Heute entwickelt sich das Geschäft schneller. Zeit bestimmt Geld und umgekehrt. Je mobiler die Mitarbeiter des Unternehmens sind, desto stärker ist seine Marktposition. Daher ist das Auto nicht nur ein Transportmittel, sondern auch ein Weg, um Profit zu machen und Erfolg zu haben.
Gegenwärtig wird die Verwendung eines Personenkraftwagens für offizielle Zwecke in vielen Unternehmen verwendet, in denen das Personal Arbeit auf Reisen hat. Manager verwenden auch private Fahrzeuge, um verschiedene Arbeitsprobleme auf der Straße zu lösen.
Möglichkeiten der Registrierung der Beziehungen mit dem Arbeitnehmer über die Nutzung des Verkehrs
In diesem Artikel wird erläutert, wie dies dokumentiert wird. Es werden Beziehungen zu einem Mitarbeiter hergestellt, der mit seinem Auto auf verschiedene Weise behördliche Aufgaben wahrnimmt.
Erstens können Sie im Arbeitsvertrag die Klausel über die Nutzung des Eigentums festlegen und eine Entschädigung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zahlen.
Zweitens können Sie mit dem Arbeitnehmer auch einen Vertrag abschließen und unterzeichnen, in dem das Leasing Ihres eigenen Transportmittels mit Hilfe des Managements und der technischen Nutzung angegeben ist. Gleichzeitig müssen die Normen für die Benutzung eines Personenkraftwagens zu offiziellen Zwecken eingehalten werden.
Vor- und Nachteile jeder Option
Jede Option hat Vor- und Nachteile. Betrachten wir sie genauer.
Der Unterschied zu anderen Mitteln zur Beschaffung von Fahrzeugen für den Gebrauch besteht darin, dass das Auto in diesem Fall sowohl bei Arbeitnehmern als auch in ihren eigenen persönlichen Angelegenheiten betrieben wird. Dementsprechend können die Zahlungen für die Nutzung des Autos eines Mitarbeiters geringer sein als eine Miete, die gemäß einem Mietwagenvertrag mit einem Fahrer impliziert ist. Die Praxis zeigt jedoch, dass der Betrieb Ihres eigenen Autos vom Einsatzgebiet abhängt: In der Regel handelt es sich um Geschäftsreisen, bei denen es einfacher ist, zu Ihrem eigenen Auto zu gelangen, oder Orte, an denen öffentliche oder andere Verkehrsmittel nicht fahren. Bei verschiedenen Geschäftstreffen wird häufig ein Auto verwendet. Wo könnte sonst noch ein persönlicher Transport nötig sein? Zum Beispiel beinhaltet die Tätigkeit eines Mitarbeiters die ständige Bewegung in der Stadt von einem Kunden zum anderen. Dies zu Fuß zu tun, wird nicht funktionieren, da viel Zeit aufgewendet wird. Für ein Unternehmen ist es vorteilhaft, eine Person mit einer Maschine einzustellen. Er wird Zeit haben, sich um Kunden zu kümmern, und das Unternehmen wird ihn für seine Ausgaben entschädigen.
Auch der Betrieb des eigenen Fahrzeugs im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses kann als Erfüllung seiner Dienstpflichten durch einen Arbeitnehmer angesehen werden. Eine Entschädigung für die Benutzung eines Privatwagens zu offiziellen Zwecken, die einem Mitarbeiter zusteht, sollte nicht besteuert werden. Aber diese Entschädigungen haben in der Regel ihre eigenen Nuancen in der Arbeitsgesetzgebung. Das Zivilrecht bietet den Parteien einer Beziehung eine Wahlmöglichkeit. Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Optionen und Zahlungsbeträge berücksichtigen, die mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbunden sind, so dass alle interessierten Teilnehmer zufrieden sind. Dies deutet jedoch darauf hin, dass die Steuerabgaben und -beiträge von der Höhe der Entschädigung abgezogen werden.
Persönliche Nutzung eines Firmenwagens
Es spielt keine Rolle, welche Methode gewählt wird, das Unternehmen ist besser dran, wenn der Mitarbeiter mit seinem eigenen Transport fährt.Das Unternehmen muss nicht die Last großer Ausgaben für den Kauf oder die Anmietung eines Autos tragen, und die Kosten für diesen Zeitraum werden sich nicht erhöhen. Der Aufwand für Wartung und Nutzung wird sinken: Teilweise zahlt das Unternehmen, teils der Mitarbeiter (Transporteigentümer), der ihn für seine eigenen Bedürfnisse nutzt. Neben der Reduzierung des Abfalls senkt das Unternehmen auch die Dokumenten- und Arbeitskosten für die Abrechnung der Fahrzeugnutzung.
