V ruském každodenním životě se objevilo nové anglické slovo „back office“. Co je to? Jaké funkce plní? Ve kterých společnostech existuje? Zkusme to pochopit podrobněji.
Back office. Co je to?
Tyto jednotky existují v mnoha organizacích. Back office je oddělení nebo oddělení společnosti, které má určité funkce. Jde o rutinní, administrativní a servisní činnost. Mezi funkce tradičně patří také informační technologie (správa a podpora), lidské zdroje a účetnictví.
V některých organizacích jsou předepsány další pracovní směry, které by měl back office provádět. Co je to? Zaměstnanci tohoto oddělení se často zabývají statistickým a analytickým účetnictvím prodeje, nákupu, zůstatků zásob a údržby archivu.
Pokud je tato back office divizí banky, pak funkce zahrnují zúčtovací operace, aktuální služby vypořádání hotovosti atd.
Historie kanceláře
V počátečních fázích rozvoje podnikání bylo uspořádání každé společnosti zvláštní. Popředí bylo obsazeno tzv. Front office. To bylo provedeno tak, aby klienti měli možnost rychle a snadno najít vhodného zaměstnance. Vedení přirozeně investovalo do této místnosti velké investice, takže provádělo drahé opravy, úklid a vybavení. Front office by měl mít nejlepší dojem, protože je to „tvář“ každé společnosti.
Jeho zaměstnanci musí být také důslední ve stylu oblečení a chování. Toto je veřejná stránka jakékoli společnosti.
V pozadí je back office tradičně umístěna. To je místo, kde se výroba prováděla sama, existoval systém administrativních prostor, různá oddělení, sklady atd.
Proto byla tato území tradičně špinavá, ponurá a ne příliš dobře udržovaná. Prezentovatelnost těchto prostor nebyla příliš sledována, protože zákazníci se v nich nikdy neobjevili. Na vzhled zaměstnanců samozřejmě nevznikají žádné zvláštní požadavky. Větší pozornost byla věnována odborným dovednostem.
Toto rozdělení kanceláře na dvě velké divize, které plní různé funkce, se osvědčilo a existuje dodnes.
Zaměstnanci front office vytvářejí pro společnost krásný „obrázek“. Současně se společnost rozvíjí a vzkvétá díky pracovníkům back office. Proč? Pojďme se podívat.
Význam a význam back office pro rozvoj společnosti
Praxe ukazuje, jak velká je role této jednotky pro organizaci.
Za prvé, back office pomáhá udržovat pověst společnosti ve vysoce konkurenčním prostředí. Samozřejmě, pokud zaměstnanci plní své povinnosti dobře a jasně. Pro každého klienta je hlavním kritériem dobré společnosti skutečně kvalitní služba. Díky zaměstnancům back-office se provádí kompletní cyklus konkrétní operace.
Za druhé, řízení rizik provádí také back office. Co to přináší společnosti? Jsou to zaměstnanci tohoto oddělení, kteří sestavují zprávy, vybírají údaje, faktory a provádějí výpočty, na základě kterých se rozhodují o řízení. Jejich správnost a přesnost je proto velmi důležitá pro budoucnost společnosti. Zaměstnanci vykonávají mimořádně odpovědnou práci a výrazně snižují rizika.
Zatřetí, back office služba také vyvíjí nové metody spoření a racionalizační návrhy. Zaměstnanci samozřejmě pro společnost přímo nevydělávají finanční zdroje. Mohou však nepřímo ovlivnit tento proces.
Back office v bance
Jedná se o provozní účetní jednotku. Díky jeho práci jsou zajištěny činnosti hlavních oddělení.
Back office se zabývá účetnictvím a registrací transakcí s cennými papíry, správou závazků a aktiv, jakož i vypořádáním se zákazníky. Ale to je jen špička ledovce.
Back office provádí operace zpracování úvěru. Zaměstnanci se navíc často zabývají otevíráním účtů, vedením účetnictví a řízením rizik.
Back office. Dokumentární provedení a podpora transakce na trhu cenných papírů
V bankách se back office často skládá z několika divizí. Zejména pokud organizace provádí velké množství transakcí na trhu cenných papírů. Povinnosti zaměstnanců zahrnují elektronické a dokumentární zpracování, jejich podporu. Pojďme na to podrobněji.
Zaprvé zaměstnanec back-office vede registr transakcí, uzavírá smlouvu o prodeji cenných papírů konkrétního emitenta.
Dalším je proces opětovné registrace cenných papírů. Jedná se o převod vlastnictví. Chcete-li tento proces zahájit, musí pracovník back-office vydat příkaz k převodu a legitimizovat aktuální transakci.
Po provedení nové registrace a obdržení podpůrného dokumentu zaměstnanec kontroluje proces konečného vypořádání.
Zaměstnanec back office má velmi velkou odpovědnost. Pokud dojde k nejmenší nepřesnosti v procesu papírování, je transakce rozpoznána jako neplatná. V důsledku toho bude klient trpět a společnost utrpí vážné ztráty.
Kromě toho je back office zapojena do analytických (interních) transakcí mezi útvary v organizaci v systému přerozdělování financí.
Pro oblast obchodu v posledních letech často používají různé automatizační programy back-office.
Maloobchodní back office
Při organizaci podnikání čelí manažer mnoha problémům. Je nutné poskytnout obchodní patro se zbožím, automatizovat skladové účetnictví v podniku, spravovat ceny, spolupracovat s dodavateli a pobočkami.
K vyřešení těchto a mnoha dalších problémů, jak bylo uvedeno, existují speciální programy pro back office.
V maloobchodním systému pomohou zaměstnanci takové jednotky kontrolovat příchod a propouštění zboží, odepisovat a pohybovat, přehodnocovat, vracet, hotovost a bankovní operace práce s obchodním zařízením.
Softwarový balíček může mít různé konfigurace: nepotravinový maloobchod, samoobsluha, samoobsluha nebo supermarket. V současné době je na výběr.
Síťová kancelář
Hlavní oblasti práce v síťovém obchodování jsou:
- provádění změn a doplnění velkého množství zboží;
- výměna dat mezi odděleními;
- centralizované účetnictví;
- získávání provozních zpráv o fungování poboček atd.
Pro usnadnění práce a zajištění interakce kanceláře se sítí prodejen často používají automatizovanou verzi back-office. Tyto programy umožňují organizaci pracovat efektivněji a rychleji.
Back office v stravování
Práce zadavatele cateringových služeb je hlavně probíhající operace. Tradičně zahrnují:
- provádění rutinních povinných operací;
- vedení účetnictví zboží a skladu;
- proces kontroly výroby jídel;
- sběr a analýza dat;
- podávání zpráv.
V závislosti na velikosti a obratu organizace je back office v obchodu obvykle tři až třináct až patnáct lidí.
V současné době, jak bylo uvedeno, existují automatizované systémy, které usnadňují provádění operací, které musí zaměstnanci provádět. To je samozřejmě pro vedoucího organizace pozitivní okamžik. Ale ne vždy pro dělníky. Praxe ukazuje, že pořízení automatizovaných systémů, které vykonávají většinu back-office práce, vede ke snížení počtu zaměstnanců.
