Zahlungen über das Internet sind längst an der Tagesordnung, aber der Austausch von Dokumenten, insbesondere zwischen Einzelpersonen, findet immer noch in Papierform statt. Eine qualifizierte elektronische Signatur soll dieses Problem lösen und den Dokumentenaustausch erleichtern. Juristische Personen arbeiten seit langer Zeit mit EDS. Einzelne Unternehmer verwenden diese Daten, um Daten zu übermitteln (z. B. Mehrwertsteuer bei der Anmietung von Regierungsgebäuden), während Einzelpersonen mit ihrer Unterschrift auf die Website der staatlichen Dienste zugreifen können. Wie erhalte ich eine verbesserte qualifizierte elektronische Signatur und welche Vorteile bietet sie?
Was ist das?
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist das Detail, das die Richtigkeit des elektronischen Dokuments bestätigt und das Fehlen von Verzerrungen ab dem Zeitpunkt, an dem die Signatur tatsächlich installiert wurde. Sie können damit auch den Besitz des Dokuments festlegen. Solche Details können nur als Ergebnis einer kryptographischen Umwandlung von Code-Informationen erhalten werden.
Ein elektronisches Signaturzertifikat ist ein Dokument, das das Recht bestätigt, einen öffentlichen Schlüssel für eine elektronische Signatur zu besitzen. Das Zertifikat kann nur bei der CA (Zertifizierungsstelle) oder im Büro ihrer Bevollmächtigten bezogen werden.
Der Zertifikatsinhaber ist eine Person, die in seinem Namen ein Zertifikat mit elektronischer Signatur erhalten hat. Jeder Besitzer des Zertifikats verfügt über zwei Schlüssel: public und private. Die Prüfung elektronischer Signaturen erfolgt mit dem öffentlichen Schlüssel. Diesem wiederum ist ein privater Schlüssel zugeordnet, über den die elektronische Signatur generiert und das Dokument signiert wird.
Klassifizierung
Eine einfache elektronische Signatur ist, wie der Name schon sagt, die einfachste Version von EDS. Es werden auch Passwörter, Codes oder andere Mittel verwendet, die die Bildung der Signatur durch den Eigentümer bestätigen.
Eine verbesserte unqualifizierte elektronische Signatur kann nur durch Konvertierung kryptografischer Informationen erhalten werden. Auf einen privaten Signaturschlüssel kann man hier nicht verzichten. Durch eine solche elektronische Signatur ist es nicht nur möglich, die Person zu identifizieren, die das Dokument unterzeichnet hat, sondern auch Änderungen zu erkennen, die nach der Unterzeichnung vorgenommen wurden.
Eine verbesserte qualifizierte elektronische Signatur weist alle Anzeichen auf, dass sie nicht qualifiziert ist. Der einzige Unterschied besteht darin, dass für seine Überprüfung und Erstellung ernsthaftere Mittel zum kryptografischen Schutz verwendet werden, die vom FSB Russlands zertifiziert werden müssen. Darüber hinaus gibt es einen Unterschied: Ein qualifiziertes Zertifikat für die elektronische Signatur kann nur in einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden, die die Akkreditierung bestanden hat. Die Liste der akkreditierten Zertifizierungsstellen kann auf der Website der State Services eingesehen werden.
Äquivalenz
Das Bundesgesetz Nr. 63 erkennt ein Dokument, das mit einer beliebigen elektronischen Signatur signiert ist, sowohl einfach als auch verbessert, und entspricht einem manuell signierten Papierdokument. Es gibt jedoch eine Besonderheit: Zwischen den Parteien, die den elektronischen Dokumentenaustausch durchführen, muss zuvor eine Vereinbarung unterzeichnet werden.
Eine qualifizierte Unterschrift ist auch eine Entsprechung zu einer eigenhändigen Unterschrift, kann jedoch das Siegel der Organisation ersetzen. Die Rechtskraft von Dokumenten, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur signiert sind, wird von den Regulierungsbehörden anerkannt. Sie können vor Gericht verwendet werden.
Anwendungsgebiet
Zuallererst ist dies natürlich das elektronische Dokumentenmanagement. Elektronische Signaturen ermöglichen den externen und internen Austausch von Dokumenten in allen Fällen, in denen eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist.
