Ihned po vstupu do účetního oddělení je zkontrolována veškerá primární dokumentace. Specialisté určují úplnost a přesnost papírování, přesnost podrobností. Kromě toho se provádí kontrola obsahu. Zahrnuje sledování legitimity zaznamenaných obchodních transakcí, logický vztah mezi konkrétními ukazateli. Poté jsou data zapsána do primárních účetních registrů. Podívejme se na ně podrobněji.
Obecné informace
Primární dokumenty a účetní registry se používají k zaznamenávání a sumarizaci informací o obchodních transakcích. Jsou předkládány ve formě schválených sjednocených formulářů. Registry a účetní formuláře obsahují informace, které se odrážejí v účtech. Tabulky jsou vytvářeny v souladu se zásadou ekonomického seskupování informací o majetku společnosti a zdrojích jejího vzniku.
Klasifikace
Dokumenty a účetní registry lze rozdělit do několika kategorií:
- Po domluvě.
- Metodou sumarizace dat.
- Vzhled.
Ale to není vše. V závislosti na účelu se rozlišují dokumenty a účetní registry:
- Chronologické.
- Kombinované.
- Systematické.
V chronologickém účetnictví se evidují účetní záznamy v průběhu transakcí. Navíc se nepoužívá další systematizace. V systematických tabulkách se informace zaznamenávají podle zásady účtování. Při vyplňování je třeba zajistit, aby se informace těchto dvou registrů doplňovaly. V tomto případě by se součet otáček jedné tabulky měl shodovat s ukazateli jiné. Pokud účetní registry obsahují záznamy obou typů najednou - chronologické a systematické, pak se nazývají kombinované. Klasickým příkladem je „Časopis - domov“.
Metoda zobecnění
Podle tohoto kritéria jsou účetní registry rozděleny do diferencovaných a integrovaných. Posouzení posledně uvedeného se provádí indukčně. To znamená, že informace jsou sestavovány z primární dokumentace do reportingu. Odvozená metoda posuzování informací je charakteristická pro rozlišené tabulky.
Vzhled
Na tomto základě jsou účetní registry rozděleny do karet, knih, listů zdarma. Tabulky mohou být také na digitálních médiích. Knihy jsou prezentovány ve formě dokumentu, rozloženého specifickým způsobem. Jsou provázané a propletené. Tyto účetní registry jsou povinně podepsány vedoucím specialistou. Karta je forma, která je navržena ve formě tabulky. Mezitímní registr mezi uvedenými typy dokumentů je volný list. Tento formulář je prezentován ve formě tabulky. Na rozdíl od karet se prázdné listy tisknou ve větším formátu. Jsou uloženy ve složkách. V podniku jsou vedeny registry pro bezplatné listy a karty. Jejich úkolem je zajistit kontrolu nad vykazováním dokumentů. To vylučuje možnost náhrady cenných papírů. Pokud dojde ke ztrátě jakéhokoli dokumentu, může registr určit, který z nich.
Karty
Tyto účetní registry mohou mít odlišný vzhled. Nejoblíbenější jsou:
- Inventář.
- Smluvní účty.
- Víceúrovňové.
Posledně uvedené stanoví rozdělení specifických ukazatelů do sloupců. To je relevantní v případech, kdy je jedna operace fixována ve složitých částkách (například úhrada nákladů). Karty zásob jsou navrženy tak, aby zohledňovaly materiální aktiva podniku. Mají sloupec nazvaný „Zbytek“. Odráží množství hmotných aktiv, která zbývají po ukončení konkrétní operace. Na kartě inventáře jsou tři sloupce. Kromě „zbytku“ obsahuje „příchod“ a „spotřebu“. Každá z nich je rozdělena do 2 částí: množství a množství. Na začátku karty uveďte limit zásoby. To vám umožní vidět přítomnost konkrétního hmotného majetku podniku. Pokud se například objeví nedostatek, bude to okamžitě patrné. Smluvní účty mají 2 sloupce - debetní a kreditní. Tento jednostranný formulář umožňuje kontrolovat finanční situaci společnosti.
Důležitý bod
Za přesnost informací uvedených v účetních rejstřících odpovídají zaměstnanci podepisující účetní zprávu. Ukládání dokumentů by mělo být prováděno takovým způsobem, aby byla absolutně vyloučena pravděpodobnost neoprávněné opravy informací. Pokud jsou nezbytné úpravy, měly by být potvrzeny podpisem osoby, která je provedla, s uvedením data. Podle spolkového zákona „o účetnictví“ jsou všechna data v registrech klasifikována jako obchodní tajemství. Osoby, které mají k těmto informacím přístup, by si je měly ponechat. Při zveřejnění důvěrných informací je odpovědnost stanovena platnými zákony.
Oprava obchodních transakcí
Dokumentace v účetnictví se používá pro počáteční registraci a legální registraci událostí. V této fázi by se všechny informace měly zobrazovat v souladu s realitou a měly by být odůvodněny. Účetní doklad je prováděn v době operace. Pokud to z nějakého důvodu nelze provést, může být papír naplněn po události.
Rekvizity
Klasifikace účetních dokladů se provádí podle formy a ukazatelů, na nichž závisí skutečnosti, které jsou v nich uvedeny. Zejména posledně jmenované zahrnují podpěry. Představuje určitý informační prvek, který přenáší sémantické zatížení. Například „typ materiálu“. Požadavky jsou rozděleny na podstatné a kvalitní. Ty odrážejí předmět účetnictví (například „stavební materiál“). Charakteristické rysy určují charakteristiky předmětu: stupeň, rozměry atd. 
Typy papírů
V závislosti na účelu mohou být účetní dokumenty:
- Odpovědný. Obsahují příkaz, příkaz, příkaz určité operace. Mezi takové dokumenty patří například plná moc k získání finančních prostředků pro společnost, šeky, které je třeba proplácet atd. Takové cenné papíry fungují jako základ operace, ale nemají potvrzení o svém chování.
- Výkonný. Tyto doklady slouží k potvrzení události. Tyto dokumenty zahrnují faktury za přijetí výroby, potvrzení o převzetí, potvrzení potvrzující skutečnost, že objekty byly přijaty atd. Registrace těchto cenných papírů se provádí v okamžiku akce. Tyto dokumenty slouží jako základ pro vytvoření účtu.
- Pomocné. Tyto doklady jsou také označovány jako účetní doklady. Nezáleží na tom samy. Jejich design je prováděn v souladu s výkonným a administrativní dokumenty.
- Kombinované. Tyto dokumenty obsahují známky výše uvedených dokumentů. Příkladem by byl hotovostní rozkaz.
Primární účetní dokumentace je vždy sestavena v době jakékoli transakce. Takové papíry přímo zaznamenávají skutečnost podniknutých kroků. Je třeba poznamenat, že většina účetních dokladů patří do primární kategorie.
