Služební cesty jsou služební cesty, na které jezdí různí zaměstnanci organizace. Během těchto cest jsou vyřešeny důležité problémy pro společnost, například je kontrolována práce pobočky, je podepsána smlouva s novými dodavateli nebo určité zboží je nakupováno od dodavatele. Zaměstnanec společnosti, který cestuje touto cestou, se může spolehnout na četné výdaje. Na stravu a ubytování se na služební cestě přiděluje denní příspěvek, jehož velikost se v různých organizacích může výrazně lišit. Norma je stanovena v interní místní dokumentaci vydáním objednávky vedoucím společnosti.
Účel platby
Částka za den během služebních cest je stanovena individuálně v každém případě, protože bere v úvahu, kolik peněz utratil zaměstnanec během cesty. Příspěvek na stravu a ubytování je prezentován z rozpočtu zaměstnance v jiném městě nebo zemi. Veškeré výdaje jsou kompenzovány na základě zákonných požadavků. Po celou dobu, kdy je zaměstnanec na služební cestě, je zachován plat a místo obsažené ve společnosti.
Téměř ve všech společnostech není vyplácena denní dávka za jednodenní služební cesty, během které zaměstnanec nezůstává přes noc v jiném regionu. Per diem se používá pro následující účely:
- výběr a platba místa bydliště zaměstnance;
- výživa zaměstnanců v stravovacích zařízeních, jakož i náhrada nákladů na nákup různých produktů v obchodech;
- cestovat do jiného regionu nebo země, jakož i náklady na pohyb po městě různými druhy veřejné dopravy;
- provádění různých akcí na základě pověření vedení;
- další důležité náklady, ale musí být nezbytné a přiměřené, jinak vedení společnosti může odmítnout převést finanční prostředky.
Diéta na služební cestu v Rusku je stanovena individuálně pro každého zaměstnance. Zároveň však lze zaznamenat maximální platby na místní úrovni.
Kdy jsou uvedeny?
Každá společnost individuálně určuje, kdy má být denní dávka převedena na zaměstnance organizace. K tomu lze použít dvě možnosti:
- převod peněžních prostředků předem a v tomto případě je obvykle vyplácena pevná částka, kterou může zaměstnanec na cestě spravovat, ale v případě potřeby může po pracovní cestě požádat o další finanční prostředky;
- výplatu diét po cestě, během níž musí zaměstnanec utratit své vlastní prostředky, a poté vypracovat zprávu obsahující informace o všech výdajích, na jejichž základě jsou výdaje kompenzovány.
Druhá možnost se nejčastěji používá, proto musí téměř každý zaměstnanec společnosti po cestě vypracovat zvláštní zprávu.
Jaké dokumenty připravuje zaměstnanec?
Po cestě může zaměstnanec společnosti počítat s náhradou vzniklých nákladů. Výše náhrady za služební cestu na služební cestě závisí na výdajích občana. K získání peněz zaměstnanec připraví následující dokumenty:
- přímá zpráva, která obsahuje informace o tom, kolik peněz utratil občan během cesty;
- nájemné, pokud občan využil soukromý byt k bydlení na cestě;
- hotelové potvrzení;
- doklady potvrzující cestovní výdaje, které zahrnují šeky, příjmy za ložní prádlo ve vlaku, palubní lístky do letadla nebo jiné podobné doklady;
- doklad o využívání taxi služeb poskytovaných různými příjmy, šeky nebo lístky, a pokud občan používá osobní dopravu, předá šeky obdržené na čerpacích stanicích zaměstnavateli;
- doklady potvrzující jiné druhy výdajů.
Na základě této zprávy a dalších dokumentů vypočítává účetní společnosti denní odměnu, proto jsou náklady vzniklé zaměstnanci kompenzovány.
Jak je nastavena výplata?
Každá společnost nezávisle určuje velikost těchto plateb, která bere v úvahu účel cesty, finanční možnosti organizace a další jednotlivé faktory. V tomto případě se berou v úvahu normy zakotvené ve vnitřní dokumentaci společnosti.
Pro schválení denního pobytu na služební cestě je ve společnosti vytvořena zvláštní pozice. Podepisuje ji ředitel společnosti. Dále je vydána objednávka na diáře na služební cestě. V tomto případě se berou v úvahu normy, na jejichž základě se převádějí prostředky z těchto plateb do různých fondů.
