Es gibt mehrere Gründe, warum die durchschnittliche Lohnzahlung angewendet wird. Eine Geschäftsreise bezieht sich genau auf solche. Reisen im Zusammenhang mit der Arbeit sind keine Seltenheit. Natürlich ist der Schutz der Rechte eines Arbeitnehmers, der diese Art von Arbeit verrichtet, gesetzlich geregelt. Das Verfahren zur Berechnung der Reisekosten und der Reisekostenpauschale ist festgelegt. Der Arbeitgeber hat kein Recht, dagegen zu verstoßen.
Was ist eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise ist eine Dienstreise eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum außerhalb seines Hauptberufs. All dies, um jegliche Feldarbeit auszuführen. Ein Beispiel ist eine Geschäftsreise in eine andere Stadt, um einen neuen Käufer zu überzeugen oder eine Inspektion einer Verkaufsstelle durchzuführen. Auch eine Reise in ein anderes Land, um beispielsweise Erfahrungen zwischen Mitarbeitern auszutauschen, kann als Geschäftsreise angesehen werden.
Es ist jedoch zu beachten, dass Reisen zu anderen Orten, wenn die Arbeit ursprünglich mit Reisen verbunden war, nicht als Geschäftsreise angesehen werden können. Dementsprechend entfällt hier die Berechnung der Reisekosten. Es ist auch erwähnenswert, dass die Anweisung des Arbeitnehmers, die mit der Ausführung des Zivilvertrags angenommen wird, nicht als Geschäftsreise betrachtet wird.
Geschäftsreisen: Gesetze, die sie regeln
Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, müssen wissen, dass die grundlegenden Konzepte und Berechnungsregeln im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation geregelt sind. Dazu gehören:
- Artikel 166. Hier wird der Begriff der offiziellen Geschäftsreise eingeführt.
- Artikel 167. Diese Klausel regelt die Garantien des Mitarbeiters, der auf eine Geschäftsreise geschickt wird.
- Artikel 153. Dieser Artikel regelt die Bezahlung der Arbeit an Wochenenden und Feiertagen.
Natürlich gibt es auch andere Artikel, die sich direkt oder indirekt auf viele Themen im Zusammenhang mit Reisen auswirken. Insbesondere beantworten sie die Frage: „Wie entstehen Reisekostenpauschalen und was sind die Merkmale ihrer Zahlung?“. Diese werden jedoch traditionell als die wichtigsten bezeichnet.
Wer sollte nicht auf Geschäftsreise geschickt werden
Bevor Sie verstehen, wie Reisespesen berechnet werden, sollten Sie wissen, welche Mitarbeiter ohne deren Einverständnis nicht auf Reisen geschickt werden können und welche nicht, auch wenn der Mitarbeiter dies schriftlich vereinbart hat.
Schwangere und Personen unter 18 Jahren dürfen nicht auf Geschäftsreise geschickt werden. Es gibt auch Regeln für die folgenden Kategorien von Arbeitnehmern:
- Frauen mit Kindern unter drei Jahren.
- Alleinerziehende Eltern, die ein Kind erziehen, oder Kinder, die das fünfte Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
- Arbeitnehmer, die auf Kinder mit Behinderungen angewiesen sind.
- Arbeitnehmer mit einem ärztlichen Attest, dass sie für ein Familienmitglied sorgen.
Die oben genannten Kategorien von Mitarbeitern können nur mit schriftlicher Zustimmung und nach einer vollständigen ärztlichen Untersuchung auf Geschäftsreise geschickt werden.
Unterlagen für die Abwicklung einer Geschäftsreise
Um einen Mitarbeiter legal auf Geschäftsreise zu schicken, müssen die Dokumente korrekt erstellt werden. Dazu gehören ein Auftrag, der auf einer Geschäftsreise gesendet werden soll, eine Auftragserteilung und Dokumente, die den Aufenthalt des Mitarbeiters auf einer Geschäftsreise tatsächlich bestätigen.
Es ist anzumerken, dass ein Auftrag aus dem Jahr 2015 nicht ausgeführt werden muss, dies ist gesetzlich zulässig. Der Arbeitgeber kann jedoch in seinem internen Verfahren zur Bearbeitung der Unterlagen die alten Regeln einhalten. Eine solche Wartung ist für große Organisationen geeignet.Beispielsweise kann diese Art von Dokument vom Leiter der Struktureinheit erstellt werden, der die Notwendigkeit einer Geschäftsreise angibt. Zukünftig wird diese Dokumentation von der Geschäftsleitung überprüft.
Der auf einer Geschäftsreise zu sendende Auftrag ist ein wesentlicher Bestandteil des Dokumentenflusses, wenn eine Geschäftsreise stattfindet. In der Dokumentation müssen Angaben zu Organisation, Mitarbeiterdaten, Zielen und Reisedaten enthalten sein. Eine Bestellung wird in einem einheitlichen Formular Nr. T-9 ausgefüllt. Im Falle eines Auftrags wird dieser Umstand auch in der Bestellung angegeben.
