Slavné přísloví říká: „Pokud chcete něco udělat dobře, udělejte to sami.“ Zároveň není práce sama o sobě zdaleka tak efektivní jako sdílení mezi několika zaměstnanci. Delegování pravomocí v organizaci je překážkou v práci mnoha společností. Jak oddělit povinnost a odpovědnost, aniž by to urazilo sebe nebo zaměstnance? A existuje zvláštní postup delegování nebo je vše formalizováno verbálními dohodami?
Proč ne?
Proč jsou v organizaci problémy s delegováním pravomoci? Nejčastěji manažer nechce přesunout část svých povinností na zástupce nebo vedoucí oddělení, protože se v některých věcech obává jejich neschopnosti. Faktor, že někteří vůdci mají tendenci věřit v jejich nezbytnost, to znamená, že věří, že nikdo nemůže dělat svou práci, zde hraje roli. Jak víme, neexistují žádné nenahraditelné. Nejprve bude po delegaci muset vedoucí v každém případě pečlivě sledovat činnost toho, kdo splnil své povinnosti, aby se ujistil, že se rozhodl správně. Pokud zaměstnanec nesplní očekávání, může být bezpečně zbaven všech dalších pravomocí a vybrat si někoho jiného na jeho místo, nebo znovu převzít všechny odpovědnosti na své vedoucí ramena. Proces delegování je snadno reverzibilní. Přesunutí některých záležitostí na jiná ramena pomůže vedoucímu společnosti uvolnit se a věnovat pozornost některým problémům v podniku, kterých se předtím nedostal nebo kterým jednoduše nevěnoval dostatečnou pozornost. Zaměstnanec, kterému je poctěno, že mu po takové důvěře pomůže, bude pravděpodobně mnohem více motivován, což bude mít určitě pozitivní dopad na kvalitu jeho práce.
Na koho delegovat?
I když si uvědomujeme výhody distribuce a delegování pravomocí v organizaci, některé z nich nemají spěchat s používáním těchto nástrojů řízení, aniž by věděly, koho si vybrat jako náhradu za sebe. Delegace bude skutečně úspěšná v několika podmínkách:
- Navzdory skutečnosti, že v této chvíli je pozornost na jakoukoli záležitost jednoduše nezbytná, může mu být věnována nejen přímo vůdce. To znamená, že otázky, řekněme, mohou být dodávky převedeny na vedoucího příslušného oddělení, které díky menší odpovědnosti bude moci tento nebo ten problém lépe řešit.
- Zaměstnanec, kterému jsou povinnosti převedeny, musí mít přirozeně určité zkušenosti v určité oblasti a, samozřejmě, příslušné znalosti. Nebylo by zcela logické pověřit marketingové pracovníky najímáním pracovníků a pověřit logistiky odpovědností za venkovní reklamu. Tato podmínka je jednou z hlavních výhod delegování: je nepravděpodobné, že manažer bude mít stejně dobré znalosti ve všech oblastech, které nějak souvisí s jeho obchodem, takže delegování části jeho pravomoci na odborníka pomůže podívat se na mnoho otázek úplně jiným způsobem.
- Nelze říci, že je možné delegovat pravomoc při řízení organizace nebo nějaké jiné oblasti jejího života, pokud vedoucí společnosti nedůvěřuje osobě, které bude plnit své povinnosti. Přenos otěží moci do jiných rukou není ani zdaleka snadný a jejich přenesení na zcela cizího člověka, který nejenže zlepší situaci ve společnosti, ale také ji zhorší, je úplně děsivý.Delegátem se proto může stát pouze ten, kdo má důvěru vůdce;
- Nestačí převést odpovědnosti na jednu osobu, je také nutné převést také prostředky, kterými je lze plnit. Ani znalec nebude schopen analyzovat finanční aktivity společnosti, pokud nedostane příslušné zprávy po určitou dobu. Proto jsou delegovány nejen funkce, ale také prostředky, bez nichž existují funkce, které nelze implementovat.
Pouze dobré vůle!
Delegace by samozřejmě měla být jako každá jiná forma spolupráce dobrovolná. Je nepravděpodobné, že kdokoli, kdo byl pod tlakem propuštění, nucen převzít lví podíl na povinnostech náčelníka, bude schopen pracovat opravdu produktivně. Před přímým převodem musí navíc strany plně pochopit, které pravomoci a odpovědnosti jsou přeneseny. Delegát musí mít představu o metodách, které používá vedoucí k řešení určitých problémů, aby mohl na základě svých podkladů budovat vlastní práci. Nejdůležitější věcí při předávání moci je tedy jasně vysvětlit, co se vyžaduje od někoho, kdo bude poctěn za pomoc vedoucímu společnosti.
Co delegovat?
Ačkoli delegace autority je mnohými vnímána jako důležitá součást funkce organizace, i když je uznán význam tohoto postupu, ne každý vždy chápe, co lze přenést na podřízeného. Je to opravdu o právu rozhodovat se? Ne, hned to není tak závažné.
