Informační pole podniku lze rozdělit do tří velkých skupin: technické údaje, provozní, obchodní. Všechny jsou nezbytné pro správné a plné fungování. Některé informace jsou dostupné všem, ostatní jsou utajovány a představují obchodní tajemství.
Jaké údaje existují?
Komerční se týkají produktů vyráběných společností, jakož i představ o objemech. To zahrnuje údaje o protistranách, s nimiž jsou transakce uzavřeny, o cenách, za které je zboží zákazníkovi poskytováno. A konečně, obchodní informace jsou konceptem nákladů na výrobu, skladování, prodej produktu.
Technické informace vám umožní dozvědět se vše o produktu, o tom, jak je vytvořen. Z těchto údajů vyplývá, jaké materiály a komponenty jsou potřebné pro výrobu výrobku, strojů a zařízení, technologií a nástrojů používaných v pracovním procesu. Odpovídá na otázku, jaká je posloupnost výroby kvalitního produktu.
A konečně, provozní údaje jsou ty, které regulují práci personálu, to znamená, že dávají představu o úkolech a používají se také při kontrole zaměstnanců. Provozní informace ukazují, jak je výrobní proces v podniku regulován, jak lze upravit obchodní a řídící opatření. Výhodou takových dat je schopnost propojit všechny procesy do jediného komplexu, což umožňuje vytvoření vysoce kvalitního produktu v dostatečném množství při minimálních nákladech.
Když jsou data bohatá
Proč společnost potřebuje vyhlášku o seznamu informací tvořících obchodní tajemství? Odkud pocházejí informace, které mají být utajeny? Proč skrýt data?
Musíte pochopit, že informace mohou mít určitou podnikatelskou hodnotu. Zveřejnění takových údajů může vést k nejistotě společnosti z ekonomického hlediska. Na základě toho existují tři velké skupiny informací související s prací jakékoli moderní společnosti:
- otevřené pro použití v širokých kruzích;
- omezené, přístupné orgánům, jejichž práva jsou stanovena zákonem (například vyšetřovatelé, státní zástupci, daňoví inspektoři);
- přístupný pouze v rámci společnosti několika zaměstnancům a někdy pouze řídícímu týmu.
Druhá i třetí skupina jsou data, která jsou uvedena v seznamu informací představujících obchodní tajemství podniku. To znamená, že mají určitou úroveň důvěrnosti (stanovenou individuálně) a existují přísná omezení distribuce. Jejich porušení může vést k poměrně vážným důsledkům.
Zákon a pořádek
Aby se některé informace staly důvěrnými, musíte v podniku zadat příslušný dokument - seznam informací představujících obchodní tajemství. Na základě charakteristik práce konkrétní organizace určete, co do ní má být zahrnuto. Dokumentace tohoto kroku je velmi důležitým krokem. Pokud v budoucnu někdo prozradí utajované informace, můžete se obrátit na soud a prokázat porušení zájmů, pouze pokud vnitřní tok dokumentů společnosti obsahuje příslušné ustanovení a příkaz k jejich uvedení v platnost.
Kdo určuje seznam informací, které tvoří obchodní tajemství? Vypracování seznamu je prováděno společně vrcholovým vedením, vedoucími oddělení a osobou odpovědnou za pracovní postup, ale schválení je upřednostňováno generálním ředitelem. Seznam by měl mít podrobnosti podle pravidel pracovního postupu uložený na hmotném nosiči. Je důležité, aby v obecném systému dokumentace jeho údajů stačily pro rychlé vyhledávání a identifikaci.Data uvedená v takovém seznamu by měla být dostatečná k tomu, aby poskytla představu o tom, co by mělo být udržováno v tajnosti, ale neměla by prozradit nic zbytečného.
Zabezpečení - chráněno
Seznam informací tvořících obchodní tajemství (zdravotnické středisko, výrobní komplex, právní kancelář - nezáleží na tom, v jaké oblasti společnost pracuje, účinek zákona je stejně aplikovatelný na každého) je třeba z nějakého důvodu. Pokud do ní byly vloženy informace, je její tajemství zajištěno zákony naší země. Rozlišují se následující skupiny tajemství chráněných právními normami:
- bankovnictví;
- komerční;
- stát;
- armáda;
- oficiální.
Komerční reklama je pojem srovnávaný s obchodním tajemstvím.
A pokud je to jednodušší?
Pokud shromáždíte vše, co je uvedeno výše, můžete dojít k následujícímu závěru: obchodní tajemství se rozumí takové nezcizitelné právo jakékoli společnosti, které umožňuje označit některá data uvnitř za tajná a chránit je. Navíc informace nebudou na úrovni státu tajné. Tajemství je spojeno s činnostmi společnosti, s jejími rozhodnutími o řízení, technologickým vývojem, měnovými aspekty. Klíčovým ukazatelem klasifikace určitých informací jako obchodního tajemství je poškození hospodářské situace organizace v případě zveřejnění údajů.