Das interne Dokumentenmanagement verwendet unqualifizierte und qualifizierte elektronische Signaturen, um Vereinbarungen und andere Dokumente zu bestätigen und zu genehmigen, die die internen Prozesse der Organisation regeln. Zum Beispiel, wenn ein Direktor eine Vereinbarung durch elektronische Unterschrift unterzeichnet und zur Ausführung überführt wird.
Hauptfaktor
Bei der externen Dokumentenverwaltung ist das Vorhandensein einer qualifizierten elektronischen Signatur eine sehr wichtige Voraussetzung, da sie der Garant für die Rechtskraft ist. In anderen Fällen wird das elektronische Dokument von den Aufsichtsbehörden nicht als Original anerkannt, was bedeutet, dass es keine Rechtskraft besitzt und nicht in Gerichtsverfahren verwendet werden kann. Darüber hinaus kann ein mit einer erweiterten qualifizierten digitalen Signatur signiertes Dokument in einem digitalen Archiv gespeichert werden, wobei seine Legitimität erhalten bleibt.
EDS kann zur Meldung an die Aufsichtsbehörden verwendet werden. Viele wissen bereits zu schätzen, wie schnell und bequem die elektronische Berichterstattung erfolgt. Darüber hinaus kann jede Organisation den für sich bequemsten Weg wählen, ob es sich um 1C-Produkte, separate Software oder die Standorte FSS und Federal Tax Service handelt. Ein qualifiziertes Zertifikat eines elektronischen Signaturschlüssels ist die Grundlage für solche Aktionen. Es muss von einer autorisierten oder akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt werden. Die Versandart ist jedoch nicht kritisch.
Empfang öffentlicher Dienstleistungen
Alle Bürger der Russischen Föderation können eine elektronische Signatur erhalten, um sie für den Empfang öffentlicher Dienstleistungen zu verwenden. In diesem Fall ist jedoch kein qualifiziertes Zertifikat zur Überprüfung einer elektronischen Signatur erforderlich: Das einfachste, nicht qualifizierte EDS ist ausreichend, es ist für die Bedürfnisse einer Person durchaus geeignet. Mit ihrer Hilfe kann jeder Bürger einen elektronischen Antrag unterschreiben, der an die Exekutive geschickt werden kann, wenn ein solcher Dokumentenfluss möglich ist.
Wie erhalte ich eine qualifizierte elektronische Signatur für eine Person? Der einfachste Weg, eine universelle elektronische Karte zu erhalten, die ab dem 1. Januar 2013 ausgestellt wird und über eine integrierte, verbesserte qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Eine solche Karte ist ein einzigartiges Identifikationsinstrument eines Bürgers, mit dessen Hilfe es möglich ist, verschiedene öffentliche Dienstleistungen über das Internet zu bezahlen, zu bestellen und zu empfangen. Die Karte ist so konzipiert, dass sie viele Dokumente wie eine Rentenbescheinigung und eine Krankenversicherung ersetzt und mit einer elektronischen Brieftasche, einem Reiseticket und einer elektronischen Unterschrift kombiniert.
ES verwenden
Die verbesserte qualifizierte elektronische Signatur eignet sich sowohl für interne als auch für unternehmensübergreifende Workflows. Es ist bei der vom RF-Kommunikationsministerium akkreditierten Zertifizierungsstelle erhältlich. Es schützt das Dokument vor Änderungen, bestätigt seine Integrität und Urheberschaft.
Verbessertes qualifiziertes ES kann bei der Lösung einer Vielzahl von Problemen helfen. Beispielsweise wird es zur Meldung an die Steuerbehörden und zum Austausch elektronischer Dokumente verwendet. Diese Version des Zertifikats verfügt über die größtmögliche Anzahl von Funktionen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es für jede Organisation bequemer ist, es zu verwenden. Erstens hängt der Preis des Zertifikats direkt von der Anzahl der Funktionen ab. Zweitens müssen Sie bei der Auswahl eines weniger funktionalen Zertifikats sicherstellen, dass die verfügbaren Funktionen den Anforderungen des Unternehmens vollständig entsprechen.
