Güterbeförderungsdienste gelten als recht beliebt, aber für ihre Bereitstellung müssen Unternehmen verschiedene Beförderungsdokumente korrekt zusammenstellen. Fehlt es, kann dies zur Grundlage für Probleme mit der Verkehrspolizei oder der Steueraufsicht werden. Alle Dienstleistungen, die den Warentransport betreffen, sind Speditionen. Für ihre Bereitstellung ist es zwischen dem Kunden, vertreten durch den Empfänger oder den Absender der Fracht, und dem Spediteur erforderlich, einen Expeditionsvertrag abzuschließen, für den die Anforderungen von Art. 801 Bürgerliches Gesetzbuch. Ein Speditionsbeleg mit Angaben zu den transportierten Gütern ist beizufügen. Jeder Teilnehmer an einem solchen Vertrag muss verstehen, wofür der Speditionsbeleg bestimmt ist, wie er ausgestellt ist, von wem er unterschrieben ist und welche Informationen er enthält.
Dokumentenkonzept
Der Speditionsbeleg wird durch die Dokumentation dargestellt, die erstellt wird, wenn der Kunde die Ware an den Spediteur übergibt. Bürger fragen sich oft, ob eine Weiterleitungsbestätigung benötigt wird. Es ist für die Registrierung obligatorisch, da es ein unverzichtbarer Bestandteil des Vertrages für die Beförderung von Gütern ist.
Die Dokumentation wird vom direkten Spediteur ausgefüllt, muss aber gleichzeitig die Unterschrift des Absenders haben. Warum brauche ich eine Speditionsquittung? Sie dient als Nachweis dafür, dass der Spediteur die Ware tatsächlich angenommen hat, und ist daher nur verpflichtet, sie pünktlich zum vereinbarten Ort zu befördern.
Darüber hinaus dient dieses Dokument als Nachweis dafür, dass der Spediteur für einen bestimmten Zeitraum Eigentümer der beförderten Fracht ist. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass die Unversehrtheit der transportierten Gegenstände unter keinen Umständen beeinträchtigt wird. Der Spediteur ist für die Ladung verantwortlich. Wenn diese beschädigt ist, muss der Fachmann den Schaden, der dem Kunden entstanden ist, decken.
Arten der Weiterleitung von Dokumenten
In Ziffer 5 der Speditionsordnung, die von PP Nr. 554 gebilligt wurde, sind alle Dokumente aufgeführt, die dem Spediteur zur Verfügung stehen sollten. Dazu gehören:
- direkter Weiterleitungsbeleg;
- eine für den Spediteur bestimmte und vom Versender ausgestellte Bestellung;
- Lagerbeleg.
Warum brauche ich eine Speditionsquittung? Auf ihre Kosten kann der Frachtführer bestätigen, dass er bestimmte Waren vom Kunden erhalten hat. Nach dem Transport von Gegenständen ist er nicht mehr für diese verantwortlich.
Ist das Kompilieren obligatorisch?
Bei Abschluss des Beförderungsvertrages ist eine zusätzliche Dokumentation beizufügen. Häufig haben Teilnehmer an einer Transaktion die Frage, ob eine Weiterleitungsbestätigung benötigt wird. Es ist ein unverzichtbares Dokument, das schriftlich verfasst und von beiden Verfahrensbeteiligten unterzeichnet wird.
Wenn dieses Dokument nicht verfügbar ist, treten unter Berücksichtigung der Transportkosten Schwierigkeiten auf. Dies führt dazu, dass die Einkommensteuer nicht korrekt berechnet werden kann.
In Abschnitt 6 der Bestimmungen ist festgelegt, dass anstelle eines Speditionsbelegs andere Dokumente verwendet werden können, die die Annahme und den Transport einer bestimmten Ladung bestätigen. Diese Papiere sind schriftlich zusammengestellt und enthalten eine Liste aller vom Spediteur beförderten Güter. In dem zwischen den beiden Parteien der Transaktion geschlossenen Vertrag sollte angegeben werden, welche zusätzlichen Dokumente der Vereinbarung beigefügt sind.
Wer zeichnet?
Das Ausfüllen eines Speditionsbelegs ist ein einfacher Vorgang, den der Spediteur selbst erledigen muss. Ein Spezialist kann sich an den Kunden wenden, um zusätzliche Informationen über die transportierten Waren zu erhalten.
Sie wird dem Kunden nach Abnahme aller Waren ausgehändigt. Auf der Grundlage dieses Dokuments hat der Spediteur das Recht, die Ware bis zum Ende seines Transports zu besitzen. Der Frachtbrief und der Speditionsbeleg sind daher die wichtigsten Dokumente für jeden Spediteur. Auf der Grundlage dieser Dokumentation wird in jedem Unternehmen eine ordnungsgemäße Rechnungslegung durchgeführt.
Kann anstelle einer Rechnung eine Quittung verwendet werden?
