Praktické použití informací je základem pro sjednocení všech forem prezentace a formalizace zdrojových dat pro jejich fixaci, přenos a přesné vnímání adresátem.
Pokud jsou informace předkládány dokumentem, jsou specifické, jedná se o obecně přijímané a sjednocené normy, legislativní ustanovení a požadavky sociálního nebo výrobního procesu. To jsou vždy přesné formulace a určitá forma vyjádření významu, aby bylo dosaženo jasně definovaného cíle.
Vytvoření a obsah dokumentu
Sjednocené dokumentační systémy nehrají žádnou roli, je tak obvyklé vytvářet dokumenty každý den z vlastní iniciativy a znalostí, nebo je vyplňovat podle určitých pravidel.
Život sám o sobě je vířivkou informací, ale v každém okamžiku je lidskou podstatou něco složit a jasně napravit. Podle nepsaného zvyku jsou v mysli každého člověka ve škole vytvářeny sjednocené dokumentační systémy, ne-li dříve. Ale v počáteční fázi svého vývoje jim člověk nepřipisuje základní hodnotu, kterou si zaslouží.
Dokument může být dvou zásadně odlišných typů:
- forma;
- struktura a obsah.
Formálně jsou prázdné dokumenty běžnými formuláři, ve kterých se zaznamenávají přesně definované informace. S dokumenty tohoto druhu se neustále pracuje (mateřská škola, škola, klinika, práce, cestovní kancelář, ...).
Skutečné dokumenty zohledňují stávající požadavky na jejich design. Jinak bude adresátem nepochopen a požadovaný výsledek nebude dosažen.
Každý dokument by měl být proveden ve formě, měl by mít jasnou strukturu a očekávaný obsah, vyjádřený určitým stylem.
Formálně lze na dokumenty odkazovat jako na umělecká díla, články, diplomy, disertační práce, knihy a jiná psaná a grafická díla, jedná se však o mnohem rozmazanější strukturu a obsah výsledkem převádění informací do přísné formy pro vnímání určitým okruhem spotřebitelů (příjemců).
Podstata sjednocujících systémů
Informace jsou rozsáhlé, ale i když neberete v úvahu externí zdroje, pak každá státní struktura, podnik, individuální podnikatel a obyčejná osoba je v podmínkách (požadavcích) výběru konkrétního standardu z okolní řady sjednocených norem.
Stávající systémy jednotné sjednocené dokumentace mají téměř ve všech případech poradenskou povahu. Zejména v souladu s platnými předpisy.
- Datum dokumentu je vypracováno arabskými číslicemi v pořadí: den v měsíci, měsíc, rok.
- Den měsíce a měsíce - dva páry arabských číslic, přes tečku; rok - čtyři číslice (4. prosince 2017 = 4. prosince 2017 podle GOST R 6.30-2003).
- Současně tento GOST umožňuje slovní označení názvu měsíce.
- Stejný GOST „umožňuje“ obrácené pořadí: rok, měsíc a den.
Významná část dokumentů „slouží“ sféře řízení. Pracovní situace se opakují, přijaté akce jsou podobné, ale vždy existují rysy. GOST R 6.30-2003 výrazně zjednodušuje vytváření dokumentů, a to nejen pro oblast řízení.
Podle společného názoru je sjednocením snížení počtu a rozmanitosti dokumentů, požadavků na design, logiky obsahu a struktury. Sjednocení zahrnuje také procesy vytváření, zpracování a provádění dokumentů.Velikost média je důležitá, pokud se jedná o papírový dokument, nebo o formát dat, pokud se jedná o elektronický dokument.
Oblasti pracovního postupu a sémantika dokumentů
Řízení organizace je důležitou, ale nikoli jedinou oblastí, na kterou se systémy jednotné dokumentace přímo vztahují. Účetní oddělení každého podniku používá nejen prázdné formuláře, včetně přísných formulářů pro podávání zpráv, ale také širokou škálu „bezplatných“ dokumentů pro vypracování v souladu s přijatými legislativními a místními normami, ustanoveními GOST.
Podle klasifikátoru All-Russian funguje několik tematických systémů:
- bankovní sektor;
- finanční, účetní a zpravodajská oblast rozpočtových institucí a organizací;
- zpravodajská a statistická oblast;
- systém pracovní dokumentace;
- sféra zahraničního obchodu atd.
Sjednocené systémy dokumentace Ruské federace k tématům pokrývají celou socio-ekonomickou infrastrukturu země. Mohou mít specifika podle regionu, odvětví, oblasti působnosti společnosti.
Pokud dodržujete All-Russian Classifier, můžete každému typu dokumentu přiřadit osmimístný kód a vést samostatný záznam. Většina organizací využívá stávající požadavky na papírování a schvaluje vlastní předpisy.
Klíčové pozice
Účel dokumentu vyžaduje určité podrobnosti. Nedostatek nezbytných náležitostí může vést k neplatnosti dokumentu nebo nemožnosti jeho provedení. V tomto případě na věrnosti GOST R 6.30-2003 nezáleží.
Objednávka obsahuje specifický rozsah pozic. Pořadí k vytvoření oddělení je další. Popis práce je sestaven úplně jinak než čtvrtletní zpráva finančního oddělení.
Současně má mnoho detailů aplikační funkce. Například datum může mít různé významy: okamžik podpisu objednávky, okamžik propuštění zaměstnance, okamžik zahájení výroby, mnohostranná dohoda. V druhém případě lze uvést nejen datum podpisu dohody každou stranou, který má vždy právní význam, ale také obecné datum, například začátek platnosti dohodnutých ustanovení.