Za důvěrné lze označit nejen informace, které jsou již z obchodního hlediska cenné, ale i jakékoli informace, které by se z nich mohly stát. Seznam informací představujících obchodní úřední tajemství obsahuje všechny typy údajů, které by neměly spadat do třetích stran, aby společnost neutrpěla ztráty. Z právního hlediska nelze získat přístup k těmto informacím, ale podnik musí přijmout ochranná opatření.
Je to možné a nemožné
Seznam informací, které tvoří obchodní tajemství podniku, určuje, která data mohou být zpřístupněna třetím stranám a co bude třeba udržovat v tajnosti. Ale stojí za to pochopit: jaké informace v nich nelze zahrnout. V roce 1991 přijalo Rusko rezoluci pod číslem 35. Seznam všech kategorií informací, které nelze skrýt.
Nemůžete tedy skrýt:
- základní dokumentace;
- údaje, z nichž vyplývá, že podnik má právo pracovat;
- informace o formulářích pro podávání zpráv, které umožňují kontrolovat, zda jsou daně a jiné platby správně regulovány, jak je upraveno příslušným právem;
- počet zaměstnanců v podniku, úroveň odměny, podmínky výroby, volná místa;
- informace odrážející dodržování pravidel týkajících se povinných příspěvků, plateb a zákonů upravujících ochranu životního prostředí, ochrany práce;
- údaje týkající se protimonopolních zákonů;
- informace potvrzující, že společnost prodávala zboží, které poškozovalo zdraví občanů;
- údaje potvrzující, že se úředníci účastní také akciových společností, družstev a jiných podniků.
Je to pro každého?
Takže vytvoření seznamu informací, které představují obchodní tajemství organizace, je nemožné do něj zahrnout všechny výše uvedené - zákon to říká. Zároveň není nutné tyto informace zveřejňovat. Data nepatří do kategorie otevřeného přístupu.
Nejjednodušší způsob, jak to vysvětlit, je pomocí příkladu. Informace o tom, jak vysoké jsou mzdy a v jakém stavu je finanční výkaznictví k dispozici, jsou tedy k dispozici pouze specializovaným státním orgánům. Úřady zasílají společnosti žádost o zveřejnění těchto informací a podnikatel otevírá pouze to, co od něj bylo požadováno, způsobem stanoveným zákonem.
Některé právnické osoby mají právo požadovat přístup k určitým údajům z výše uvedeného seznamu. Jejich seznam lze nalézt v zákonech země.Klienti mohou požadovat, aby poskytli chartu společnosti, jakož i různé certifikáty a licence potvrzující, že společnost funguje legálně a má ve svém oboru nezbytnou úroveň kvalifikace.
Ochrana informací je obtížná
Proč je tak obtížné sestavit seznam informací představujících obchodní tajemství organizace? Nejde ani o legislativní omezení. Na jedné straně může být klient přitahován tím, že mu poskytne komplexní údaje o jeho výhodách. Čím více informací má potenciální zákazník, tím dokonalejší je jeho porozumění společnosti, tím vyšší je pravděpodobnost rozhodnutí ve prospěch této konkrétní organizace.
Na druhé straně by konkurenti neměli dostat příliš mnoho údajů o společnosti, aby byli vždy o krok pozadu. Už jen malý uzel vede k úniku, který v podmínkách tvrdé konkurence moderního trhu může vést k okamžité ztrátě dominantního postavení.
Příklad seznamu informací představujících obchodní tajemství
- Podmínky stávajících smluv.
- Procesy používané při výrobě.
- Plány, vyhlídky, navrhované kroky pro rozvoj společnosti.
- Standardy obchodních procesů.
- Údaje týkající se jednání s určitými osobami (investory, zákazníky, partnery).
- Nápady, výzkum, know-how.
- Financování (interní, externí).
- Rizika, daňové plánování.
Seznam informací představujících obchodní tajemství v každé společnosti se sestavuje jednotlivě. Současně se zohledňují specifika oblasti činnosti a vlastnosti pracovních procesů. Je možné v podniku zavést seznam informací představujících obchodní tajemství, jejichž vzorek je převzat z webu? Vezměte prosím na vědomí: na internetu jsou všechny tyto převody uváděny obecně, takže je třeba pečlivě prostudovat možnost, která se vám líbí, aby byla dodržena specifika práce vaší společnosti. Ačkoli, samozřejmě, jako "kostra" při vytváření seznamu informací představujících obchodní tajemství, vzorek přichází vhod.
Obchodní tajemství: více
Nejprve je nutné podrobněji zvážit rysy strategického rozvoje společnosti. Utajovaná data s tím spojená jsou klíčem k úspěšnému rozvoji společnosti, které konkurenti nemohou dostat dopředu. Seznam informací představujících obchodní tajemství v této oblasti:
- know-how, výrobní inovace, tajné technologie;
- plány rozvoje podniků, programy, informace odrážející plánování;
- investice, způsoby získávání investic;
- obchodní procesy, pravidla, podle nichž jsou zavedeny, technologie podnikového řízení;
- vlastnosti nastavení a fungování administrativního aparátu organizace;
- informace odrážející specifika bezpečnosti společnosti.