Můžete začít s přenosem konkrétních odpovědných úkolů. Například ředitel pověřuje zaměstnance, aby připravil důležitou zprávu o činnosti společnosti za určité časové období, místo aby to dělal sám. I takové zdánlivě malé úkoly jsou již součástí procesu delegování.
Převod celých projektů je další úrovní, která má v organizaci delegování pravomocí. Příklad: společnost musí navrhnout nový obal produktu. Kapitola se místo toho, aby se stala hlavou, pověřila odpovědným zaměstnancem, aby převzal povinnosti manažera: vybírat osoby, které jsou pro tento úkol nejvhodnější, organizovat práci a sledovat jeho kvalitu. Vedoucí s takovým převodem povinností obdrží pouze zprávu o tom, co bylo učiněno, a pokud mu něco nevyhovuje, vydá určitá doporučení, která bude muset pověřený vedoucí pracovník při další práci na projektu vzít v úvahu. Navzdory skutečnosti, že řízení konkrétního projektu je víceméně blízké tomu, co vedoucí společnosti dělá každý den, delegování těchto povinností mu umožní soustředit se na otázky, které vyžadují jeho okamžitou pozornost.
Nejvyšší úrovní důvěry je delegování celých oblastí činnosti. Ve velkých společnostech jsou příklady takového převodu oprávnění vedoucí oddělení. Zabývají se výhradně dodávkami, komunikacemi, marketingem atd. A poskytují pouze zprávy o své činnosti. Funkce vedoucího s takovým delegováním je minimální: pouze uvádí cíle a cíle a jejich dosažení je pro delegáty již problémem. Tato metoda je nejvhodnější pro velké organizace, které si mohou dovolit offload vůdce tímto způsobem.
Jak delegovat?
Vůdce tedy našel toho, komu bude přenesena pravomoc v organizaci. Jsou ty druhy pravomocí, které lze přenést, také hodné samostatné zmínky?
Mělo by to začít tím, že stejně jako v každém problému existuje mnoho možností pro klasifikaci druhů. Pro některé existují desítky kategorií, do kterých lze převáděné odpovědnosti rozdělit, u některých méně. Nejběžnější klasifikace se stala, kdy jsou všechny pravomoci rozděleny do dvou skupin: lineární a personální.
Lineární autorita je základem hierarchie každé společnosti.Existují určité povinnosti vedoucího, který převádí na vedoucího oddělení. Vedoucí oddělení zase převádí část těchto funkcí na následného zaměstnance. To znamená, že úkol jde od samého vrcholu hierarchie služeb ke dnu.
V případě pravomocí zaměstnanců má zaměstnanec právo pomáhat někomu, kdo vykonává lineární pravomoci. To znamená, že druhý zaměstnanec může vybrat potřebné informace pro toho, kdo byl pověřen, aby sestavil zprávu o prodeji konkrétního produktu po určité časové období.
A co legální registrace?
Vedoucí již zná principy delegování pravomoci v organizaci a na základě toho určil kandidaturu, do níž převede část svých obav, dokonce si vybral, co nového zaměstnance svěřuje. Jak se však stane delegování? Provádí se ústně, jednoduše příkazem, nebo je nějak formálně formalizována?
Nejprve, že každý zaměstnanec může odmítnout funkce, které mu byly svěřeny, je to stanoveno v zákoníku práce, který je základem vztahu mezi zaměstnavatelem a jeho podřízeným. Stojí za zmínku, že další delegování (stejně jako v lineárních pravomocích) je možné také pouze se souhlasem vedoucího: přestože převedl všechny své povinnosti na jinou osobu, za ně stále odpovídá. To znamená, že pokud delegace přejde na nižší úroveň hierarchie, bude vedoucí společnosti odpovědný za ostatní zaměstnance, kteří budou pověřeni jeho úkolem.
Je to možné ústně?
Organizace přenesení pravomoci se provádí, jak již bylo uvedeno, na základě zákoníku práce. Podle něj je třeba, aby delegace byla formalizována v souladu se všemi pravidly, musíte podepsat plnou moc k převodu určitých pravomocí. Počáteční funkce zaměstnance jsou samozřejmě předepsány v pracovní smlouvě, takže je-li vedoucí rozhodnut rozšířit oblast své činnosti (i dočasně), bude nezbytná plná moc. Ve většině případů však vše zvládne bez další papírování.
Současně by měli být někteří další zaměstnanci informováni o převodu nových povinností, aby posoudili způsobilost delegáta a poskytli mu možnou pomoc při plnění nových povinností, aby manažeři dávali přednost vydávání příkazů, které se všechny zúčastněné strany seznámí. Na druhou stranu všichni, kterých se toto jmenování týká, mohou být jednoduše pozváni na schůzku, na které se všichni seznámí s novými pověřovacími údaji delegáta.
