Das Staatsgeschäft und die Sphäre der Büroarbeit ist der wichtigste Zweig des öffentlichen Lebens eines Staates. Dokumentierte Informationen sind rechtliche Angaben. Gesetzgebungstätigkeiten tragen zum Aufbau von Recht und Ordnung und Wohlfahrt bei, die sehr wichtig sind.
Das Konzept der dokumentierten Information
Eine solche Bezeichnung wird in der Rechtsprechung auf den ersten Blick nicht sehr häufig verwendet, ist aber gleichzeitig sehr wichtig. Auf der Grundlage der Bundesgesetzgebung sind dokumentierte Informationen eine Art Satz bestimmter Daten, die aus Sicherheitsgründen auf einem materiellen Medium aufgezeichnet werden.
Außerdem wird in diesem Material das Vorhandensein von Details zu den verfügbaren Quellen seiner Herkunft vorausgesetzt, sodass im Allgemeinen die Art dieser Daten oder ihrer Medien unabhängig von der Darstellungsform bestimmt werden kann. Ohne sie verliert der Begriff der dokumentierten Information tatsächlich seine Bedeutung. Anforderungen erfüllen von Natur aus zwei grundlegende Funktionen: Information und Sicherheitszertifizierung. Mit anderen Worten, sie enthalten zum einen die notwendigen Daten und machen es zum anderen unmöglich, Dokumente zu fälschen.
Internationale Organisation für Normung
Die Verwaltung dokumentierter Informationen wird durch eine Vielzahl von Rechtsakten, Bundesverordnungen, Anordnungen und internationalen behördlichen Dokumenten geregelt. Die Internationale Organisation für Normung (ISO) beteiligt sich daher kontinuierlich direkt an der Entwicklung von Dogmen, Regeln und Vorschriften in Bezug auf die Bildung, Speicherung und Nutzung von Informationen. Es wird daran gearbeitet, Verstöße gegen die inhaltliche Diskrepanz der Realität zu beseitigen, Anforderungen an die Form der Datenpräsentation zu formulieren.
Anzeichen von dokumentierten Informationen
Das erste und wichtigste Zeichen ist das Vorhandensein eines Materialträgers. Als solches kann absolut jedes Objekt der umgebenden Welt handeln, einschließlich Objekten und physischen Feldern, in denen bestimmte Aktionen oder Informationen angezeigt werden. Dieselben Daten können auf verschiedenen Medien aufgezeichnet werden. Es ist auch wahr, dass verschiedene Materialien an derselben Stelle dokumentiert werden können.
Das nächstwichtigste Merkmal dokumentierter Informationen ist die Fähigkeit, aufgezeichnetes Material zu identifizieren. Dies wird durch die unterstützende Rolle von Requisiten erreicht. Ihre Anwesenheit hilft dabei, den Zweck der Daten, ihre Art, Quelle und den Zeitpunkt der Dokumentation festzustellen. In einigen Fällen bieten die Details den erforderlichen Schutzgrad einer bestimmten Probe in Form einer angehängten elektronischen digitalen Signatur.
Das dritte Merkmal dokumentierter Informationen ist die Möglichkeit, verschiedene Variationen und Formen auszuwählen, die deren Inhalt vermitteln. Es kann auch auf verschiedenen Medien in verschiedenen Formen gespeichert werden, ohne dass Inhalt und Details verloren gehen. Das heißt, die Speicherung dokumentierter Informationen bietet die Möglichkeit, diese zu kopieren. Solche Materialien können in Form verschiedener Modifikationen vorliegen.
Dokumenteninformationsmanagement
Nach der Version der International Organization for Standardization sind dokumentierte Informationen Daten, die unter besonderer Kontrolle gespeichert und verwendet werden müssen. In der Sphäre der Unterordnung ist direkt der Träger einer materiellen Natur, auf der dieses Material gespeichert ist.Die Anforderungen an das dokumentierte Informationsmanagement sind in Abschnitt Nr. 7 der ISO 9001: 2015 dargestellt. Wenn Sie versuchen, diese Pflichtthese zusammenzufassen und darzustellen, haben sie die folgende Form:
- regelmäßige Analyse der Zugänglichkeit von Informationen, soweit erforderlich, an dem Ort, an dem sie erforderlich sind, und zu dem Zeitpunkt, an dem sie erforderlich sind;
- regelmäßige Überprüfung des Sicherheitsgrades der dokumentierten Daten;
- Lösung von Problemen in Bezug auf die Organisation der Prozesse der Verbreitung, Suche, Zugangskontrolle und Nutzung von Informationen;
- Einschätzung der Auswirkungen effektiver Prozesse zum Schutz und zur Speicherung von Dokumenten vor verschiedenen Fehlern, zum Beispiel, ob deren Lesbarkeit gewährleistet ist;
- Überprüfung der Einhaltung der Sicherstellungs- und Lagervorschriften.
