Definice pojmu
Předpokládá se, že v Rusku byl poprvé v Rusku ve srovnání se zahraniční praxí zaveden systém správy dokumentů, jehož účelem je zavedení postupu pro dokumentování řídících činností ve státě. V roce 1973 byl takový systém nazýván Sjednocená státní celní služba, což znamená „sjednocený stát. systém vedení záznamů. “ Celkem SSSR vyvinulo 16 sjednocených systémů.
Standardizace dokumentů je výsledkem reorganizace toku dokumentů daného systému, který splňuje určité normy. Snížení korespondence a snížení složitosti jeho kompilace, stejně jako snaha vyhnout se duplicitě dat, jsou považovány za naléhavé problémy, které je třeba řešit v rámci manažerské práce. Efektivního výsledku lze dosáhnout sjednocením a standardizací informací o obsahu a formě.
Standardizace dokumentů je vytvoření stejných standardních formulářů pro protokoly podobné účelu, což pomáhá efektivnějšímu využití papíru při tisku aktů a rozhodnutí. Standardizace usnadňuje pracovní postup účetnictví a archivaci dokumentace.
Podobné terminologie
Prakticky podobnou definicí je „sjednocení“, což je proces přinesení něčeho, včetně dokumentovaných aktů, do jediné formy nebo společného systému, což vede ke snížení počáteční sady předmětných objektů. Sjednocení, standardizace a standardizace dokumentů vede k vytvoření racionální uniformity v jakékoli oblasti činnosti, zejména v dokumentaci. Snížení neodůvodněné rozmanitosti datových formulářů a vytvoření jednotné struktury se děje prostřednictvím jazykových struktur, podrobností, účetních informací a jejich ukládání. Přebytečné řetězce dokumentů jsou časem odstraňovány, aby se zabránilo zbytečné duplicitě prvků.
Sjednocení dokumentů vám umožňuje vytvořit jediný obraz forem administrativních dokumentů, které vykonávají funkce a úkoly manažerského formátu. Tento přístup povede k práci s velkým množstvím dokumentů k jejich normalizaci ve výrobním systému ak urychlení výměny obchodních údajů.
Zvyšte účinnost
Jeden administrativní systém podporuje provozní zpracování, zkracuje dobu strávenou prací s dokumenty, které ovlivňují celý administrativní personál: od běžných zaměstnanců po manažery.
Předmětem standardizace dokumentů může být jejich složení a formy. Sjednocením složení dokumentů je přidělování a konsolidace všech dokumentů, které jsou nezbytné pro řešení manažerských úkolů. V důsledku takových akcí se očekává snížení složení dokumentů.Sjednocení formulářů je výběr a konsolidace informačních ukazatelů, včetně podrobností, které odpovídají účelu dokumentů, jakož i definice obecných požadavků na jejich vytvoření a provedení. V kancelářské práci může dojít ke sjednocení jak ve fázi standardizace, tak jako nezávislý proces.
Podstata standardizace
Federální zákon „o technickém vypořádání“ č. 184 specifikuje zásadu definice: standardizace dokumentů je holistická práce zaměřená na stanovení pravidel pro jejich dobrovolné použití, v důsledku čehož by se měly informace zefektivnit v oblasti výroby a oběhu výrobků a zvýšit konkurenceschopnost služeb.
„Standard“ lze nazvat dokumentem, který uvádí vlastnosti produktů, pravidla pro provádění různých procesů ve výrobě, charakteristické rysy přepravy a skladování, práce nebo služeb. Norma zahrnuje určité požadavky na terminologii, označování, symboliku, balení, štítky.
Normativní dokumenty o normalizaci obsahují optimální pravidla a požadavky na návrh, přípravu, uchovávání a účtování obchodních dokumentů, které byly předepsaným způsobem schváleny a doporučeny pro opakované použití v kancelářské práci. Standardizace (v jednoduchých slovech) je vytváření a schvalování jednotných pravidel, která jsou předkládána dokumentům za účelem jejich racionalizace.