Dokumente, die die Dauer einer Geschäftsreise bestätigen, gelten hauptsächlich als Reisedokumente, z. B. Bahntickets. Wenn sich der Mitarbeiter mit dem persönlichen Transport bewegt, wird ein Memo erstellt.
Was tun, wenn Sie die Reise verlängern müssen?
Es gibt Situationen, in denen es notwendig ist, die Geschäftsreise eines Mitarbeiters zu verlängern. In diesem Fall müssen Sie ein zusätzliches Paket von Dokumenten erstellen. Dazu gehören:
- Um die Reise zu verlängern. Dieses Dokument wird in beliebiger Form ausgefüllt. Der Grund für die Verlängerung der Reise und das neue Enddatum sollten hier angegeben werden.
- Schriftliche Erlaubnis zur Verlängerung der Reise von den oben angegebenen Personen.
- Hinweis zur Mitarbeitererweiterung. Dies kann durch Versenden eines Faxes mit einer Bestellung erfolgen.
- Berechnung von Reise- und Tagegeld für einen zusätzlichen Zeitraum und Überweisung von Geldern.
Zahlungen an einen Mitarbeiter auf Geschäftsreise
Ein Mitarbeiter, der auf Geschäftsreise geschickt wurde, hat Anspruch auf verschiedene Arten von Zahlungen. Dazu gehören:
- Tagessatz
- Bezahlen Sie direkt die Reisekosten für jeden Tag, der auf die Arbeit am Abreisetag entfällt.
- Erstattung von Aufwendungen, die einem Mitarbeiter im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstehen, beispielsweise Beträge für Fahrkarten oder Mietwohnungen.
Die ersten Schritte der Abrechnung: Tagessatz, Reise und Vorauszahlung
Nach Fertigstellung des Weisungsauftrages muss dem Mitarbeiter eine Vorauszahlung geleistet werden. Es beinhaltet das Tagegeld für den gesamten Zeitraum der Reise sowie die voraussichtliche Höhe der Kosten. Es ist anzumerken, dass die Ausstellung sowohl in bar als auch durch Überweisung auf die Mitarbeiterkarte erfolgen kann.
Wie werden Reisespesen berechnet? Sie werden am Monatsende zusammen mit dem Restgehalt ausgezahlt. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Berechnung dieser Zahlungsart nach Monatsende erfolgt, unabhängig davon, wann der Mitarbeiter dies gemeldet hat.
Nach der Rückkehr des Mitarbeiters führt der Buchhalter eine Neuberechnung durch. Die Ergebnisse sind zusammengefasst, es stellt sich heraus, welche Beträge ausgegeben wurden. Abschließend wird der Arbeitnehmer entweder für den fehlenden Betrag zusätzlich bezahlt oder übermäßig ausgezahlt.
Bezahlung von Geschäftsreisen. Grundformel
Wie werden Reisespesen berechnet? Bevor Sie dem Mitarbeiter Gelder in Rechnung stellen, sollten Sie diese berechnen. Es sei daran erinnert, dass die Zahlung auf dem durchschnittlichen Einkommen erfolgt. Die Reise wird mit den nach der Formel berechneten Beträgen bezahlt. Zur Berechnung werden folgende Indikatoren herangezogen:
- Zahlungen, die zur Berechnung des Durchschnittsverdienstes herangezogen werden. Eine vollständige Liste enthält die Verordnung über die Merkmale der Berechnung des Durchschnittsverdienstes. In den meisten Fällen handelt es sich um ein Gehalt, persönliche Zulagen abzüglich einmaliger Prämien und materieller Unterstützung.
- Die Anzahl der Tage des Abrechnungszeitraums.
- Die Anzahl der Geschäftsreisetage.
Zur Berechnung der Reisekosten werden die im ersten Absatz beschriebenen Zahlungen genommen, geteilt durch die Anzahl der Tage des Abrechnungszeitraums. Dieser Indikator gibt an, wie viel der Mitarbeiter für einen Tag Geschäftsreise erhält. Dann wird dieser Indikator mit der Gesamtzahl der Arbeitstage bei der Abreise multipliziert.
Anzahl der Tage: ein wichtiger Faktor!
Es ist zu beachten, dass der erste Tag einer Geschäftsreise der Tag ist, an dem die Tickets versandt werden. Wenn das Flugzeug am zwanzigsten Tag um zehn Uhr abends abhebt, wird dieser Tag vollständig berechnet.
Die Regeln für die Anhäufung von Reisespesen sehen auch vor, dass Zeit, um zum Abfahrtsort zu reisen, auch vollständig bezahlt werden muss.