A co peníze?
V této oblasti je přibližný seznam informací představujících obchodní tajemství následující:
- smlouvy, smlouvy uzavřené společností, jejich podmínky, obsah;
- struktura cen produktů, cena vyrobeného zboží, dodané služby;
- rozpočet, rysy jeho formování;
- informace odrážející příjem podniku, ziskovost společnosti a jak velký objem prodaných produktů;
- hodnota poptávky, nabídky;
- údaje o majetku společnosti, včetně velikosti, složení, zásob, peněžních příležitostí;
- oběhu zboží a peněz ve společnosti;
- informace ukazující hotovost, bankovní operace, investice, zůstatky na účtech, půjčky, závazky;
- výsledky marketingového výzkumu;
- údaje o mzdách zaměstnanců, včetně odměn, naturálních plateb, bonusů.
Osobní údaje
Seznam informací představujících obchodní tajemství v oblasti struktury společnosti a osobních údajů:
- smlouvy uzavřené jménem podniku se zaměstnanci;
- adresy, rodinný stav zaměstnanců, telefonní čísla;
- informace odrážející plánované změny v zaměstnancích společnosti.
Vztah s ostatními
Obchodní tajemství zahrnuje skrývání před cizími údaji o tom, s nimiž firmy mají spolupracovat, jaké kroky byly podniknuty v tomto směru, zda probíhají jednání a v jaké fázi jsou. Dále jsou klasifikovány údaje odrážející objednávky, nabídky přijaté společností a přijaté do práce.
Kromě přímo uvedených informací jsou nepřímá tajemství s nimi spojená také klasifikována jako obchodní tajemství. Například při analýze utajovaných informací jsou výsledným produktem data, která jsou také nepřípustná pro zveřejnění.
Co ještě skrýváme?
Kromě výše uvedeného můžete do seznamu přijatého společností přidat také údaje týkající se typů použitých zařízení a vlastností jeho umístění. Můžete klasifikovat informace o rozhodnutích týkajících se různých otázek fungování organizace - od manažerských po vědecké.
Můžete dát statusu obchodního tajemství informací týkajících se schůzek konaných ve společnosti, nebo spíše témat diskutovaných v jejich rámci. V takovém případě nebude možné prozradit jak cíle schůzek, způsoby jejich organizace, ani výsledky těchto akcí.
Pokud se společnost účastní aukcí, nabídkových řízení, má právo o nich klasifikovat informace. Zejména nejsou zveřejňovány plány podniku týkající se aukcí, přípravných opatření na akci. Můžete také prohlásit za uzavřené výsledky nabídek.
Technologie je na prvním místě
V praxi jsou nejčastěji tajné informace ve společnosti přiřazovány k informacím vztahujícím se k financím organizace a jejím úspěchům v oblasti vědy a techniky. To není překvapivé, protože v mnoha ohledech zaručují v blízké budoucnosti přežití na trhu inovativní technologie.
Můžete skrýt data o tom, jaký druh vědeckého výzkumu se provádí, co se plánuje, jaké úkoly jsou pro vědce stanoveny a jaké programy používají ve své práci. Nezveřejňujte hlavní myšlenky společnosti v této oblasti.
Můžete prohlásit za důvěrné vlastnosti produktů, parametry procesů, během nichž jsou vyráběny. V takovém případě nebudou mít třetí strany za jakých podmínek přístup k množství a velikosti zboží, z něhož jsou vyrobeny. Pokud během práce bylo možné detekovat dříve neznámé vzory, lze je také klasifikovat bez ohledu na formu výrazu: analytika, grafika.
A konečně
Nakonec je třeba zmínit bezpečnostní aspekty. Každá společnost by samozřejmě měla chránit tajemství spojená s výrobním procesem a inovacemi, vyhlídkami a plány, ale pouze jeden zákon, jak víte, nezachrání před konkurencí. Stojí za to uchýlit se k nejnovějším a nejúčinnějším bezpečnostním opatřením. A jak přesně je soukromá záležitost podnikatele, vedoucího společnosti. Zveřejnit vlastnosti bezpečnostního systému vytvořeného pro vaši společnost je riskantní podnik.
Podle zákona můžete volat důvěrná data o tom, jak je ve společnosti organizována bezpečnost, jak funguje kontrola přístupu a jaký druh alarmu je nainstalován. Existuje-li nějaký postup na ochranu obchodního tajemství, musí být také chráněn před neoprávněnými osobami a vydáván jako důvěrný. A konečně, pokud má firma přístup k tajným údajům partnerů, měla by je také chránit před zveřejněním.