Es gibt auch Situationen, in denen die Art des verwendeten Zertifikats von der Partei bestimmt wird, die das Dokument erhält. Beispielsweise gibt es Dokumentenverwaltungs-Operatoren, die Zertifikate nur von ihrer Zertifizierungsstelle akzeptieren. Daher müssen Sie bei der Auswahl eines Zertifikats auch sicherstellen, dass die Verwendung im erforderlichen Informationssystem nicht eingeschränkt ist.
Vorteile des elektronischen Dokumentenaustauschs
Da nun alle Organisationen und Unternehmen die Möglichkeit haben, den Austausch rechtsverbindlicher elektronischer Dokumente zu organisieren, lohnt es sich, die Vorteile dieses Prozesses zu diskutieren.
Dies ist vor allem die Geschwindigkeit der Zustellung von Dokumenten. Unabhängig von der Adresse des Vertragspartners ist die Lieferzeit für Dokumente zehnmal kürzer als bei herkömmlichen Papierdokumenten. Die Verwendung elektronischer Dokumente reduziert auch die Kosten für die Erstellung und Übertragung von Papierkopien.
Die wirtschaftlichen Vorteile sind schwerwiegender, da das elektronische Dokumentenmanagement die Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt. Das einfachste Beispiel hierfür ist der schnelle Abschluss und die Aktivierung von Transaktionen, wodurch ein höherer Cashflow erzielt wird. Das heißt, mit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements kann das Unternehmen den Gewinn pro Zeiteinheit steigern.
Automatisierung
Die Verwendung eines qualifizierten elektronischen Signaturschlüssels kann auch die Zeit für die Verarbeitung und den Versand von Dokumenten verkürzen und diesen Prozess praktisch automatisieren. Nach dem Gesetz können rechtsverbindliche Schreiben, Rechnungen, Konnossemente, Rechnungen, durchgeführte Arbeiten, Dienstleistungen, Rechnungen, Handlungen zur Vereinbarkeit gegenseitiger Abrechnungen und Frachtbriefe nach dem Gesetz an einem zwischenbetrieblichen Austausch teilnehmen.
Aufgrund der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des elektronischen Dokumentenaustauschs können sich Unternehmen keine Sorgen um eine einfache und zeitnahe Meldung an die Steuerbehörden machen. Sie können damit auch einen Teil des Geldes sparen.
Wichtige Faktoren
Ein konzerninterner Dokumentenfluss in elektronischer Form ist nur dann sinnvoll, wenn jedes Dokument rechtskräftig ist und vor Gericht oder in anderen Instanzen verwendet werden kann. Um einem elektronischen Dokument rechtliche Bedeutung zu verleihen, müssen einige Probleme gelöst werden. Erstens das Unterzeichnen und Versenden eines elektronischen Dokuments an Auftragnehmer und zweitens das Akzeptieren und Überprüfen einer qualifizierten elektronischen Signatur von Dokumenten, die von Auftragnehmern erhalten wurden. Drittens ist es notwendig, die Speicherung und Verarbeitung bereits signierter Dokumente, die Archivierung und die Navigation darauf zu organisieren. Viertens ist es wichtig, die Legitimität der Dokumente im Archiv zu wahren.
Einfache Lösung
Um die ersten beiden Probleme zu lösen, können Sie die Dienste des unternehmensübergreifenden Austauschs verwenden, die von Betreibern der elektronischen Dokumentenverwaltung verwaltet werden. Bei der Auswahl eines solchen Dienstes müssen einige Faktoren berücksichtigt werden, wie z. B. die Verfügbarkeit der entsprechenden Lizenzen für den Betreiber, die Möglichkeit, den Austauschdienst in das Unternehmensinformationssystem zu integrieren, und die Erhebung von Gebühren für Dokumente.
Zwei weitere Aufgaben können mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem gelöst werden, das bereits über alle erforderlichen Funktionen verfügt. Wenn die erstmalige Bildung von Dokumenten im Buchhaltungssystem erfolgt, können Sie ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem in dieses integrieren.
In Ermangelung eines solchen Systems können diese Aufgaben teilweise dem Vermittlungsdienstbetreiber zugewiesen werden.