Kdy se platí daně z příjmu fyzických osob a příspěvky do různých fondů?
Při výpočtu denního plnění musí zaměstnavatelé zvážit, do jaké míry nemusí platit daň z příjmu fyzických osob a další příspěvky vládním organizacím. Pokud tedy vedení společnosti nechce, aby platby byly zdaněny, zohlední se tato omezení:
- pokud plánujete výlet v Rusku, pak maximální platby by měly být 700 rublů. za jeden den;
- je-li zaměstnanec poslán do jiného státu, je mu vyplaceno maximálně 2,5 tisíc rublů. za den.
Pokud zaměstnanec utratí více prostředků, z rozdílu se platí daň z příjmů fyzických osob a nezbytná částka prostředků se převede do státních fondů. Ačkoli zákon neobsahuje požadavky na minimální platbu, každá organizace musí vzít v úvahu skutečnou výši finančních prostředků, které pracovník bude potřebovat k provedení úkolu v jiném městě nebo státě. Nadměrné snížení na den na služební cestě do Ruska proto může vést k nespokojenosti ze strany zaměstnanců společnosti.
Zohledňuje se také doba trvání cesty, protože pokud je jeden den dostačující k dokončení úkolu, může zaměstnavatel nahradit pouze cestovní náklady uvedené ve zprávě. Některé organizace jednoduše převedou na zaměstnance 50% stanovené normy.
Obecná pravidla pro převod finančních prostředků
Při výpočtu částky za den na služební cestě v Rusku musí zaměstnavatelé vzít v úvahu některá důležitá pravidla. Mezi ně patří:
- Dieta se vyplácí pouze za podmínky, že cesta je způsobena potřebami výroby a nejedná se o iniciativu přímého zaměstnance;
- na služební cestě vydá vedoucí objednávku, která uvádí všechny podmínky a požadavky na služební cestu;
- zaměstnanec může požádat o zálohu vydanou na základě rozkazu o výplatě hotovosti;
- jmenovaný zaměstnanec, který obdržel finanční prostředky od zaměstnavatele, musí vykonávat určité úkoly, pro které je vytvořeno pracovní zařazení;
- do tří dnů po cestě zaměstnanec předloží zvláštní předběžnou zprávu, ke které jsou připojeny další doklady potvrzující vzniklé výdaje;
- zpráva je zkontrolována účetním nebo ekonomem společnosti, poté je dokument schválen vedoucím;
- Výše platby se počítá s ohledem na datum odjezdu a příjezdu.
Pokud je na základě dokladů předložených zaměstnancem prokázáno, že na služební cestě utratil méně než to, co bylo předem vydáno ve formě denního příspěvku, musí tento rozdíl vrátit pokladně společnosti.
Platí se za diety jednodenní výlet?
K řešení různých problémů je často nutné utratit ne více než jeden den, takže vyvstává otázka, zda se za takových podmínek vyplácí za den. Cesta za 1 den na základě TC vyžaduje převod na den. Takový výlet se provádí standardním způsobem, proto časový rozvrh naznačuje, že zaměstnanec nebyl na hlavním pracovišti přítomen. Následující den zaměstnanec společnosti vygeneruje zprávu o cestě, na jejímž základě obdrží náhradu od vedoucího společnosti.
Mnoho společností neplatí za den za jednodenní služební cesty, pokud interní místní dokumentace nestanoví jinak.
Co dělat, když pracovní cesta brzy skončí?
Zaměstnanci často dostávají hotovost předem, ale zároveň se vracejí domů v předstihu, protože rychle plní úkoly stanovené hlavou. V tomto případě jsou povinni správně připravit zprávu o výdajích.
Účetní společnosti na základě obdržené dokumentace provede přepočet. Zbývající rozdíl se zaměstnancem je vrácen pokladní společnosti.
Jak se vyplácí víkendová práce?
Stipendium na pracovní cestu se vyplácí za každý kalendářní den cesty, ale pouze v případě, že zaměstnanec plní své povinnosti nejen ve všední dny, ale i o víkendech.
Pokud je občan poslán do jiného města za účelem sledování činnosti nové pobočky na několik týdnů, pak mu nebude přidělen denní příspěvek na víkend.
