Popisy úloh správce Office: Ukázka

Vedoucí kanceláře vykonává úplnou kontrolu, přijímání a počítání celého objemu dokumentace i osobních prohlášení adresovaných řediteli společnosti. Po kontrole a spočítání všech kopií by je měl tento zaměstnanec vzít k podpisu.

Dokumentace oddělení

1. Na všech smlouvách a rozkazech je pečeť s erbem.
2. Provádění prací s celou řadou dokumentace, která spočívá v přípravě, schválení projektu. Vedoucí kanceláře by se měl podílet nejen na návrhu a dokončení dokumentace, ale také upozornit zaměstnance na jejich obsah, dekódovat nejasné podrobnosti a být schopen vysvětlit všechny aspekty, o nichž mohou mít lidé otázky. Také někdy musí tento zaměstnanec sledovat výkon a efektivitu různých inovací, pokud to vyžaduje vedení.
3. Úplná registrace veškeré příchozí korespondence. Správce kanceláře spolupracuje s dopisy, zprávami a oznámeními. Je povinen tyto informace přijmout a registrovat v plném rozsahu a poté je předat adresátovi. V případě potřeby doplní informace do dokumentace pro hlášení a v některých případech ji shromažďuje a ukládá a odpovídá také za důvěrnost a bezpečnost veškeré obdržené dokumentace.

Další povinnosti

1. Zasílání a zaručování příjmu dokumentace elektronickou a poštovní adresou, jakož i objednávka a dohled nad doručováním kurýrem.
2. Účast na schůzích za účelem záznamu nebo natáčení všech událostí, které se na nich odehrávají, jakož i registrace obdržených údajů nejlepším možným způsobem, jejich předání úředníkům.
3. Vydání plné moci na základě předchozího nařízení pro úředníky, které jim umožňují přijímat určitou korespondenci nebo provádět jiné úkony.
4. Provádění kopírování a duplikování dokumentace v tištěné podobě, jakož i sledování bezpečnosti a správného šíření všech kopií.
5. Příprava projektů a šablon dopisů, je-li přijata objednávka generálního ředitele. K povinnostem vedoucího kanceláře patří také vyřizování a zasílání různých žádostí, pokud je to nutné a významně ovlivňuje činnost společnosti.
6. Tisk kancelářských materiálů, jakož i vytvoření databáze, její distribuce a rozšíření o nové podsekce.

Povinnosti podobné tajemníkovi

1. Neustálý pobyt na pracovišti za účelem včasného přijímání hovorů, zaznamenávání všech přijatých dat nebo přenos hovoru na telefony zaměstnanců, kterým je určen.
2. Zaznamenávání informací, které byly osobně zaslány generálnímu řediteli, jejich zaznamenávání v plném rozsahu, následné uložení a přenos.
3. Příprava akcí ve společnosti jménem generálního ředitele. To se týká informování zaměstnanců a organizování prostor, nákupu potřebných předmětů pro plnohodnotnou schůzku nebo jiných podobných akcí, což je určeno popisem práce vedoucího prodeje kanceláře.

Důležité a naléhavé úkoly

1. Organizační činnost na projektech zaměřených na setkání zákazníků, hostů nebo návštěvníků společnosti.
2. Rezervace vstupenek na zaměstnanecké cesty, rezervace hotelových pokojů, sledování průběhu služebních cest, včasná reakce na hlášení o nepříjemnostech způsobených nebo vznikajících komplikací, vyřešení problémů a v případě potřeby hlášení problémů ostatním zaměstnancům nebo generálnímu řediteli.

Činnosti uvnitř kanceláře

1. Včasné objednání vody pro možnost jejího využití všemi zaměstnanci v jakémkoli množství.
2. Každá čtvrtina by měla provádět objednávku úřadu. Za tímto účelem provádí vedoucí kanceláře průzkum zaměstnanců a inspekci pracovních míst, aby zjistil nedostatky v určitých věcech a následně získal všechny podrobnosti. To je zajištěno popisem práce vedoucího kanceláře.
3. Předplatné obchodních nebo vědeckých publikací, které jsou nezbytné pro rozvoj společnosti nebo pro konkrétní zaměstnance, kteří chtějí dostávat korespondenci na pracovišti.
4. Přijímání a vyřizování žádostí o zaplacení účtů v nájemních prostorech, jakož i všech platebních dokladů vztahujících se k výplatě účtů za elektřinu, která je určena popisem práce vedoucího kanceláře u účetní funkce.
5. Organizace bezpečnostních opatření týkajících se jak práce zaměstnanců, tak odpovídajícího vybavení na pracovišti, sledování jejich dodržování.