Výběr slov a frázování
Pracovní postup jakéhokoli podniku, jako je počítačový program, je v obecném případě striktně formalizovaný proces. Na rozdíl od programu zde nefunguje počítač, ale člověk. Je možné nepřesné znění. Obecný přehled při vytváření dokumentů je však stanoven v souladu s GOST 6.30-2003 co nejblíže jeho požadavkům.
Odchylka od obecně přijímané praxe a požadavků GOST je zde nevhodná: řád, ustanovení, prohlášení, řád atd. Nejsou uměleckými díly a není třeba hledat formu vyjádření myšlení.
Vítán je nejen slovník, ale také nezbytné části řeči v každém konkrétním případě a správný případ. Podle zavedené praxe se v dokumentech často objevují absurdity, chybějící slova, věty, existují nekonzistence, které nejsou typické pro hovorovou řeč. Je to však obvyklé a dělat to vlastním způsobem je nepraktické.
Pokud jde o výkresy, jejich podpisy a označení, je obvyklé používat zkušenosti s vývojem projektové dokumentace, pokud je to zjevně nutné. Nic však nebrání designu pravidelného výkresu stejným intimním způsobem.
Pokud jde o tabulky, má smysl zvážit také ustanovení GOST. Jedná se o osvědčenou praxi a každá tabulka v pracovním dokumentu je primárně vodítkem k opatřením nebo informacím pro rozhodnutí.
Slovní zásoba, logika struktury a prezentace
Text by měl být vždy spojen. Fráze se vzájemně určují nebo provádějí upřesnění. Používají se konkrétní slova a fráze. Při náboru osoby píše režisér krátce usnesení o správně napsaném prohlášení.
Žádost o zaměstnání, napsaná zaměstnancem v předepsané podobě, je zapsána v jednotkách podniku a prochází procesem předběžného schválení. Zatím to není dokument, ale již základ pro konečné rozhodnutí vedoucího podniku ve formě konkrétní fráze „v pořádku“.
Psát cokoli v usnesení je přípustné, není zakázáno, ale v každém případě by mělo mít rozumnou hodnotu. Například absolvent univerzity. V textu prohlášení nebo v souladu s logikou podniku může být uvedena věta - o tom je ponechán ředitel.
Nezbytnou a tradiční vlastností mnoha dokumentů jsou dvě části:
- důvod (založení, účel);
- závěr (rozhodnutí, závěr, žádost).
To není důležité, ale tam, kde je to logické, je nutné jasně rozdělit všechny potřebné fráze do dvou složek. Gosstandart, sjednocené dokumentační systémy a místní ustanovení samotného podniku by měly sloužit jako základ pro budování struktur, v nichž předmět dokumentu určuje, jak vymyslet důvod a závěr.
Ve skutečnosti tento přístup urychluje vytváření důležitých dokumentů, umožňuje soustředit se nejen na celý text, ale pouze na proměnnou část.
Místní dokumenty podniku
Sjednocení a standardizace dokumentů je charakteristická pro každý podnik. Někteří to dělají písemně, jiní dodržují ústní praxi. Vše záleží na velikosti podniku a úrovni odpovědnosti.
Většina místních ustanovení je vypracovávána při zakládání podniku na základě platné legislativy, GOST, regulačních údajů platných v daném odvětví nebo ve specifické oblasti podnikání.
Takové sjednocené dokumentační systémy jsou jedinečné a často know-how konkrétní společnosti, jsou založeny na používaném softwaru a představují obchodní tajemství. Zřídka se mění a změny jsou spojeny s fázemi růstu společnosti, rozšiřováním její působnosti nebo úrovně podnikání.
Důležitými místními dokumenty jsou výrobní plány, technické specifikace, pracovní plány. Zde je sjednocení a standardizace dokumentů obdobné. Každý nový, například kalendářní plán je vytvořen podle podobnosti předchozího a nové účetnictví v účetní politice je formulováno na základě předchozího s přihlédnutím ke změnám vnějších požadavků (legislativa, daň, orgány státní kontroly, ...)
Informační toky
Dobře laděný tok dokumentů v podniku, zejména pokud je logika, struktura a slovní zásoba sjednoceného dokumentačního systému implementována ve formě softwarově-technického systému řízení, umožňuje nejen zjednodušit podnikání a funkčnost zaměstnanců, ale také řídit jejich činnost správným směrem, zajistit automatizaci tvorby dokumentů, kontrolu nad jejich zpracování a provedení.
Podniková infrastruktura, implementovaná ve formě interních a externích informačních toků, načasovaných a obsahových, vám umožňuje přenést správu podniku na vyšší úroveň.
Mnoho moderních informačních systémů dlouhodobě pracuje na úrovni úkolů a poskytuje formulaci požadovaných vstupních údajů a přípravu zpráv. Role pracovníků v takovém systému spočívá v oblasti kreativity a cílů společnosti, a nikoli v souvislosti s tím, jak vypracovat konkrétní dokument.
Chování společnosti a zaměstnanců
GOST R 6.30-2003 a další regulační dokumenty určují formu dokumentů, podrobnosti, slova a fráze, specifikují výrazovou logiku a velikosti papírového média, odsazení, okraje, hranice čísel, tabulek a další technické detaily - to vše je důležité a vhodné zvážit.
Běžnou prací společnosti je obvyklý pracovní postup, ve kterém je role každého zaměstnance regulována a očekávána.
V této souvislosti a ve spojení s vlastnostmi moderní úrovně rozvoje informačních technologií se stala otázka chování zaměstnanců aktuální. Na pozadí očekávané varianty vývoje určitých událostí, děl, dokumentů, lze detekovat odchylky.
Tento aspekt není o nic méně významný pro budování firemní infrastruktury. Je důležité nejen organizovat správnou práci s dokumenty, ale také zajistit kontrolu nad procesem práce s dokumenty.