Oft haben Bürger die Frage, ob eine Rechnung erforderlich ist, wenn eine Quittung vorliegt. Die Funktionen zum Kompilieren verschiedener Dokumente umfassen:
- Handelt der Auftragnehmer als Spediteur, werden seine Transportkosten durch die entsprechenden Versandpapiere bestätigt;
- Der Spediteur muss keinen Frachtbrief ausstellen, sondern ist ein verbindliches Dokument für den Spediteur, der häufig für den direkten Warentransport zuständig ist.
- Diese Dokumente sind völlig unterschiedlich und können sich nicht gegenseitig ersetzen.
Nimmt der Spediteur selbständig Transporte vor, so bezieht er keinen fremden Frachtführer mit ein, so benötigt er keine Rechnung, so dass nur eine Quittung ausreicht. Der Kunde kann die Ware auf einem Speditionsbeleg wie auf anderen Transportdokumenten nachverfolgen.
Wie ist es richtig aufgebaut?
Es ist wichtig, nicht nur zu verstehen, wofür der Speditionsbeleg bestimmt ist, sondern auch, wie er richtig zusammengestellt wird, damit er wirklich als offizielle Dokumentation verwendet wird. Bei der Erstellung dieses Dokuments werden folgende Regeln berücksichtigt:
- unbedingt das Datum der Quittungserstellung festsetzen;
- das Kennzeichen des Dokuments ist eingetragen;
- Angaben zum Absender und zum Empfänger;
- andere Personen, die am Transport der Fracht beteiligt sind, werden aufgelistet;
- es werden informationen über den direkten spediteur eingegeben, der während des transports für die fracht verantwortlich ist.
Alle Teilnehmer des Prozesses können sowohl Einzelpersonen als auch verschiedene Unternehmen sein. Wenn die Organisation als Teilnehmer auftritt, werden Name und Kontaktdaten auf der Quittung vermerkt. Wenn eine Person an der Transaktion beteiligt ist, müssen der vollständige Name des Bürgers, seine Telefonnummer und die Passdaten registriert werden.
Art und Inhalt des Dokuments
Es gibt keine strikte Form des Speditionsbelegs, daher kann die Dokumentation auf einem Standard-A4-Blatt oder auf einem Briefkopf der Transportorganisation erstellt werden. Hierfür kann eine gedruckte oder handschriftliche Version verwendet werden.
Ein Beispiel für eine Weiterleitungsbestätigung befindet sich unten.
Die Unterschrift des Spediteurs muss im Dokument enthalten sein, wodurch bestätigt wird, dass alle in das Dokument eingegebenen Informationen zuverlässig sind, und dass der Spezialist die Fracht wirklich zur Lagerung angenommen hat. Eine Quittung wird ausschließlich in zwei Exemplaren erstellt, da eines beim Kunden der Organisation verbleibt und das andere direkt an den Spediteur weitergeleitet wird.
Bei Bedarf können zusätzliche Kopien angefertigt werden, die vom Spediteur unbedingt unterschrieben werden. Ohne seine Unterschrift gelten sie als ungültig. Sobald die Fracht an die Zieladresse geliefert wurde, wird der Beleg vom Kunden nicht an den Spediteur zurückgesandt, sondern verbleibt beim Absender. Daher ist das Dokument nicht verhandelbar.
Das Verfahren zum Ausfüllen der Dokumentation
Das Erstellen einer Weiterleitungsbestätigung wird als einfacher Vorgang betrachtet. Dazu genügt es, bestimmte Informationen nacheinander einzugeben. Daher wird empfohlen, den folgenden Algorithmus zu verwenden:
- Zunächst wird das Datum festgelegt, an dem die Quittung ausgestellt wird, und es muss mit dem Datum übereinstimmen, an dem der Spediteur die Waren vom Kunden erhält.
- Der Dokumentation wird eine bestimmte Nummer zugewiesen, bei der die Merkmale des internen Dokumentenflusses einer bestimmten Transportorganisation berücksichtigt werden.
- Daten über den Kunden, die von seinem Finanzamt übermittelt wurden, und Passdaten werden in das Formular eingegeben. Handelt es sich um ein Unternehmen, werden Name, Details, rechtliche Adresse und Kontaktinformationen angegeben.
- Daten über den direkten Beförderer werden zur Verfügung gestellt, und wenn er eine Privatperson ist, müssen seine Passdaten enthalten sein;
- das Ursprungsland der Waren wird angegeben;
- eine Identifikationsnummer oder ein Warencode der Ladung wird bereitgestellt, um diese Information den Inspektoren zu präsentieren, wenn das Fahrzeug gestoppt ist;
- Auf der Kennzeichnung sind Informationen angegeben, anhand derer Sie feststellen können, unter welchen Bedingungen die Waren befördert werden müssen und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. In der Regel wird die Kennzeichnung durch verschiedene holographische Zeichen, Symbole oder andere Zeichen dargestellt.
- die Art der Verpackung ist angegeben, da sie durch einen Kunststoffbehälter, eine Pappschachtel, eine Tasche oder andere Gegenstände dargestellt werden kann;
- schreibt vor, wie viel Platz die Ladung für den Transport benötigt;
- das Gewicht der Ladung wird sowohl netto als auch brutto angegeben;
- Daten über das Volumen und die Abmessungen der transportierten Gegenstände werden eingegeben;
- Der vollständige Wert der Fracht wird auf der Grundlage der verfügbaren Zahlungsdokumente angegeben, die vom Kunden erhalten wurden.