Die Beziehungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber sind in den arbeitsrechtlichen Vorschriften geregelt, die Ausgleichszahlungen für die Fahrzeugabschreibung, die Abschreibung und die Veruntreuung vorsehen, die mit der Verwendung des eigenen Fahrzeugs für behördliche Zwecke verbunden sind. Daher muss ein Auftrag für die Nutzung eines Dienstwagens für persönliche Zwecke erteilt werden.
Wie bereits erwähnt, sind die Regeln für die Rückerstattung der Kosten an den Arbeitnehmer und die Höhe der Entschädigung in der Arbeitsgesetzgebung vorgesehen und werden mangels solcher Regeln von den Parteien des Arbeitsvertrags vereinbart, der schriftlich geschlossen wird. Dann stellt sich dem Buchhalter die Frage, wie er ein Gesetz über den Betrieb des eigenen Transports durch einen Arbeitnehmer richtig aufstellen kann.
Bezahlung für die Benutzung eines Privatwagens zu offiziellen Zwecken
Als Option wird die vorhandene gesetzliche Dokumentation für Ausgleichszahlungen für den Betrieb Ihres eigenen Autos zugrunde gelegt, die beispielsweise von der Regierung der Russischen Föderation genehmigt wurde (sie bezieht sich nur auf Zahlungsstandards, nicht jedoch auf deren Größe):
- Das Personal der Organe für innere Angelegenheiten.
- Angestellte von Organisationen und Körperschaften des Strafvollzugssystems, der Bundesfeuerwehr der staatlichen Feuerwehr, der Drogenkontrollbehörden und der Zollbehörden.
- Angestellter der Bundesregierung.
Trotz der Tatsache, dass die Dokumentation an verschiedene Unterkategorien von Personen gerichtet ist, sind die Grundsätze für Ernennungen und Entschädigungszahlungen dieselben:
- Die Entschädigung wird Arbeitnehmern gezahlt, die Arbeit auf Reisen haben.
- Die Grundlage für den Mitarbeiter, sein eigenes Auto für behördliche Zwecke zu nutzen, ist die Anordnung der Geschäftsführung.
- Für Mitarbeiter, die persönliche Fahrzeuge für behördliche Zwecke nutzen, werden die Entschädigungszahlungen in gleicher Weise abgegrenzt.
- Um eine Entschädigung für die Benutzung eines Personenkraftwagens zu offiziellen Zwecken zu zahlen, muss ein Mitarbeiter einen Antrag stellen, aus dem hervorgeht, welche Arbeitspflichten erfüllt wurden und wie lange das eigene Auto benutzt wurde.
Wenn alles korrekt formalisiert ist, gibt es keine Probleme mit dem Erhalt einer Ausgleichszahlung. Mal sehen, welches Paket von Dokumenten der Mitarbeiter sammeln soll.
Vom Mitarbeiter bereitgestellte Dokumentation
Mit einer Erklärung stellt der Mitarbeiter weitere notwendige Unterlagen zur Verfügung:
- Eine Kopie der Zulassungsbescheinigung für ein persönliches Auto oder einen Reisepass für ein Fahrzeug (PTS), eine Vollmacht, die das Recht zum Führen eines Autos vorsieht.
- Der Frachtbrief, die erforderlichen Angaben und der Zeitplan für die Einreise werden von den Behörden festgelegt, die die staatliche Politik und die behördlichen Vorschriften im Verkehrsbereich umsetzen.
- Dokumentation, die die Verschwendung Ihres eigenen Autos für behördliche Zwecke bestätigt (Kraftstoffkontrollen, Wartungszertifikate).
Der Buchhalter muss auch einen Frachtbrief ausfüllen, da dies das primäre Dokument ist, das die Verwendung persönlicher Transportmittel durch einen Mitarbeiter für offizielle Zwecke bestätigt. Die Form dieses Blattes wurde von der Resolution des staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation genehmigt. Andere Organisationen können einen Frachtbrief oder ein anderes Dokument verwenden, das die Kosten für brennbare Materialien bestätigt. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben müssen gemacht werden:
- Name des Dokuments;
- Ausstellungsdatum;
- Organisation des Dokuments;
- Geschäftsbetrieb und dessen Inhalt;
- Maßeinheiten;
- Positionen der verantwortlichen Personen;
- Unterschriften der angegebenen Personen.
