Během činností jakéhokoli podniku se objevuje velké množství dokumentů, které musí být po určitou dobu uloženy. V našem článku chceme hovořit o tom, jak se provádí operativní uložení dokumentů a jejich zničení.
Co je online úložiště?
Absolutně všechny dokumenty vytvořené nebo přijaté v průběhu podniku podléhají jasné systematizaci a důkladnému zpracování. Aby jste je v budoucnu mohli znovu použít, musíte řádně organizovat jejich bezpečnost a zajistit rychlý přístup k nim. Ve skutečnosti je operačním ukládáním dokumentů uchovávání dokumentů v organizaci nebo strukturální jednotce, dokud nejsou zničeny nebo přeneseny do archivu organizace.
Období uchovávání dokumentů
V každé organizaci existuje celá řada dokumentů podle stupně jejich hodnoty. Některé z nich mají velkou ekonomickou nebo vědeckou hodnotu, jiné obsahují informace, které jsou nezbytné k řešení konkrétních problémů, a poté ztratí svůj význam. Některé papíry proto musí být řádně systematizovány a uloženy, zatímco jiné podle některých pravidel jednoduše zničeny.
Provozní ukládání dokumentů vědecké nebo praktické hodnoty má svůj vlastní časový rámec. Závisí na míře důležitosti jejich obsahu.
Skladovatelnost může být následující:
- Permanentní.
- Dočasné (více než deset let).
- Dočasné (ne více než deset let).
Je třeba poznamenat, že forma příspěvků nijak neovlivňuje doby uchovávání dokumentů (tabulka úložiště je uvedena v článku). Není tajemstvím, že v současné době je většina informací zpracovávána elektronicky. Podmínky závisí především na obsahu samotného dokumentu.
Požadavky na skladování
Existují určité požadavky na provozní uložení dokumentů. Například dokončené případy dočasného nebo trvalého uchování by měly zůstat v organizačních jednotkách ještě několik let. Po uplynutí této doby jsou umístěny do archivu podniku.
Dokud jsou papíry aktivně používány, potřebují řádný návrh a údržbu. Provozní uchovávání dokumentů znamená jejich vytvoření podle určitých specifických skupin, jakož i specifika nomenklatury přijatá organizací.
Pro rychlé vyhledání všech příspěvků je nutné vyplnit názvy složek co nejinformativnější. Jako jednotka se zpravidla používají složky, na jejichž obálce by měla být kapsa pro vyměnitelná jména nomenklatur.
Během online skladování jsou na obálkách uvedeny následující informace:
- Dočasné období začátku a konce použití.
- Celkem čisté listy ve složce.
- Uvedení doby použitelnosti těchto cenných papírů.
- Celé jméno umělec, jeho kontaktní telefonní číslo.
- Mohou být také k dispozici další nápisy („ke schválení“, „k podpisu“ atd.)
Aktuální skladování se provádí ve speciálně vybavených skříních (kov) nebo v oddělené místnosti, která je pro přístup uzavřena. Dočasné emise cenných papírů by měly být prováděny pouze na příkaz vedení útvaru, ke kterému se dokumenty vztahují. Do konce dne by se měla složka vrátit na své místo - trezor.
Na konci období provozního skladování jsou dokumentům přidělen status „dokončeno“. A teprve poté začne postup pro jejich přípravu k přenosu do archivu.
Data uložení příchozích dokumentů
V jakékoli organizaci se příchozí dokumenty hromadí v procesu činnosti. Mají také trvanlivost. Obecně se příchozí korespondence vztahuje na veškerou dokumentaci, která dorazí do podniku. Doby uchovávání těchto papírů jsou určeny obsahem. Doporučuje se uchovávat příchozí dokumenty po dobu nejméně tří let. Důležitější dopisy však mohou trvat déle (například více než pět let). Trvání je určeno stupněm důležitosti informací v příspěvcích. Proto musí klasifikace těchto dokumentů zohledňovat důležitost informací. Například dopisy od úřadů by měly být zvýrazněny v jedné složce a korespondence s obchodními partnery v jiné. Tyto papíry by měly být skladovány po dobu nejméně pěti let.
Odchozí retenční období
Odchozí dokumenty, stejně jako všechny ostatní v podniku, jsou uloženy. Navíc, stejně jako v případě příchozích dokumentů, mají určité termíny, které závisí na míře jejich důležitosti.
Je vhodné tyto dokumenty systematizovat a uvést doby uložení v každé složce. Logicky by měly být odchozí dokumenty rozděleny do samostatných polí: korespondence s dodavateli, se zákazníky, zákazníky, vládními organizacemi, utilitami atd. Nejdůležitější papíry by měly být uchovávány v provozním úložišti po dobu nejméně pěti let a jednodušší - až tři roky. Obzvláště důležitá písmena mohou být uložena po dobu deseti let. Důvody takového dlouhodobého použití musí být stanoveny ve zvláštním pokynu o administrativní činnosti podniku.
Protokoly dokumentů
Deník registrace dokumentů je k dispozici v každém podniku. Navíc, pokud je organizace aktivní, jsou zpravidla přidělovány samostatné registrační časopisy pro příchozí a odchozí cenné papíry. Takže mnohem pohodlnější je systematizovat veškerou korespondenci. Časopisy se nakupují a mění každý rok. V současné době samozřejmě mnoho upřednostňuje uchovávat podobný časopis v elektronické podobě. Musí však existovat papírová kopie.
