Provozování pokladny - co to je? Jaký je mechanismus její práce? Za jakým účelem jsou vytvořeny a jak fungují? Existuje několik způsobů, jak minimalizovat náklady, i když ne všechny jsou univerzální. Nyní zvážíme jednu z možností.
Obecné informace
Nejprve se pojďme zabývat termínem „provozní pokladna“. Co je to? Toto je název zvláštní divize banky, která poskytuje služby správy hotovosti na území konkrétní společnosti. Je nezbytné pro podniky, které poskytují společnosti přístup ke službám a zboží, jako jsou: velkoobchod a maloobchod, prodejci automobilů, prodejní místa elektroniky, šperky, cestovní kanceláře atd.
Provozní pokladna banky slouží jako nástroj pro použití hotovosti. Proč je to nutné? Jak je to uspořádáno? Jaké jsou požadavky?
Proč je to nutné?
Operační pokladna je univerzální nástroj, jehož úkolem je usnadnit přímé použití hotovosti. Díky tomu můžete provádět platby za zboží nebo služby v cizí měně. Během procesu nákupu bude automaticky převeden na rubly a přejde do rovnováhy organizace. Kromě toho můžete odmítnout osobní pokladnu, díky níž bude možné odstranit nedostatky, denní hlášení, přepočítávání peněz, doručení hotovosti do banky, papírování, ověřování padělání bankovek. Kromě toho se zvyšuje rychlost vnitřního obratu finančních prostředků a existuje dobrá příležitost ušetřit snížením interních nákladů. Při prodeji peníze okamžitě přejdou na účet společnosti. Kromě toho vám takové úzké vztahy umožňují získat rychlé a výnosné půjčky. Neměli bychom zapomenout na možnost platby za zboží pomocí plastových karet.
Jak můžete vidět, provozní pokladny jsou docela užitečné. Měna kterékoli země lze použít kdykoli, což má pozitivní vliv na úroveň vybavení. Zároveň vedení podniku nemusí přemýšlet o různých bodech a nuancích. Jen to opraví, že dostává peníze. Vše ostatní se týká bank, které mají na starosti získané prostředky.
Uspořádací proces
K vybudování provozní pokladny je potřeba přibližně tři až pět tisíc amerických dolarů. Služba každý měsíc navíc přitahuje 750-900 zelených „prezidentů“. Chcete-li otevřít provozní pokladnu, musíte se také postarat o přítomnost pokladny, která splní všechny požadavky kladené na banky v Ruské federaci. Proto by mělo být pracoviště oploceno před zákazníky a vnějšími prostory neprůstřelným sklem, které vydrží střely ze střelných zbraní. Kromě toho musíte mít speciální zařízení pro vyjednávání, zásuvku na peníze a tlačítko alarmu. Je také nutné propojit prostory s ústřední bezpečnostní monitorovací stanicí nebo s policejní pohotovostní jednotkou. Neměli bychom zapomenout na potřebné vybavení: počítač, tiskárna, modem.
Je důležité si uvědomit, že banky samostatně pro každý podnik pracují na jedinečné a individuální technické práci. Tarify za obsluhu provozních pokladen proto nejsou v dobře definovaném rozmezí. Určitý vliv má banka, v jejíž prospěch byla vybrána.
Práce
Účtování provozních pokladen, balení a přepočítávání peněz, zpracování měny, dodávka výtěžků sběratelům bank - to vše je svěřeno odpovědnému zaměstnanci.Ve skutečnosti je rovněž odpovědný za uložení přijatých peněžních prostředků na účet právnické osoby, zasílání hotovosti finanční instituci, kontrolu pravosti bankovek atd. Přítomnost pokladny může také zvýšit úroveň bezpečnosti při práci s penězi. Navíc jim mohou sloužit nejen zákazníci, ale také interní potřeby podniku. Pokud je tedy nutné provádět platby sociální povahy, mzdy nebo vydávat cestovní výdaje zaměstnancům, je zde velmi cenná provozní pokladna.
Dalším důležitým bodem je práce s kontrolami. Kromě jejich vydání je zde uveden název společnosti, datum operace, znaky fiskálního režimu a případně další údaje. Pokladník se také podílí na práci na sestavování různých zpráv. Po skončení pracovního dne odstraní kontrolní pásku. A zde se stává relevantní zbytek pokladny. Pokud je nashromážděno značné množství, je vhodné zavolat na konci dne sběratele a nechat v zúčtovacím zařízení maličko. Můžete si vybavit i trezor pro ukládání hotovosti. V tomto případě bychom však neměli zapomenout na bezpečnost, protože vždy existovalo dost lidí, kteří chtěli profitovat na úkor někoho jiného.
Kolik peněz by mělo být?
Obvykle je poskytována měsíční dodávka finančních prostředků na výdaje. Pokud to nestačí, použije se operační zesílení pokladny. Toto je název řady akcí, které stanoví poskytnutí dalších částek na pokrytí stávajících požadavků. Použití tohoto scénáře je považováno za nežádoucí, proto je situace předem vypočítána a vyhodnocena, aby se minimalizovala pravděpodobnost jejího výskytu. Je třeba poznamenat, že peníze, které obdrží provozní pokladna, by se měly utratit přesně za to, na co jsou určeny (mzda, výdaje na domácnost nebo služební cesty). Pokud dojde k odchylce od tohoto požadavku, považuje se to za porušení se všemi negativními důsledky.