Nuance zahraniční cesty
Pracovníci mohou podniknout služební cestu nejen v Rusku, ale i v jiné zemi. Mezi vlastnosti takové cesty patří:
- sazba za pracovní cestu do jiné země je obvykle stanovena na 2,5 tisíce rublů;
- finanční prostředky jsou vypláceny v rublech pouze za ty dny, kdy se občan nachází na území Ruské federace;
- při překročení hranice se vyplácí diem v měně země, do které je poslán zaměstnanec společnosti;
- pokud je zaměstnanec ve stejný den v Ruské federaci a v jiném státě, pak se platba rozdělí na dvě části, z nichž jedna je uvedena v rublech a druhá je převedena v měně.
Každá společnost má ve své interní dokumentaci právo stanovit jiný postup, na jehož základě se vyplácí denní odměna za služební cestu.
Co mám dělat, když zaměstnanec nakupuje měnu v jiné zemi?
Na služebních cestách umožňuje zaměstnancům platit za ubytování a stravu a kompenzovat další povinné výdaje. Pokud je občan poslán do jiné země, může mu zaměstnavatel vydat finanční prostředky, a to jak v rublech, tak v cizí měně.
Pokud jsou peníze dány v rublech, musí zaměstnanec při příjezdu do cizí země samostatně získat potřebnou částku měny. Současně musí zaměstnavateli předložit podpůrný doklad předložený bankovním výpisem. Označuje, kolik měny bylo zakoupeno po dokončení procesu a jakou rychlostí byl nákup proveden.
Pobytové náklady na cesty do zahraničí se berou v úvahu sazbou stanovenou bankou v den, kdy je cestovní zpráva společnosti předložena vedení společnosti.
Co mám dělat, když se zaměstnanec vrátí a odejde ve stejný den?
Často existují situace, kdy zaměstnanec, který se vrátil z služební cesty, odejde ve stejný den na jinou pracovní cestu. Tato situace žádným způsobem neporušuje požadavky zákona. U normativních aktů neexistují žádné pokyny týkající se prováděcích pravidel. Zaměstnavatel proto může použít dvě metody:
- Pro každou cestu jsou připraveny dvě sady dokumentů. Zaměstnavatel proto vydává dvě objednávky a také tvoří dva certifikáty a úkoly. Denní dávka je vyplácena dvakrát a den, kdy se protínají dvě cesty, je vyplácen ve dvojnásobné velikosti.
- Kombinuje dvě cesty.Tento proces se používá, pokud je předem známo, že jeden zaměstnanec bude odeslán na dvě cesty najednou. Dokumenty se proto sestavují okamžitě, na základě kterých se první cesta prodlouží. Podle zákona neexistují žádná omezení na dobu trvání cesty, takže organizace může prodloužit neomezený počet časů.
Volba závisí pouze na rozhodnutí přímého vedení společnosti.
Účetnictví
Mnoho společností neplatí za pracovní cestu jeden den jeden den, ale podle zákona musí každá společnost správně uspořádat služební cesty. Za tímto účelem není vydán pouze příkaz vedoucího a je vypracován úkol, ale potřebné informace jsou také zapsány do účetních dokladů.
Pro denní příspěvek se používají tyto příspěvky:
- D71 K50.2 - vydávání peněžních prostředků z devizového úřadu společnosti;
- D71 K50.1 - vydávání hotovosti v rublech, pokud plánujete cestu přes území Ruska;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - přijetí zprávy zaměstnance k účetnictví;
- D91 K71 - odpis do nákladů kurzového rozdílu při nákupu měny;
- D50 K71 - vrácení zbytku zaměstnancem, pokud nevyčerpal veškerou obdrženou zálohu;
- D71 K50 - vydání překročení, pokud zaměstnanec neměl dostatek dříve obdržených prostředků;
- D70 K68 - přírůstek daně z příjmu fyzických osob, pokud zaměstnanec utratil více než částka stanovená zákonem.
Pokud zaměstnanec strávil na služební cestě více než 700 rublů. nebo 2,5 tis. rublů. daň z příjmu fyzických osob je placena z rozdílu. Zaplacení daně je zaznamenáno ve výkazech 2-PIT a 6-PIT.
Závěr
Služební cesty jsou nutně doprovázeny převodem denního plnění na zaměstnance. Používají se k platbě za pokoj a stravu. Jejich velikost závisí na tom, zda úkoly plní zaměstnanec v dané zemi nebo zda je poslán do jiného státu.
Prostředky lze převádět předem nebo po cestě. Pokud tato částka nepřesahuje normy stanovené zákonem, nemusíte srážet platby daně z příjmu fyzických osob.