Standardizace zahrnuje sestavení základních požadavků na dokumenty v právní normě. Díky tomuto procesu dochází k vytváření četných dokumentů podle jednoho pravidla, které je příjemcům snazší vnímat. Standardizace dokumentů je výsledkem sjednocení nebo jeho nejvyšší formy.
Typické procesní prvky
Transformace se mohou týkat určitých typů dokumentů (GOST je označena číslem), strukturních a konstrukčních pravidel, prvků jednotného systému dokumentace (DCL). Takový systém se skládá z kombinace vzájemně propojených forem dokumentů, které poskytují informativní představu o některých typech ekonomických a manažerských činností. USD je založeno na jednotných pravidlech a požadavcích, má data nezbytná pro řízení jakékoli oblasti činnosti.
Obvyklý dokumentační systém je uspořádán tak, aby uspokojoval potřeby dokumentování určitých činností, a dokumenty standardizačního systému jsou výsledkem procesu uvádění dokumentů do jednotné formy a systému, pokud převažuje uniformita, a je snížena neodůvodněná sada šablon dokumentů, jejich podrobnosti a ukazatele. V procesu standardizace dochází v rámci pracovního postupu k racionální uniformitě.
Úroveň schválení a související kategorie
Normalizace je formou právního schválení výsledků sjednocení, což je kombinace státu. standardy a jednotná forma dokumentů.
USD se dělí na:
- stát standardy;
- standardizované formy dokumentů;
- pokyny pro jejich použití.
Podrobnosti jednotného dokumentu jsou použity v souladu s cílovým úkolem a stanovenou úrovní schválení. V Ruské federaci je rozdělení standardizačních dokumentů do kategorií:
- Odbor (rozdělení podle odvětví). Používají se k dokumentování procesů řízení, které jsou společné pro všechny podniky, bez ohledu na činnost a právní normy. Schválení probíhá na federální úrovni.
- Formy dokumentů firem, organizací a podniků. Definováno místně.
- All-Russian. Tvůrci takových formulářů jsou Federální archivální agentura, Ministerstvo financí Ruska, Federální státní služba. statistika, Centrální banka Ruské federace.Tyto formy dokumentů jsou povinné pro použití ve všech organizacích, bez ohledu na formu vlastnictví a podřízenosti (např. Účetní záznamy pro účetnictví a odměny, které byly schváleny rozhodnutím Státního výboru RF z 5. února 2004).
- Formuláře dokumentů zakládajících subjektů Federace. K jejich schválení dochází na regionální, regionální nebo místní úrovni. Tyto formy jsou běžné u příslušného subjektu Ruské federace.
Specifika informační podpory
Kromě interdisciplinárních systémů správy dokumentů se používají také formy dokumentů národního systému normalizace, které odrážejí charakteristiky činností konkrétních průmyslových odvětví. Tyto funkce jsou rozděleny do:
- Další požadavky na údaje pro řešení manažerských funkcí typického plánu (například propuštění / přijetí pedagogického nebo zdravotnického personálu).
- Ostatní činnosti, pro jejichž provozování bylo organizováno podobné odvětví a jeho pravidla řízení. Specifická dokumentace může zahrnovat:
- recepty;
- anamnéza;
- pracovní neschopnost;
- pamětní listy;
- průvodce;
- soupis případů (archiv);
- karty;
- studny (průzkumná produkce);
- prohlášení o výkonu;
- harmonogram (školicí dokumentace).
Definice dokumentace
Tento problém řeší zvláštní pověřená oddělení a organizace, například ruský stát. knihovna se stará o stanovení složení dokumentace, která je k dispozici ve všech knihovnách v zemi. Odvětvové formy dokumentů jsou svou povahou normativní, pokud jsou v rámci resortního systému (jako je notářský nebo soudní), podobné šablony se používají také v konkrétních organizacích zabývajících se podobnými činnostmi (například v oblasti zdravotnictví nebo pojištění).