Vedoucí kanceláře dohlíží na práci některých zaměstnanců

Povinnosti vedoucího kanceláře zahrnují sledování činnosti těchto zaměstnanců:

1. Řidič. Při interakci s tímto zaměstnancem musí vedoucí kanceláře přijímat a uchovávat záznamy o všech aplikacích, které určují potřebu používat stroj, jakož i vytvořit plán a rychlost doručovací služby.
2. Kurýři.
3. Uklízečky.

Povinnosti vedoucího kanceláře jako člena pracovního týmu

1. Plnit povinnosti, které jsou mu určeny v dobré víře, neodchylovat se od interní rutiny týmu, pracovního práva a morálních a etických zásad. To je určeno popisem práce vedoucího kanceláře.
2. Dodržujte pracovní kázeň a všechny požadavky, které stanoví vedení společnosti.
3. Včasné a důsledné plnění všech příchozích objednávek od administrativy a vedoucího, který neustále sestavuje a předkládá vedoucímu kanceláře seznam svých povinností a nezbytných úkonů pro každý den, což je stanoveno v popisu práce vedoucího kanceláře obchodní oddělení.
4. Využijte veškerý čas věnovaný práci na svědomitou práci, aniž byste se odchýlili od svých vlastních povinností.
5. Proveďte všechny úkoly včas a ve správné kvalitě. Vedoucí kanceláře je často, kromě výkonu práce, nucen sestavovat doklady o podávání zpráv, proto je vždy nutné sledovat dokončené úkoly a zaznamenávat je předepsaným způsobem, který je předepsán popisem práce vedoucího kanceláře s funkcemi úředníka.

Důležité odpovědnosti

1. Zabývají se úklidem, aby si zachovali své vlastní pracoviště v čistém a uklizeném stavu. Správce kanceláře také monitoruje včasné čištění kancelářských prostor. Je nucen sledovat dodržování postupu pro ukládání zpráv a projektové dokumentace, v případě potřeby systematizovat všechny materiály sám. To je určeno popisem práce vedoucího kanceláře.
2. Pečlivě a efektivně používejte dodávané kancelářské vybavení, počítače, veškerá další zařízení. směřování jejich práce pouze k cílům společnosti, neprovedení osobních věcí pomocí zařízení, které poskytuje společnost. Předepisuje to Popis práce tajemníka vedoucí kanceláře.
3. Je hospodárné a výhodné vynakládat poskytnuté materiály a další zdroje, používat je pouze ve prospěch společnosti a dosahovat vysokých výsledků z vlastní práce az práce ostatních zaměstnanců podniku. Popis práce manažera kanceláře, jehož vzorek ukazuje všechny požadavky na práci tohoto zaměstnance, potvrzuje, že by měl nejen pracovat, ale také přinést společnosti maximální užitek.
4. Dodržujte a sledujte implementaci norem a předpisů o ochraně práce a zajistěte bezpečnost na pracovišti pro každého zaměstnance, která je určena popisem práce vedoucího kanceláře s funkcí tajemníka.
5. Nepoužívat k provádění novinářských nebo vědeckých publikací, projevů, informací získaných na základě oficiálního postavení nebo prohlížení dokumentů ve vlastnictví společnosti. Je zakázáno používat informace, jejichž zveřejnění může společnosti způsobit materiální škody nebo poškodit její pověst. To je zajištěno popisem práce vedoucího kanceláře.

Práva

1. Získávat informace a důvěrné údaje o nezbytných opatřeních v rámci úřední moci a pod vedením úřadů.
2. Požadovat od různých zaměstnanců, aby dokončili nebo změnili dokumenty, které byly vypracovány s chybami, obsahují nesprávné informace.
3. Provádět kontrolu a potvrzování dokumentů v rámci svých vlastních kompetencí a pravomocí jmenovaných vedoucími.
4. Podat úřadům požadavky na zlepšení podmínek pro samostatnou práci a pracovní činnost ostatních zaměstnanců. Vedoucí kanceláře může podávat návrhy nejen o činnostech konkrétního zaměstnance nebo oddělení, ale také o práci celé společnosti.
5. Vyžadovat poskytnutí vhodných podmínek k zajištění bezpečnosti všech dokumentů a schopnosti zaručit důvěrnost informací a opatření přijatých v případě, že je třeba před konkurencí skrýt.
6. Rozhodujte o činnostech některých lidí ve společnosti v rámci své vlastní kompetence a pověření.
7. Distribuujte finanční pobídky nebo pracovní pobídky a ukládejte sankce těm zaměstnancům, kteří se hlásí vedoucímu kanceláře. K provedení těchto akcí je nutný předchozí souhlas generálního ředitele.

Vedoucí kanceláře je povinen jasně a správně plnit své povinnosti, vykonávat činnosti ve prospěch společnosti. Dělá veškerou práci, aby systematizoval a zjednodušil činnosti ostatních zaměstnanců a také předal generálnímu řediteli nebo jeho zástupcům úspěchy nebo chyby v práci ostatních zaměstnanců.