Proces ukládání smluv je spojen s některými problémy. Stává se tak, že pro určení typu dokumentu, typu, termínu a podmínek jeho uložení je metoda destrukce poměrně obtížná. Všechny výše uvedené faktory jsou upraveny zákonem, ale stejná smlouva v různých situacích může mít různou dobu platnosti, proto často existují problémy s určením doby skladování. Pro účinné a řádné vedení záznamů je nezbytné jasně pochopit postup a požadavky právních předpisů v této oblasti, aby se zabránilo pokutám nebo pokutám. Níže zvažujeme trvanlivost prodejních smluv v organizaci.
Účel skladování
Dostupnost smluv v neustálém přístupu je vyžadována nejen po dobu, po kterou jejich platnost pokračuje. Poté je třeba z nich získat veškeré informace. Většina kontroverzních situací, ve kterých jedna nebo druhá strana neplní své povinnosti, se řeší u soudu nebo v přípravném řízení předložením smlouvy.
Kromě toho je možné v podniku provádět inspekce státních regulačních orgánů. Mohou požadovat dokumenty po určitou dobu, v tomto případě při nesprávném skladování v organizaci, porušení podmínek jejich zničení, mohou být uloženy sankce ve formě poměrně působivých pokut. Za prvé je na vině vedení, které tento proces nekontroluje.
Docházíme proto k závěru, že skladování smluv a další organizační a administrativní dokumentace by mělo být prováděno náležitě po přesně dohodnutou dobu.
Podmínky a typy skladování
Doby skladování pracovních smluv v organizaci jsou odlišné. Podle všech ruských klasifikátorů dokumentů jsou klasifikovány jako organizační a administrativní dokumenty. A podmínky jejich platnosti jsou klasifikovány stejným způsobem jako doba použitelnosti všech dokumentů. V organizaci přidělte následující období skladování smluv:
- trvalé;
- dlouhodobé (nad 10 let);
- krátkodobé (do 10 let včetně).
Takový systém, který podle všeho vyplývá z logiky samotných dokumentů, není příliš vhodný k použití. To často způsobuje zmatek a vede k závažným chybám v kancelářské práci.
Standardní úložný systém
Běžnější typ úložného systému. Ve většině podniků se smlouvy obvykle dělí na několik odrůd: hlavní (přímo související s hlavní činností podniku), hospodářské a pracovní.
Jaká je například doba uchovávání smluv o poskytování služeb v organizaci? První dvě kategorie dokumentů jsou nedotknutelné po dobu nejvýše pěti let. Pracovní smlouvy mají rovněž trvanlivost nejvýše pět let. Existují však výjimky. Pokud například neexistuje osobní účet, bude muset být tento dokument uchován po dobu 75 let. Doba skladování leasingových smluv v organizaci závisí na období, na které je uzavřena.
Seznamy modelů a oddělení
Standard uvádí seznam dokumentů, které jsou distribuovány ve většině organizací, zatímco oddělení obsahují informace vyvinuté pro tuto konkrétní agenturu.
Existují různé typy dokumentů. Seznamy jsou regulační dokumenty, které se používají ke stanovení doby použitelnosti a výběru dokumentů pro jejich následné uložení nebo zničení.
Při sestavování nomenklatur případů a určování podmínek uchovávání smluv se obvykle používají typické seznamy schválené státními orgány, jakož i příslušnými ministerstvy a ministerstvy. Doba platnosti dodavatelských smluv v organizaci je 5 let po vypršení platnosti.
Archivace
Postup přenosu dokumentace, která již vypršela do archivu, může mít v různých organizacích malé rozdíly. V některých případech je obvyklým způsobem, jak jsou dokumenty sešity dohromady a vloženy do kovové skříňky, hrdě označované jako archiv. Ostatní organizace mají archiv, archivář a schválenou nomenklaturu záležitostí a celý proces probíhá v souladu s regulační dokumentací. To znamená, že existují určitá pravidla pro ukládání dokumentů, jejich registraci atd.
Obě možnosti mají právo na existenci, musíte vzít v úvahu specifika organizace, objem pracovního postupu a počet zaměstnanců. V případě velké organizace s velkým personálem, aniž by byl použit odpovídající systém ukládání dokumentů, se v nich jednoduše utopí. Obecným pravidlem, které se všechny organizace snaží dodržovat, bez ohledu na formu vlastnictví a počet zaměstnanců, je čas na převod dokumentů do archivu.
Zaměstnanci jsou povinni předkládat dokumenty do archivu nejdříve po určitou dobu, která nezávisí na tom, kdy skutečně vypršela. K takové archivaci obvykle dochází na začátku roku. To znamená, že i když smlouva vypršela v únoru, musíte ještě počkat do příštího roku, než ji přenesete do úložiště. Jaká je doba trvání obchodních smluv v organizaci? Minimální přípustná doba je 5 let.