Außerdem müssen Sie den spezifischen Standort des Fahrzeugs angeben. Andernfalls kann es schwierig sein, eine Entschädigung zu zahlen. Wenn ein einheitliches Formular angewendet wird, gibt es weniger Konflikte.
Alle bereitgestellten Unterlagen sollten den Betrieb für die Bedürfnisse des Unternehmens und nicht für die Bedürfnisse des Mitarbeiters bestätigen. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Entscheidung über die Bezahlung der Benutzung eines Personenkraftwagens zu offiziellen Zwecken in einem bestimmten Zeitraum vom Leiter getroffen wird, wobei Folgendes zu berücksichtigen ist:
- Die Notwendigkeit, das Auto zu bedienen, um die mit häufigen Geschäftsreisen verbundenen Arbeitspflichten zu erfüllen.
- Betriebszeit des Fahrzeugs für behördliche Anforderungen.
- Die Menge der Mittel, die dem Unternehmen für die Arbeit zugewiesen wurden.
Kostendeckung für Unternehmen
Die Nutzung eines Privatwagens für geschäftliche Zwecke verursacht verschiedene Kosten, die jedoch nicht alle vom Unternehmen erstattet werden. Gemäß der Praxis der Verwendung Ihres eigenen Transportmittels sollte die Unterschlagung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen wie folgt aufgeteilt werden: Der Mitarbeiter hat die Unterschlagung für den Kauf von Kraftstoff und Schmiermitteln auf Grundlage der in den Unterlagen (Schecks, Quittungen usw.) bestätigten Tatsache zurückzugeben. Die Entschädigung wird gesondert mit der Erstattung der aufgeführten Unterschlagung gezahlt.
In den folgenden Situationen wird einem Mitarbeiter keine Entschädigung gezahlt:
- während des Urlaubs;
- während einer Geschäftsreise;
- während einer vorübergehenden Behinderung, die durch den Krankenstand bestätigt wird;
- in anderen Fällen, wenn das Auto nicht funktioniert.
Beim Betreiben Ihres eigenen Fahrzeugs (nach dem Ausfüllen der Genehmigung, Ihr persönliches Auto für offizielle Zwecke gemäß dem Modell zu verwenden) erhält der Mitarbeiter keine separate Vergütung für die Unterstützung bei der Verwaltung und Wartung. Der eigentliche Betrieb des eigenen Fahrzeugs erfolgt im Rahmen der Arbeitsverpflichtungen, für die der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Vergütung hat, die dem Gehalt entspricht. Die Berechnung der Ausgleichszahlungen für die Nutzung eines Autos erfolgt analog zu einer Mietzahlung, die die Abschreibung eines Fahrzeugs beinhaltet.
Wenn ein Fahrzeugmietvertrag eine Miete vorsieht, unterliegt er in der Regel der Einkommenssteuer. Die Einkommensteuer wird nicht nur auf die Entschädigung für den Betrieb des Personenkraftwagens eines Arbeitnehmers und die ihm entstandenen Kosten erhoben. Dies wird nachstehend ausführlicher beschrieben.
Berücksichtigung der Aufwendungen im Rechnungswesen
Die Bilanzierung von Ausgleichszahlungen für den Betrieb des eigenen Fahrzeugs für behördliche Zwecke und die Rückgabe von Veruntreuung im Zusammenhang mit der Nutzung eines Personenkraftwagens erfolgt auf dem Konto 302 12 „Sonstige Zahlungen“.
In der Buchhaltung geben Unternehmen nur zwei Buchungen an, wenn sie ein persönliches Auto für offizielle Zwecke verwenden:
- Gutschrift des Ausgleichsbetrags und Erstattung der Auslagen nach der Tat.
- Zahlung der Entschädigung an den Arbeitnehmer in der vorgeschriebenen Höhe.
In der Buchhaltungsabteilung eines haushaltsmäßigen oder autonomen Unternehmens für Leibeserziehung und Sport werden solche Aufzeichnungen über die Buchhaltung der Inhalte des Vorhabens erstellt:
- Berücksichtigung der Aufwendungen für die Zahlung der Entschädigung.
- Die Umsetzung der Frage der Entschädigung aus der Kasse des Instituts.
