Offizielle Rechte und Pflichten eines Dokumentenmanagers

Jeder Beamte hat bestimmte Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit seiner amtlichen Tätigkeit. Sie sind direkt in seiner Stellenbeschreibung aufgeführt und im Arbeitsvertrag angegeben. In diesem Artikel analysieren wir die Rechte und Pflichten des Dokumentenmanagers. Überlegen Sie, welche Anforderungen an diesen Mitarbeiter gestellt werden, damit er weiß, welche Verantwortung für ihn vorgesehen ist.

Fachwissen

Die Aufgaben eines Dokumentenmanagers beginnen mit der Tatsache, dass ein Spezialist über bestimmte Kenntnisse verfügen muss, die für die Ausübung amtlicher Tätigkeiten erforderlich sind.

In den Stellenbeschreibungen ist folgender Standardsatz vorgeschrieben:

Normative, legislative, rechtliche Handlungen, Anordnungen, Anordnungen, sonstige Entscheidungen höherer Strukturen im Zusammenhang mit der Dokumentation der Tätigkeiten des Arbeitgebers.
Die wichtigsten Bestimmungen des Unified State Records Management Systems.
Standards für eine einheitliche Struktur von Organisations- und Verwaltungsdokumenten.
Methoden zur Planung, Gestaltung und Weiterentwicklung von Dokumentationssystemen.
Techniken zum Entwerfen, Planen und Durchführen von Dokumentationsunterstützung unter Verwendung von Computern und Computerausrüstung.
Die Verfahren für die Registrierung, Klassifizierung, Speicherung, Prüfung der Arbeitsdokumentation.
Das Verfahren zur Ausübung der Kontrolle über die Ausführung der Dokumentation.
Anforderungen an den Umgang mit verschiedenen Dokumenten - eingehend, intern, ausgehend.
Anforderungen an die Planungs- und Berichtsdokumentation zu den Aktivitätsvektoren von Struktureinheiten einer Organisation.
Organisation der Archivierung.
Zulassungsdokumente und methodische Entwicklungen zum Entwurf und zur Verwendung automatisierter Managementinformationssysteme.
Grundlagen der Dokumentation.
Die Grundlagen der Programmierung.
In- und ausländische Erfahrung im Bereich der Dokumentationsunterstützung für die Tätigkeiten des Arbeitgebers.

Allgemeinwissen

Die Verantwortung des Dokumentenmanagers liegt auch im Besitz des Wissens, das für jedes Mitglied des Teams, ein Mitarbeiter des Dienstleistungssektors, der im Büro arbeitet, erforderlich ist:

Die Prozedur zum Betreiben eines Computers, eines anderen Büros oder einer Computerausrüstung.
Grundlagen der Soziologie, Ergonomie, Sozialpsychologie.
Grundlagen der Wirtschaft sowie Personalmanagement, Management, Arbeitsorganisation.
Russische Arbeitsgesetzgebung.
Die Regeln des internen Arbeitsplans des anstellenden Unternehmens.
Satzung, Tarifvertrag des Arbeitgebers.
Die Bestimmungen der russischen Verfassung.
Bestehende Normen und Vorschriften zum Arbeitsschutz.
Büroethik.
Die Kultur der Kommunikation.
Grundlagen des Verwaltungsrechts.
Brandschutzbestimmungen.

Führung in Aktivitäten

Zu den Aufgaben eines Dokumentenmanagers in der Schule, in einem Unternehmen oder in einem Handelsunternehmen gehört auch die Verwaltung der folgenden Handlungen in ihrer Tätigkeit:

Verfassung der Russischen Föderation.
Aktuelle russische Gesetzgebung.
Charta der arbeitgebenden Organisation.
Der Tarifvertrag des Arbeitgebers.
Die internen Arbeitsvorschriften in der Organisation des Arbeitgebers.
Bestellungen, Verfügungen, direkte Bestellungen des Mitarbeiters.
Stellenbeschreibung.

Funktionale Zuständigkeiten eines Dokumentenmanagers

Dies ist ein obligatorisches Element aller Stellenbeschreibungen. Die Zuständigkeiten eines Dokumentenmanagers in einer Organisation hängen natürlich von der Art seiner Tätigkeit, der Anzahl der Dokumentenmanager und anderen Faktoren ab.

Der Standardsatz ist wie folgt:

Entwicklung und Implementierung von technologischen Prozessen für das Arbeiten mit Dokumentationen (Dokumentationsdaten) basierend auf dem Einsatz von Computer- und Bürogeräten. Dies umfasst die Buchhaltung, Kontrolle, Ausführung, Ausstellung von Zertifikaten, operative Speicherung.
Mitarbeit bei der Planung, Organisation, Verbesserung der Dokumentenverwaltung der anstellenden Organisation. Überwachung des allgemeinen Zustands der Büroarbeit.
Ausarbeitung von Vorschlägen zur Sicherstellung einer Reihe von Maßnahmen für ergonomische Arbeitsbedingungen, Rationalisierung der Arbeitsplätze der Arbeitnehmer auf der Dokumentationsunterstützung der Organisation.
Entwicklung von einheitlichen Dokumentationssystemen, Bögen mit Geschäftspapieren für verschiedene Zwecke, Managementebene, Dokumentendatenklassifizierer.
Organisation und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems.
Maßnahmen zur Straffung der Zusammensetzung der Dokumentation, verschiedene Informationsindikatoren, Reduzierung ihrer Anzahl, Organisation der Suche nach Geschäftspapieren.
Mitwirkung bei der Auswahl der zur staatlichen Aufbewahrung eingereichten Unterlagen, bei der Prüfung des Wertes von Geschäftspapieren.
Teilnahme an der Festlegung von Zielen, Planung, Gestaltung, Betrieb und Verbesserung von automatischen Informationssystemen und Informationsmanagementsystemen.
Teilnahme an der Entwicklung innovativer Informationstechnologien, die auf dem Einsatz von Mikroprozessor- und Computertechnologie basieren, Entwurf und weitere Aktualisierung von Datenbanken.
Das Studium und die Synthese fortgeschrittener russischer und ausländischer Erfahrungen auf dem Gebiet der Dokumentationsunterstützung.
Entwicklung normativer und methodischer Dokumentationen im Bereich ihrer Kompetenz.
Teilnahme an der Auswahl, Vermittlung, Schulung und Fortbildung des Personals aus der Dokumentationsabteilung.

Natürlich können die Aufgaben eines Dokumentenmanagers im Kindergarten etwas anders sein. Die Richtung der Aktivitäten der Organisation wirkt sich direkt auf das Ausfüllen dieses Abschnitts der Stellenbeschreibung aus.

Verantwortlichkeiten eines Dokumentenmanagers in einer Organisation

Zweite Variante

Wenn wir über die beruflichen Pflichten eines Dokumentenmanagers in der Schule sprechen, können wir hier die folgende Zusammenstellung vorstellen:

Aufzeichnungen gemäß Verwaltungsdokumentation.
Gewährleistung einer vollständigen, hochwertigen und modernen Erfüllung der amtlichen Aufgaben.
Rationelle Verwendung von Material und technischen Ressourcen im Rahmen der Ausführung von Arbeitsaufgaben.
Bewahrung der anvertrauten Unterlagen durch Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen.
Registrierung der eingehenden Korrespondenz.
Überwachung der fristgerechten Ausführung der Dokumentation.
Vorbereitung und Übergabe an das Archiv der ausgeführten Dokumente.
Sicherheitsüberwachung von vertrauenswürdigen Geschäftspapieren.
Vorbereitung der Berichterstattung, Planungsdokumentation.
Drucken und Vervielfältigen von Office-Dokumenten.
Vorbereitung von Auftragsentwürfen für Bildungsaktivitäten.
Ausstellung von Zertifikaten an Mitarbeiter und Studenten.
Pflege und Bereitstellung von (monatlichen) Arbeitszeitnachweisen.
Die Ausführung anderer Anweisungen ihrer direkten Verwaltung.

Fachrechte

Wir haben die Aufgaben eines Dokumentenmanagers an der Institution festgelegt. Nun erwähnen wir die Rechte dieses Arbeitnehmers:

Vorschläge zur Verbesserung der Organisation der Dokumentationsunterstützung und deren Rationalisierung im Rahmen bestehender Standards.
Die Anforderung von den Diensten, Abteilungen, einzelnen Mitarbeitern, die die Dokumentation in der Organisation erstellen, bestimmte Standards und Normen zu befolgen.
Entwicklung und Implementierung einheitlicher, einheitlicher Dokumentationssysteme, Arbeitszeitnachweise, Einhaltung von Anforderungen und Richtlinien im Bereich Dokumentenmanagement.

Erweiterte Rechte

Ein Arbeitgeber kann die Liste der Rechte eines Dokumentenmanagers durch folgende Bestimmungen ergänzen:

Das Recht, von Managern, Mitarbeitern des Unternehmens die zur Leistungssicherung notwendigen Unterlagen anzufordern.
Das Recht, eine gemeinsame Bibliothek, Informationsfonds, Dienstleistungen von sozialen, medizinischen, Haushaltseinheiten des anstellenden Unternehmens zu nutzen.
Das Recht, in der vorgeschriebenen Weise gegen die Anordnungen sowohl des Abteilungsleiters als auch der Geschäftsführung des Unternehmens Berufung einzulegen.

Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten eines führenden Dokumentenmanagers sind natürlich umfassender als die funktionalen Verantwortlichkeiten eines gewöhnlichen Spezialisten. Sie sind beide für ihre Aktivitäten verantwortlich. Standardmäßig ist dies wie folgt:

Bei Nichterfüllung von Funktionspflichten (in den Stellenbeschreibungen angegeben).
Für inkonsistente Realitätsdaten zum Stand der Ausführung von Anweisungen und Aufgaben.
Bei Verstoß gegen die Regeln des internen Arbeitsplans in der Organisation des Arbeitgebers.
Bei Verstößen gegen die Sicherheitsvorschriften im Unternehmen Brandschutznormen.

Wir haben die grundlegenden Rechte und Pflichten eines Dokumentenmanagers untersucht. Wie aus dem Artikel hervorgeht, muss der Mitarbeiter bei der Bewerbung für diese Stelle auch über bestimmte Kenntnisse verfügen. Für die nicht ordnungsgemäße Erfüllung von Pflichten ist er verantwortlich.