Požadavky na dokumenty jsou zaznamenány v časopisech, jsou jim přiřazena čísla a jsou také uvedena data. Taková registrace cenných papírů umožňuje, pokud je to nutné, najít správný dokument. Časopisy se uchovávají po dobu tří let. Na konci tohoto období je při přípravě aktu zničena veškerá dokumentace týkající se příchozí a odchozí korespondence.
Zkouška dokumentů
Jak jsme již uvedli, doba použití a skladování papírů v žádném případě nezávisí na formě (papírové nebo elektronické), důležitý je pouze obsah dokumentů. K určení jeho významu je jmenována zkouška. Jeho úkolem je zjistit, které dokumenty jsou důležité pro výrobu, vědu, stát atd. U dokumentů vybraných pro operační skladování je nutné určit časové období, během kterého mohou být potřebné. Proto je stanovení doby skladování dalším úkolem, který je nastaven před vyšetřením. Všechny dokumenty před odesláním k odbornému posouzení v rámci přípravy na převod do archivu jsou strukturálními záležitostmi formovány některými strukturálními divizemi nebo službou správy kanceláří.
Zkoumání hodnoty lze provádět v samotných podnicích, archivech organizací i ve státních archivech.
Obecně platí, že pokud hovoříme o závažných dokumentech pro správu, data jejich uložení jsou předem stanovena v době jejich vytvoření. Hlavní referenční a regulační pomůcky, které ovlivňují doby skladování, jsou seznamy dokumentů uvádějící doby skladování. Používají se při odborném hodnocení cenných papírů v obecních, státních archivech a v podnicích. A hodnota, jak jsme řekli, je vyjádřena v skladovací době.
Seznam dokumentů s dobami uchovávání je systematický seznam kategorií a typů cenných papírů obsahující regulační informace o době jejich uložení.
Seznamy obsahují období uložení standardních dokumentů, které jsou k dispozici v jakékoli organizaci. Konkrétní dokumenty odrážející určité funkce podniku se však mohou vztahovat k seznamům oddělení.
Archivy dokumentů
Archiv dokumentů v organizaci nemůže existovat samostatně. Doklady jsou v něm uloženy po určitou dobu, po které musí být přeneseny do městských nebo státních archivů. Federální zákon jasně definuje dobu skladování mnoha cenných papírů v něm. Například dokumenty o personálu, notářské papíry, obchodní knihy musí být uchovány po dobu 75 let, vědecká dokumentace - patnáct let.
V případě, že je organizace z jakéhokoli důvodu zlikvidována, musí být do městského (státního) archivu převeden archiv dokumentů s pevnou skladovatelností a osobní doklady. Nestátní podniky za účelem převodu dokumentů musí nejprve uzavřít dohodu s Archivním fondem Ruské federace. Pokud nebyl uzavřen včas, měl by archiv uchovat pouze papír o zaměstnancích podniku. Místo uložení zbývajících dokumentů by měl zvolit předseda likvidační komise.
Jak zničit dokumenty?
Archivní dokumenty, které jsou uloženy v podniku, lze eliminovat, pokud vypršela doba jejich uložení. Zničení dokumentů může být svěřeno organizaci třetí strany nebo je můžete provést sami. Existují jednotná pravidla, podle kterých se tento proces provádí. Nezapomeňte, že můžete zničit pouze ty dokumenty, jejichž doba skladování již vypršela a které ztratily svůj praktický význam. Ve vztahu k cenným papírům je možné jednat pouze na základě odborného úsudku.
Zničení dokumentů je doprovázeno výkonem zákona.
Vypracování zákona
Doklady mohou být zahrnuty do aktu o zničení v případě, že doba skladování uplynula 1. ledna roku, ve kterém je dokument vyhotoven. To znamená, že v případě roku 2014 a doby skladování je pět let, může být do aktu zahrnut až v roce 2020.
Aby nedocházelo k dalším nedorozuměním, musí být všechny případy plně přezkoumány a ujistit se, že všechny dokumenty v něm ztratily hodnotu. V praxi však často dělají jinak. Pokud dokumenty ležely na polici pět let a nikdy se jich nedotkly, pravidla se zanedbávají. Jednoduše listují skrz selektivní případy, aby se ujistili, že opravdu již nejsou potřeba.
Zákon musí obsahovat informace, které jsou k dispozici na obálce případů. Taková pečlivá práce se bude zdát zbytečná těm lidem, kteří nerozumí složitosti archivní práce. Ale ve skutečnosti tomu tak není.
Čin musí určitě podepsat osoba, která provedla znalecké posouzení. Dokument dále uvádí, že akce byly dohodnuty s odborným výborem organizace. Nakonec musí být akt schválen vedoucím podniku.
Teprve po dodržení všech postupů může organizace zničit případy uvedené v zákoně.
Jak zničit obchodní papíry?
Existuje několik způsobů, jak zničit dokumenty. Pokud to území podniku dovoluje, můžete papír spálit sami a dodržovat požární bezpečnost. Kromě toho můžete použít skartovací dokumenty. Jedná se však o poměrně dlouhý proces, který je vhodný pro malé objemy. V těchto případech je akt vypracován v libovolné formě, ve které je zaznamenána skutečnost zničení.
Velké množství případů určených ke zničení, obvykle podniky převádějí za účelem odstranění nebo recyklace do specializovaných organizací, které se tímto problémem zabývají.
Skutečnost převodu musí být zaznamenána v potvrzení o přijetí. Dokument uvádí datum, hmotnost a počet případů. Odborníci doporučují, aby byl zaměstnanec společnosti přítomen při ničení dokumentů, aby byla zachována důvěrnost.