- Es erfolgte eine Überweisung auf eine Bankkarte an einen Mitarbeiter.
Wenn die Nutzung des Privatwagens eines Mitarbeiters zu offiziellen Zwecken im Rahmen eines Arbeitsvertrags erfolgt, verwenden Sie das Konto 302 24 „Miete und Abrechnung“. In der Spalte „Gutschrift“ auf diesem Konto wird die Gutschrift des Mietpreises angegeben und in der Spalte „Lastschrift“ die Überweisung auf das Konto des Mitarbeiters oder die Ausgabe an der Kasse des Unternehmens.
In der Buchhaltungsabteilung eines haushaltsmäßigen oder autonomen Unternehmens für Leibeserziehung und Sport werden solche Aufzeichnungen über die Buchhaltung der Inhalte des Vorhabens erstellt:
- Autovermietungsgebühr.
- Die Miete wurde an der Kasse der Einrichtung bezahlt.
- Übertragen auf eine Bankkarte an einen Mitarbeiter.
Es ist jedoch anzumerken, dass es keine Aufzeichnungen über Steuerverbindlichkeiten für vereinfachte Transaktionen gibt. Es sollte besteuert werden und die Nutzung eines Personenkraftwagens für behördliche Zwecke.
In welchen Situationen wird auf die Entschädigung eine Einkommensteuer erhoben?
Sprechen wir jetzt über Steuern. Alle von Einzelpersonen, einschließlich Angestellten von Unternehmen, erzielten Gewinne werden auf das persönliche Einkommen besteuert. Alle arbeitsrechtlichen Vergütungen sind steuerfrei.
Das heißt, der steuerfreie Betrag ist der Betrag, der im Vertrag für die Verwendung eines Personenkraftwagens für offizielle Zwecke angegeben ist. In diesem Fall muss eine Dokumentation vorliegen, aus der hervorgeht, dass der Steuerzahler das Fahrzeug besitzt. Außerdem muss anhand von Dokumenten der tatsächliche Betrieb des Fahrzeugs im Interesse des Unternehmens und der damit verbundenen Abfallmenge bestätigt werden.
Aber weder das Arbeits- noch das Steuergesetz enthalten:
- Eine Liste von Dokumentationen, die den Betrieb Ihres eigenen Fahrzeugs bestätigen können.
- Bestimmungen, die es dem Unternehmensleiter verbieten, den Arbeitnehmern die bei der Erfüllung der Arbeitspflichten entstandene Unterschlagung zu erstatten.
Daraus folgt, dass der Unternehmensleiter selbst Regeln für die Bestimmung der steuerfreien Ausgleichszahlungen für Arbeitnehmer aufstellen kann, die ein persönliches Auto für offizielle Zwecke nutzen, und dabei ihre eigene Größe angeben kann.
Wenn Mitarbeiter zur Arbeit PKWs nutzen, wird die Vergütung nicht besteuert, sondern unter folgenden Bedingungen:
- Transportnutzung und Entschädigung werden schriftlich festgelegt (es wird eine gesonderte Vereinbarung getroffen oder dies ist in einem Arbeitsvertrag vorgesehen);
- Mitarbeiter reichten Unterlagen für das Auto ein (Zulassungsbescheinigung, Titel);
- Die Organisation erstellt Routenblätter.
Versicherungsprämien
Bei der Berechnung der Versicherungsprämien ist zu berücksichtigen, dass diese auf Zahlungen und Prämien erhoben werden, die einer Person im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses und eines zivilrechtlichen Vertrages zufließen. Die Berechnung der Ausgleichszahlungen für die Nutzung des Fahrzeugs zur Arbeit in der vertraglich festgelegten Höhe zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgt nicht als Entgelt, Entgelt für die Erfüllung von Arbeits- oder sonstigen Verpflichtungen, materieller Vorteil. Dementsprechend ist diese Entschädigung nicht an eine Versicherungsprämie gebunden.
Wenn ein Mitarbeiter der Organisation ein offizielles Auto benutzt, obwohl es keine Frachtbriefe und sonstigen Belege gibt, hat eine solche Person einen wirtschaftlichen Nutzen in der Höhe, in der er geschätzt wird. Diese Art von Einkommen unterliegt der Einkommenssteuer, wenn ein Firmenwagen für persönliche Zwecke verwendet wird.