Začátek období smluvního skladování
Jedná se o velmi obtížnou otázku, protože v souvislosti s tímto datem dochází k většině chyb. Ukládání smluv ve většině podniků je stejné a začíná na začátku kalendářního roku, ve kterém tento dokument již není platný. Například existuje smlouva, jejíž doba platnosti vypršela 15. července 2010. Je nutné ji skladovat po dobu pěti let, ale nelze ji zničit 15. července 2015, ale pouze na začátku roku 2016. To znamená, že lhůta začíná od 1. ledna 2011, a nikoli od července předchozího roku. Za účelem minimalizace počtu chyb se zpravidla přidá jeden rok k dřívějšímu termínu. A teprve poté, co smlouva vyprší v organizaci, může být dokument zničen.
Specifika smluvního skladování
Jak jsme již řekli, existují zvláštní pokyny, které stanoví pravidla a podmínky pro přenos do archivu a úložiště. Ještě jednou připomínáme, že dokumentace by měla být uložena v suché, větrané místnosti s určitým teplotním režimem. Složky s dokumenty by měly být umístěny na uzavřených nebo otevřených regálech. V případě potřeby by archiv měl mít speciální trezory pro ukládání dokumentů označených „obchodní tajemství“. Ačkoli nikdo nekontroluje proces ukládání dokumentů, absence některých souborů se během ověřování snadno zjistí, takže správné nastavení systému spoření je v zájmu podniku. Doba platnosti smlouvy v organizaci tedy vypršela a dokument je třeba zničit. Jak to udělat správně?
Zničení
Dokumenty nemohou být zničeny právě tak. Nejprve se musíte ujistit, že jejich doba platnosti uplynula. Teprve poté je možné zničení, ale jsou zde úskalí, která je třeba vzít v úvahu, aby se nespadaly pod sankce inspektorů. Postup vypadá přibližně následovně. Zaměstnanci vybírají všechny dokumenty, jejichž lhůta již uplynula, provede se inventarizace, zašle se hlavě zpráva, vyhotoví se dokument o zničení, dokument podepíše vedoucí a odpovědné osoby. Poté jsou složky přiděleny ke zničení.Udržování smluv a další dokumentace v archivu průběžně nemá smysl, proto, aby se dokumenty nezachytily, je nutné tento postup pravidelně provádět.
Odpovědnost a realizátoři
Hlavní odpovědnost za vše, co se týká bezpečnosti všech typů smluv a dalších dokumentů organizace, samozřejmě leží na hlavě. Je to ten, kdo je potrestán rublem, když se během inspekcí zjistí porušení. Na seznamu jsou dále hlavní účetní, právník a zaměstnanec, který odpovídá za bezpečnost dokumentace. Ale tyto osoby jsou podle svého nejlepšího zavinění potrestány samotným vůdcem, který je první, kdo to získal. V praxi je v malých společnostech kontrolní a skladovací systém smluv přidělován účetnímu oddělení a účetní zase jmenuje odpovědnou konkrétní osobu. Někdy je právním poradcem organizace jmenován jako osoba odpovědná za bezpečnost dokumentace. To však není příliš pohodlné, protože právník může být odpovědný pouze za smlouvy a obvykle je povrchně obeznámen s jinými dokumenty. Tento proces je nejjednodušší stanovit, pokud existuje konkrétní osoba pověřená odpovědností a autoritou. Tím je zajištěna maximální přesnost a přesnost při manipulaci s dokumenty.
Příklad účetního a úložného systému
Chcete-li lépe porozumět funkcím a trvanlivosti smluv v organizaci, můžete analyzovat hlavní body v malém příkladu. Je zde zaměstnanec (obvykle zaměstnanec z účetnictví), který odpovídá za dodržování smluv s dodavateli. Uloží je do samostatné složky, kde jsou umístěny během doby platnosti. Při uzavření smlouvy se převede do jiné složky. V tomto případě se zpravidla sestavuje inventář nebo registr, který obsahuje seznam dokumentů a umožňuje sledovat jejich pohyb. Kromě toho je zde uvedena doba skladování, po které jsou zničeny. Na konci regulačního období jsou dokumenty zničeny v souladu s již popsaným postupem.
Bezpečnost organizační a administrativní dokumentace společnosti jako celku a zejména kontraktů vyžaduje ohleduplný, pozorný a přesný přístup, aby se předešlo problémům. Společné pro všechny podniky a organizace je zásada organizace skladování v souladu se zákonem. To vylučuje použití sankcí v případě inspekcí. Interní dokumenty (akty, soupisy, rejstříky, různé typy smluv) se mohou v různých organizacích lišit, ale to nemá zásadní význam.