- Besonderes Augenmerk wird auf die Beförderungsbedingungen gelegt, aus denen die Pflichten des Spediteurs zur Gewährleistung der Sicherheit der Ladung während des Transports hervorgehen.
- Für besondere Bedingungen wird eine Zeile erstellt, in der unterschiedliche Informationen eingegeben werden können, wenn beide Parteien ihrer Verfügbarkeit zustimmen.
- am Ende wird die Unterschrift des Spediteurs mit der Niederschrift auf die Quittung gesetzt.
Es ist nicht erforderlich, das Dokument mit dem Siegel der Organisation zu zertifizieren. Ein Beispiel für eine Weiterleitungsbestätigung finden Sie unten.
Andere Nuancen
Die Quittung wird nicht mit einem verhandelbaren Dokument versehen, so dass der Kunde des Unternehmens diese nicht an den Spediteur zurücksenden sollte, nachdem er seine Verpflichtungen aus dem bestehenden Vertrag erfüllt hat.
Fehler im Dokument sind nicht zulässig, und Korrekturen sind nicht zulässig. Wenn der Spediteur bei der Erstellung der Dokumentation einen Fehler macht, muss er nur noch einmal von vorne beginnen, um die Quittung zu erstellen. Die meisten Felder in diesem Dokument dienen der direkten Beschreibung der Ladung, um die Identifizierung zu vereinfachen. Dies gilt nicht nur für den Spediteur selbst, sondern auch für die Verkehrskontrolleure, die den LKW zur Kontrolle anhalten können. Sie studieren normalerweise die Informationen, die die Rechnungen und der Speditionsbeleg enthalten. In diesen Dokumenten müssen die Daten identisch sein.
Andere Versanddokumente umfassen einen Lagerbeleg und eine Bestellung, die direkt für den Spediteur erstellt wurde. Aufgrund dieser Papiere übernimmt der Spediteur die Verantwortung, die Fracht nicht nur zu transportieren, sondern auch zu schützen, damit sie während des Transports intakt bleibt. Für diese Dienstleistungen ist ein Fachhonorar vorgesehen.
Bei Bedarf kann der Auftragnehmer Drittorganisationen mit der Ausführung der Aufgabe beauftragen. Meist werden dazu Carrier-Dienste genutzt.
Ist es möglich, die Ladung zu verfolgen?
Ein weiterer einzigartiger Zweck des Belegs besteht darin, dass der Kunde genau verfolgen kann, wo sich seine Fracht befindet. Dazu können Sie verschiedene Dienste im Internet nutzen.
Das Verfolgen von Fracht auf einem Speditionsbeleg wird als einfacher Vorgang angesehen, da es ausreicht, die Beleg- und Frachtnummer sowie die Antragsnummer im ausgewählten Dienst einzugeben. Anhand der eingegebenen Informationen kann der Kunde genau nachvollziehen, wo sich seine Fracht befindet und wie schnell der Spediteur die Vertragsbedingungen erfüllt.
Rechtsberatung
Die Speditionsquittung gilt nicht nur für den Kunden selbst, sondern auch für den direkten Spediteur als wichtiges Dokument.Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Beleg in der Steuerbuchhaltung zur Berechnung der Kosten verwendet wird, die einem Fachmann beim Transport von Waren entstehen. Es muss daher sorgfältig und unter Berücksichtigung zahlreicher Anforderungen fehlerfrei erstellt werden. Wenn unterschiedliche Fehler oder Ungenauigkeiten festgestellt werden, kann dies die Grundlage für Mitarbeiter des Bundessteueramtes sein, die Verwendung zur Reduzierung der Steuerbemessungsgrundlage zu verweigern.
Die Quittung enthält nur Angaben zu den Vertragsparteien und der Ladung. Es enthält keine Informationen über den Zeitraum des Frachttransports. Daher ist es zusätzlich erforderlich, eine Rechnung für die Zahlung separat auszustellen und zu bezahlen. Der Spediteur hat für die Erstellung des Frachtbriefes zu sorgen.
Das gesamte Dokumentenpaket wird nicht nur vom direkten Auftragnehmer, sondern auch vom Kunden verlangt. Auf diese Weise können Sie Steuerberechnungen und die Buchhaltung auf einfache Weise durchführen.
Fazit
Der Speditionsbeleg gilt als wichtiges Dokument für alle auf den Warentransport spezialisierten Organisationen und Personen. Auf dieser Grundlage geht die Verantwortung für bestimmte Waren auf den Spediteur über.
Es ist eine verantwortungsvolle Vorgehensweise beim Ausfüllen und Ausfüllen eines solchen Belegs erforderlich. Es sollte äußerst zuverlässige und genaue Informationen enthalten. Auf diese Weise kann in Zukunft in unvorhergesehenen Fällen bestätigt werden, dass die Waren von einem bestimmten Transportunternehmen angenommen und an den Bestimmungsort geliefert wurden.