Ein Beispiel ist eine Situation, in der ein Mitarbeiter einen Flughafen außerhalb der Stadt verlassen muss. Um ein Flugzeug zu erreichen, muss ein Mitarbeiter um 23 Uhr 30 Minuten abreisen. In diesem Fall sollte dieser Tag auch in voller Höhe bezahlt werden, obwohl der Abflug des Flugzeugs erst am nächsten Tag geplant ist.
Bezahlung von Geschäftsreisen. Feiertage
Es ist zu beachten, dass die Zahlung eines solchen Reiseplans (Reisekostenzuschuss an Feiertagen) einer besonderen Klärung bedarf. Das heißt, ein Tagegeld wird für jeden Tag gezahlt, den eine Person auf einer Geschäftsreise verbringt. Dies schließt Feiertage und Wochenenden ein. Trotz der Tatsache, dass der Mitarbeiter in diesen Tagen nicht gearbeitet hat.
Die Bezahlung von Geschäftsreisen am Wochenende kann nicht durchgeführt werden. Hat der Mitarbeiter an seinem arbeitsfreien Tag gearbeitet, erfolgt die Bezahlung wie bei der Arbeit an Feiertagen und Wochenenden außerhalb einer Geschäftsreise. Das heißt, für diese Tage hat der Mitarbeiter Anspruch auf doppelte Zahlung oder Verlängerung, jedoch mit einer einzigen Zahlung des Tages.
Beispiel für eine Reiserechnung
Um die Situation zu verstehen, ist es besser, Beispiele zu verwenden. Die Anhäufung von Reisekostenvergütungen kann in einer typischen Situation erklärt werden.
Ein Mitarbeiter des Unternehmens wurde vom 1. April 2017 bis 12. April 2017 auf Geschäftsreise nach Kostroma entsandt. Zur gleichen Zeit gab es in diesem Zeitraum acht Arbeitstage, da das Unternehmen eine fünftägige Arbeitswoche hatte und sich der Mitarbeiter an den Wochenenden ausruhte.
Während des Abrechnungszeitraums arbeitete der Mitarbeiter 230 Tage und verdiente 360.000 Rubel.
Mit dieser Berechnung wird die tägliche Zahlung für die Geschäftsreise von D. Sergeyev 1.565 Rubel 22 Kopeken betragen. Das heißt, in acht Tagen wird der Mitarbeiter 12.521 Rubel 76 Kopeken von Geschäftsreisenden erhalten.
Reiseabgrenzung: Buchungen
Die Zahlung und Abgrenzung von Reisespesen kann sich in den folgenden Transaktionen widerspiegeln:
- Lastschrift 26 (20, 23, 25) - Gutschrift 71. Dieser Eintrag spiegelt die Übernahme der Reisekosten zum Zeitpunkt der Übermittlung des Vorabberichts wider.
- Lastschrift 71 - Gutschrift 50 (51) - beschreibt den Vorgang der Barzahlung des Vorabberichts an den Mitarbeiter.
- Lastschrift 26 (20, 23, 25) - Gutschrift 70. Aufgelaufene Dienstreisemitarbeiter.
Was ist ein Tagessatz? Abgrenzungsmerkmale
Tagessatz ist der Betrag, mit dem dem Arbeitnehmer die mit dem Leben an einem anderen Ort verbundenen Kosten erstattet werden sollen. Ihre Bezahlung ist gesetzlich geregelt. Die Zahlung erfolgt für jeden Tag Ihrer Geschäftsreise, einschließlich der Tage unterwegs.
Die Höhe des Tagessatzes wird von jedem Arbeitgeber unabhängig festgelegt. Für Unternehmen, die ihre Tätigkeit außerhalb der Russischen Föderation ausüben, ist es ratsam, in die Unterlagen des Unternehmens Angaben zur Höhe des Tagessatzes für Auslandsgeschäftsreisen aufzunehmen.
Es ist zu beachten, dass das für Auslandsreisen vorgeschriebene Tagegeld an dem Tag berechnet wird, an dem der Arbeitnehmer die Russische Föderation verlässt, und an dem Tag, an dem er zurückkommt. Das heißt, wenn Sie um neun Uhr morgens im Land ankommen, wird der gesamte Tag noch für die Höhe des Tagegelds für eine Auslandsreise bezahlt.
Tagespauschale pro Ausflug
Eine interessante Situation ergibt sich, wenn ein Mitarbeiter gezwungen ist, eine Geschäftsreise von einem Tag zu unternehmen. In diesem Fall liegt eine Besonderheit der Tagessatzzahlung vor. Beispielsweise wird eine Auslandsreise in Höhe von fünfzig Prozent des gesamten Tagegelds bezahlt.
Gleichzeitig ist eine Geschäftsreise innerhalb des Landes weniger rentabel. Tagessätze werden nicht berechnet. Es ist jedoch zu beachten, dass dies nur relevant ist, wenn der Tag der Abreise und der Ankunft zusammenfallen. War die Abreise am Vortag um elf Uhr abends, gilt die Reise als zweitägig.