do kanceláře.
Inventář zařízení a dodávek provádí vedoucí kanceláře periodickým sladěním dostupnosti a technického stavu ekonomického majetku s účetními údaji.
Na jeho odpovědnost řídí vedoucí ekonomické podpory finanční prostředky přidělené úřadu na nákup zboží nezbytného pro společnost a na technické potřeby areálu. Manažer zásobování organizuje materiální a technické zabezpečení jednání, konferencí, jednání.
Tajemník a jeho povinnosti
Všechny výše uvedené klíčové procesy v práci vedoucího a jeho rozhodnutí by měly být oficiálně stanoveny, a proto odpovědnost vedoucího kanceláře, tajemník jedné osoby zahrnuje podporu dokumentace pro organizační činnosti. Každý dokument má v závislosti na účelu svou vlastní formu a strukturu kompilace. Teprve poté bude mít přijaté rozhodnutí nebo plán právní základ a bude vyžadovat přísné provedení všech bodů. Takto se buduje jasná a soudržná činnost společnosti.
Spolupráce a integrace
Tajemník-manažer organizuje setkání a recepci hostů. Delegace a provize, partneři, zákazníci jsou důležitými návštěvníky společnosti. Činnost společnosti a její rozvoj přímo na nich závisí. Komunikace probíhá na obchodní úrovni pomocí formálně přátelské etiky bez přechodu k osobním vztahům a interakci - pouze práce. Vedoucí kanceláře by měl symbolizovat kulturu a respekt nejen jako vedoucí představitel, ale také pro společnost jako celek. Příjem a přenos kontaktních informací provádí přímo tajemník. Pro spolupráci a řešení důležitých otázek interakce se provádí výměna vizitek, jejich analýza a uložení v oddělení. Za udržování obchodní korespondence s partnery a pobočkami je odpovědný vedoucí kanceláře. Dělá elektronické a kurýrní zasílání potřebných materiálů, přijímání a analýzu informací, údržbu obchodní korespondence.
Manažer ve struktuře řízení
Manažer je ve většině případů přímo podřízen generálnímu řediteli společnosti a vrcholovému vedení. Odpovědnost a práva jsou stanoveny orgány, které monitorují jejich dodržování.Povinnosti vedoucího úřadu pro životopis zahrnují zprávu o provedené organizaci vnitřní kanceláře, dosažených výsledcích produktivity a obtížích, se kterými se setkávají při práci a poskytování činností. Předkládají návrhy na zlepšení podmínek, hospodářských a ekonomických otázek týkajících se nákupu zařízení a materiálů, žádostí o přemístění, povýšení a propuštění pracovníků. Disciplinární tresty a pobídky pro renomované odborníky jsou předávány k posouzení.
Speciální instrukce
Najmutí nového manažera je doprovázeno sestavením a přijetím souboru povinností, práv a povinností. Pokyn vedoucího kanceláře zahrnuje úplný seznam všech výše uvedených norem a pravidel pro práci a organizaci, zahrnuje také osoby nebo pozice, které se hlásí správci.
Kariérní žebřík
Kariéra manažera je založena na interním rozvoji a profesním růstu, který má zlepšit dovednosti. Ke změně vlivu dochází společně se zvýšením nebo snížením autority v očích podřízených a ostatních zaměstnanců. Vertikální pozitivní mobilita pozice je fixována úspěchy při dosahování cílů stanovených společností, iniciativou a společenskými kvalitami, inovativními schopnostmi a účinnými pracovními metodami.
Vedoucí kanceláře je jednou z nejvyhledávanějších profesí. Efektivní odborník by měl věnovat velkou pozornost lidským zdrojům, za tento požadavek je zodpovědný vedoucí kanceláře za životopis. Správně uzavřené interní vůdčí vlastnosti a vysoce kvalifikovaní pracovníci pozitivně ovlivní dynamiku rozvoje společnosti.