Pokud je však delegování úkolů a pravomocí v organizaci plánováno na dlouhou dobu a celá nová odpovědnost může být vnímána jako jiné zaměstnání, je lepší legálně formalizovat přesun zaměstnance na nové místo, než neustále psát nové plné moci.
Co je to proces delegování?
Všechny potřebné formality jsou vyřízeny, zbývá jen zjistit, jaká je organizace procesu delegování autority. Nikdo samozřejmě neopustí nově příchozího své povinnosti v prvních dnech jejich provádění, takže jaké zásady by měl vedoucí dodržovat, aby delegace uspěla?
Úplně první dny, kapitola ukazuje, delegát absolutně všechno, podrobně vyprávět o všech aspektech nových pravomocí. Stručně řečeno: „Sledujte, jak na to.“ Když šéf napíše zprávu, delegát sleduje jeho činnosti, pamatuje si pořadí akcí, rysy pracovních programů atd .; když hlava rozdělí odpovědnosti v novém projektu, nováček se snaží analyzovat volbu vůdce. Právě v této fázi dostává delegát nejkritičtější, konstruktivní kritiku. V budoucnu budou velmi užitečné všechny rady, které v těchto počátcích dala hlava.
Dalším krokem je začátek nezávislé činnosti.Všechny stejné zprávy delegát již píše sám pod bdělou kontrolou náčelníka, který ho nadále kritizuje a upozorňuje na chyby. Začátečník sám se snaží distribuovat role v novém projektu, bez tipů a rad z hlavní věci. Tato fáze je mnohem obtížnější než ta předchozí, protože není snadné převzít odpovědnost poté, co jste právě sledovali, jak správně plnit své současné povinnosti. Ale po překonání počátečních obtíží bude vše mnohem jednodušší.
Třetí etapa, která má v organizaci delegování pravomocí, je relativní nezávislost. Je to v mnoha ohledech podobné předchozímu, pouze zde je mnohem menší kontrola. V této fázi potřebuje zaměstnanec podporu vedoucího, který si cení jeho úsilí a problém dokonce vysvětluje mnohem jemněji než předtím, pokud tak učinil. Tento čas je dán, aby se delegát mohl při rozhodování vyvinout maximální samostatnosti a uchýlil se k radě vedoucího pouze ve velmi krizových situacích. Poté začíná nejjednodušší fáze pro hlavní osobu a nejpříjemnější fáze pro delegáta - úplná svoboda.
Vypadalo to?
Jak zjistím, zda byla organizace úspěšně delegována? Odpovědnost, pravomoc plně akceptovali zaměstnanci, kterým důvěřoval manažer? Každý, kdo již prošel celým procesem předávání pravomocí, by měl mít samozřejmě absolutní autonomii v rámci svých povinností. Pokud tedy osoba upřednostňuje odpovědnost pouze za určitou část práce nebo přesto potřebuje radu vyšších osob, lze bezpečně říci, že delegace byla zcela neúspěšná.
Na druhou stranu, pokud vedoucí poučí osobu, kterou si vybral jako svého delegáta, minimální množství práce, kontroluje své činnosti mnohem pečlivěji, neustále mentoruje svého zaměstnance, pak můžeme opět hovořit o selhání takového procesu, jako je rozdělení a delegování pravomocí v organizaci. Na straně zmocnitele je nutná důvěra, na straně podřízeného, připravenost tuto důvěru ospravedlnit. Toto je hlavní princip delegování.
Závěr
Delegování autority v organizaci je příkladem toho, jak může vůdce usnadnit svůj život tím, že jej komplikuje ostatním, a komplikovat to bude radost pro ostatní zaměstnance. Mezi výhody přenosu pravomocí, jak je uvedeno výše, patří schopnost hlavního se zaměřit na závažnější problémy, obrátit se k něčemu, co nevyžaduje jeho přímou pozornost k ostatním. Další výhodou bude identifikace nejtalentovanějších zaměstnanců, kteří se v nové pozici budou moci prokázat v celé své kráse. Neustálý kontakt vůdce a zaměstnance je naučí lépe si rozumět, což pak bude užitečné v budoucích aktivitách obou. Delegování pravomoci v organizaci vytváří další motivaci: který zaměstnanec si nepřeje být povšimnut a povyšován? A vzhledem k neustálému očekávání tohoto nárůstu zůstane zaměstnanec na svém pracovišti mnohem déle, aniž by se změnil na společnost, kde není možný převod povinností z vyšší osoby.
Společnosti, které prochází od jednoduchých kroků k tomu, aby manažer i zaměstnanci přenesli pravomoci, tak získají výhody oproti svým konkurentům, kteří se nechtějí dělit o moc uvnitř společnosti. Je tedy jasné: delegování pravomoci v organizaci je nezbytné jak pro její vedoucí, tak pro běžné zaměstnance. To by mělo být vždy zapamatováno.