Použití standardizačních dokumentů v podnicích umožňuje snížit náklady na zpracování, zpracování, výrobu, zpracování dokumentů a jejich převod. Tok dokumentů v rámci organizace je tak zrychlen. Reorganizace obsahu dokumentů zvyšuje kvalitu úkolů správy. Složení dokumentu je stanoveno ve formuláři (jediný regulační dokument sestávající ze seznamu dokumentů nezbytných k provádění úkolů řídící činnosti firmy, který má právní postavení) a transformace formulářů dokumentů jsou stanoveny v albu dokumentů. Časový rozvrh organizuje proces dokumentace, vytváří vizuální schéma pro účtování všech typů činností. Karta zprávy je vytvořena tak, aby stanovila určitá pravidla pro stanovení místa a času a také pro osoby s rozhodovací pravomocí.
Hlavní rysy
Jsou uvedeny typy standardizačních dokumentů týkajících se alba formulářů dokumentů (soubor šablon pro jednotné formuláře nezbytné pro správu dokumentů v instituci):
- referenční vzorek (na papíře) uložený v kancelářském oddělení nebo kanceláři;
- elektronický protějšek dostupný na každém pracovišti.
Charakteristickými rysy tvorby těchto dokumentů jsou:
- jednotnost tvorby regulace obsahu dokumentů, vyloučení duplicitních informací;
- společná terminologie a konvence, které vám umožňují porovnávat ukazatele z různých úrovní řízení a zvažovaných systémů;
- vytváření jednotných modelů pro konstrukci konkrétních forem dokumentů.
Principy a základy standardizace dokumentů
Komise CMEA popsala složenou normalizaci, ve které existuje účelné zřízení a aplikace systému souvisejících požadavků jak pro objekt, tak pro jeho prvky, aby bylo zajištěno optimální řešení konkrétního problému. Schvalování dokumentů je založeno na požadavcích státu.standardy a pravidla CMEA, ISO a dalších mezinárodních organizací, které pracují v oblasti sjednocení a standardizace dokumentů.
Prudká změna v obvyklém obsahu dokumentů může nepříznivě ovlivnit psychologickou restrukturalizaci zaměstnanců organizace. Proces převodu by proto měl probíhat hladce a měl by ovlivňovat pouze nejnutnější změny při zachování pravidel a základů národních normalizačních dokumentů, aniž by způsoboval hospodářské škody. Nejprve jsou zavedeny minimální změny a poté radikální změny. Postupná konverze standardů umožňuje všem účastníkům procesu plně standardizovat jejich pracovní postup.
Zpracování informací
Nalezení společného v dokumentech a vytvoření jediné obecně přijímané šablony zjednodušuje ruční metody zpracování dat, práce se stává efektivnější, náklady na finanční plán se snižují a snižuje se čas, který byl dříve použit na školení vedoucích pracovníků, což vede k nepopiratelné pozitivní dynamice. Je důležité věnovat pozornost dodržování obecných požadavků na řídící dokumenty v podmínkách fungování automatizovaných systémů řízení, když se efekt sjednocení a standardizace všech dokumentů výrazně zvýší.
Archivace, která studuje teoretické a praktické základy archivní vědy, ovlivňuje zdokonalování formulářů dokumentů. Automatizace normalizačních procesů začala klasifikací schématu dokumentů v národní ekonomice a poté pokračovala v oblasti řízení, kde dosáhla své současné efektivní podoby. Nyní tento proces ovlivňuje mezinárodní a národní organizace, 10 zahraničních organizací se snaží zjednodušit pracovní toky vztahů v zahraničním obchodu, včetně Komise pro zahraniční obchod, Výboru pro hospodářský rozvoj ECE, Mezinárodní organizace pro normalizaci atd.