Neben den Erklärungen der Beamten wird deutlich, dass die Bereitstellung eines Autos durch einen Bevollmächtigten keinen Eigentumsübergang darstellt und dieses Auto nicht als Eigentum eines Treuhänders angesehen werden kann. Eine Vollmacht ist gemäß Artikel 185 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation eine schriftliche Abtretung, die eine Person einer anderen Person zur Vertretung vor einem Dritten erteilt.
Eine Ausgleichszahlung aus einem Arbeitsvertrag für den Betrieb des eigenen Fahrzeugs, die dem Arbeitnehmer zur Verwaltung durch einen Bevollmächtigten zur Verfügung gestellt wird, wird ebenfalls nicht besteuert. Es ist zu beachten, dass der Fahrer für die Nutzung des Firmenwagens zu persönlichen Zwecken verantwortlich ist.
Vereinbarungen im Rahmen eines Mietwagenvertrags mit einem Fahrer können nicht als Ausgleichszahlung an einen Mitarbeiter angesehen werden, dem eine Vollmacht zum Führen eines Fahrzeugs erteilt wurde.Somit fehlt das Thema für Versicherungsprämien für außerbudgetäre Fonds.
Wann wird ein Frachtbrief benötigt?
Viele Buchhalter stellen die Frage: "Ist ein Frachtbrief für Ausgleichszahlungen für den Betrieb meines eigenen Fahrzeugs erforderlich?". Gleichzeitig weiß jeder, dass Sie ein solches Blatt zum Ausfüllen des Bundesgesetzes „Die Charta des Straßenverkehrs und des städtischen Landverkehrs mit Elektrizität“ zwingt, das den Transport von Gepäck, Fracht, Passagieren mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Busse, Trolleybusse, Straßenbahnen), PKWs und LKWs ohne ordnungsgemäßen Frachtbrief verbietet Transport, wie bei der Bestellung eines Firmenwagens für den persönlichen Gebrauch. Der Frachtbrief ist in der Liste der erforderlichen Dokumente für den Betrieb eines Fahrzeugs einer juristischen Person enthalten.
Was sagt uns das Transportrecht dazu? Institutionen und Unternehmen, die mit Fahrzeugen Passagiere und Güter befördern, verzichten nicht auf einen Frachtbrief. Wenn das Auto von einer Person für ihre eigenen Bedürfnisse betrieben wird, besteht keine Notwendigkeit, ein solches Blatt zu erstellen, wie es in den obigen normativen Gesetzen für juristische Personen und Unternehmer, die Fahrzeuge benutzen, angenommen wird.
Frachtbrief bei Benutzung des Privatwagens eines Mitarbeiters
Eine ähnliche Meinung wird in Bezug auf die Verwendung eines Personenkraftwagens für offizielle Zwecke durch einen Mitarbeiter gebildet. Die Notwendigkeit der Ausführung ergibt sich jedoch nicht aus den Vorschriften des Verkehrsrechts, sondern aus den arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften, die den offiziellen Betrieb des eigenen Fahrzeugs des Arbeitnehmers bestätigen müssen. Um die Verschwendung beim Kauf von Kraft- und Schmierstoffen für die Bedürfnisse der allgemeinen Produktionsarbeit zu bestätigen, benötigen wir einen korrekt vorbereiteten Frachtbrief, der den tatsächlichen Kraftstoffverbrauch angibt. Informationen, die es nicht erlauben, die Kosten für Kraftstoffe und Schmierstoffe zu überprüfen, da die allgemeine Produktion in die Hände von Steuerungen gelangen kann.
Zusammenfassend ist folgendes zu beachten. Damit die Zahlungen für den Betrieb des eigenen Fahrzeugs des Arbeitnehmers ausgeglichen werden, muss das Verfahren für die Benutzung eines Personenkraftwagens zu offiziellen Zwecken eingehalten werden:
- Der Betrieb des Autos hängt mit der Erfüllung von Arbeitspflichten zusammen.
- Ausgleichszahlungen erfolgen auf Anordnung des Arbeitgebers. Die Höhe der Erstattung der angegebenen Kosten ist verpflichtet, wirtschaftlich gerechtfertigte Aufwendungen zu decken.
Wenn diese Regeln nicht eingehalten werden, lohnt es sich, eine Vereinbarung oder eine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer über die Benutzung eines Privatwagens zu offiziellen Zwecken mit dem Fahrer unter Berücksichtigung aller Steuern und Gebühren zu unterzeichnen.