O limitu
Akumulace příliš velkého množství finančních prostředků však také není vítána. Při uzavření smlouvy by mělo být dohodnuto, že účet provozní pokladny by neměl překročit určitou hodnotu. Pokuty jsou často poskytovány, pokud je tato položka porušena. Jedinou výjimkou je, že je povoleno překročit limit po dobu tří dnů, ale pouze při výplatě mezd. V opačném případě lze od organizace získat zpět 40 až 50 tisíc rublů a navíc od její hlavy 4 000 až 5 000. Přestože částky nejsou příliš velké, je lepší na ně upadnout.
Účetní momenty
Pro shrnutí informací o pohybu a dostupnosti finančních prostředků a související dokumentace je použit účet 50 „Pokladna“. Peněžní tok je zobrazen na debetě, na výdajích z půjčky Pokud jsou prováděny hotovostní transakce, musí být otevřeny odpovídající podúčty, například 50-1 (2,3 ...). Jak získat hotovost? Zpočátku musíte vydat příkaz k pokladně. Poté se provede zadání po přijetí formuláře N KO-4. Jak se vydává hotovost? Zpočátku sestavte spotřební peněžní rozkaz. Poté se provede záznam o vydávání peněz za použití stejného vzorce. Takto funguje provozní pokladna.
V tomto případě je důležitý inventář. Ve skutečnosti se jedná o sladění zůstatků na pokladně s účetními údaji v dokumentech. Je bezpodmínečně nutné zohlednit debet 50. Regulační dokumentace stanoví povinné inventarizace. Například když se mění pokladní. Aby nedocházelo k nejasnostem a směšným obviněním, je nutný soupis. Další kontroly mohou být prováděny v souladu s přijatými účetními pravidly.
Podávání zpráv
Během své práce musí pokladní vyplnit mnoho papírových a / nebo elektronických formulářů. To do značné míry závisí na konkrétní situaci.Kromě toho je třeba pravidelně opravovat určitou situaci. Například resetování počitadel hotovosti na nuly. Nebo refundace dříve přijaté. Protože se práce provádí se značným množstvím peněz (často docela významným), není divu, že na to existují poměrně přísné požadavky. Slabá kontrola skutečně vede ke zvýšenému zneužívání. Podívejme se na několik příkladů.
O přenosu čítačů na nulu a odečítání jejich hodnot
V takových případech se jedná o akty. První zařízení se můžete setkat, když je uvedeno do provozu nové zařízení. Zákon připravuje komise, kterou jmenuje vedoucí. Kromě toho by měl zahrnovat daňového inspektora. Zákon je sepsán ve dvou vyhotoveních a podepsán všemi členy komise. Potom jeden zůstává v podniku a druhý je převeden na finanční úřad. Pokud je vůz předán k opravě a vrácen z něj, je nutné vypracovat zákon o kontrolních a sčítacích měřičích. Pro tento případ je k dispozici standardní formulář. Při kompilaci se také vytvoří provize. Daňový inspektor by měl být přítomen jako pozorovatel (ale nikoli jeho účastník). V aktu jsou zobrazeny hodnoty čítačů, po kterých je jedna instance převedena do účetního oddělení.
O vrácení peněz
V tomto případě je akt vypracován. Základem může být:
- Návrat kupujícím.
- Chyba v příjmu zlomené pokladny.
Na jeho přípravě se podílí komise. V tomto případě je nutné uvést pokladní automat, na kterém se to děje, jeho model (typ, třída, značka), výrobce a registrační čísla. Vezměme si malý příklad. K dispozici je Baby LLC, která se specializuje na prodej oblečení. Pokladník nesprávně zlomil plášť a místo ceny 4,5 tisíc rublů zadal částku 5 500. V tomto případě je nutné:
- Zrušte správnou kontrolu a předejte ji kupujícímu.
- Nejprve sestavte zákon o návratu.
- Přiložte chybný doklad.
A to je vše.
Závěr
Shrňme tedy všechny výše uvedené. Operační pokladna je nástroj pro usnadnění podnikání, který se používá k minimalizaci hotovostních nákladů. Zároveň se na něj však kladou značné požadavky. Je však třeba poznamenat, že často dochází k úlevě av mnoha ohledech se vedení společnosti řídí aktuální situací. Takže v obchodních řetězcích je uzavření pokladen za neprůstřelným sklem iracionální. Zatímco u velkých podniků nebo organizačních struktur je to spíše relevantní téma.
Je třeba také poznamenat, že ne všechny požadavky stanovené v regulačních dokumentech platí všude. Často najdete zjednodušené možnosti. Vezměme si malý příklad. Předpokládejme, že kupující již zboží zakoupil, ale při pokladně něco vzal a změnil názor. V takovém případě se jedná o zrušení. Aby nedošlo k narušení správy pokaždé, potřebujete pouze potvrzení od bezpečnostního zástupce, který je v hale.