Was passiert
Die Formen der dokumentierten Information hängen in erster Linie von der Art ihres materiellen Mediums ab. Es gibt mehrere Haupttypen. Am häufigsten:
- Papier;
- Tonaufnahmen;
- Videomaterial;
- elektronisch dokumentierte Informationen.
Vielzahl von Daten auf materiellen Medien
Informationen, die jenseits der Version vieler Forscher hinter dem Kriterium der Ordnungsmäßigkeit und des Organisationsgrades stehen, sind in dokumentierte und undokumentierte unterteilt. Was ist der Unterschied zwischen ihnen?
Dokumentiert ist eine bestimmte organisatorische, offizielle Form der Existenz von Informationen. Der Zweck der Existenz solcher Daten hängt mit dem Gemeinwohl und der Rechtsstaatlichkeit zusammen. Die Arten der dokumentierten Informationen können unterschiedlich sein. Schließlich kommt es auf das zugrunde gelegte Einstufungskriterium an.
Informationen zu den Zugänglichkeitskriterien sind:
- mit eingeschränktem Zugang;
- Staatsgeheimnis Material;
- vertrauliche Art;
- mit unbegrenztem Zugang, öffentlich.
Wenn möglich, passiert es:
- frei verteilt;
- Daten, deren Weitergabe strengstens untersagt ist;
- Angaben gemäß Bundesgesetz;
- Material, dessen Weitergabe mit Zustimmung eines bestimmten Personenkreises möglich ist.
Dokumentierte Informationseigenschaften
Dokumentierte Informationen sind Daten, die unter bestimmten objektiven Bedingungen vorliegen und eine Reihe von Merkmalen aufweisen.
Seine Eigenschaften umfassen:
- fester Charakter, dh Besitz der Quelle, Zeitpunkt der Dokumentation und Aufbewahrungspflicht;
- Relevanz - die Fähigkeit, die Anforderungen eines potenziellen Verbrauchers zu erfüllen und Anforderungen zu erfüllen;
- Wert - zweckmäßige Daten;
- Vollständigkeit - das optimale Verhältnis zwischen empfangenen und notwendigen Informationen;
- Nutzen - der Grad seiner Notwendigkeit;
- Zuverlässigkeit - Zeigt den Grad der Objektivität der Informationen an.
- Neuheitsrelevanz, da dokumentierte Materialien eine Erklärung für Informationen sind, die veraltet sein oder ihre Gültigkeit verlieren können;
- Aktualität;
- Zugänglichkeit - die Fähigkeit des Verbrauchers, Daten frei zu empfangen;
- Sicherheit - Mangel an nicht autorisiertem Zugang;
- Ergonomie - das optimale Verhältnis von Datenmenge und Datenform für einen bestimmten Verbraucher;
- Angemessenheit - Übereinstimmung von Informationen mit der Realität, Bereitschaft, reale objektive Bedingungen widerzuspiegeln.
Schutz dokumentierter Informationen nach russischem Recht
Drei Quellen des Bundesgesetzes enthalten eine dokumentierte Informationsbezeichnung. Die erste Quelle gibt eine enge Interpretation. Es heißt, dass dokumentierte Information die Aufzeichnung wichtiger Daten unter Verwendung eines materiellen Mediums durch den Prozess der Dokumentation der erforderlichen Daten ist, wobei es Details gibt, die es ermöglichen, sein materielles Medium zu identifizieren, zu bezeichnen oder zu bestimmen (Informationsgesetz, Artikel Nr. 2).
Eine andere Quelle hat eine breitere Interpretation.Darin heißt es, dass ein Dokument das Vorhandensein eines Mediums mit aufgezeichneten Informationen in Text-, Ton- oder Grafikform bedeutet. Ihr Inhalt ist zur Weitergabe an den vorgesehenen Zweck zu einem bestimmten Zeitpunkt bestimmt.
Beispiele für dokumentierte Daten
Dokumentierte Informationen sind Rechtsakte, Papiere, Archive, die für verschiedene Zwecke gespeichert werden. Die gespeicherten Informationen sind in den allermeisten Fällen für den öffentlichen Gebrauch bestimmt. Beispiele sind:
- Rechtsakte, regulatorischer Rahmen;
- Dokumente, die Informationen über Notsituationen umweltbedingter, demografischer, sanitär-epidemiologischer und meteorologischer Art enthalten;
- in Bibliotheksbeständen und anderen verschiedenen Fonds von Informationssystemen enthaltene Dokumente;
- Informationen von Massenmedien und andere öffentliche Informationen in Übereinstimmung mit den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation.
In Anbetracht dessen ist anzumerken, dass Dokumente und dokumentierte Informationen insgesamt die wichtigsten Elemente der staatlichen Sicherheit und des öffentlichen Wohls sind. Es ist oft eine Sammlung von strategisch wichtigen Informationen für den Staat. Aus diesem Grund sollte diese Art von Informationen sorgfältig gespeichert werden, wobei die Anforderungen der staatlichen Gesetzgebung zu berücksichtigen sind.